人物檔案范文

導語：如何才能寫好一篇人物檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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藝術院校人物檔案管理的內容

藝術院校的人物檔案，是指學校內的專家，教授和知名學者，以及其他藝術工作者在教學工作或科研實踐或社會活動中所形成的與本院校有關的檔案資料。這些資料可以是各種形式的，是在各種社會活動、政治活動、教學活動、商業活動以及科研、理論實踐中形成的文件、檔案。由于藝術院校的人物檔案有其自身的特點，需要對他們分開收集、整理和保管，集中收集每個人的檔案材料，這樣不僅查閱和管理方便，而且能系統地保留其完整性。藝術院校的教學科研與其他實踐內容都與高等普通院校有明顯的不同，所以其人物檔案的建立也有其特殊性。相對普通院校的技術檔案，它的特點是相互滲透，相互交叉的。從載體層面來說，可以是紙質的、照片形式的，也可以是錄像帶、磁帶、光盤等等；從內容角度來說，可以是教學檔案、活動檔案等。具體來說，大體可歸納為：自傳、生平介紹等；著作、，編寫的教材，參考書等；職稱評定表(或藝術經歷職業檔案表)；個人演出、創作作品，創作稿件、美術、音樂、舞蹈等設計原稿等；書評、海報、座談會、訪談錄、電視采訪等；各類獲獎證書，各種頒獎活動的記錄；受聘書和各種職稱評定材料；教學心得、記事本、工作信件、電報及藝術作品等；參加的活動照片、影音材料等；其他有保存價值的材料。

藝術院校人物檔案管理的具體措施

1.加大宣傳力度，提高人物檔案建檔意識。加大宣傳力度，一方面可以在校內部舉辦全校動員大會，大力宣傳檔案建設的重要意義和緊迫性，普及人物檔案建設知識，保證全校教職工都能從思想上認可這項重要的工作；另一方面，還可以召開局部的座談會，包括學校領導、老教授等，灌輸檔案建設的方針思想，宣傳國家在人物檔案方面的法律法規，打消疑慮，提高建檔意識，爭取他們的支持。其次，還可以通過網絡等其他形式的宣傳手段，增強全校教職工的檔案意識，養成良好的習慣，積極提交各種活動資料。再次，要提高領導和行政人員的意識，把人物檔案建設放到重要的位置，積極配合，高度重視，盡職盡責地收集整理，歸檔工作以確保建檔工作順利開展。

2.從實際情況出發，做好檔案收集和管理工作。這些在教學實踐，科研或其他活動中形成的有價值的材料是藝術高校人物檔案的核心內容。在收集過程中，要從實際出發，合理分工，確定收集渠道，全面集中收集檔案材料，包括各種載體的材料，盡量保持資料的真實性，不要人為改動，不管是成功或失敗正確或錯誤的材料，這些一定歷史條件下形成的資料，是非常珍貴的，具有非常重要的歷史意義，一定要保證其真實性。在備案過程中，我們必須保證檔案的完整性，并與其他類別的檔案分開處理。人物檔案有著特定的對象和內容，因此，它可作為一類特殊的分類。它的內容廣泛，包括文字、藝術、音視頻等內容。它們之間相互融合，相互滲透。應采取一定的方法收集、整理、保存、處理好與其他檔案的關系，注意分門別類，明確與其他檔案的界限，防止數據重復收集。

3.健全檔案制度，實行規范化管理。要建立嚴格的管理制度，根據人物的不同，分門別類，明確歸檔范圍歸檔要求，實行規范化管理，重點是要對原始數據進行收集和整理，以防止資料散落損失。在管理系統的實施過程中，要根據規則和法規，制定出有效的實施措施，依法管理，明確責任。此外，學校還要采取與自身特點相適應的方法，還要加大監督指導力度，把檔案建立工作作為考核內容，制定檔案管理獎勵和懲罰制度，定期進行評估，對那些檔案齊全的系或院進行適度獎勵，促進藝術高校人物檔案建設的規范化、高效率，逐步培養起相關人員建檔意識。

4.實現信息化管理，提高管理水平。隨著信息時代的到來，藝術高校人物檔案的管理在傳統的模式下已經不能滿足需求了，要使人物檔案得到長久完整的保存，必須使用信息化手段。數字化管理在資源共享，實時查詢更新，延長壽命有重要的作用。藝術院校人物檔案管理，要徹底改變傳統的管理套路，利用現代化的管理手段，充分采取計算機網絡技術，實現檔案建設的信息化、高效化、科學化管理，建立一個統一的，全面的人物信息數據管理系統。各院系應注意收集教師在教學、藝術實踐、社會活動中形成的各種材料，包括紙質的和各種非紙質的，要統一錄入到系統中，保證每個資料都有備份，以防資料的丟失或破壞。而且還要定期檢查，整理，將有價值的資料進行歸檔。建立人物信息系統，不僅方便整理、查詢，而且易于管理。還可以及時更新更新數據，方便教師快速提交材料，方便管理人員歸檔和審核，極大程度的保證了材料的完整性和及時性。

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專業技術人員檔案是專業技術人員業務活動的集中反映，囊括其在業務學習、工作業績、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強專業技術人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業技術人員進行合理任用與管理，同時也可以將其中的專業領軍人物發展為單位儲備人才，促進單位的可持續發展建設。

一、專業技術人員檔案的主要作用

（一）日常管理

在企事業單位的日常管理中，專業技術人員檔案是單位員工辦理工資調整與職稱申報等工作的主要依據，不僅關系到養老保險、失業保險金的繳納工作，更關乎員工的大病醫療統籌與退休年限計算，為員工各項材料的證明提供重要參照。

（二）職位晉升

專業技術人員檔案為各級領導部門的科學決策提供重要依據，詳細的反映了個人的學習狀況、工作經歷、道德品格、工作業績以及專業特長等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動提供了具有借鑒價值的文件資料，系統、全面、真實的反映了個人的專業技能。在單位內部進行干部的選拔、考察與任用時，專業技術人員檔案是極為重要的參考資料，關乎到干部選拔是否科學正確，甚至對于單位的未來發展與管理都會產生深遠的影響。專業技術人員檔案的健全建設，有助于加強人力資源管理部門對專業技術人員的正確培養、合理使用，推動人事部門工作職能的進一步完善。

（三）文化傳承

黨的十會議報告指出，要“建設優秀傳統文化傳承體系，弘揚中華優秀傳統文化。”專業技術人員檔案是個人歷史真實完整的記錄，記錄了個人經歷等內容文件材料，發揮著憑證、依據與參考的作用，同時也是人類文化活動檔案的重要組成部分，將其中有保存價值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。

二、專業技術人員檔案服務于人力資源管理的具體措施

（一）提升管理意識，深化制度保障

長久以來，許多人缺乏對專業技術人員檔案管理工作的深入理解，導致檔案管理工作備受忽視、無人看管，造成檔案存在斷節問題。許多技術人員的資料不全、歸檔無序，當人力資源部門在辦理專業技術人員的聘任手續時，常常無法找到相關的任職文件與評審表等資料，造成工資發放問題無法落實，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業技術人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項，為檔案管理工作的實行提供理論依據。其次，專業技術人員檔案服務機構應充分發揮其工作職能，強化專業技術人員與其所在單位的內在聯系，及時做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實檔案的內容。在進行檔案材料收集時，務必要經過詳細的甄別與實際確認，確保材料具備真實性與即時性。并且在進行檔案整理的過程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監督下共同完成，避免檔案材料出現丟失或內容被擅自更改等問題。經專業技術人員本人簽字確認或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統，具有實效性。

（二）加強信息化建設，提高檔案有效性

以往在專業技?g人員檔案的儲存方面，通常都以紙質文件作為存貯的介質，而紙質檔案在存儲的過程中極易出現磨損與變質問題，不僅增加了檔案丟失的風險隱患，更提高了檔案管理的運營成本，耗費大量檔案查閱時間。伴隨計算機技術的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進。因此，專業技術人員的檔案管理也應該利用計算機技術，建立網上的檔案信息管理系統，實現信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的全過程管理，實現智能化、系統化與自動化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關工作人員的勞動負荷量，提高人力部門的工作效率[2]。

（三）強化多方合作，實現動態管理

由于專業技術人員檔案具備專業性、連續性與動態性的基本特點，因此其檔案管理也應當在多方合作下共同推進。首先，專業技術人員自身要具備個人材料的管理意識。作為個人業務檔案的主體對象，專業技術人員應當以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識，將個人在專業工作中撰寫的論文、著作以及科研申報材料等進行記錄，向其主管部門進行登記備案，隨后再將材料及時上交到檔案室，經檔案管理人員的簽字確認后再進行各類報銷手續的辦理。其次，相關業務主管部門應當完善材料管理意識。各職能部門在日常業務活動中，需要將活動中的培訓與考核等資料進行統一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時應當以檔案部門的備案情況作為考核依據，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠對其領屬的專業技術人員的學術成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強檔案部門與人力資源部門的有效對接。當專業技術人員或各業務主管部門將信息移交給檔案管理部門時，檔案部門應當按照技術職稱進行排序與分類，做好整理、補充、保管工作。同時，檔案部門應當與人力資源部門做好溝通工作，確保個人專業信息具備完整性與實效性，能夠為人力資源部門的檔案需求提供詳盡充分的數據支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對專業技術人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。

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那是X年前的一個初夏，陽光燦爛，鮮花盛開，景色異常美麗。我迎著初升的太陽，第一天去道路運輸管理處辦公室上班，從事打字、復印工作，還兼職檔案員。領導笑著對我說：“檔案工作很重要，道路運輸管理工作時時離不開它；搞好檔案工作不容易，希望你能出色搞好檔案工作。”領導走了，我望著小小檔案室，一本本檔案，心中充滿迷惑彷徨，想到“檔案工作真那么重要，那么難搞嗎？”

參加上級部門安排的檔案業務知識培訓后，我正式開始了檔案管理工作，從檔案立卷、檔案保存、檔案借閱等基礎性工作做起，幾個月下來，感到真要做好檔案工作困難很大，印證了領導所說的“搞好檔案工作不容易”的那句話。比如檔案立卷，不僅要分類清楚，排列正確，而且書寫案卷目錄也大有學問，要做到目錄能夠正確反映案卷內容，讓人一看目錄就明白，能找到所需要的檔案。同時，在案卷裝訂中，要小心翼翼去掉紙張上的訂書針，把紙張摸平，一張張壓實，整理得有棱有角，如同刀切過一般，用線裝訂好。我是一個愛崗敬業、責任心強的人，心想“既然領導讓我從事檔案工作，我就要出以公心，不計私利，兢兢業業，全力做好檔案工作，不辜負領導的期望，干出優異工作成績，助推道路運輸管理工作發展。”于是，就全身心、日復一日地投入到檔案管理工作中。

我認真學習《中華人民共和國檔案法》和相關檔案工作的法律、法規和政策，充分認識檔案工作的重要性，意識到檔案是各項工作的決策依據，是做好各項工作的基礎，要切實做好檔案工作，提高檔案的使用效率。為推進檔案工作發展，提高檔案管理的工作效率和工作質量，我自覺遵守《檔案法》、《保密法》和檔案工作的方針政策，對檔案實行目標管理，不斷提高檔案管理的標準和要求，確保實現檔案管理規范化和標準化。與此同時，我利用各種機會向道路運輸管理處的干部職工宣傳檔案法律法規，增強干部職工的檔案意識，共同做好檔案管理工作，發揮檔案的作用，切實服務于道路運輸管理工作。

通過一段時間的檔案管理工作，我充分認識到做好檔案管理工作，發揮檔案的作用和效能，關鍵在于有一套健全的制度，以制度管人管事，做到檔案管理制度化和規范化。征得道路運輸管理處領導同意后，我下力氣、化功夫，加強檔案管理工作的制度化和規范化建設。在檔案管理制度化建設上，我對已建立的《檔案管理暫行辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等檔案管理制度，進行檢查梳理，去掉陳舊過時內容，增加補充新的內容，使各類檔案管理制度體現時代特色，符合當前檔案管理工作的要求。在檔案管理規范化上，我堅持保密、安全的原則，檔案室配置空調、除濕機、防盜、防高溫、防火、防鼠、防蟲、溫濕度計等設施，確保檔案安全；檔案排放規范整齊，有資料存放示意標記，每季定期檢查檔案，保證檔案完整齊全。與此同時，我加強檔案信息化建設，按照檔案信息化建設規劃，配置了檔案所用的電腦，建立機讀目錄，安裝了檔案管理軟件，使檔案管理步入信息化軌道，有效提高檔案管理的工作效率，實現檔案管理現代化。

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[3]北京首次為20位工藝美術大師“建檔”記錄瀕危技藝[EB/OL]. [2016- 8- 5]..

[4]晉江開展非遺傳承人口述檔案建檔[EB/OL].[2016-8-5]..

[7]陳師鞠，徐妙妙.國外非物質文化遺產建檔式保護進展研究[J].中國檔案，2016（6）：74.

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一、高校基建檔案管理人員素質存在的問題

1.部分工作人員思想道德素質不高

隨著社會的進步，人們的思想觀念和價值取向都發生了極大的轉變。一些檔案人員也一樣，覺得自己的物質條件、社會地位都不是很好，與有的行業相比差得太遠了。物質上的落差導致思想上出現較大的反差，自己的人生觀、價值觀和世界觀都發生了很大的變化。從而態度消極，失去對工作和生活的熱情，更不會主動參與到相關的科研、技改活動中去，大大影響了基建檔案管理工作的正常開展。

2.工作人員業務水平整體不高

基建檔案不同于一般的檔案，它具有數量大、材料來源廣、種類多、跨越時間較長、收集整理難度大等特點。因此，要做好高校基建檔案管理工作必須要具備一支“專業強、素質高、業務精”的人才隊伍。但現實是雖然檔案管理人員的學歷水平正在逐漸提高，但具備檔案專業學歷的人員基本很少。大部分都是靠自學和工作實踐積累起的工作經驗。這些人員的專業素質不高，大大制約了高校基建檔案管理工作的質量提升，也極大阻礙了高校基建檔案事業的長期發展。

3.管理方式陳舊，不具備創新意識

高校基建檔案管理人員習慣以老的方式方法來進行檔案管理，不能與時俱進，有的還因循守舊、固步自封。加上檔案工作得不到應有的重視，檔案人員一般待遇都不高，并且個人的發展前景也沒有其它部門好，這就造成他們易產生倦怠情緒，有時人員流動頻繁，工作隊伍不夠穩定，創新意識也就無從談起。

二、加強高校基建檔案管理人員隊伍建設的對策

1.提高政治思想覺悟，樹立敬業意識

1.1抓好自身政治素質建設

作為檔案管理者，首先要具備應有的政治素質。要積極了解和學習黨和國家的相關路線方針政策，堅持為社會主義事業發展服務的方向，堅持為高校服務的方針，嚴格按照法律法規和工作章程辦事。把本職工作作為黨和國家賦予自身的神圣職責，不斷加強相關政治理論的學習，提高自己的政治思想覺悟。

1.2具備良好的事業心和責任心

基建檔案貫穿于工程的整個過程，從工程醞釀、決策到施工、竣工、驗收等各個環節。它是對整個工程項目的動態記錄。基建周期從數月到數年時間不等。這樣時間跨度大，涉及規劃、設計、建設、管理等多個部門的特點，使基建檔案的收集工作存在很高的難度。另外，參與基建施工的人員大多數素質都比較低，導致工程項目資料在實際建設中，無人管理。部分工程技術人員出于私念，獨自把有關資料保存起來，不按時上交，也容易造成工程驗收后，相關資料的遺失。

因此，針對這些問題，我們檔案工作人員不能被動地當一個“看門人”，必須主動參與到資料的收集管理工作的當中。基建檔案的收集工作必須和工程建設過程中的各個重要環節保持步調一致。要主動向他們工程技術人員“索取”相關資料，做到實時跟蹤，確保收集的資料完整、詳盡。

1.3具備良好的職業道德

基建檔案管理工作不僅繁瑣、頭緒又很多、耗時耗力，還不為人注意，難出成果。因此，檔案管理人員必須具備良好的從業素質，要淡泊名利、經得起誘惑、甘于奉獻、兢兢業業完成本職工作。在工作中，要積極和相關部門進行溝通、大力配合，充分發揚務實、嚴謹的工作作風，參與到基建資料的收集、整理工作中，保證相關資料檔案的準確、無誤。

2.積極進取，不斷提高工作水平

2.1學習相關的法律法規，做到依法治檔

要加強檔案管理的執法力度，做到依法治檔是處理有關基建檔案管理問題的重要依據。我們高校要從檔案管理人員開始，狠抓制度的落實，認真貫徹執行《檔案法》、《建設工程質量管理條例》等法律、法規，在高校內部形成一個良好的管理氛圍。

2.2掌握基建檔案管理的相關知識

首先，管理人員要知道這是一項專業性、技術性都很強的工作。因此，要成為一名合格的工作人員，首先必須鉆研、掌握相關的業務知識。一要熟悉基建檔案歸檔的范圍。一般分為四大部分：“依據性文件材料”、“基礎性文件材料”、“施工文件材料與竣工圖”、“竣工驗收文件材料”。項目建設各個環節的文件材料以及竣工圖等才是歸檔的關鍵點。明白這一點，才能明確主次，做好檔案的收集、管理工作。二要掌握檔案的內容。它包括兩大類文件：基建技術性文件、綜合管理性文件。要熟悉它所涵蓋的環節以及具體包括的內容，做到心里有數。三要了解其相應的特點。它不僅具備普通檔案的特點，還具備有自身獨特的特點。由于基建項目涉及多門學科，綜合性較強，基建檔案也涉及到多門專業學科的內容。多專業的融合使基建檔案工作較為復雜。其來源渠道也較為廣泛，包括政府、設計、施工、監理、質檢等多個部門。伴隨科技的進步，其材料載體除了以往的紙質、膠片、錄音錄像磁帶以外，現代的光盤、磁盤也與日增多，大大方便了對基建項目的資料管理。

2.3熟悉并掌握專業知識

要保證基建檔案工作的質量，檔案人員必須具備專業的檔案知識和一定程度的工程技術專業知識。這樣，才能有效避免因不懂工程技術知識而造成檔案工作與實際的工程建設不符或脫節，也有利于對相關資料的收集、整理工作。

3.進一步完善工作人員的知識結構

基建檔案工作的特殊性，要求工作人員要具備嫻熟的專業知識，還要有廣博的文化知識。檔案人員必須進一步解放思想、與時俱進、加強學習，促進知識的更新，打開視野，使思想覺悟和工作水平進入新的境界。同時，要掌握好運用電腦的能力。當前，不僅是高校，全國很多高校都基本實現了電腦的檔案管理工作。因此，檔案人員要積極學習電腦操作知識，加快實現檔案工作的現代化、標準化、規范化。

4.具備競爭意識，增強自身智能素質

智能素質就是指檔案人員必須具備一定的記憶力和對事物的反應、歸納、判斷能力。工作人員應積極樹立起危機意識，不斷提高自己的智能素質，以增強自己的競爭力。

這里主要包括提升四種能力：一是公關能力。由于收集材料需要和各個施工單位和部門打交道，檔案人員要具備良好的公關能力，善于溝通、協調，理順關系，爭取大家的支持，更好地開展本職工作。二是分析能力。針對大量的資料，檔案人員必須具備一定的分析、判斷能力，從中篩選出有價值的材料，進行合理地保存、管理。三是動手能力。即對檔案的具體分類、編排、書寫、案卷排架等方面都需要檔案人員一一動手做好。四是創新能力。檔案人員要根據本單位的工作重點，及時做好相關的準備工作。在工作中，要積極創新，從歸檔、服務、咨詢報告、決策分析等各個方面提供形式多樣的基建檔案信息，要盡量縮短檔案完成的周期，積極對重點檔案信息材料進行分析、預測，提高工作效率。

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【關鍵詞】兼職；檔案管理；人才隊伍

當前，我國大量的企事業單位檔案管理人員以兼職的形式存在，即一人多崗，如人事檔案由人事處績效考核人員兼管等，這些兼管人員雖然具有一定的檔案管理知識，在實踐中也積累了一定的經驗，但相比于檔案專業管理人員整體業務能力可能會存在一定的差異，因而需要針對兼職檔案管理人員的特征制定和完善人才隊伍建設方案。

一、加強兼職檔案管理人才隊伍建設的意義

兼職檔案管理人才是部分單位檔案管理的基礎，如對于國家級博物館、紀念館而言，單位可能會配備專職檔案管理人才，但各普通博物館、紀念館檔案管理人才則大多為兼職的，其他性質的單位同樣如此，因此，加強兼職檔案管理人才隊伍建設具有重要的意義。

（一）有利于提高檔案管理水平。檔案管理是一項專業性很強的工作，特別是對于會計檔案、人事檔案等檔案的管理更是如此，如果由兼職人員擔任檔案管理工作人員，則必須加強培訓，努力提高檔案管理人員的專業水平，保障檔案能夠得到有效的保管和處置。

（二）有利于順應檔案管理信息化的需要。當前，檔案管理技術不斷創新，特別是信息技術被廣泛地應用于檔案管理當中，未來，檔案等信息化趨勢明顯，在此背景下，只有加強兼職檔案管理人才隊伍建設，提高其利用信息化等手段進行檔案管理的能力，才能滿足檔案管理的需要。

二、兼職檔案人才隊伍建設面臨的挑戰

兼職檔案管理人才隊伍建設是一項復雜而系統的工程，在建設過程中，無可避免會遭遇起點低、流動性較大、投入不足等方面的挑戰。

（一）人才隊伍建設起點較低。起點較低主要包含3個方面的內涵：首先，兼職檔案人員專業素養不高，甚至大量的兼職人員不具有檔案學的專業背景，也沒有相關的工作經驗，要對這類人員進行培訓，提高其專業技能，培訓的起點較低。其次，部分單位內部缺乏兼職檔案人員培訓規劃，培訓工作非常零散，甚至基本沒有組織培訓工作，這就缺乏基本的經驗總結，工作起點較低。再次，檔案管理起點較低對人才隊伍建設帶來了挑戰，部分單位檔案管理水平較低，應要求兼職人員具有較高的專業素質，否則無法扭轉檔案建設滯后的局面。

（二）人才隊伍流動性較大。兼職檔案管理人員流動性大表現在2個方面：首先，部分單位調換檔案管理人員過于頻繁，單位沒有統籌考慮兼職檔案管理崗位發展需求，而是隨意指定一名職工從事檔案管理工作，在這一職工有其他工作任務時就變換另一職工執行檔案管理工作，這種人員的不固定性容易給人才隊伍建設帶來較大的挑戰。其次，從人才本身來看，部分兼職檔案管理人員不安心檔案管理工作，積極謀求變動工作崗位，入職后不久即發生工作變動，這種人員的變動既使得職工不會積極鉆研檔案管理業務工作，也會導致工作交接、職工熟悉檔案管理工作帶來的不便。

（三）人才隊伍建設投入不足。投入不足主要表現在三個方面，首先，資金投入不足，由于檔案管理相對于單位業務而言處于一種邊沿化的地帶，不能直接給單位帶來經濟效益和工作業績，因而難以受到領導的重視，在人才隊伍建設上就可能面臨資金不足的問題。其次，人力投入不足，要推動兼職檔案人才隊伍建設，必須有專門的人員負責人才選拔與聘用、負責人才培訓，統籌檔案管理工作績效，但從實踐來看，大量的單位只是將檔案管理作為一項常規性的工作，沒有投入專門的人力來負責上述工作事宜。再次，物力投入不足，兼職檔案人才隊伍建設需要有完善的物質配套，如辦公環境的改善等，只有這樣才能為留住人才、用好人才，調動兼職人員的積極性提供支持，但部分單位對檔案工作場地建設等投入不足，辦公環境難以得到改善。

三、加強兼職檔案管理人才隊伍建設的思考

從實踐來看，一個單位內部必然會存在一些兼職的檔案管理人員，特別是人員數量相對較少的單位更是如此，因此，必須加強兼職檔案管理人才隊伍建設，而這可以從制定兼職檔案人才管理方案，完善兼職檔案管理人才選拔與聘用，強化兼職檔案人才培訓等方面著手。

（一）制定兼職檔案人才管理方案。首先，要制定兼職檔案管理人才績效考核方案，單位內部要通過建立檔案管理水平、工作責任心等方面的考核指標，明確不同指標的權重對人才進行考核，并得出考核結果。其次，要制定兼職檔案管理人才激勵方案，單位內部要充分利用物質、精神激勵等激勵方式對表現優秀的兼職檔案管理人才進行激勵，對表現較差的兼職檔案管理人才則要實施退出制度。再次，要制定兼職檔案管理人才日常管理制度，這種日常管理制度包括檔案管理人員的基本職責、工作時間安排、工作交接制度等，通過日常管理制度的完善強化人才管理。同時，單位內部要強化制度執行，對于違反制度的要堅決予以處置。

（二）強化兼職檔案人才培訓。首先，要制定兼職檔案人才培訓計劃，單位內部要針對檔案管理的需要，制定人才培訓方案，對培訓的目標、任務、途徑和保障措施進行明確，特別是對于培訓所需要的資金等要做出專門的安排。其次，要創新兼職檔案人才培訓方式，一方面，要充分利用集中培訓的方式，組織單位檔案管理人員進行集中教育，幫助他們掌握檔案管理的基本方法，另一方面，要鼓勵兼職檔案人員充分利用各種閑暇時間進行分散學習。再次，要提高培訓的針對性，在培訓內容的選擇上，要根據單位兼職檔案人員的實際情況、單位檔案管理的需要進行選擇。

【參考文獻】

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一、醫院傳統人事管理存在的一些問題

（一）管理手段與方式滯后。目前很多醫院特別是一些小型的醫院，基于硬件設施的落后，沒有設置專門的人事檔案儲存室。通常擺放的方式是將相關檔案資料放在工作人員辦公室內，并且存放設備比較簡陋，談不上保密性——很多醫院的內部人員都可以接觸到，這樣會導致一些重要的資料泄漏，完全沒有安全性可言。我國大部分醫院的檔案管理人員沒有經過專業的培訓，也沒有認識到檔案管理工作的現實作用，導致工作積極性不高。部分檔案管理人員雖然有一定的專業知識，但是管理水平不高，在檔案規整的工作與具體應用環節方面不具有科學性，經常在使用檔案的過程中造成損壞。最主要的傳統人事管理是手工檢索，效率非常低。

（二）檔案意識薄弱與材料收集問題較多。隨著時代的發展，檔案管理的數量必然會越來越多，若不及時進行管理，可能會造成檔案資料丟失或者損壞。傳統檔案管理方式主要是人工書寫，資料在記錄的過程中必然存在一定的主觀性、隨意性，也有可能因為字跡潦草的因素導致一些內容不完整或者識別不清晰，沒有重視資料的完整度。

二、醫院電子信息化人事檔案管理的優勢

新形勢下必須明確檔案管理的創新目標，要緊跟時代的步伐，逐步推進醫院人事檔案電子信息化，可以讓相關資料、信息、資源得到共享，有利于醫院之間或者醫院內部之間的交流、溝通、合作，將醫院人事檔案管理的現實作用充分體現出來，讓各項管理工作能夠更好地執行。例如在更改或者添加新的人事檔案資料時，能節約人工搜尋對應檔案的時間，在計算機技術支持下搜索速度非常快，并且非常準確，能切實保障醫院人事檔案的時效性與可靠性。人事管理電子信息化之后，各個部門之間在調用相關資料時會減少運送的步驟，有效控制紙質檔案的使用率，保障資料的完整性。另外，電子信息檔案調閱的過程中一般采用硬盤或者U盤，在保障硬盤或者U盤安全的前提下，更加安全、快捷。電子信息化管理的儲存量非常大，速度快、計算準確，促進工作效率的提升。

三、加強醫院電子信息化人事檔案管理具體措施

（一）完善醫院人事檔案管理的電子信息化系統。要構建一個完整穩定的硬件系統，而此系統需要做到檔案室、辦公室以及計算機室分開獨立，再通過計算機系統實現聯系。計算機室與檔案室要構建防輻射的基礎設施，最大限度控制電磁干擾，降低設備的自然損壞。軟件要選擇科學合理的人事管理軟件系統，通過這個系統能將檔案信息實現分類與整理，促進人事檔案管理電子系統有效發揮其作用。另外，加強電子信息化管理的專業培訓，要注重理論聯系實踐的灌輸，進而提升管理人員的計算機操作能力與檔案信息化處理能力。要加強工作者的文字語言能力、綜合分析能力，培養良好的信息錄入與填寫習慣，最大限度保障信息的真實性與完整性，要對檔案進行及時的補充，提高檔案資料的時效性。醫院人事檔案信息化之后對工作人員的要求也會隨之提高，這樣使醫院檔案管理專業人才顯得更加重要。專業人才可以對檔案管理系統進行及時的維護與更新，讓人事檔案對醫院的發展更具實用性。

（二）改善醫院人事檔案管理者的意識。傳統人事檔案管理工作環境比較封閉、枯燥，工作人員在信息收集方面比較閉塞，無法適應信息化管理的轉化。因此，醫院人事檔案工作人員需要在意識上進行改變，對科技意識進行強化，逐漸適應信息化高速發展的要求。部分醫院沒有重視到檔案人事管理資源的安全性與保密性，部分重要文件隨意公開，導致文件丟失或者信息流失。人事檔案信息的保密工作非常重要，雖然信息化存在一定的優勢，但是電子文件還是容易被破壞與修改，尤其是修改之后不會有痕跡，其真實性就無法得到保障。應該加強檔案管理的安全意識，重視檔案的使用率，制定一定的規范標準，例如：相關資料必須得到領導層的同意才能借閱。電子信息化管理之后，更要加強安全意識，做好網絡防御，防止黑客入侵；重要的文件需要加密，重要的計算機開機時要有驗證。尤其是已經處理好的文件要設置成只讀格式，最大限度避免人為破壞與修改，以保障檔案信息的真實性與實用性。做好備份工作，以備特殊情況時做好恢復工作。

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1 退伍軍人檔案的整理

1.1 檔案裝具封面設置與整理。由于原退伍軍人檔案袋大小、封面設置等都不一樣，既不方便保管，也不方便查閱，因此，我們設計定做了統一的裝具“濮陽縣退伍軍人檔案袋”。對裝具封面的設計，鑒于退伍軍人在部隊時間不一樣，短的有二三年，長的有達八年的，甚至更長。檔案館接收是按退伍時間分批接收的。我們在長期的實踐中得出的結論是以退伍時間加上姓名、籍貫查找比較方便。比如，只要知道利用者是哪一年退伍的，叫什么名字，入伍時所在的鄉（鎮），就可以查找到。對于檔案材料的具體內容，雖然這些退伍軍人檔案來自十二個不同的部隊，但經過統計分析，其內容大致可以分為十三類，分別是：入伍登記表、入伍體檢表、政審材料、入黨志愿書及相關材料、入團志愿書、黨員登記表，有關獎勵的材料（包括各種獎勵卡片、立功受獎的報告等），提升班長、副班長的晉升報告，各種鑒定材料，受處分的相關材料，退伍軍人登記表，慢性病的相關材料（病歷、醫療補助申請批復等），其他證明材料。由此，我們設計的檔案袋封面如表1：

備注

隨后，對館藏全部退伍軍人進行換袋、統一編號，對袋內檔案材料進行了分類編頁號固定整理，并將檔案材料的分類標在檔案袋的封面上。其順序見表1。由編號固定該份檔案資料在袋內的位置，缺項以次遞補。由頁數印證該份檔案資料的具體張數。再填寫上姓名、性別、退伍時間、籍貫（也就是入伍時所在的鄉、村）。特別需要說明的是，有的退伍軍人戶籍所在鄉并不一定是檔案中所填寫的籍貫，這是由于該退伍軍人入伍時占用其他鄉的指標造成的，在整理時一律按入伍、退伍登記表上所填寫的籍貫整理。錄入微機后，在查閱時如果查不到，就問其當時是否占用其他鄉（鎮）的指標入伍的，如果是按其入伍指標的籍貫就可查到。最后，一人一袋一卷，統一編號，把案卷號填寫在左上角的檔案號上，再把檔案號用口取紙固定在檔案袋的豎脊背上，如此上架后，方便調檔。

1.2 編制檔案目錄。為方便查閱與減少提調檔案原件，設置了《濮陽縣退伍軍人檔案目錄》見表2。

前八個項目的設置，是退伍軍人個人的基本信息，備注欄里一般填寫的是退伍軍人個人是否有病，是否參戰、參核、參加勘界等事項，沒有的一般不填。設置的理由是，這些年退伍軍人查閱檔案的目的一般有三種：一是有病的，可到民政部門辦理補助；二是參戰、參核、參加勘界人員，可申請民政部門辦理補助；三是60周歲可申請養老補助。這些都能從前六項和備注中得到確認。如果符合條件則根據案卷號調出檔案復制，出具證明；如果不符合條件，則不再調檔，減少對檔案磨損。九、十、十一項三項則是在管理中發現，少部分農村籍退伍軍人按照國家政策，不應該安置，可過了幾年后，他們又通過其他途徑，得到了安置（大部分是企業），這些被安置的退伍軍人在部隊服役的時間，又可算作工齡，他們要接續工齡，就必須把保存在檔案館的檔案調走，與其現在某個單位的檔案合二為一。為反映檔案流動走向，設置了索取檔案的單位、調取檔案人、調取檔案時間3個欄目。

2 退伍軍人檔案的管理

2.1 編制大流水檔案號。由于這些檔案來自人武部、退伍辦，分屬兩個全宗不便于管理，為便于管理，我們又按退伍年度順序編制了統一的大流水檔案號。

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關鍵詞：公務員；人事檔案管理；初探

一、公務員檔案管理存在的問題

（一）管理方法的局限性

公務員人事檔案管理的方法存在許多的局限性，局限于工作模式和手工模式層面，比較傳統，改革不夠深入，如現代化手段沒有得到充分運用，造成信息管理等諸多問題，例如，花費的時間過于長，花費的勞動成本高等。

（二）公務員記錄信息不完整

公務員檔案管理目前只是記錄一些個人的基本信息，比如說工作、學習情況，對于工作的一些表現，進行記錄，但是還是不能提供全面的信息，這就導致在干部提拔上存在很多問題。

（三）收集困難，檔案管理不到位

公務員檔案管理中，檔案材料收集是重點和難點，而且收集時存在的問題上，也沒有明確，缺乏可操作性。公務員人事檔案主觀性比較強，主要是因為人事檔案是屬于保密性的，無論是誰都不可以翻閱，導致變得人們對它的真實性產生懷疑。

沒有形成完整的體系，而且效率極低，花費的錢較多。硬件設施不完善，比如說檔案室不完善，有的地方檔案相當的多，可是沒有地方放，有的因為保存失當，已經不能夠使用。

二、存在這些問題的原因

（一）管理方法存在著問題

首先，干部人事檔案是了解干部的一種最基本，最常用的方法。對于想要全面了解一個干部具有非常大的作用。但是，這項工作往往被人忽視，因為都認為沒有什么用。其次是有的干部認為，這是別人的事，和自己還有其他讓人沒有任何關系。再有就是一些人工作極其不認真，需要及時更新的數據沒有及時更新，導致數據落后。最后就是一些人本來就不熟悉這份工作內容，但是卻從事著這份工作，對于工作相關的東西不清楚，不知道，影響了人事檔案管理。

（二）對干部檔案管理人員本身存在著問題

管理人員的知識更新的比較慢。但是這項工作對于工作人員的要求極其的高，管理人員必須對材料收集相當的熟練掌握，專業性非常強。干部們自從上了工作崗位以來，隨著時代和信息的進步，他們的思想已經慢慢老化，而且沒有經過專業的培訓，達不到現代化的要求。

（三）管理方法滯后

對于管理方法來說，也體現出了相當的滯后性，管理方法非常繁瑣，而且不易操作，導致干部非常被動，沒有積極性，沒能夠主動去適應及改變自己的方法。

三、解決對策

（一）更新觀念，領導重

隨著科學技術進步和社會發展，對于干部的要求也越來越高，所以首先要更新干部的思想，對于目前存在的問題，主要是由于思想落后，不能夠與時俱進，不能夠掌握先進的信息技術，阻礙了公務員檔案管理的發展。所以我們要打破這種格局，要建立一種新的管理創新管理模式。

引起領導的重視。這項工作本身就不容易引起別人的注意，所以老是被人忽視，可是如果領導能夠重視的話，檔案管理就能夠抓中心，能夠落到實處，能夠促使干部等工作人員積極主動去干好這份工作，也可以形成良好的工作格局。所以引起領導重視是非常重要的。

（二）建立完善的工作制度

工作制度存在弊端，需要建立和完善工作制度。一項好的工作制度是一項任務能夠成功完成的前提。如果工作制度存在問題，那么我們工作就會出現方向偏離甚至錯誤連連，沒有依據可依，所以對于公務員人事檔案管理，我們要完善制度，要落在實處。要讓人事檔案管理的業務水平上升到高層次水平。

（三）改進管理方法

管理方法也存在著問題，現在仍然使用傳統的管理模式，早已經過時了，隨著時代的變化，我們的管理應該呈現出信息化的特點。對于檔案收集，我們要做到規范和準確，收集到的材料是否完整進行區分，對于符合要求的存入檔案，對于信息不完整存在問題的要及時退回，讓其進行修改，要求在應該完成的時限內準時歸檔，做到盡然有序。檢索與查閱的方法，我們要進行信息化管理，不再使用原來傳統的管理，不斷改進方法，對于檢索，我們可以利用一些方法技巧來幫助工作人員提高效率，當然，我們要加入計算機的使用，是信息電子化，運用到干部人事管理，將建立人事管理系統。是我們的人事管理方法更加便捷和先進。

（四）提升管理工作人員素質

團隊建設對于人事管理有著至關重要的作用，而且非常需要這樣一批優秀的干部，所以我們應該培養他們這樣的品質。首先，他們要有不怕苦，不怕累的精神，這項工作本來就比較繁雜和無趣，而且工作量非常大，至一方面就要求，工作人員要有不怕累的精神，可以踏實的在工作崗位上工作，必須有強大的承受能力。得有可以為人民服務的觀念，這項工作本身有著服務性，所以工作人員只有樹立以及有這種思想才能夠干好這份工作。對于政治素養，他的要求也極其的高，不論是理論知識還是實踐能力，都要求能夠非常優秀。所以我們要提高自身素養。對于能力方面，業務能力方面極其重要。要想做好人事檔案管理工作，專業知識的要求是肯定的，但是這是遠遠不夠的，同時不僅方法技術熟練，對于業務的相關知識也要精通。當然，做到這一點是相當不容易的，要想工作如此優秀，我們就得不斷的參加一些相關的培訓，可以進行參觀學習等。

（五）加強對檔案室的建設

加強檔案硬件基礎建設，必須配備專門的檔案室，而且要配備一些防火和防潮的設施，一定要對檔案進行好的管理，恢復檔案室原來的面目，達到國家的要求。

總之，公務員檔案人事管理是一項非常重要而且需要我們去重視的一件事情，它是一件非常光榮且偉大的事業，同時是我們國家事業發展的重要組成部分。通過翻閱和查找檔案，我們能夠更好地去了解某個人，可以去了解他們的相關信息，不僅可以激勵我們，而且可以讓我們學會把握現在。隨著發展，公務員人事檔案管理是我們國家加快發展的重要組成部分，我們在做好這份工作的同時，也在促進我們國家的發展，進行了創新，我們要大膽、努力的邁著豪邁的步伐去追趕時代的變化。所以不論是誰，都不可以覺得人事管理檔案和自己無關，因為我們是祖國的一員，所以我們人人有責，讓我們努力的去做好每一件事情。

參考文獻：

[1]何苑平.公務員人事檔案管理工作初探[J].蘭臺內外，2014（3）：78-78.

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所謂高校檔案，是指高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新等活動中直接形成的對師生、學校、社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案的全宗，是全校各部門、各院系歸檔的全部文件資料。因此，高檔檔案工作人員，由全校的各部門、各院系負責檔案工作的專、兼職檔案員組成。高校應建立在校長領導下，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專兼職檔案人員為基礎的高校檔案工作體系。人是決定高校檔案工作系統有效運行的根本因素，優化高校檔案人員隊伍，以保障高校檔案工作的科學性、合理性和高效性。以下，就高校檔案人員隊伍建設進行探討。

1 領導重視，建全檔案組織機構及人員配備

1.1 領導重視，落實責任。

高校檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是高等教育事業科學發展的重要依據，高校檔案工作是學校重要的基礎性工作，高校應將檔案工作納入領導議事日程，層層落實，納入人員崗位職責，加強檔案人員隊伍建設，提高檔案管理效率。

1.2 人員充足，有效管理。

高校檔案館全宗由高校各院系、各部門收集歸檔的文件材料構成，高校實行檔案材料形成單位 、課題組立卷的歸檔制度。因此，高校各部門、各院系、課題組、項目組都應配備足夠的專職或兼職檔案工作人員進行檔案管理。

1.3 實行檔案人員崗位責任制

高校檔案工作要建立檔案人員崗位責任制，制定專、兼職檔案員的崗位責任制度，如，四川建筑職業技術學院制定了《檔案館職責》、《檔案館崗位設置》、《檔案館館長崗位職責》《檔案館綜合管理崗位職責》、《檔案館技術管理崗位職責》、《檔案館業務指導崗位職責》、《兼職檔案員崗位職責》、《校史陳列館管理崗位職責》。

1.4 建立建全檔案組織機構

高校要建立建全學校檔案機構，并配備專、兼職檔案人員且相對穩定。高校檔案機構是學校檔案工作的業務管理部門，包括檔案館或綜合檔案室。實行多校區管理的高校、高校附屬單位（包括附屬醫院、校辦企業等）可以根據實際情況設立檔案分室。檔案館或檔案分室要有專職檔案員，其崗位人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。各院系、各部門都要指定專職或兼職檔案人員，兼職檔案人員應在崗位職責中明確其檔案工作任務，并保持穩定性。

如學四川建筑職業技術學院2008年成立檔案館以來，逐漸建立健全學校檔案機構，各單位、各院系都并配備了兼職檔案人員。目前全院形成了檔案館4名專職、37名兼職檔案員組成的檔案機構和人員隊伍。

1.5 檔案工作人員形成檔案工作系統網絡

高校檔案工作要形成由校長領導、主管副校長協助負責；各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人；由檔案館專職檔案員對全校檔案工作進行組織、協調和管理，各教學系、學院、各部門兼職檔案員配合完成的系統的檔案管理網絡，即高校檔案工作系統網絡，如圖1所示：圖中的各部門、各教學系部、各學院只是列舉了部分，各高校應根據本校情況制定檔案工作系統網絡。

2 檔案人員結構合理，隊伍穩定

2.1 檔案員自身知識與技能結構

檔案管理是一門專業技術工作，高校檔案人員，特別是專職檔案人員，要具備較全面的知識結構。不但要有檔案、文書專業知識，還要具備歷史學、文學、行政管理學、寫作能力、計算機科學與技?g、網絡運用與技術、溝通協作能力等豐富的知識與能力。總之，高校檔案人員應具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，以適應網絡時代檔案工作發展需要。

2.2 全校檔案人員構成合理

高校檔案機構人員結構，在工種上，需要后勤工勤人員、黨政管理人員、專業技術人員；在職稱上，中級以上的專業技術職務不能低于50%；在文化程度上管理人員和專業技術人員不能低于大專業學歷；在年齡上，老、中、青三結合，并通過老帶新方式保證檔案資源體系管理的完整性、持續性和有效性。

2.3 檔案人員保持長期穩定

高校普遍存在兼職檔案人員的流動性問題，嚴重影響了檔案歸檔的數量和質量。由于高校檔案，特別是科研、教學、招生檔案的原始性和連續性，要求檔案工作人員隊伍要保持穩定，才能更好地完成逐年檔案的積累和準確歸檔。

3 引進人才，提高檔案人員隊伍素質

3.1 選好人

高校檔案機構要有計劃，有目的地招聘、引進選拔檔案管理人才。按照人員結構要求，重點是本科以上檔案專業學歷的人才，其次是相關學科的高層次人才。可以是高學歷的畢業生招聘，也可以是高職稱專業技術人員的引進，把最優秀的人才選拔到最合適的崗位上去。選人，是提高檔案人員素質的關鍵，拒絕照顧性的調入檔案人員。

3.2 用好人

高校檔案館機構在選好人才的基礎上，合理用人是提高檔案工作效率的重要環節。用人要堅持任人為賢，人盡其才，才盡其用和能者上、平者讓、庸者下的用人原則。充分發揮人才在檔案隊伍中的領軍作用和檔案管理工作中的推動作用。

3.3 留住人

高校檔案工作人員，既是管理員也是專業技術人員，要實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校同級別教學、科研和管理人員同等待遇。對引進的人才，更是要有生活、工作上的相關照顧政策，讓他們留在檔案機構，安心從事高校檔案工作。留住人才，是高校檔案事業持續發展的生機活力。

4 外出培訓學習，拓展檔案人員知識視野

4.1 舉行定期培訓

高校檔案館要開展高校檔案工作人員的業務培訓。要有計劃地組織檔案工作人員地參加縣、市（州）、省、國家級各級檔案機構組織的檔案業務培訓，如中央檔案館國家檔案局2017年度檔案教育培訓項目、四川省檔案局舉辦的全省第27期檔案業務人員培訓班、瀘州市檔案局舉辦的2017年檔案業務人員培訓班、汶川縣檔案局舉辦的檔案業務人員培訓班等定期檔案業務人員培訓班，不斷更新專、兼職檔案工作人員的業務知識。

4.2 參加學術交流

不定期參加各檔案機構，包括各級地方檔案機構和高校檔案機構、檔案工作協會組織的學術講座、學術年會、交流會等。開展學術交流，提高檔案人員學術水平。

4.3 組織參觀學習

到各高校檔案館、校史陳列館、大學科技園；各級地方檔案館、博物館、圖書館等相關單位觀摩學習，開掘業務視野。