文檔管理論文范文

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在知識經濟時代，科學技術發展迅猛，社會的信息化水平持續提高，網絡逐漸滲透到人們的日常生活之中，大眾對網絡的依賴程度不斷提高。網絡的影響效力持續擴散，帶動了信息的流通，人們可以隨時隨地的通過網絡獲取到更多的信息。社會信息化程度的不斷加深，使得信息的共享性和流通速度不斷提高，要想提升文化館檔案管理的工作質量，創建和營造出有文化館特色的檔案信息網絡是文化館檔案管理工作的當務之急。我們必須要清醒認識到，在信息化時代，如果文化館一直沿用傳統的檔案管理辦法，不僅不利于發揮文化館在社會建設和發展中的功能與效用，同時也不利于非物質文化遺產的傳承與發揚。因此為了讓文化館履行好其在社會建設和發展中的職責，并且讓更多的人參與到非物質文化遺產的整理、保護工作中，讓中華文化能夠持續的發揚下去，文化館應加大對檔案管理信息系統的投資力度，全力推進文化館檔案管理工作的信息化進程。構建檔案信息網絡服務平臺，利用網絡平臺在信息傳播、渠道以及技術上的優勢，對館藏資源進行深入開發與挖掘，向用戶提供更加便捷、優質的服務，推動文化館檔案資源與社會的同步發展，確保文化館檔案管理工作能夠與時俱進，為檔案信息的合理流通提供有力的保障。此外，隨著檔案管理信息網絡的建立，也為不同地區之間文化館的檔案信息交流提供了方便，提高了文化館檔案信息資源的使用效率，推動了信息資源的快速流動，促進了文化館檔案管理的信息化發展。

二、加強對檔案管理人員的專業培訓

當前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業務能力必須要有所增強。首先就檔案管理人員的職業道德素養而言，文化館要加強對檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養。檔案工作與一般的服務性工作不同，它的效益是通過服務對象利用檔案后所取得的經濟效益和社會效益來實現的；且文化館的檔案多是與我國的非物質文化遺產有關，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復雜和繁瑣的，需要對所有的非物質文化做詳細和準確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對檔案工作人員的職業道德素養的培訓和教育是必要的。其次，是檔案管理技術和知識的培訓。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統應用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎的文化科學知識是不夠的，還需要具備更加豐富而專業的檔案管理知識，并且能夠較為熟練的運用現代電子計算機設備和通訊設備來進行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進行專業知識和技能的培訓，從整體上提高檔案管理員的業務能力，確保檔案管理工作人員的配置與設備相配套，進而有效提升文化館檔案管理的工作質量。

三、建立統一的文化館檔案管理體制

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1.1保證人事檔案的真實性、完整性

個人檔案內容的真實性是進行人事檔案工作的前提基礎，這對后續工作有著重要的意義。檔案的真實及完整性充分體現了職工干部的工作狀態及精神面貌，也可以使相關部門提拔有能力的干部時，進行準確的定位及相關評估，做出更接近個人實際情況的判斷。因此可以看得出來，這個關系到每個人自身利益的人事檔案，更是關乎個人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內容的真實性是非常重要的，一旦因為檔案內容的不真實，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發展，這不僅僅對有能力的人是一項損失，更是對社會的嚴重損失，使社會沒有能夠充分發揮培養人才的目的，發揮其社會價值。這就要求從事檔案管理的相關人員認真對有關人員的檔案進行核實、整理，使其個人檔案能夠充分反映這個人的實際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊并不意味著檔案整理工作就此順利結束，檔案是隨著個人的工作經歷及事業發展所改變的，因此對個人檔案的管理要隨時改變、隨時建立，使個人的檔案完善，把個人的閱歷及經歷都體現在個人檔案中，這樣個人的檔案也就隨之豐富起來。

1.2實現人事檔案管理的目的

實現人事檔案管理工作的既定目標，是在檔案管理工作方面實現質的進步。這一定程度上使目前人事制度的管理實現體制化、規范化、科學化的道路。這也為社會的建設提供了有利的資源和保障。為此進行人事檔案的管理工作有幾點亟需注意[2]。

1.2.1按程序歸檔

檔案內資料的收集及整理要按照程序進行，把材料整理后歸檔。按照個人工作經驗及歷程將相關證明材料納入個人的人事檔案中，在個人檔案中能夠突出本人的實際業務水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時候作為一項有力的參考依據。并且要做到檔案的更新要及時，隨時變動隨時更新，緊跟個人的社會腳步，同步個人業績。整理完相關資料要按照有關要求，將檔案交給檔案存放處進行檔案存檔的管理，對于檔案內容要求字跡清晰，手續完備，并且對于組織上形成的證明材料需要有相應的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應批準機關的單位名稱、時間及文件編號等信息。個人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。

1.2.2檔案規范化整理

檔案管理的工作人員要做到對人事檔案規范管理，對人事檔案定期進行核實及整理，及時糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應該剔除，缺少的人事檔案資料需要補充進去，如發現虛假資料需要按照有關規定進行處理，對檔案的真實性進行嚴格審查，杜絕虛假資料。一旦發現問題需要及時上報，向相關部門反應情況，按照規定進行處理。

1.2.3建立符合標準的設施

檔案管理的相關設施進行升級及更新，追隨社會的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進行管理，設置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機等相關配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調，以防止紙質的檔案發霉等情況發生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設施，保證人事檔案的安全性。

2增強檔案信息化管理水平

提高檔案的管理水平及能力是實現現代化檔案管理的最高目標，可以充分利用人事檔案對個人工作經歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當務之急就是要使檔案管理加快信息化進程。要使計算機在檔案管理過程中發揮其自身優勢。建立電子檔案，實現電子信息化的檔案管理。建立個人的檔案系統及人事檔案數據庫，實現各省市的聯網應用及查詢。這樣就可以對人事檔案進行動態跟蹤，省時省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實現將固定的人事資料變成可以靈活更新的動態化信息。設置專人專戶的賬號信息，可以確保檔案的真實性，內容準確可靠。

3增強檔案管理人員整體素質

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人力資源和社會保障檔案管理工作是一項專業性強的工作，對檔案管理人員素質有著較高的要求。同時人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設，對檔案管理人員的素質也提出了新的要求，除專業素質外，還要求其具備一定的計算機、現代化信息管理等知識和技術。但當前人力資源和社會保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質不高等問題，還有部分管理人員認識不到檔案管理工作的重要性，工作態度不認真，不利于人力資源和社會保障檔案管理水平的提高。

二、加強人力資源與社會保障檔案管理工作的措施

（一）實行集中統一管理。成立專門的人力資源和社會保障檔案管理中心，負責各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實現各類檔案的集中統一管理，提高檔案管理工作規范化、科學化水平，從而更好地服務民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規章制度，并要求檔案管理人員嚴格按規定辦事，落實各項規章制度，力求檔案管理工作的規范化、制度化、科學化。為落實檔案的集中統一管理，首先應提高領導的重視度，促使各級領導將檔案管理工作作為完善社會就業和保障體系的重要工作，建立由各級領導組成的檔案管理工作領導組，對檔案管理工作進行統一的領導，并進行合理分工，由專人負責，開展檔案管理工作，做到職責明確；其次，加大檔案基礎設施的建設，配備工作所需要的現代化設備設施，提高檔案保管的安全性，實現檔案管理的標準化；最后，應不斷加強檔案管理的信息化水平，全面開展業務檔案數字化建設工作，遵循簡明、實用、準確的原則，利用電子掃描技術，有步驟有選擇地對所管檔案的基本信息進行準確采集和集中錄入，逐步實現紙質檔案的數字化，促使人力資源和社會保障檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變，并實行動態化管理，隨時更新，以便快捷準確地查詢檔案。

（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會保障檔案數量較大，且較為零散，但具有群體性，可進行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發揮按“卷”整理的優勢，首先應對其進行分類概括，人力資源與社會保障檔案多是個人檔案，數量大、查閱次數多，且較為籠統，主要利用的是個人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進行分類立卷；其次應建立統一的立卷標準，以避免由于不同的立卷人員在理解、業務水平等方面的差異，導致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標題的擬寫方法，標題應簡潔明了，如招工表、勞動合同鑒證冊等，以避免爭議問題，為人力資源和社會保障檔案的調用提供方面。

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【關鍵詞】檔案管理規范化科學化

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高校現代化水平高低的標尺，搞好檔案現代化建設，能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

3、加強業務，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”理念。加強檔案人員自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現代化管理知識和先進技術設備提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業務能力培養、提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步、推動檔案事業發展的關鍵。4、穩定隊伍，改善條件。要采取切實措施，建立一支有較好政治、業務素質的相對穩定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關規定，認真做好專業技術職務聘任工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門要對與本部門關系密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列入學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。

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1.1康復醫療檔案管理基礎不高

部分康復醫療檔案管理者還存在缺乏專業素質和檔案管理能力的實際現象，造成康復醫療檔案制作、利用過程中出現各類隱患。康復醫療檔案信息的增加和傳統檔案管理工作也出現結構矛盾，一些康復醫療機構甚至出現縮短保存期限、擅自銷毀康復醫療檔案的問題，給康復醫療檔案管理帶來基礎性的影響。

1.2康復醫療檔案質量不高

康復醫療檔案的質量與管理工作的效率和質量密不可分，當前康復醫療檔案的形成過程中存在著嚴重的質量問題，例如：康復醫療檔案的書寫質量不高，缺少必要的環節和部分，造成康復醫療檔案信息的不完整和不準確，給康復醫療檔案管理帶來嚴重的基礎性影響。還有些康復醫療人員在制作檔案過程中不能根據相關的要求進行工作，出現字跡潦草、語言使用不規范、專業名詞錯誤，大大地影響了康復醫療檔案的正規性，導致康復醫療檔案的法律效力降低，難于確保康復醫療檔案管理工作的質量。

1.3康復醫療檔案管理規范化不高

規范化是康復醫療檔案管理工作開展的前提，而當前康復醫療檔案管理工作存在各自為戰的實際問題，部門分割和行業封閉現象明顯，使康復醫療檔案管理失去規范化的引導，出現康復醫療檔案管理工作信息交換不足、康復醫療檔案管理工作目光狹小的問題，既不能全面發揮康復醫療檔案的重要價值，也不能為康復醫療的現代化和信息化建設提供基礎。

2康復醫療檔案管理智能化的發展對策

2.1提高對康復醫療檔案管理的重視

康復醫療的領導者要對檔案管理工作有超前的意識，要敢于打破陳舊觀念的束縛，給予康復醫療檔案管理更多的指導，使康復醫療檔案管理從傳統管理向現代化的智能化管理邁進。

2.2加強康復醫療檔案的專業建設

康復醫療組織應該成立康復醫療檔案室和信息科，要重點組織康復醫療檔案工作人員進行檔案學、信息學和計算機技術的全面學習，以適應康復醫療檔案管理智能化的發展方向。

2.3提高康復醫療檔案基礎環節質量

要建立康復醫療檔案質量獎評考核制度，嚴格執行三級醫師查房制度，嚴格診療規程，材料形成過程既要實事求是，又要符合規范，要常檢查，常反饋，及時發現問題，及時糾正。

3結語

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這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

3利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。

4人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、特點

1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段

市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。

這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理

由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。

流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。

3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢

即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業破產、兼并出現之后，企業干部任用上出現招聘廠長、經理，企業干部自己可自由擇業，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

三、意義

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

篇7

1.制定電子檔案管理規范

電子檔案的每一個環節：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質量，促進電子文件管理的科學性，應該制定相關的法律法規和管理規范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關網絡系統保密驗收的規范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。

2.統一電子檔案管理

軟件建立規范的電子檔案接收數據格式，將檔案整理軟件進行推廣和統一。首先由地方的檔案管理部門規定統一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規范化處理，然后發放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓工作，對檔案管理工作人員進行業務和技術的繼續性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導，委派專業技術人員幫助檔案管理人員發現工作的不足，找出解決措施，促進統一數據格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內容具有不穩定性,存儲介質易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調節環境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環境衛生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備,及時更新電子檔案的文件結構,加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網絡中電子文件系統的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結構,以適用新的“生存環境”。

4.加強我國電子檔案的安全

（1）建立數據備份和恢復系統。備份技術是針對電子檔案管理安全患的重要技術手段，是必不可少的安全性措施。面對網絡系統的安全隱患，應完善數據備份和恢復系統，使計算機或者網絡發生安全性事故時，關鍵、重要的信息數據能有效恢復。（2）要加強網絡的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、權限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標志是簽署和印章,在現代技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。

5.提高我國檔案工作人員素質信息化進程

推進了檔案管理的現代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術水平，增強現代檔案管理專業修養，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網絡電子文件操作者，對其進行權限控制。單位應引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業務和計算機技術。

二、總結

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關鍵詞：企業人事檔案管理；路徑依賴；路徑選擇；信息化

“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，North等經濟學家引入新制度經濟學和進化經濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現在可能的選擇[1]，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現象具有先動優勢，即使后來環境發生了改變，它也有可能繼續自我增強，最后“鎖定”在次優的狀態。隨著我國經濟的迅猛發展，企業的發展也是日新月異。而企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎，也是企業檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現實意義。

一、企業人事檔案管理中的路徑依賴

1.企業人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

企業以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現象不斷自我強化，導致了企業人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

2.企業人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

目前，仍有不少企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

3.企業人事檔案管理不規范，利用率低。

有些民營企業是從家庭小作坊發展起來的，管理本來就不是很規范，人事檔案管理更是不規范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業主口頭上說了就算的現象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業人事檔案管理的不規范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。這些原因相應地造成了企業人事檔案價值不高，利用率降低。

二、企業人事檔案管理的路徑選擇

企業不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業的一切管理工作都是以是否有利于企業獲得利潤為目標的。企業檔案管理的存在和發展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業的人事檔案管理能夠滿足企業的這種內在需要，它就能生存和發展[4]。因此，針對企業的特點，應突破傳統人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現代化的新路徑。信息化是從原始靜態檔案管理到動態檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創新的起點。這一路徑的選擇對企業人事檔案管理提出了新的要求。

1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2.依托專業人才是信息化的有力保證

由傳統的檔案實體管理轉變為信息管理，只掌握傳統檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現人事檔案的信息化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律、分類方法及有關的技術；二是現代化信息技術培訓，培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統平穩、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業服務。

3.建設人事檔案管理系統是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現網絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統的主要功能如下圖所示：

人事檔案管理系統

數據復制

文件傳輸

報表管理

員工管理

系統安全

一方面，通過該系統能夠實現文件檔案管理一體化。在辦公自動化環境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統隨時掌握文書，業務部門的管理動態，及時進行指導，從而實現檔案的超前性、預見性管理[5]。

另一方面，企業文書、業務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業局域網的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業生產建設提供了快捷、高質量的服務。

三、路徑選擇中應注意的問題

1.信息化檔案管理面臨的經費問題。

檔案信息的數字化、網絡化，管理服務的現代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業，尤其是中小企業去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統的人事檔案管理上。

2.檔案保密和檔案安全受到挑戰。

信息網絡已經不斷的深入到各個領域。在網絡環境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業檔案管理現代化的高度重視，需加以研究解決。

總結

綜上所述，本文分析了我國企業現行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業人事檔案管理應走信息化、現代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業人事檔案管理，以網絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發揮人事檔案的實際效能，為企業提供服務。

參考文獻：

[1]諾思.制度、制度變遷與經濟績效[M].上海：三聯書店，1994

[2]劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].檔案學通訊，2005，5：10-12

[3]張新芳.人事檔案工作如何適應新時代企業人力資源管理的新要求[J].蘭臺世界，2006，12：41-42

篇9

【關鍵詞】老年慢性病；社區健康檔案；生活質量；改善效果

慢性病又名慢性非傳染性病癥，它并非特指某種疾病，而是多種病癥的代名詞。像高血壓、糖尿病和冠心病等，均屬于慢性病癥[1]。由于此病癥的發病人群多以老年患者居多，再加上此類病癥具有病程時間長且易反復發作等特點，隨著患者年齡的增加，能使其腎臟、心和腦等重要器官受嚴重威脅，從而使患者的生活質量受影響[2]。社區健康檔案管理是服務設施中的一種方法，通過將患者的病情分類，并予以針對性管理方案，能有效改善其生活質量。為進一步探究對老年慢性病患者予以社區健康檔案管理，對其改善生活質量的影響，現報道如下。

1資料與方法

1.1一般資料

選取我院2013年1月前未實施社區健康檔案管理的老年慢性病患者46例為對照組，其中男27例，女19例；年齡63～81歲，平均（77.6±2.3）歲；病程1～7年，平均（2.7±1.8）年；冠心病15例，糖尿病17例，高血壓14例。另選取2013年1月后實施社區健康檔案管理的老年慢性患者46例為研究組，其中男26例，女20例；年齡64～82歲，平均（78.5±2.4）歲；病程1～8年，平均（2.9±1.7）年；冠心病14例，糖尿病19例，高血壓13例。根據上述所述，把對照組與研究組患者的臨床資料對比，差異無統計學意義（P＞0.05）。

1.2方法

為患者構建健康檔案，全面評估患者的病情及基本情況，并依照患者的具體病癥狀況予以分組。健康管理模式實施前，社區人員可以調查問卷的方式，對患者的膳食結構優良率和服藥依從性、疾病知識知曉率和生活方式優良率等進行了解，并通過與患者的實際情況相結合，予以正確合理的干預措施，其中包括：生活方式指導、健康教育和疾病治療指導等。同時，社區醫護人員還要定期對患者進行健康教育指導工作，對老年群體的活動特點予以充分利用，對活動地點及時間合理選擇，并向患者發放治療及預防宣傳手冊。對知識水平低下患者，社區醫護人員可采取模擬訓練及操作演示等方法對患者實施教育。加強教育宣傳工作，設立社區健康宣傳板，以畫報的形式將預防措施、注意事項和用藥方法等展現出來，這樣便于患者閱讀。對伴有緊張、焦慮等心理素質低下患者，社區醫護人員可通過對話交流的方式，向患者簡單介紹疾病相關知識，耐心解答患者的疑慮及擔憂，對于患者的傾訴要做到細心聆聽，時常鼓勵安撫患者，幫助患者樹立自信心。此外，社區醫護人員還應做到定期隨訪觀察，對患者的飲食控制及服藥情況予以了解，對治療過程中發生的問題采取及時處理。在走訪過程中，社區醫護人員還要監測患者的疾病指標情況并將其整理成檔案，這樣能為后期治療提供數據支持。此外，每個月社區醫護人員都會對社區居民的心率及血壓情況進行檢測，根據不同患者的具體情況，為其制定合理的家庭管理方案，同時，沒三個月都會對患者的體重、身高及血糖情況進行檢測，并對估算患者的健康指數，每隔7天對電話隨訪1次，這樣能對患者的病癥狀況及生活改善情況予以及時了解。

1.3評價標準

實施SF-36（生活質量評定表）對實施前后患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況。生活方式優良率：患者謹遵醫囑，飲食習慣合理化、運動鍛煉適當；服藥依從良好率：定期復查、藥物服用定量定時。1.4統計學方法采用SPSS13.0統計學軟件對數據進行處理，計量資料以“x±s”表示，采用t檢驗；計數資料以百分數（%）表示，采用x2檢驗。以P＜0.05為差異有統計學意義。

2結果

2.1對比觀察患者實施前后的指標改善情況

實施前，患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況與實施后相比，組間數據差異顯著，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。

2.2對比觀察實施前后患者的生活質量情況

實施前，（74.5±8.1）分患者的生活質量評分，實施后，（82.3±11.1）分為患者的生活質量評分。經對比，實施前明顯低于實施后，差異有統計學意義（P＜0.05）。

3討論

病因復雜、易反復發作和治療時常長等，是慢性疾病的主要特點，再加上受外因因素的影響，如老年患者的年齡較高、其機體抵抗能力較低等，很容易導致患者在治療過程中出現焦慮、緊張等不良心理情緒，又或者是飲食控制不合理及不遵醫囑服藥等，從而使治療效果受影響[3]。健康管理是一門新興學科，它主要是表示，將針對性干預措施落實到患者的治療過程中，從而達到健康管理、延緩及阻礙病癥的目的。健康檔案管理是一種服務機構，通過對患者病情狀況的全面評估，并將其設置成檔案，再根據不同的患者的具體情況，為其制定針對性的指導工作，這樣不僅有助于患者的病癥的改善，而且還能使患者的生活質量得到提高[4]。從上述研究結果中可以看出，老年慢性病患者予以健康檔案管理，能使患者的的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標情況得到改善，使其生活質量也明顯優于實施前，差異有統計學意義（P＜0.05）。綜上所述，健康檔案管理模式的實施，對慢性病癥的改善及生活質量的提升具有重要作用。除此之外，社區健康檔案管理的實施，還有助于醫護人員對患者治療過程及病情變化情況的全面掌握，對治療方案的調整能提供重要依據，同時還能節省醫療中開支及資源。由于現下健康檔案管理工作仍處于發展階段，為了能使其更加完善，本人提出以下幾點意見：①設立電子健康檔案，通過互聯網實施綜合干預；②健全社區健康監測網絡，對檢測實施計劃予以制定；③為每位患者制定一張健康卡，將患者的基本醫療信息輸入健康檔案內，這樣便于醫護人員的患者信息的提取，避免救治時間受延誤。

總而言之，將社區檔案管理應用到老年慢性病患者的臨床治療中，即能加快患者病癥康復，而且還能使患者的生活質量有所改善，值得臨床應用推廣。

作者:何紅球 單位:桂林市人民醫院北門社區

參考文獻

[1]陳冬雅,鐘雪花.社區老年慢性病患者在實施健康管理模式后的改善情況評價[J].深圳中西醫結合雜志,2016,26(18):192-194.

[2]彭柳媚,胡于俊,周子英.社區護理干預對老年慢性病患者生活質量的影響[J].齊齊哈爾醫學院學報,2015.36(10):1549-1551.

篇10

這一點主要從檔案管理人員的角度出發，就如何提高檔案管理人員的工作責任心，幫助檔案管理人員明確工作任務等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

2現階段檔案管理工作建設中存在的主要問題

隨著信息技術的不斷發展和網絡時代的來臨，檔案管理作為一種傳統化的工作，已經慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現象的出現，一方面是因為大多數人不知道檔案管理工作的具體內容和作用，在了解度和認知度上存在誤區；另一方面是由于檔案管理人員素質不高、職業素養較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責任心和職業道德素質，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業知識的掌握少，造成檔案管理無法發揮出其應有的積極作用。因此，需要單位領導者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續弱化。

3新形勢下檔案管理工作規范化的主要方法

3.1完善檔案管理工作的規章制度要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。

3.2制定出符合時展要求的檔案管理方案現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。

3.3采用科學的管理方法，提升檔案管理職能檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

4結語