學籍檔案范文

導語：如何才能寫好一篇學籍檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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大學生畢業后，由于各種原因，加上許多大學畢業生對檔案的作用與處理方法不了解，也不關心，所以，每年越來越多的畢業生對檔案隨意處置，然而，在以后的生活中，碰到當公務員、考研、出國、升學、結婚、生育等事情，沒有檔案無法辦理的時候，卻發現自己的檔案已不知去向，所以要重視學籍檔案；

保管方法：

1、畢業工作后可以由公司接收存檔；

2、沒有檔案管理資質的單位可以委托人才交流服務中心托管；

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【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．

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一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題

1.人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰

人才培養模式的多樣化變革，給中等職業學校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時地進入檔案，規范性較差。有些中職學校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料，應該凸顯的《學生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。

2.電子檔案網絡化管理存在瑕疵

學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證（如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續），還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而亟待解決。

3.檔案作用發揮缺位

在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要的文本材料，發揮了其它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識，沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理，由此造成了學生學籍檔案管理中存在信息不全、信息失真、缺乏過程管理、信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

二、加強中職學校學生檔案管理的對策

1.提高認識，樹立現代化檔案管理理念

隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性；進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。

2.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

（1）規范歸檔材料的要求

按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

（2）建立歸檔材料收集制度

雖然中職學校學生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規律的，只要你留心去觀察，是不難掌握的。如中職學校學生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段：第一個階段是收集招生時形成的和中職學校入學前的檔案材料，這些檔案材料應在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集；第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規律地收集學生在校期間所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生會收集評優評獎等材料；第三階段是最重要的收集階段，即畢業之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料，大致可形成的材料有：畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、中職學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等材料。

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【關鍵詞】高校 學籍檔案 管理對策

一、前言

所謂的高校學籍檔案，指的就是學生從入學到畢業這一時期所形成的，能夠體現學生入學資格、在校期間的學習成績、在校行為表現、學籍更變狀況、獎罰狀況及其學歷學位授予等情況的歷史記錄與原始材料。通常情況下，學籍檔案具體包含新生登記表、學籍表、學生操行評定以及學習成績總冊等等。對高校學籍檔案進行合理的管理，在穩定高校教學秩序、形成良好的學習風氣、提升教學效果與質量等諸多方面，發揮著極為重要的作用。

二、加強高校學籍檔案管理的檔案意識

檔案意識指的就是工作人員在具體的工作過程中，對檔案資料的反應度與認知情況。高校的領導層和學籍檔案管理工作人員必須積極強化對相關政策與法規的學習，提升檔案意識，以便能夠在思想意識上提升認識水平，且真正意識到加強高校學籍檔案管理的必要性與重要性。在校期間學生所形成的學籍檔案資料，是教學管理工作當中一個不可忽視的重要內容，學生學籍檔案資料收集齊全與否，信息真實與否，資料歸檔符合規范與否，不但直接關系著整個學校檔案管理工作的效率與質量，同時還將使得學校或社會對一個人的了解與人才的有效選用等帶來極大的影響。

三、建立健全高校學籍檔案歸檔機制

（一）構建完善的學籍檔案歸檔管理體系，并實施標準化的管理。教學管理人員的檔案意識不高，就可能會出現檔案資料丟失的現象，進而造成極大的損失。因此，高校構建以校檔案館為依托，以教務處為中心，以學院各個教學單位為支點的學籍檔案管理體系，對各個院系及其職能部門的檔案員予以進一步明確，是極為迫切且有必要的。自學籍開始，集中組織廣大新生填寫學籍登記卡；確保學籍檔案能夠長久保存，要求填寫學籍登記卡時，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆，必須一律采用素碳鋼筆，并且要書寫規范、字跡工整、清晰，填寫內容必須完整，使用的照片必須是近期的彩色免冠照片。書寫結束后交到教務處，由教務處對全部的學籍登記卡進行逐個審查與驗證，合格后以班集體為單位，依據學號進行裝訂，進而構成最初的學生學籍檔案，歸檔處理。之后，把學生的原始信息輸入到學校教務處的教務管理信息化平臺上，從而構成電子檔案和紙質檔案兩者并存的學籍檔案管理體系。伴隨著學生在校學習與生活的不斷推行，學籍檔案也隨之發生改變，進而可以充分的展現學生在校期間的生活、學習狀況。倘若要對學籍檔案的內容進行修改或者是補充，必須由專人負責，不能任意對檔案資料進行改動。

（二）構建完善的學籍檔案管理機制。高校學籍檔案的構建、管理以及使用等，都與學生的利益密切相關，構建健全的檔案管理規章制度，就可以實現對學籍檔案的規范化、程序化管理，不同的教學環節都可以依據有關規范標準去執行，進而確保高校學籍檔案工作的順利開展。制定完善的學籍檔案管理機制以及相配套的學籍檔案工作規章制度，是確保高校學籍檔案工作有序展開的重要手段之一。高校職能部門必須構建系統、全面的收集整理、檢查審核、鑒別歸檔、保存保密以及管理職能等各個方面的管理制度，進而實現高校學籍檔案管理工作有章可依、有據可循。

四、加強對高校學籍檔案管理隊伍的建設

眾所周知，高校學籍檔案的管理工作是一個極為復雜又十分細致的工作，具有極強的業務性與政策性。學籍檔案管理工作人員自身工作水平及其素質的高低，在一定程度上決定了高校學籍檔案的正確性以及教育工作的效率和質量。此外，在技術或者是政策上，高校的學籍檔案管理工作要求具備一定的延續性，所以，高校應當建設一支業務精、素質高，并且比較穩定的學籍管理隊伍，進而避免在檔案管理工作過程中發生混亂與脫節的情況。為了讓學籍檔案管理人員可以較好的做好檔案管理工作，高校必須采取有效措施使其能夠安心的工作，具體措施為：第一，高校應當采取相對應的激勵機制。對于工作表現優異、成績突出的檔案管理人員，應當給予一定的獎勵，反之則給予一定的處罰，獎罰分明，進而有效激發檔案管理人員工作的主動性與積極性。第二，高校的領導層應當積極主動地創造更多的機會，以便促使學籍檔案管理人員的業務能力與水平獲得一定的提升。例如：到其他院校學習、組織培訓班、召開座談會等方式，使學籍檔案管理人員能夠有機會向其他優秀同行學習，掌握他們先進的檔案管理手段，進而最大限度的提升自身學籍檔案管理人員的信息化管理水平，從而有效滿足高校學籍檔案管理工作的現代化發展要求，推動高校學籍檔案管理工作的快速發展。

五、結束語

總而言之，高校學籍檔案管理工作是一個極為復雜、繁忙且詳細具體的工作，從事檔案管理工作不但需要付出大量的勞動，同時還必須具備一定的責任心與耐心。伴隨著我國高等教育改革的不斷推進，學分制在高校教學工作中的深入發展，對檔案管理人員的要求也越來越高。針對這種情況，高校教學管理部門及其有關工作人員，必須在不斷的實踐過程中，發現其中的新情況，進行研究，探究檔案管理工作的新規律；堅持育人服務的原則展開學籍檔案管理工作，進而有效提升高校學籍檔案管理工作的適應水平，使學籍檔案管理的作用充分展現出來，從而為提升高校教學質量而服務。

參考文獻：

[1]焦丹瓊.高校學籍檔案的社會服務功能及管理對策[J].教育教學論壇，2013，（34）：5-6.

[2]白雯.新形勢下高校學籍檔案管理對策探析[J].衛生職業教育，2011，29（20）：17-18.

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現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。

關鍵詞：

高校；學籍檔案；數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

［2］吳放.淺談高校如何建立服務型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.

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關鍵詞: 學籍檔案 管理 利用

一、學籍檔案的形成規律和特點

學籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發展過程中也形成了自己的特點。

1.檔案材料的分散性和私密性。學籍檔案的這些材料分散在學校不同的職能部門,學生學籍冊、學籍異動記錄,畢業材料等形成于教務科;學生錄取名冊、獎懲材料等形成于學生科與招生就業辦。因此,學籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學籍檔案本身的某些內容具有內部保密性,如考試成績、學籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴散,這就使學籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關的規定和完善必要的手續。

2.檔案材料內容的原始性和真實性。學籍管理是由教務處和學生工作處、招生就業辦公室在教育教學工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學籍管理中的真實情況,反映每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,即學籍檔案本身固有的屬性。

二、建立規范化、標準化的學籍檔案

1.對在校學生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍表是學籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統一印發技工學校學生學籍表中需填報的學生個人信息資料發給新生填寫,再按一定規律統一編定學號,堅持學號的惟一性原則,不得重號。

2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統計、保管、利用等幾個方面。由于學籍檔案來源比較分散、內容豐富,具有復雜多樣的特點,給學籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎。如果檔案人員工作不認真、不細致,在收集整理學籍資料不完整、內容不真實的情況下,都會給學籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認識到學籍檔案收集和管理的重要性,充分發揮主動性、創造性,并對收集到的檔案室材料進行認真的分類整理,使學籍檔案發揮應有的作用。

3.學籍檔案管理工作的規范性、系統性、科學性在學籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認識到做好學籍檔案管理工作的重要性,嚴格遵守檔案工作的保管、保密等有關規定,努力適應現代化科學技術,自覺地提高業務水平,積極參加培訓,使自身的素質跟上形勢的變化。并按照科學性、規范性、系統性的原則進行學籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學籍檔案的利用造成損失。

三、大力開發利用學籍檔案信息資源,主動提供服務

學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發和利用,使領導和有關部門隨時了解和掌握學校的教學動態和信息,以及科研社會活動、學術成果等方面的動態和信息,以便為制定學校的發展規劃,正確合理的培養、選拔和使用人才服務,實現學籍檔案的使用價值,發揮其在學校的特殊作用。要提高檔案利用率的關鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務的意識,運用計算機網絡檢索,管理好學籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發工作中。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系,管理好學籍檔案至關重要。

四、加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員素質

檔案在收集過程中雖然目標是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業務水平直接影響檔案收集的質量,要實現學籍檔案管理現代化、科學化,就必須加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員的素質。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強的事業性和工作責任感,能適應形勢,轉變觀念,敬業愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學籍管理工作中對資料數據作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎理論知識的學習。學籍檔案管理人員不僅僅要熟練學籍管理方面的政策和規定,還要努力學習檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網絡化奠定基礎。三要運用計算機參與學籍檔案管理,運用計算機管理好學籍檔案,是學校教學管理現代化的一個大發展,充分運用現代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學校建設服務。

參考文獻:

[1]竺筠.加強調職院校的學生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.

[2]張靜.高校學籍檔案的收集和利用[J].中國檔案,2004,(1).

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高中學籍檔案畢業后就找到了接受戶口的單位，檔案和戶口都轉到工作的單位，這是通常認為最正規的檔案流向，但據統計，這種情況大約只占到畢業生檔案的10%左右的比例。

畢業后沒有找到接受戶口的單位，戶口和檔案留在學校兩年后戶口打回原在地，檔案或留在學校，或轉到省檔案局。在這里需要強調一點，由于國家相關政策，規定畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，許多大學生以為，既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了，這是一種省錢的檔案存放方式，其實不是的。

（來源：文章屋網 ）

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【關鍵詞】綜合性大學；學籍檔案管理；規范管理；技術創新

1前言

高校學籍檔案建立于學生入學時，結束于學生畢業走向社會或其他高校。學籍檔案記載著學生入學來源、在校學習成績以及考核情況、學籍變動信息、及學生在校期間獲得的獎懲信息以及學位授予信息等學生在校期間最基本信息。學生檔案通常由各種基本入學資料、學籍變更材料以及學生獎懲材料等多種資料冊組成，包含著學生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學生在校期間的培養過程以及表現情況。學生學籍檔案能夠為學生就業、學位學歷驗證、學生深造提供依據。新形勢下，各綜合性大學都擴大了招生規模，并實施了適應形勢發展的教育改革，先前的學籍檔案管理方法已經不能滿足教育改革的需求。加強并完善學籍管理是新形勢下綜合性大學的學籍檔案管理人員所面臨的一個重要任務。

2綜合性大學學籍檔案特點

綜合性大學學科科目多，學生來自全國乃至世界各地，教育方法復雜，經常實行與其他高校實行學生交換培養、與高校以及研究機構聯合培養等培養方式。這就決定了綜合性大學的學籍檔案具有龐大性、復雜性、動態性以及時效性四個基本特征。綜合性大學在校學生人數多達數萬人，學生來自全國不同地區，也有海外留學生，每個學生入學初期都帶來了最基本來源信息，學校根據學生最基本信息建立學籍檔案，學籍檔案隨著學生在校時間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學生學籍信息多達上千字，最后形成了一個規模龐大的信息庫。面對如此大量的學籍信息，學籍工作人員需要大量的統計和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學由于開設學科較多，學科錯綜復雜，不同學科的學生學籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學習動態信息等都有區別。另外由于綜合性大學實行聯合培養、交換培養等多種培養方式，導致學生學籍變動頻繁，而且普通在校生學籍也有休學、復學、轉專業等基本變動，因此學籍檔案復雜而且變動頻繁，學籍管理人員在學籍發生變動時應立即做出相應處理。學籍檔案的時效性體現在學籍檔案的建立、信息的采集以及學籍的調動都必須在限定的時間內完成，否則將會對學生的正常學習生活帶來一定的影響。通常學生入學兩周內即應完成信息采集并建立學籍檔案，把學生的信息錄入檔案庫。每個階段都會產生新的學籍檔案信息，都需要在規定的時間內錄入系統;當學籍發生調動時，學籍檔案管理人員應該立即做出相應的轉入或轉出處理。

3加強籍檔案管理的措施

隨著高校教育改革的進行，高校學籍檔案管理存在的問題也逐漸浮現出來，建立完整而有效的學籍管理制度越來越受到重視。檔案管理人員應該根據綜合性大學學籍檔案的基本特點，在規范管理的基礎上采取一定的創新手段，建立一套符合學校實際情況以及學校發展動態的學籍檔案管理方法，具體措施如下。3．1提高檔案管理人員素質隨著計算機應用的普及，目前高校檔案管理采用電子信息庫與基本材料庫統一的方式。由于學籍檔案信息量龐大，而且信息頻繁更新，檔案管理對管理員的素質要求越來越高。學籍檔案管理應該按照檔案管理法規進行，因此學校應該并在聘用專業技術較強的檔案管理人員基礎上，加強檔案管理人員的培訓，建立一套適合學校情況的管理方法。另外，應該合理利用檔案管理人員資源，對于專業技術較強，計算機軟件使用熟練的員工，應該作為管理帶頭人員;對于使用計算機有困難的、有經驗的老員工可以管理基本資料。3．2加強師生對檔案管理重視多數高校，師生往往忽略了對學籍檔案工作，使檔案管理人員在采集信息時困難重重。由于綜合性大學學生來自世界各地，在采集檔案信息時學生及時匯報信息、語言交流等方面都需要師生的配合。因此，學校應該加強師生對學籍檔案的重視。每年入學初期學校應該組織全部新生接受學籍檔案建立的宣講，并印發學籍檔案建立流程的基本資料發到每一個學生手中。另外，由于綜合性大學學科復雜，學校應該配合學籍管理人員合理安排信息采集及上報時間，確保按時完成學籍信息建立工作。在學校的網站以及報刊欄等位置應該做出檔案建立的宣傳，讓每一位師生都了解并重視學籍檔案管理的重要性。3．3加強學籍檔案管理的交流各高校都會建立一套符合自身情況的學籍檔案管理制度，學籍檔案管理關系到每一位學生。在新形勢下，各高校都會進行一定的教育改革，改革進度也大不相同。隨著改革的進行，原有的管理制度就會表現出一定的落后性。由于各高校的檔案管理方法都具有自身的優點和不足，加強學校檔案管理的經驗交流，不同學校管理人員相互學習、相互討論，可以快速查找自身管理方法的不足，并借鑒其他學校管理方法的優點，從而逐漸完善自身的管理方法。3．4加強檔案管理方法的創新隨著高校的發展，原有的檔案管理方法雖然可以基本滿足學校需求，但需要學校投入大量的人力。在科技技術不斷發展的今天，檔案管理人員應該不斷摸索新技術，結合原有的規范管理方法，建立一套快速有效、更新速度快的檔案管理方法。隨著云技術的開發，檔案管理已經不再需要大量的存儲設備，而且進行云備份后檔案不會出現數據丟失后重建的失誤。另外，可以利用專業技術開發一套適合學校基本情況的搜素方法，使檔案管理人員能夠快速查找每一個基本信息并對其進行更新。因此，采用新技術新方法不僅可以減少檔案管理工作中出現的錯誤，還可以提高檔案管理的效率。

4結語

學生學籍檔案管理關系到每一個學生的切身利益，也是高校教育成果的基本體現。新形勢下，綜合性大學的學籍檔案管理已經成為一項業務繁瑣而且方法復雜的工作，原有的檔案管理方法也需要隨著教育的改革而革新。檔案管理人員應該有專業的理論知識，掌握《檔案法》的基本條款，并能夠結合新技術實施創新，的管理方法。另外學校還應該加大對檔案管理的重視，加強培訓，加大投入，并積極與兄弟院校的管理方法交流，這樣才能建立一套符合形式發展的學籍檔案管理方法。

參考文獻:

［1］樂蘭珍．學籍檔案管理問題的思考［J］．蘭臺世界，2007(5)．

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現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。

關鍵詞：

高校；學籍檔案；數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容。基于學籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

3.結語

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

作者：戴雷雷 單位：應天職業技術學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

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【關鍵詞】高校 學籍 檔案管理 發展

隨著市場經濟的人才市場不斷擴大，對高校的畢業分配影響越來越大，而高校的學籍檔案憑著數量多、利用率高與專業領域廣等優勢，受到了社會廣泛的認同及應用，與其他門類的檔案相比，學籍檔案價值的優越性更大，但在現代高校中，學籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應的對策給予解決，以促進高校學籍檔案的管理發展。

1.高校學籍檔案內涵

高校學籍檔案作為學校檔案的重要構成，主要指的是學生通過考試合格，并有招生辦正規錄取，且辦理入學手續之后，獲得正式學籍的高校學生，字入學開始至畢業離校間所形成的具有利用價值的查考原始資料。其內容主要包含高考成績單、入學通知書、學生登記表、學年成績單、學籍卡與獎懲材料等。學籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關的咨詢服務功能，因此，加強高校學籍檔案的合理管理是必要的。

2.高校學籍檔案管理存在的一些不足之處

2.1學籍檔案的重要性認識不足

在高校管理中，學籍檔案管理所發揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領導所忽略，強化學籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報間沒有立竿見影之效果，所以，常常被學校的領導忽視，高校領導應該充分地重視學籍檔案，并做好檔案的管理工作。

2.2學籍檔案管理不規范

在學籍檔案的管理方面，存在不規范性，有些高校并未將學籍檔案管理歸入檔案館的統一管理當中，僅是從屬于教務處或者學生處，尤其在民辦高校中，一些學校為了減少辦學成本，并沒有建立檔案館，學籍檔案僅是由教務處的某位教師進行管理，并且民辦高校的教師流動性大，僅靠教師個人責任心是無法保證檔案管理的安全性與完整性的。

2.3檔案管理方式滯后

有些高校的檔案管理方式依然應用的是手工管理，隨著我國高校招生規模越來越大，高校人數的不斷增多，僅依靠傳統手工管理方法已不能滿足應用者要求，檔案管理任務繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無法有效利用。

2.4相關人員不穩定，開發利用不足

在高校學籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門通常處在從屬地位，無法得到領導重視，這使得檔案管理人員的隊伍不夠穩定。學籍檔案方面的開發利用會受到一定限制，像無現代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業務熟練的技術人員缺乏，受學籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學籍檔案管理大多僅停留于簡單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發揮。

3.高校學籍檔案的管理發展對策

3.1加強學籍檔案管理的重視性

在高校學籍檔案方面，應加強高校領導、學生本人與各部門領導對其認識與重視，并自覺收集與更新學籍檔案，因高校的學籍檔案形式多樣、種類多及構成復雜，這對檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來了一定難度，校領導應加強學籍檔案管理與建設工作的重視，并在人財物配備方面給予支持，對檔案的辦公與管理環境進行改善，并讓學籍檔案管理更為規范與制度，正規科學的學籍檔案管理應建立在完善的規章制度上。

3.2加強檔案管理制度的完善

完善的檔案管理制度是學籍合理管理的基礎，只有不斷規范學籍管理制度，在各教學系下，對高校檔案管理部門實施統一的標準、合理的過程管理與監督檢查等目標管理，并且歸位于高校的檔案管理部門。在新管理模式下，學籍管理應圍繞學校中心工作，像畢業生就業、學校招生、政治思想教育與教育教學管理等，在服務為主的教育思想下，加大高校的學籍檔案服務功能，對學籍的管理數據與內容進行開放，以提升高校的學籍管理效率。

3.3改變學籍檔案的管理方式

要提升高校學籍的檔案管理工作，改變原來的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務當中解脫出來，就應充分運用現代化技術，引進現代化與信息化的管理軟件，有效實現高校學籍檔案管理的網絡化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊、目錄、受托權與屬性的保密工作，利用權限設置，加強檔案資料的完整安全性。

3.4強化學籍檔案人員的隊伍建設

人力資源作為首要資源，要推動學籍檔案管理的發展，需要提升相關人員的素質水平，向相關人員提供相關的業務培訓教育，并鼓勵管理人員進行自學，以不斷提高自身的業務素質與責任心。

3.5加強學籍檔案管理的開發利用

隨著高校教育的深入改革，學籍檔案信息資源越來越受到人們的重視，高校學籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會所認可與接收，為了充分發掘學籍檔案的信息資源，應加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創造舒適優雅的環境，以拓寬高校學籍的檔案利用空間。科學檢索體系與查詢系統，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發揮學籍檔案信息的作用，推動檔案管理的高水平高效率發展。

4.結語

隨著高校招生規模的擴大，市場人才競爭的日益激烈，高校學籍檔案所發揮的作用越來越大，高校加強學籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開展提供參考依據，還能為社會人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學籍檔案管理，強化信息資源充分的開發利用，可有效促進高校管理工作對社會發展與高校發展的適應性。

參考文獻：

[1]陳靜.初探高校學籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）