文書檔案范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。筆者從事檔案管理工作多年，結合實際工作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

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關鍵詞:測繪文書檔案管理;問題;解決策略

房產測繪文書檔案是測繪工作中重要的組成部分，是對測繪工作的一種真實的工作記錄，是測繪管理和技術發展中記錄的載體，以及促進測繪事業發展進步的重要財富，也是對后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測繪檔案在當前國家經濟發展建設中起到了越來越大的作用，從而引起了社會各地區的關注。房產的測繪無疑是和國家的建設工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1測繪文書檔案管理中文在的問題分析

1．1檔案管理崗位職責不夠明確

文書的工作方向是文案工作的基礎，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理在工作上一般是按照職責分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會出現由于新老員工交替，導致文文書方面的質量參差不齊，甚至在文書交接方面，會出現文書的遺失、脫節等問題。大多數傳統的存儲方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現各種各樣的問題。比如，長時間的工作讓眼睛干澀，造成頁碼標題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒有正式的統一，傳統的歸檔紙張是16開，現在的是4開，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現象也不會馬上察覺。

1．2文書檔案管理不夠現代化

在測繪的文案管理上，沿襲過去到現在常用的做法，除了當前的用計算機對文案進行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒有全面的去運用計算機技術去管理和儲存，發揮出檔案現代化的儲存方式［1］。現在網絡的普及可以說到了工作生活的方方面面，大多數房產公司沒有利用好現在網絡流行的這種機會，讓計算機更方便的為我們的工作進行編排，傳統的管理方式，已經不能跟上現在時代的潮流。現在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲存量，還用過去的方式去管理，在遇到問題時，不能及時的找出檔案，影響員工的工作效率。

1．3組織領導的力度不夠，設施也不夠完善

由于房產測繪方面以檢測生產為中心，文書檔案管理方面得不到很好的重視，領導層面也很少去管理或者去了解文書檔案這方面的內容。個別的房產還會認為檔案就是公文，當成公文的方式整理歸檔，對檔案的信息化建設工作沒有一個到位的認識。很多高層人士，領導部門都將房產行業看做掙錢的一種方式，很少去關心房產測繪方面文書檔案的管理，也沒有向這方面進行投資，導致沒有完善的設施，領導對工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會阻礙當前經濟的發展。

1．4專職業務的工作人員水平問題

就大多數房產公司而言，文書檔案的管理工作是由人事部門來負責保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業的新手，沒有專業的檔案管理者去負責。其中的管理人員也不是專業畢業，有的甚至沒有上崗證書。由于上述的領導不重視的問題，導致在員工聘請方面也沒有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業的學生或者臨時的兼職，很少有人學這方面的專業，更不要說在這方面的工作經驗。這樣就會出現前文寫過的員工流動性大，對檔案的交接工作容易出現問題，導致檔案不全。

2解決問題的措施

2．1解決檔案本身存在的問題

從測繪文案的材料入手，層層遞進，扎實的打好文書檔案形成的基礎。明確做到文書管理與檔案管理的互通和學習，使雙方掌握工作銜接的相關要求，來形成對文書管理工作的重視。文書管理工作還要規范文字的格式、紙張的規格、書寫工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規范有規矩的來進行對文案進行及時的整理，保證文案的完整，從而達到文書文案一體化［2］。同時檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業務的要求、科學決斷、嚴格把關，實現檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質量，以及文書檔案的管理和利用率。在員工之間轉換的時候，一定要保證檔案的完整性，對有些紙張破損，文字不清晰等問題頁面，可以進行臨摹或者再復印，讓交接工作時，不會出現文件的丟失等情況。

2．2提高文書檔案的現代化管理水平

對管理水平的提高，是個漸進的過程，要根據單位的實際情況，來制定相關的計劃和措施，制定合理的規劃，力所能及的去引進現代化的管理手段來完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當前的管理現狀，使整個檔案管理處于一個規范、有序的范圍中。同時，建設和維護好檔案室和對檔案進行儲存的基礎設施，從而保證檔案保存的質量問題。加強對文案的管理工作，讓文案管理進入現代化水平，傳統的方法已經被當前社會的進程所淘汰，現代化的趨勢將會取代傳統的方法，在管理方面，現在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現代化水平引入到文案管理中，不僅能保證文案的安全，也會讓管理方面顯得更加的輕松。

2．3加強文書檔案的管理，完善管理設施加強

對文書檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財力方面的投入，教育手下員工對房產測繪檔案管理認識的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會議中去，從而解決檔案管理人員的知識結構問題，重視和培養年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業務、檔案和計算機，然后將這三點全面認識的支援配置到崗位上來。建造一支擁有良好的職業道德和較高專業能力的檔案管理隊伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來滿足測繪方面的需求。在過去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書館，雖然有編號和特定的位置，但是空間有限。當有新的資料時，就會將一些舊的沒有到期限的檔案丟掉，這樣就會對房產的客戶服務方面產生影響。引進現代化的管理技術和完善的管理設施，就會對檔案的管理持續更多的時間進行保存工作，同時，也會使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。

2．4提高檔案管理人員的整體素質

在合配備專業檔案管理人員的基礎上，有步驟有計劃的進行檔案工作培訓。制定合理的培訓計劃，注重新技術和新知識的相互結合，努力增加新知識注重新的管理方法和技術，努力增加綜合素質，提高管理人員的整體素質。房產部門應該進一步的完善工作上的流程，立于現狀，吸收個借鑒優秀的檔案管理工作，建立全文見歸檔等相關的檔案管理制度［4］。逐步推進辦公室自動化和文檔一體化的建設步伐，實施了電子文件與紙質文件雙向管理，實現完成紙質檔案的數字化工作。當前社會，管理學畢業的人也越來越多，可以在大學、高職等院校進行管理方向人才的招聘，然后在公司進行專業的工作培訓，讓他們更加適合文案管理這個位置，把這份工作做到完善。

3總結

從當前大多數房產測繪文書檔案管理的現狀出發，提出了當前急需解決的問題。客觀的提出了問題出現的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見。在房產行業發展迅速的今天，測繪文檔管理工作對房產的發展也有至關重要的作用，傳統的管理工作已經不適合現在行業內部的發展，必須改進房產測繪文書管理工作，不斷地進步，服務于國家的建設，在知識經濟及信息時代中發揮更大的作用。

參考文獻

［1］馮清玲．淺談如何做好房產測繪質量管理［J］．工程技術(全文版)，2016(6):65．

［2］李建珍．淺議房產測繪的技術及質量控制要點［J］．工程技術(引文版)，2016(84):225．

［3］蔡仕忠．淺談房產測繪技術與測繪質量控制［J］．資源信息與工程，2016(4):122－123．

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【關鍵詞】企業文書；綜合管理；檔案

一、綜合文書檔案科學化管理的準則

文書檔案管理是檔案工作的重點，是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案，是記錄（包括黨務、行政管理等）的檔案。它記錄了機關、團體、企業、事業單位從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業務管理、科研管理等。因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案。檔案工作法制化、制度化、規范化是實現檔案工作科學化的重要保障和必要條件。《檔案法》、《檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等法律法規，以及相關的政策規定、檔案業務建設標準等，是文書檔案工作必須遵循的規范準則。在文書檔案檔案制作產生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個過程中，必須嚴格執行相關的法律法規和規章制度。機關無論大小，都會產生文件等各種信息載體，產生時往往是隨機的、漸進的，甚至是蕪雜的，必須經過一個日積月累的收集過程、一個科學研判的取舍過程、一個規范有序的管理過程，使鮮活的原始記錄固化為紙質或電子形式的文書檔案，為今后的利用打下堅實的基礎。其中，文書整理是形成文書檔案的起始環節，對各種門類和載體的檔案要嚴格按照國家規范和標準進行整理，文字檔案要符合《歸檔文件整理規則》，照片檔案要符合《照片檔案管理規范》，音像檔案整理要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》，各就各位，對號入座，從細節入手，真正確保檔案資料的完整性、安全性、規范性。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書檔案工作是將兩個不同的職業綜合成一個獨特的門類，文書工作與檔案管理工作之間既有相互交叉的通性又有各自獨特的工作部分。理論的工作當中，應該將兩種工作有機結合起來，形成一整套完整的分體式的檔案管理系統。但在實際的企業之中，文書管理和檔案管理是兩個相互獨立的系統，實行的是分塊管理，這是一種科學有效的管理模式，但是，這種模式在很大程度上拉長了文書工作與檔案工作之間的工作長度，常常會導致兩種工作在實際應用中無法正常銜接，出現短節的現象。長此以往就會導致文書人員對檔案管理意識淡薄，檔案人員也很少會考慮到相關的文書工作，致使二者之間在銜接上出現較大的難度。

2.人員偏少，并兼顧其他工作

在一些企業尤其是在農場這種自我經營的環境里，辦公室的辦公人員一般只配備最多3名專職人員，而檔案管理人員是更加的缺乏。于是一些文書檔案管理人員一般都由辦公室的職員承擔，這些工作人員除了要完成自己的本職工作之外，還需要負責辦公室的各種文件的收發、電子文件的綜合處理、后勤保障、信息傳達、各種文書檔案的收集等方方面面的工作，工作人員真正投入到檔案管理上的時間是十分有限的。這種狀況往往就會導致文書檔案和資料的收集范圍不集中、不明確、收集工作不及時、材料的準確性辨別困難、收集合力不強勁等方面的問題。

3.檔案員的培訓工作仍需加強

在一些工作單位常常會出現這樣的情況一些從事文書檔案管理的工作人員不是相關專業畢業的人員，也沒有經過專業的培訓，關于檔案的管理、分類匯總、立卷等知識是一知半解，不得要領，這些工作人員的素質與新時期對檔案管理人員的要求相差甚遠。一些企業的檔案管理人員雖然取得了一定的職業資格證書，但缺少對新型檔案管理知識的學習，相關檔案管理培訓和繼續教育學習較為缺乏，對檔案工作有一定的概念和了解后，又沒能及時更新知識，進一步提高檔案管理水平。

三、文書檔案科學管理的手段

1.文檔一體化

所謂的文檔一體化就是要把當前在管理工作中的各單位相對分散并獨立的文件管理和檔案管理統一成為一個完整的整體來進行有效的管理。隨著科技的不斷進步，文檔一體的管理方式已經成為了一種新穎模式，這一新的文檔管理模式的主要內容是徹底改變過去文件管理和檔案管理相對獨立而分散的狀態，把它們統一成為一個更容易實施管理的有機整體去進行有效的管理。這種新穎的管理模式真正地體現了文書檔案管理有了科學、合理、有效的管理模式。

2.計算機及其網絡技術的普及

隨著現代信息化技術的不斷發展，計算機已經融入到各個行業。以往的工作經驗表明，計算機操作管理能夠提高文書檔案管理工作的質量，同時也能夠提高工作效率。企業文書檔案的計算機化管理越來越普及，文書從形成、運行，到積累、轉換等各個環節，基本上實現了全程計算機化，文件的起草、修改、刪減、檢索、登記、流轉、匯集、統計等進入了無紙化流程。

首先是電子文件的歸檔與接收，電子文件歸檔的同時還要有附屬于每一份電子文件的靜態數據信息動態、數據信息。靜態數據信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄。動態數據信息包括創建、校審、審定、下載利用等貫穿于該文件一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。

另一方面是電子檔案的存儲與備份，如文本文件、圖形文件等，應采用通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能；對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力；電子原件的存儲方式也是關鍵，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份、恢復系統。

3.建立必要的激勵體制

文書檔案管理工作要提高質量就必須從市場發展的實際出發，適當引進激勵機制，以提高工作人員的工作積極性。對于業績能力突出、工作態度端正、并能為文書檔案管理工作提供必要的發展計劃的優秀工作人員可以適當給予獎金和職稱等獎勵，而對業績能力比較差的工作人員進行必要的處罰。

4.加強文書檔案的法制建設

任何一個企業和工作部門沒有相應的規章制度，工作措施就難以落實和執行，因此，文書檔案管理工作也必須進行法制化建設。必須保障該項工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標準，便于落實責任，追究事故責任和管理漏洞等。現有的文書檔案管理工作的法律規范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關部門的重視，并進行改革。

四、結束語

綜上所述；隨著社會經濟的快速發展，對于文書檔案管理的工作也隨之加大了難度。因此，作為文書檔案的管理人員就必須打破傳統的管理模式，向現代化的管理模式慢慢地轉變，在實際的工作中斷創新、不懈努力。提高單位檔案管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規范化和標準化，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發展。

參考文獻：

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關鍵詞：案卷 檔案管理 手段

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

一、案卷的價值

過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價值。

（一）保持文件之間歷史聯系的重要手段。

文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠準確地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。

2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。

3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合。科學技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。

（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。

文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。

1.保護電子文件的利用價值。一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

二、改革立卷方法的思考

（一）改革的基本條件。

一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。

1.明確案卷概念。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規則。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。

目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

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文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項由許多具體環節組成的事務性的工作。文檔、檔案工作的性質決定了從事這項工作的人，要有強烈的事業心和崇高的責任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機關工作中的地位和作用要有正確的認識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項服務性的工作，是為領導機關和領導同志服務，為基層服務的。這種服務體現在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機關為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發送出機關，都離不開文書、檔案工作。上級機關下達的指示、命令，下級反映情況、匯報工作的公文，也都要經文書、檔案工作人員的手來具體辦理。可以說，黨和國家的各頂事業的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應當感到光榮和自豪，并以高度的事業心和責任感做好文書、檔案工作。

二、遵守紀律，嚴守秘密

文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經濟、軍事、科學文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談論機密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關中經常在領導同志身邊工作的人員，同領導同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關、為領導同志服務的同時，又有假借領導同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應當嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。

三、精明干練、主動負責

文書檔案工作是一項服務性的工作，要嚴格按照領導機關和領導同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務性的工作。因此，文書檔案工作人員應當頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務性和事務性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責的工作態度。文書檔案工作人員應當腿勤、手勤、腦勤。在一些規模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責精神。

四、埋頭苦干、嚴謹精細

埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應有的工作態度和工作精神，也是職業的行為準則。文書檔案工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業業、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環節，稍一馬虎，就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。

五、謙虛謹慎

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【摘要題】理論探討

【關鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價值

過去，在文書檔案管理中，案卷發揮了重要的作用。今天，在數字和網絡的世界里，案卷仍然具有自己的價值。

（一）是保持文件之間歷史聯系的重要手段。

文件之間具有內在的歷史聯系，它使文件能夠準確地再現歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關系及其要素與標識。但對機關行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯系是逐步產生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數據庫技術，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構成一個邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯系穩定而持久。

2.進行同一記錄兩種版本的統一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質文件仍然具有法律的權威性，無可替代。同時，紙質檔案也有一個建立數字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質案卷的案卷目錄及其卷內文件目錄；當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內容，并由計算機進行有關情況的著錄和統計。這樣，電子版與紙質版文件具有完全相同的歸屬關系，并作為同一個文件進行管理并發揮各自的優勢：前者通過計算機和網絡系統輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。

3.實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合。科學技術的發展，使機關文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規律和物理性能，但同樣具有內在的歷史聯系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內容上的邏輯整理。案卷能夠實現兩者的有機結合。首先將具有歷史聯系的多媒體文件統一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構成一個文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數字的圖、文、聲、像再現歷史的真實。

（二）是開發利用檔案信息資源的重要基礎。

文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要基礎。

1.保護電子文件的利用價值。

眾所周知，一份檔案文件的價值只有在相關文件的整體中才能得到充分的體現，只有密切聯系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。正如美國檔案學者謝倫伯格所說，“個別文件的主題只有同有關的文件聯系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯系，……文件作為文獻證據的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現代檔案——原則與技術》。）

在數字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關聯的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯系。一個電子文件可能因為具有許多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結果，但與其具有歷史聯系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實記錄，但難以再現歷史的真實。案卷正是從保持歷史聯系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。

檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小；層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

同時，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進入案卷，了解相關的情況和事件的原委，實現案卷與卷內文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。

二、改革立卷方法的思考

案卷雖然重要，但傳統的立卷方法繁瑣復雜，改革勢在必行。

（一）改革的基本條件。

近20年來，機關工作水平有了很大的提高。一是機構、職能明確；二是實施規范化、制度化管理；三是人員素質和專業水平提高，使立卷工作的難度系數相對降低；四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時，《歸檔文件整理規則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經驗。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎，影響各環節工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發揮檔案工作理論研究、行業管理、機關檔案室和檔案館等方面的優勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系”（注：《機關檔案工作業務建設規范》。）的基礎上，研究文件在不同生命周期的特點和管理規律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯系；既適應多媒體發展的需要，又能發揮計算機優勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明確案卷概念。

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規則。

案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷卻是“類內文件的系統比”，并且要兼頤文件的聯系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。

目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準；并且通過“職能”類列發揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

3.簡化立卷方法。

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1 事業單位文書檔案管理工作中的問題

1.1 工作水平有待提升

工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對事業單位的管理工作來說文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠對于事業單位的發展和決策的制定起到決定性作用，但是在這一過程中需要注意的是，由于事業單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問題，從而使得事業單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現在事業單位文書檔案規范化管理教育知識結構越來越落后，并且培訓工作也無法跟上工作的實際進度，這導致了文書檔案管理無法得到進一步的有效提升。

1.2 重視程度不夠

重視程度不夠是導致事業單位文書檔案管理工作難以進步的重要因素。一般來說在文書檔案管理中其最為重要的環節是分類和歸檔工作。但是隨著我國現代化技術的持續發展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來了非常大的挑戰。除此之外，重視程度不夠還體現在了部分事業單位的檔案管理工作無法將文書檔案管理的功效發揮出來，也無法使其成為事業單位發展的重要工具。即事業單位無法從思想上提高對文書檔案管理工作的認識，與此同時也無法在人員和配置等各個方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現在部分事業單位的檔案管理工作并沒有結合現代化科學手段，因此無法幫助文書檔案管理更加科學規范。

1.3 管理方式陳舊

管理方式陳舊對于事業單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠的。通過對于事業單位文書檔案管理的現狀進行分析和總結后我們可以發現，當前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級領導重視以及工作人員知識、思想均非常落后，跟不上單位發展所需等方面的問題。除此之外，管理方式陳舊還體現在事業單位檔案管理工作由于無法引起上級領導的重視，導致了其整體的管理模式較為落后，不少事業檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關系人員。無法提供更加科學的資料管理。以前筆者單位領導對文書檔案人員重視程度不夠，覺得文書檔案工作無關緊要，筆者曾經多次與相關公司溝通試圖建立一個檔案系統，但需要資金投入，很難得到領導的支持。文書類的相關資料沒有專業的人員及系統管理，兼職人員也沒有出去學習檔案管理的機會，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學化、規范化。

2 新形勢下事業單位文書檔案管理工作對策

2.1 堅持以人為本理念

堅持以人為本理念是新形勢下事業單位文書檔案管理工作的基礎和前提。隨著國家的進步，“以人為本”的理念被推行到各行各業中，事業單位自身也應當注重充分發揮“以人為本”的理念，并且加大對于事業單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅持以人為本理念的過程中事業單位還應當認識到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業規劃和心理情緒。另外，在堅持以人為本理念的過程中事業單位應當注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領導的認可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質量得到有效提升同時促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。

2.2 應用現代化技術

應用結合現代化技術對于新形勢下事業單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結合現代化技術的過程中，事業單位的文書檔案管理應當結合現代化管理手段，并且注重增強文書檔案管理工作的效率和準確性，從而能夠構建起新型管理模式同時使管理工作逐漸走向數字化、一體化。除此之外，在結合現代化技術的過程中，事業單位檔案管理的進行還應當能夠為決策者提供更加科學化的信息資料。并且通過信息化、現代化管理模式將各項工作均統一管理，從而能夠在此基礎上促進新形勢下事業單位文書檔案管理工作水平的有效提升。

2.3 優化人員配置

優化人員配置是新形勢下事業單位文書檔案管理工作的核心內容之一。在優化人員配置的過程中，事業單位應當注重加大人員配置，并且提升管理質量提高管理人員素質。與此同時，健全管理工作激勵體制。除此之外，在優化人員配置的過程中，事業單位應當注重合理的激勵能夠激發人潛在的動力，這對于提高檔案管理的工作質量和隊伍素質有至關重要的作用。另外，在優化人員配置的過程中事業單位應當注重進一步完善激勵機制，并且按照有關制度嚴格落實，從而能夠在此基礎上促進新形勢下事業單位文書檔案管理工作效率的持續提升。

2.4 完善管理制度

完善管理制度是新形勢下事業單位文書檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過程中，事業單位還應當注重形成對等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵的同時能夠更加明確自己的職責。除此之外，在完善管理制度的過程中，為了能夠使工作責任感更強并且可以確保管理工作的有序進行，事業單位在完善建立管理機制時，應當充分考慮到管理人員的個人人格和發展等方面的追求，把文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標中。另外，在完善管理制度的過程中，事業單位應當注重針對業績較為突出、工作能力較強等管理人員，給予其優秀的晉升機會并通過物質和精神雙重鼓勵的方法，使檔案管理人員以更加積極的態度面對工作，并且能夠以更高的責任感不斷提高管理質量。

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1.檔案意識薄弱，偏重病案檔案

因為長期對于醫院文書檔案的重要性宣傳不到位，相對于病案檔案來說，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于文書檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。

2.醫院文書檔案管理不完善、職責不明，無統一標準

醫院文書檔案一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室，而醫療病歷檔案則由病案室管理，X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不利于綜合的開發利用，造成使用效率低下。而且目前醫療行業中沒有專門的、統一的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準。致使各醫院文書檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出現問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責任。

3．醫院文書檔案管理人員專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，主要表現在專業知識不足、知識結構老化或不合理、文化水平低、新知識儲備不足等。這嚴重影響了我國醫院文書檔案管理工作的可持續發展，素質低下的管理隊伍也造成了醫院檔案管理水平的落后。

4．醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房緊張，導致存放檔案的地方十分有限，僅有的檔案庫房也用于病案檔案的存放，這完全不符合檔案管理的標準。還有檔案管理技術的嚴重滯后，也限制了檔案事業的進一步發展。隨著信息化時代的前進，仍采用目前的醫院文書檔案管理方法，不僅人工收集、檢索信息效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發。

二、提高醫院文書檔案管理水平的方法

1．強化醫院文書檔案管理意識

加強檔案法規學習和宣傳力度，提高醫院檔案管理人員對于醫院文書檔案管理重要作用的認識。只有重視醫院文書檔案管理，才能使其與醫院業務的拓展保持同步。對于醫院文書檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合文書檔案管理工作。只有搞好醫院文書檔案管理才能促進醫院整體管理的提高，促進醫院醫療服務的提高。

2．規范醫院文書檔案管理

扎實推進醫院文書檔案規范化管理進程，建立健全科學的規章制度和管理體系，盡快出臺統一的、有針對性的《醫院文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，以此來規范醫院文書檔案管理的每個環節、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時，堵塞漏洞。嚴格實行文書檔案歸口管理，嚴把文書質量關。扎實推進醫院文書檔案電子化管理進程，提高文書檔案的高效化、規范化管理，提供快捷、準確、安全的檢索服務。

3.提高醫院文書檔案管理人員業務水平和素質修養

檔案管理人員素質是影響檔案管理水平最重要的因素之一。因此，醫院要把檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，定期組織開展有關文書檔案管理的培訓，定期派員外出進修學習，提升醫院文書檔案管理和辦理人員的綜合素質，拓寬知識面，做到對文書檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環節了如指掌，為檔案的完整性和系統性打下良好的基礎。全面提高醫院文書檔案管理人員素質，提高其管理水平，推動醫院檔案管理水平的整體提升。

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本文首先講述了大數據的含義及檔案管理工作的進行，然后根據它所帶來的重大影響，最后簡要舉出管理工作在大數據環境中的應用等幾個方面。

【關鍵詞】

大數據環境；科研院所文書檔案；信息化管理

文書檔案的信息化管理對于單位，特別是一些科研院校來說，都是一個非常重要的事情，其管理程度的輕重直接關系到該單位檔案資料的好與壞。而當下隨著互聯網的迅猛發展，互聯網+時代、數字化時代已經到來，大數據（BigData）更是成為國際性的熱點話題和研究方向。而兩者的結合到底會帶給單位機關何種程度的利益呢？

一、BigData環境和科研院所檔案管理

（一）何為大數據環境。大數據，又稱為巨量數據。它主要是因為數量浩大、類型復雜等多樣數據所組成的多數據體，是在云計算的數據管理與應用形式的基礎上，通過數據之間的大眾化共享、交疊應用形成的智能資源和服務能力。信息技術的不斷發展，人們通過電腦等多方智能設備，產生了大量的數據，其規模與復雜性已遠超傳統計算工具所能處理的范圍，這些對于人們是極其不利的，因為用戶不能及時地獲取有用且完整的數據信息，而數據化時代的特征便是用數據說話。在如今不斷刮起“信息風暴”的時代，人們隨時隨地便會受到各種數據的“襲擊”，有限的思維模式被復雜的碎片化內容“分割”。所以要如何獲取完整的、有用的數據信息呢？它需要數據足夠的“人性化”，巨量的原始數據只有經過分類整理、加工分析，才能滿足不同用戶的需求。而處理海量的數據，便需要在大數據環境下的支持。

（二）科研院所文書檔案的管理。科研單位的文書資料是對單位中各方面工作信息的真實記載。在農業科研單位中，其科技檔案是農科院檔案工作中分量比例占最大的構成部分。文書檔案直接反映了農業科研機構形成和發展的歷史，真實地記錄了機構改革、領導決策、問題處理、人動等各方面發展變化，是管理方面極為重要的一部分。做好檔案資料的管理工作，對科研院的發展起著重大的推進作用。

二、大數據環境對科研院所文書檔案信息化管理的影響

（一）有助于加強科研院所檔案資料管理。大數據時代的到來，科技飛速發展的時代也已來臨，一些科研院所的開發研究也在不斷發展，數據產生的規模和類型也越來越多樣化、復雜化，文書檔案的管理問題日益嚴峻。怎么運用現代化技術來加強資料方面的管理，提高科研院所文書檔案的利用率，創新科研院所文書檔案的存儲模式，便成為科研院所管理人員所要面對的重大事件之一，也是各行各業的工作者需進一步討論的話題。

（二）有助于實現科研院所文書的兩化結合。根據云計算的不斷發展，信息化技術和互聯網技術也在日益更新，其所具有的海量數據處理、數據整理查詢、數據存儲傳送、多種語言翻譯等功能，及功能強大的各種科研院所的后臺數據庫，為科研院所文書檔案在BigData環境下實現數字化和網絡化的統一結合奠定了良好的基礎技術支持。再者，科研院所文書檔案實現信息化管理，通過大數據技術的加工處理，又很大程度地增強了數據方面的安全可靠性。

（三）有助于提高科研院所檔案管理方式對時展要求的高度適應。BigData時代的快速擴展，當今社會的電腦技術迅猛發展和科研院所研究方向的不斷進步，只有加快對科研院所文書檔案的信息管理規劃，提高科研院所數據資源的信息化與網絡化的有機結合，才能更好地使科研院所的工作健康平穩的進行，才能更快速地適應時展的需求，適應我國不斷改革創新的戰略目標。

三、大數據環境下的應用舉例

（一）曙光醫療解決方案。曙光信息產業股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光醫療解決方案”，而這份方案表明大數據對于醫療方面的作用毋庸置疑。曙光醫療開始面對的是“煙囪式”建設現狀，即建設標準不統一、信息孤島——數據共享存在壁壘、峰值建設——資源利用率低、建設周期長無法快速部署等問題，曙光醫療借助大數據和云計算的幫助，成功完成此次醫療數據方面的改革。例如：智慧云助力醫療資源深度整合，大數據提升醫療云核心價值，云計算平臺計算及存儲支撐，大數據平臺助力科學決策及精細化管理，通過便捷的部署、全面的監控、健全的警告形成大數據安全管理平臺（XData4s）,解決了大數據內容安全、存儲安全、運維安全、訪問安全等問題。

（二）WEWATCHSPORTS。在大數據的應用下，一款可追蹤全部賽事的APP——RUWT應運而生，這款軟件可在IOS、Android系統下，也可在Web環境下的瀏覽器中運行。RUWT通過高速剖析SPORTS數據流讓粉絲們第一時間了解到心心念念的節目信息在某個頻道播出，還可以讓人們體驗到現場投票的刺激感與滿足感。RUWT在谷歌電視和TiVo用戶中，只是執行了一個調整頻道的過程。此應用程序不僅幫助體迷們快速查詢到節目信息，而且還可以讓體迷們感知現場與電視機前不一樣的樂趣。

四、結論

大數據環境下的科研院所文書檔案的信息化管理是利用計算機對數據高速運行的處理特點，使院所中的研究人員更快速高效地獲得準確而且完整的研究信息，不斷提高科學研究的效率性問題，從而也可以實現某些信息的大眾化共享，最大限度地擴寬其使用壽命。大數據環境下實現科研院所的文書檔案信息化管理給予科學進步的發展前所未有的發展動力與堅強后盾。

作者：劉洋 單位：石河子農業科學研究院

【參考文獻】

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【關鍵詞】文書檔案 檔案管理

一、做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時期醫療改革發展中，管好用好文書檔案，對醫院建設和醫療衛生事業發展起著重要的作用。

1.文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為，文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據。醫院文書檔案是醫院歷史原貌的真實反映，其涉及醫院在醫療、教學、科研、管理、公共衛生等各項工作及活動情況，包含醫院各項工作活動的原始記錄，各種規章制度的管理文件，以及上級部門對醫院各項工作的規范要求和批復文件，為醫院各項日常管理及臨床科研提供必要的依據。同時，從文書檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據。

2.文書檔案具有參考作用。文書檔案是國家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫院建設中醫院文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫醫院志史、制度匯編、制作活動展板都離不開醫院文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。

二、當前文書檔案管理工作中存在的問題

1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現其成績，因此使單位領導不大愿意投入更多和關注，“重醫療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。

2.文書檔案管理不夠規范。主要表現為檔號不規范、案卷標題不規范、大部分案卷缺少卷內目錄、組卷混亂現象比較嚴重等情況。

3.文書檔案管理人員專業能力偏低。目前，單位雖然有了穩定而發展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。在醫院人才培養中，一般都只重視醫療技術人員的教育培訓，卻忽視了對檔案管理人員的業務培訓。而有些還是兼職檔案員，缺少專業的檔案管理知識，嚴重影響到醫院文書檔案管理水平的提高。

三、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施

1. 加強文書檔案管理人員專業素質的提高

文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。

2.文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎

公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯系起來。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，在文件形成之初就已經確定并做登記，且檔案管理的相關工作都已經完成。這樣不僅減少了工作環節，避免了重復勞動，降低了差錯，同時也保證了文書和檔案的統一及協調，提高了辦公效率。

3. 進一步完善文書檔案管理制度

檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是醫院開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據形勢發展的需要，對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。

4.如何做好文書檔案管理積累工作和細節工作

平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點，是整個文檔整理中最重要的第一環節。所以注重平時的收集整理，這對歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細節工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細節關，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進行。

5. 加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設

應用計算機技術，加快文書檔案管理的現代化、信息化進程。將計算機技術、網絡技術充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網絡化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作，確保數字檔案格式統一、數據規范、安全可靠、長期管用，為開發利用檔案信息資源打下堅實基礎；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫院信息網絡平臺建設，將各類檔案信息納人其中，構建醫院信息中心，進行檔案信息的網上數據傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫院各部門提供更加便捷優質的服務。

四、結論

文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個重要標準和重要組成部分，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫院文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，從根本上切實提高文書檔案的利用率，以符合醫院文書檔案管理工作實際情況的運行模式，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，促進醫院和醫療衛生事業建設又快又好地發展。

參考文獻：