電算化會計范文

導語：如何才能寫好一篇電算化會計，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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我國最早在1979年把計算機在會計中的應用簡稱為“會計電算化”。隨后借鑒國外的提法，出現了“電算化會計”、“電腦會計”等概念。后來，人們把審計電算化和電算化審計也看成意義相同的兩個概念。嚴格地說上述兩組概念是有差別的，會計電算化和審計電算化并不考慮會計和審計的原理、程序、方法的變革，其內容沒有變化，僅僅是處理手段的替換，指一種電算化工作過程。電算化會計和電算化審計強調的是將計算機技術與傳統會計和審計相結合后誕生的一種新型會計和審計。它不僅包含了實現電算化的過程，而且特指一種新型交叉學科的產生。

現在，人們已認識到電算化會計對傳統手工會計產生的多方面沖擊，有人認為這種沖擊是對傳統會計的一次革命。人們也正在討論電算化會計對傳統手工會計的要素理論、基本假設及核算原則等會計理論所產生的沖擊，為建立電算化會計的理論體系統準備。同樣，電算化審計也造成了對傳統手工審計的沖擊和革新。電算化審計要面對新的審計環境、審計線索、安全控制的變化研究新的審計方法、程序和途徑，形成一套不同于傳統審計的新的理論、方法和程序體系。

二、存在問題

1．電算化會計軟件不能完全滿足電算化審計的要求。目前，電算化會計軟件的功能由核算型向管理型轉變，其功能越來越強，結構越來越復雜。但是，軟件對如何滿足電算化審計要求的考慮還不夠，如不少系統沒有考慮提供標準的數據接口或者對數據結構不開放，這為電子數據的自動轉換帶來困難。會計軟件設計的數據庫結構也存在不規范之處才同時，對數據的查詢不能滿足雙向查詢的要求，更談不上二維查詢了。另外，電算化會計軟件在保留審計痕跡方面還存在不少缺陷，尤其沒有考慮為電算化審計預留測試通道，這個問題需要通過制定法規和市場競爭來解決。

2．電算化審計法規建設滯后。財政部從1989年開始先后了《會計核算軟件的幾項規定》等多項法規，使我國電算化會計工作逐步走上規范化道路。這些法規中雖然提到了關于保留審計痕跡和不能有人工修改報表功能的規定與要求，但因上述法規主要是針對電算化會計工作而的，遠遠不能夠滿足電算化審計的要求。因此，有必要對電算化審計從定義、原則、方法、要求到評審都進行規定，使人們在開展電算化審計工作時有章可循。與此同時，還要對電算化會計法規進行修改和完善，使兩類法規相互配套。

3．電算化審計研究與應用落后于電算化會計。電算化會計工作經過多年的發展，在電算化會計軟件的研究與開發方面，已取得了較好成績。會計軟件的研究正在朝兩個方向發展，橫向是與企業管理相結合，研究開發面向企業各級管理部門的網絡財務軟件;縱向是研究為企業高層管理服務的財務決策支持系統。由于電算化審計起步晚及配套措施滯后，使得電算化審計的研究落后。目前絕大多數會計師事務所都購置了電腦，但是大多只用于打字和輔助計算，用于輔助審計的極少。電算化審計的應用還沒有進人普及階段。

三、特點比較

電算化會計和電算化審計是兩個既有聯系又有區別的新型交叉學科，兩個學科既有共同點又有不同特征。兩者主要特點如下：

1．將信息技術和計算機技術分別與會計或審計交叉融合。不管是電算化會計還是電算化審計都是將信息技術、計算機技術與會計和審計的原理、方法相結合并融為一體，對手工會計和審計的原理，程序及方法進行變革，形成一套新的電算化會計和電算化審計核算系統。新系統的原理、程序、方法、功能和結構與手工信息系統是不同的。

2．數據電子化和工作程序化。電算化會計和電算化審計的數據都必須是存人計算機中的電子化數據，可以通過計算機網絡連接雙方來實現網上處理。并且電算化會計或電算化審計的大部分處理過程是展于結構化的，可由計算機程序自動完成。非結構化問題可以借助人工智能技術輔助解決。

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內部控制起源于審計和管理的需要，管理的需要及保證資產安全和會計信息真實是內部控制發展的主要動力。內部控制經歷了4個發展階段：①內部牽制階段，以查錯防弊為目的；②內部控制制度階段，將內部控制分為會計控制和管理控制；③內部控制結構階段，將內部控制分為控制環境、會計系統、控制程序；④內部控制整體框架階段，將內部控制分為控制環境、風險評估、控制活動、信息和交流、監督5個相互聯系的部分。內部控制理論由簡單的崗位內部牽制向結構化的內控機制發展，并進一步發展成將企業環境、業務過程和管理有機結合的綜合控制系統，其演變過程可以說是各方利益集團共同作用的結果。

以按照美國權威審計機構COSO為代表的現代內部控制理論將內部控制定義為“由企業董事會、管理層和其他員工制定和實施的，旨在為經營的效果和效率、財務報告的可靠性以及相關法律法規的遵循性等目標提供合理保證的過程”，其整體框架由控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五項要素構成。每個要素均承載三個目標：經營目標、財務報告目標、合規性目標。

企業管理人員、審計人員在經營管理實踐中將現代內部控制理論運用于會計信息系統，已經形成了較為完善的自我監督和行為調整的會計內部控制框架。

2、電算化會計信息系統內部控制的特性

在電算化條件下，會計信息系統的內部控制問題異常嚴峻：

2.1基于計算機存儲器的數據管理方式，使會計數據泄漏和損失的風險因計算機軟硬件系統的脆弱性而成倍放大。計算機軟硬件系統發生故障時，數據的完整性將取決于備份的時效；而地震、洪水、建筑物倒塌等自然災害也將造成無法挽回的數據損失。甚至商業軟件加密卡的丟失和損壞都會給系統造成災難，同時給企業帶來巨大經濟損失。

2.2信息化常常使業務流程和財務流程整合在軟件系統中，包含許多不成文規則的手工方式的權限控制就必須重新分配。如果電算化下的控制模式沒有充分挖掘出手工方式下諸多的隱含規則，將造成電算化會計信息系統內部控制的漏洞。

2.3電算化條件下，技術人員尤其是系統管理人員的控制問題變得非常突出。極端情況下，系統管理人員可能造成極其毀壞或者全部系統崩潰的危險。

2.4操作權限劃分和登陸密碼保護尤其重要。各級操作權限的隨意設定，密碼的泄露以及忘記，都會造成損失。

由此可見，隨著會計信息化的進程，手工會計系統原有的內部控制已不能適應電子數據處理的新特點，不能有效地降低電算化會計信息系統特有的風險，為了系統的安全可靠和系統處理與存貯的會計信息準確完整，必須研究建立電算化會計信息系統的內部控制框架。

3、電算化會計信息系統的內部控制框架

按照現代內部控制理論，電算化會計信息系統的內部控制框架由控制環境、風險評估、控制活動、信息和交流、監督5個相互聯系的部分組成。

3.1控制環境

內部控制的環境是控制系統中其他要素的基礎，控制環境是各種因素共同作用的結果，可以增加或減少具體控制政策和程序的實施效果。換言之，控制環境決定著組織的整體風格，左右著組織中各成員的控制意識。

控制環境具體包含以下因素：誠信的原則和道德價值觀、雇員品質和能力保證、管理哲學和經營風格、組織結構、董事會和審計委員會、責任分配與授權、人力資源政策和程序。

現實中會計信息造假案此起彼伏，股市人氣渙散，造成這類事件的原因很多，而內部控制環境的缺陷是每個事件的共性原因。會計信息化（電算化）帶來了會計工作方式和業務處理流程的改變，也可能引起會計內部控制環境各因素的變化。因此，企業必須在開展會計信息化工作的同時重視內部控制環境建設，優化企業紀律與架構，塑造企業文化，提高企業職工的控制意識。

3.2風險評估

每個企業都面臨著來自內部和外部的不同奉獻，這些風險都必須加以評估。風險評估的先決條件是制定目標。風險評估就是一個確認、分析和管理企業實現目標過程中可能發生的風險的過程。會計信息系統的風險評估應該包括三個步驟：

第一，明確系統目標。電算化會計信息系統的目標服務于企業整體目標，包括營運目標—包括績效和獲利目標及資產保全目標；財務報告目標—防止報送不真實的財務報告；合規性目標—企業經營活動應遵循國家相關的法律法規。

第二，辨識和分析風險。電算化會計信息系統面臨的風險，既有內部因素也有外部因素。管理層必須謹慎注意各種風險，并采取必要管理措施。辨識和分析風險的過程是一種持續并反復的過程。電算化會計信息系統的風險分析必須結合系統的外部環境以及系統內部要素（硬件、軟件、人員、規程、數據）來進行。分析風險通常要考慮以下內容：系統面臨的威脅和易受到的攻擊；這些威脅對系統的影響程度；威脅發生的可能性；風險的性質。

第三，環境變化后的應對。系統外部經濟、產業以及管理等控制環境隨時都會發生變化，系統內部軟件、硬件、人員等要素也后發生變化，當這些變化發生時，會計信息系統的活動應隨之進行改變。因此，風險評估中最關鍵的步驟就是確認內部和外部變化的情況，并及時采取必要的行動。

3.3控制活動

控制活動是為了確保管理層的指令被執行而建立的政策和步驟。電算化會計信息系統中常見的控制活動包括：

職責分工：職責分工是防止某個員工在他的正常職責范圍內產生（或隱瞞）錯誤或違規行為必要且有效的措施。職責分工的原則是將交易授權、交易記錄和資產監管三種權限必須分配給不同的人或部門。

適當的文檔和記錄：在會計信息系統中應設計和使用適當的文檔和記錄，以確保交易和事件的適當記錄。比如，文檔或記錄中的項目應當按次序實現編號，項目應能夠被使用者方便地使用和理解，表格應提供特定的欄目以指明必要的授權和責任確認。

文檔和記錄作為存儲信息的物質媒介，根據控制的需要有著各種不同的格式和內容，如銷售訂單、出庫單、付款單、采購訂單、入庫單、驗收單、收款單等等；其存儲介質可能表現為傳統的紙質文檔，也可以是磁盤、光盤等用計算機讀寫的磁性或光學介質。電算化并不排斥紙質文檔和記錄。

適當的文檔和記錄，在種類、內容、格式、形式、副本量等方面的設計上都考慮了控制的要求和管理效率的兼顧，從而在實際應用中存儲和傳遞數據的同時還以權利和責任的傳遞推進著經營的運作，以其標準化的格式和內容確保經營管理的規范化，最終提高系統的自動化水平。

限制接近資產：任何人只有在與所授權限一致的情況下才能接近資產。這就需要對接觸和使用資產的行為以及針對這種行為的記錄進行充分的實物上的控制和保衛。有很多實物控制的手段可選：現金登記簿、保險柜、鎖、保險庫、、保安人員、監控攝像設備、警報系統等。必須注意，實物控制的有效性在很大程度上依賴于保證它們正常使用的相關措施，而不僅僅是設備的存在。

會計責任檢查和執行情況復查：由授權人（或由授權人委托的人）、記錄人和資產監管人在適當的日期將資產的帳面記錄與實物進行比較，對二者之間的差異進行調查與糾正。還要定期或不定期地對經營管理行為的記錄和效果進行合法性與合理性評估。

3.4信息和交流

這里的信息是指員工能夠獲得的其工作中所需要的信息，包括用來確認、收集、分析、分類、記錄和報告組織的交易以及為相關資產和負債進行會計處理的方法和記錄。溝通是指信息向上的、向下的、橫向的、在組織內外自由的流動。會計信息系統不僅處理組織內部所產生的信息，同時也處理與外部的事項、活動及環境等有關的信息。所有員工必須從最高管理層清楚地獲取控制責任的信息，而且必須有向上級部門溝通重要信息的方法和渠道，并與外界顧客、供應商、政府只管機關和股東等作有效的溝通。

信息的文檔化為會計信息系統中高效率的信息交流提供了條件，因此，信息和交流是會計信息系統內部控制框架的重要組成部分。

3.5監督

內部控制的質量可能會在很多方面受到不利影響，包括缺乏遵從性、情況發生變化，甚至控制本身受到懷疑和誤解。為了確保會計信息系統的內部控制被切實執行,產生良好效果,并能夠隨時適應新情況，內部控制本身必須被監督。

監督是由適當的人員，在適當及時的條件下，評估控制的設計和運作情況的過程。監督通過持續監督、個別評估或者二者的組合來確保會計信息系統的內部控制能夠持續有效地運作。在內部控制的監督過程中,組織中有兩項職能非常重要,即內部審計和控制自我監督。

內部審計。電算化會計信息系統完善、健全的內部控制框架中,必須有完善、嚴密的內部審計制度、獨立有效的內部審計機構和高素質、高責任心的內部審計人員。它既是內部控制框架的重要組成部分,又是實現內部控制目標的重要手段。

控制自我評估。控制自我評估是組織的管理部門和職員共同進行定期或不定期對會計信息系統的內部控制進行評估,評估內部控制的有效性及其實施的效率效果,以期能更好地達成內部控制的目標。控制自我評估是為提高組織內部控制的自我意識所作的努力,這種活動經常以研討會的形式進行。

企業應當重視內部控制的監督檢查工作,建立和完善內部審計監督體系,并由專門機構或者指定專門人員具體負責內部控制執行情況的監督檢查。同時,為確保內部審計監督作用的發揮,促進內部控制的嚴格執行,必須加強對內部審計機構和人員的管理,提高審計人員的素質,并賦予他們一定的獨立權限,以確保審計的獨立性、客觀性。

4、結語

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一、會計電算化對會計控制的要求

自從50年代會計工作中開始應用計算機，直到70年代后數據庫技術的普遍應用，傳統的會計工作已經大部分被電子數據處理系統所代替，人們利用計算機的記憶功能、數值計算和邏輯運算功能，以及龐大而且先進的數據庫，基本代替了會計的手工操作。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的，其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記賬過程避免不了許多重復轉抄工作。而電算化會計僅需要將數據（原始憑證）一次錄入，其他的過程均可由計算機進行且瞬間即可完成。這樣，在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作，變成了電算化會計下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記賬、編表等工作，現在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此可以說，電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創造了條件，使他們有精力、有條件去關注履行會計原本就有的職能，即會計控制。另外，90年代以后，實踐中不斷開發出的許多先進適用的軟件項目，使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和管理會計核算工作。而這些核算正是實施會計控制所必需的，或者說是會計控制的內容之一。例如，在進行費用控制時，人們甚至需要追蹤到某個人的費用明細信息，這對于一個較大規模的企業來說，在手工會計條件下可以說是無法做到的。而在電算化會計下，只需在程序中設置某種輔助核算功能，就可以按照需要獲取所需的會計數據和報告。

會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇，同時也對會計控制提出了嚴峻的挑戰。一方面，是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。實施電算化會計以后，為一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于利用計算機進行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進行設計和開發，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實際上處于“先天不足、后天失調”的境地。為此，需要大力開發會計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學方法和數學模型為主的方法庫和數據庫。在進行會計控制功能的開發時，會計人員應熟悉業務，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點，系統掌握以數學為主的管理會計方法。此外，還要與系統開發人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認為，就企業會計而言，會計控制具有兩方面的內容，一方面是對會計信息質量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業生產過程的控制。

二、關于會計信息質量的控制

控制會計信息的輸入、處理和輸出使其符合會計準則和各種會計法規的要求，保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業經濟活動，保障各方面利用會計信息所進行的判斷和決策不被誤導，即我們所說的“對會計工作本身的控制”。在實施這一控制時，所設計的控制方法、措施和程序，應具有防護和自動補償。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應的事先控制予以檢查。同時，一旦發現某一處理環節有誤，就應有相應的補救措施予以糾正。

在電算化會計中，由于工具、載體、賬務處理、會計組織等發生了根本的變化，會計控制也由人工控制變為人和計算機共同控制，使會計控制更為復雜，要求更加嚴密。但是操作簡單，控制也更加有效。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數據采集和系統輸入的控制，由于目前數據的采集和輸入必須有人參與，而且數據輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應制訂標準化憑證格式，建立科目參照文件，設立科目代碼校驗位，有條件的可進行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應實施授權控制，通過設置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設專人輸入檢查控制環節，未經檢查，應無法進行下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進行的，主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力，系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關人員進入計算機程序操作。

由此可見，電算化會計控制的關鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統的控制點；二是確定計算機硬件設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡越發展，會計控制自動化的程度就會越高。可以想象，當全社會都用計算機網絡連接起來以后，就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別，甚至完全可以采用電子數據網絡傳輸，以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強

三、關于企業生產經營過程的控制

現代企業可以看作是各種職能、各種業務處理過程相互聯系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標的系統。為保證系統的配合和協調、保證企業經營方針和系統最優化目標的實現，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預算、內部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業生產經營過程進行控制。會計電算化為企業利用會計信息進行管理創造了條件，這種會計控制通常有以下特征：①充分利用電算化會計信息。借助計算機對會計數據進行重新分類和整理。通過系統接口或集成方式做到數據共享，一次輸入，多次使用。②需要進行電算化會計信息系統的再開發或二次開發。增加輔助核算，把以運籌為主的數學方法和數學模型開發成方法庫和模型庫，并同會計信息系統有機結合，利用計算機先進快速的處理和計算優勢實施會計控制。③會計人員可以專注地進行會計分析、制定控制標準和參與政策。④計算機自動報警和實時控制。即將控制標準事先輸入會計系統作為“控制線”，執行中一旦出現差異就激活計算機自動報警，以及時調節或改正作業。一般對企業生產經營過程的控制，包括效益控制、資產控制和風險控制等。

1.效益控制。效益控制的目標是以最小的資金占用和耗費，最優的資金投入組合，獲得最大的產出效益，簡單的說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預算等事前控制和跟蹤計劃實施，進行成本、費用指標分解，采用限額開支和責任會計等事中控制。利用計算機的輔助核算，生成適合管理和控制要求的企業內部效益控制報告，如成本費用報告、合同執行報告、責任中心報告等。會計人員應集中精力利用計算機的計算和處理結果進行會計分析，并應對影響企業效益的主要因素進行分析、研究。

2.資產控制。資產控制的目標是保持資產實物的安全、完整并使其保值、增值，以實現企業長遠發展的戰略目標。這種控制可以分為實物控制和價值控制兩類。對資產實物的控制，主要包括不相容職務分離控制和授權審批控制，運用計算機進行實物資產管理，對資產的購買、保管、領用、處置應有完整記錄并定期清查和核對，還應經常對內部控制程序和控制執行情況實施審計控制。資產的價值控制，主要包括按資產保值、增值的要求實施財產保全控制，根據需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產折舊，及時進行固定資產大修理等，保證企業再生產順利進行。

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一、電算化會計條件下的審計程序

按照《審計法》的規定,一般審計程序可分為四個階段,即準備階段、實施階段、審計結論和執行階段、異議和復審階段。電算化會計審計也可分為這四個階段,同時結合自身的特殊要求,運用本身特有的方法,對電算化會計系統進行評價。

(一)準備階段。在此階段主要是初步調查被審計單位會計電算化系統的基本狀況,并擬定科學合理的計劃。一般包括以下主要工作。

1.調查了解被審計單位電算化系統的基本情況,如電算化系統的硬件配置,系統軟件的選用,應用軟件的范圍,網絡結構,系統的管理結構和職能分工、文檔資料等。2.與被審計單位簽訂審計業務約定書,明確彼此的責任、權利和義務。3.初步評價被審計單位的內部控制制度,以便確定符合性測試的范圍和重點。4.確定審計重要性、確定審計范圍。5.分析審計風險。6.制定審計計劃。在審計計劃中除了對時間、人員、工作步驟及任務分配等方面作出安排以外,還要合理確定符合性測試、實質性測試的時間和范圍,以及測試時的審計方法和測試數據。

如果要安排利用計算機輔助審計,則還需列出所選用的通用軟件或專用軟件。對于復雜的電算化系統,也可聘請專家,但必須明確審計人員的責任。

(二)實施階段。實施階段是審計工作的核心,也是電算化審計的核心。主要工作是根據準備階段確定的范圍、要點、步驟、方法,進行取證、評價,綜合審計證據,借以形成審計結論,發表審計意見。實施階段的主要工作應包括以下兩個方面的內容。

1.符合性測試。進行符合性測試應以系統安全可靠性的檢查結果為前提。如果系統安全可靠性非常差,不值得審計人員信賴,則應當根據實際情況決定是否取消內控制度的符合性測試,而直接進行實質性測試并加大實質性測試的樣本量。在會計電算化系統的符合性測試項目中,主要內容應該是確認輸入資料是否正確完整,計算機處理過程是否符合要求。如果系統安全可靠性比較高,則應對該系統給予較高的信賴,在實質性測試時,就可以相應地減少實質性測試的樣本量。由于我國的電算化審計剛起步,還沒有相應的法律法規,相應的具體審計準則也沒有出臺,所以目前情況下,可暫時以財政部頒發的有關會計電算化的工作規范、條例、辦法等作為參照,并以此作為符合性測試的主要內容。

2.實質性測試。實質性測試應該是對被審計單位會計電算化系統的程序、數據、文件進行測試,并根據測試結果進行評價和鑒定。進行實質性測試須依賴于符合性測試的結果,如果符合性測試結果得出的審計風險偏高,而且委托人有利用會計電算化系統進行舞弊的動機與可能,并且委托人又不能提供完整的會計文字資料,此時注冊會計師應考慮對會計報表發表保留意見或拒絕表示意見的審計報告。進行實質性測試時,可考慮采用通過計算機和利用計算機進行審計的方法,具體包括:a.“測試數據法”,就是將測試數據或模擬數據分別由注冊會計師進行手工核算和被審計單位電算化系統進行處理,比較處理結果,作出評價;b.“受控處理法”,就是選擇被審計單位一定時期(最好是12月份)實際業務的數據分別由注冊會計師和會計電算化系統同時處理,比較結果,作出評價。

3.利用輔助審計軟件直接審查會計電算化系統的數據文件。注冊會計師可利用通用或專用審計軟件直接在會計電算化系統下進行數據轉換,數據查詢,抽樣審計,查賬,賬務分析等測試,得出結論,作出評價。

(三)審計結論和執行階段

注冊會計師對會計電算化系統,進行符合性測試和實質性測試后,整理審計工作底稿,編制審計報告時,除對被審單位會計報表的合理性、公允性、一貫性發表意見,作出審計結論外,還要對被審單位的會計電算化系統的處理功能和內部控制進行評價,并提出改進意見。

審計報告完成后,先要征求被審單位的意見,并報送審計機關和有關部門。審計報告一經審定,所作的審計結論和決定需通知并監督被審單位執行。

(四)異議和復審階段

被審單位對審計結論和決定若有異議,可提出復審要求,審計部門可組織復審并作出復審結論和決定。特別是被審單位會計電算化系統有了新的改進時,還需組織后續審計。

二、電算化會計條件下的審計內容

電算化會計系統與手工會計系統不同,它是由會計數據體系,計算機硬件和軟件以及系統工作和維護人員組成,所以電算化會計的審計內容與手工會計系統也存在著較大的差別。電算化會計審計的內容主要包括以下內容:

(一)對會計電算化系統的內部控制的審計。一方面是企業的內部控制能在多大程度上確保會計電算化系統中會計記錄的正確性和可靠性,如輸入、輸出的授權控制,業務處理的審核等。另一方面是內部控制的有效執行能在多大程度上保護資產的完整性,通過以上兩方面的評價,可以判斷企業內部控制系統能在何種程度上防止或發現會計報表中的錯誤及經營過程的舞弊。

(二)對會計電算化系統的處理和控制功能的審計,也可稱為對會計電算化系統程序的審計。會計電算化系統的核心就是會計軟件,會計軟件程序質量的高低,直接決定了會計電算化系統整體水平的高低,在這部分里主要審計會計軟件程序對數據進行處理和控制的及時性、正確性和可靠性,以及程序的糾錯能力和容錯能力。會計軟件程序的審計可采用通過計算機審計的方法及利用計算機輔助審計中的數據轉換功能的方法來完成。

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關鍵詞：會計信息系統；電算化會計

在了解會計信息系統之前，我們首先要了解系統和信息兩個概念。系統是由若干個相互聯系、相互制約的部分組成，并具有特定目標和功能的有機整體。相互聯系的若干部分稱為系統的子系統(也稱為模塊)，它們是系統內能完成某種功能的單元。系統的結構包括五個基本要素，即輸入、輸出、處理、反饋和控制。信息是經過加工的、具有一定意義的、對管理者有價值的數據，是企業管理活動中最有價值的資源。信息系統的功能包括收集與輸入、加工、存儲、傳遞、輸出；會計是一個以貨幣為計量單位，按照一定的原則和程序，采用一定的方法和手段，對特定的部門和單位的經濟活動進行核算與監督的系統。

一、會計信息系統

會計信息系統是指從會計的整體性觀點出發，運用系統的思想、方法、程序、組織和各種技術，將會計工作過程化，將工作方式系統化，旨在向會計信息的使用者提供經過加工的具有一定意義和價值的以財務信息為主的經濟信息。

在一個會計期間，會計主體所發生的全部經濟業務都要通過會計信息系統進行處理，將大量的經濟業務數據轉換為有價值的會計信息，提供給會計信息的使用者。這個過程從接受原始憑證、分析經濟業務開始到編制會計報表,都是遵循著會計信息的輸入、存儲和輸出周而復始地進行的，由此形成了會計循環。

會計信息處理按其所用的技術手段的不同可以分為手工會計處理技術和電算化會計處理技術兩種。

會計手工處理技術，會計手工處理技術就是以人的感覺器官作為輸入器，用紙相筆把觀察到的經濟事實予以記錄，存儲下來，以算盤、計算器作為計算工具，利用一些簡單的機械，如收銀機等，按照上述各種會計處理程序，在大腦的指探下，進行分類、記錄、計算、分析、檢查和編表等一系列數據處理工作。會計手工處理技術的速度受到人們閱讀速度、記錄速度和運算速度的制約，一般比較緩慢。實行會計電算化，將會大大地提高會計工作的質量。由于電子計算機有極快的運算速度，會計數據的任何處理都可以由電子計算機完成，而且還能夠存儲運算結果及運用數學公式，因此其核算工作效率是手工操作無法比擬的。在手工操作情況下，對各種會計數據的計算，每運算一次都要重復操作-次：例如，對于材料采購費用、制造費用等各種共同費用的分配，每次計算一次都要重復操作-次，工作量大、速度慢；在電算化會計下，可以將計算程序和計算公式存入計算機，只要輸入原始數據，即可得到要求的數據這就提高了核算工作的效率，減少了核算工作量。

二、會計電算化

實行會計電算化，會計檔案的保管、查閱也大大方便于手工操作。在電算化條件下，除了必要的原始憑證以外，各種記賬憑證、賬簿和會計報表都可以有磁帶、磁盤等作為信息載體，一般企業一年的會計信息，只需1張光盤即可全部存儲起來，其體積只占一張紙質賬頁的空間。在查閱會計檔案時，盤片中外存的信息，可以迅速調入內存，立即能從計算機中查閱任何數據。

會計電算化處理技術，電算化會計處理技術就是以計算機作為工具，來進行會計數據處理。計算機是一種應用電子技術，它是通過設計一定的指令程序，按照人們的意圖分析數據、處理數據，并得到預期結果的計算工具。計算機一般由輸入、存儲、算術及邏輯運算、控制和輸出等五個部分組成。其特點是：速度快、精度高，具有記憶功能，能連續工作，具有選擇、判斷以及做出合理決定的邏輯功能，具有多功能的輸入、輸出設備。電算化會計是以計算機為核心，融系統論、會計學、計算機技術及信息技術為一體的綜合學科。

電算化會計一般分為核算子系統、管理子系統以及會計決策支持子系統。針對以上內容，會計軟件主要分為核算型財務軟件、管理型財務軟件和決策支持型財務軟件。用友和金蝶是我國企業常用的財務軟件。企業可以根據經營規模、經營性質、財力狀況等因素，權衡利弊，選擇適合企業的財務軟件，如用友、金蝶或其他品牌的財務軟件，或者自行開發。

從會計工作的主要內容和計算機工作的特點看，會計電算化的形式包括以下四個方面：賬務處理電算化，這部分的電算化，主要是運用計算機完成記賬憑證或原始憑證的輸入、匯總、復核、校對，產生總賬、各級明細賬和各種匯總表，并處理銀行對賬、數量核算、外幣核算等內容；核算工作電算化，這部分的電算化，主要是在各個單位已選擇的會計政策的基礎上，進行工資的核算、固定資產的核算、各種存貨的核算、成本的核算、銷售的核算等內容；報表處理電算化，這部分的電算化，主要是由計算機從已輸入的數據和其他資料中自動生成；管理電算化，這部分的電算化，主要是由企業的會計人員或管理者運用計算機進行財務計劃、財務預算、財務預測、財務分析、財務控制等工作。

三、會計軟件的選擇

近年來，我國會計軟件市場已初具規模，出現群雄競爭的局面。迄今為止，通過各級財政部門評審的商品化會計軟件已數百家，商品化會計軟件產品品種、版本繁多，各具特點。在不同層次平臺上都有一定數量的用戶。當詢問哪一種會計軟件最好時，你不可能得到一個正確答案，因為沒有哪種軟件能夠滿足任何一個組織的需求，但是很可能有幾種軟件能夠適應某--企事業單位的特定需求。購買單位在選擇時往往感到無所適從，在選擇時，應從以下幾方面進行考查與選擇：

商品化會計軟件是否符合國家統一要求，具有合法性會計工作要遵循國家統一的會計制度和其他財經制度中的有關規定，對執行和完成會計工作的商品化會計軟件也不例外。

商品化會計軟件是否具有實用性和先進性在選擇商品化會計軟件時，還應考查商品化軟件在本單位使用是否實用，與其他商品化會計軟件相比是否先進。

軟件廠家的技術實力、發展前景、信譽和售后服務。軟件產品不同于其他產品，產品到達用戶手中后只具備了解決共性問題的能力。

屬于用戶自身特殊要求的功能則需要再同軟件開發商共同協商開發，而有些軟件甚至還提供給用戶二次開發的平臺和接口，這些都需要開發商的技術支持選擇商品化會計軟件時，必須對軟件制造與經銷的廠家(或公司)進行考查，看他們的技術實力、發展前景、商譽與售后服務。

成本效益分析主要是確定商品化軟件的購置費用是否在于系統整個費用中為商品化會計軟件所作的預算。

在實際工作中，會計工作者應該與時俱進的隨時更新自己的知識，優化自己的知識結構，以更好的適應社會的需求。

參考文獻：

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關鍵詞：電算化；會計檔案；特點；管理

計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。

一、會計電算化下會計檔案管理的特點

會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：

現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

軟硬件環境。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數據，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

計算機技能。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。

二、電算化會計檔案的管理內容

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。

2、檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。

3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可；②所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。

三、電算化會計檔案管理的方法

（一）完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

針對電算化會計檔案受質量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質；②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬盤上的會計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

（二）完善各項管理制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

（5）建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（三）提高會計人員素質

由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

（四）提高思想重視程度

實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。現今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

參考文獻：

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較之傳統的手工會計工作模式，會計電算化不僅改變了傳統的會計數據處理工具，更重要的是改變了會計數據處理的方式、流程等各個環節，在一定程度上為會計工作帶來了積極地影響。為此，本文主要從會計電算化的特點出發，進一步探討會計電算化對于會計工作的影響。

關鍵詞：

會計電算化；會計工作；影響

所謂的會計電算化主要是指在實際的會計實務中應用到現代信息技術及電子技術，使得會計工作中的記賬、算賬及其編制報表等都能在電子計算的工作系統中直接完成。同時，利用電子化的方式來能夠對會計信息數據進行一定的統計分析及判斷。會計電算化的出現使得會計工作變得更加規范化和系統化，減輕了會計人員手工記賬的工作負擔，并有效的推動現代會計工作的改革發展，最終促進管理的信息化。因此，會計電算化會計工作產生的影響具有探究性意義。

一、會計電算化的特點

1.數據處理快。在實現會計電算化之后，會計工作通過計算機進行編碼的方式來得以處理相關的會計數據和信息，該種處理方式不僅有利于會計數據處理更加便捷，更能夠有效提高會計工作效率。同時，會計人員也只需錄入會計分錄，會計電算化便可自行處理工作。對于大量的重復性工作，計算機也能夠根據相應的模式來自動生成憑證。在進行報表編制時，只需輸入相應會計科目的數值，會計電算化系統便可自行計算出結果，使會計數據能夠及時進行抽取，以此編制成會計報表，使會計電算化工作較為便捷高效。

2.內控程序化。會計數據主要是利用計算機進行處理，這就意味著會計信息系統的內控方式必須呈現程序化。此外，當前的數據系統內控方法已經逐步呈現程序化，這也使得會計電算化的系統變得愈發復雜，控制點也由初始的手工會計對人實施控制，繼而轉向對人機結合的控制，在其控制內容上也發生了一定的變化，更涉及到對計算機硬件及其軟件的維護、職工職責所在以及會計信息保存管理等方面。

二、會計電算化對會計工作的影響

1.會計核算形式的轉變。在傳統的會計工作過程中，會計人員在進行會計核算工作時，其主要形式是將原始憑證的內容準確無誤的記錄到記賬憑證中，再根據記錄好的記賬憑證來登記明細賬和總賬，這是一個相對復雜且人力資源要求較多的工序。而為了減少總賬的登記量，科目匯總以及日記賬單的會計核算形式便衍生出來了，雖然這些會計核算方式在一定程度上能夠從不同的層面來反映出會計信息，然而卻不可避免的使相關的會計人員產生轉抄現象。而會計電算化的出現則能夠有效地解決此問題。會計電算化能夠避免會計人員出現重復記賬的工作，因而也能夠有效地減少因會計憑證而致使錯誤的產生。除此之外，運用會計電算化來對會計憑證進行處理，還能夠進一步規范會計憑證，依據相關的會計制度在計算機系統中設置好所需的憑證要素，若是出現非法性的憑證內容，計算機業能夠自行辨別，并拒絕會計憑證的輸入保存，有效提高會計記賬的準確性、規范性。

2.工作職能的轉變。采用會計電算化，進一步強化了會計工作的本質。會計電算化的出現，使得會計工作的目標由初始的報賬繼而轉向經營管理。尤其是在手工記賬的基礎上，會計人員更是將記賬、報賬等作為主要業務。而實施會計電算化之后，計算機能夠自行處理和計算會計數據，使得會計工作人員繁冗的工作負擔得以減輕，繼而空出更多的精力和時間來專注于自身的本質工作，并有效的提升工作效率。此外，也間接地改變的傳統的會計職能，傳統的會計職能主要對外提供報表及其相應的財務報告狀況等，而現今更是趨向于監管內在的工作情況。會計電算化的引入，使得會計信息數據更加趨向于系統完整，且具有時效性。會計人員也不再是低頭苦干于記賬當中，參與生產經營決策的可能性也有所提高。

3.會計工作方式的現代化。企業實行會計電算化之后，計算機將會自行擔負起財務會計信息數據處理的工作。相關會計部門在完成基礎的會計業務后，只需根據計算機相關工作能力擴展到其他的業務當中，即使是較為復雜的工作計算機也能夠有效的完成。同時，隨著通訊技術的不斷發展，會計信息的互聯網也逐步進入到企業當中，這就意味著即使遠離企業的終端，也能夠實現會計業務的溝通。尤其是近年來電子商務的迅猛發展，處理交易信息時，工作人員只需在計算機輸入相關的數據信息，便能夠被自行記錄到計算機系統當中，而以往的交易單據或憑證也會隨之取消，自動完成會計核算的整個過程。傳統的紙質記賬容易遭受外界的影響而出現數據缺失現象，而會計電算化能夠以電子文件形式保存好會計信息，在實現人機控制的同時有效提高會計工作方式的現代化。

4.有效提高會計數據處理效率。傳統的手工操作模式，需要多個會計人員進行反復的計算和復核原始數據，才能根據最終的數據編制出報表。而會計人員的日常工作也大都是不斷的進行過賬、算賬，在月底時再集中起來進行報表匯總和最終的數據對賬，如此反復性且又耗費大量人力的工作，工作效率自然而然的下降。會計電算化能夠利用電子計算機系統來進行會計數據處理，只需將原始憑證的會計分錄輸入系統當中，電子系統便會根據其數據自行工作。所以，較之傳統的手工操作模式，會計電算化的引入，能夠使教務繁冗的會計核算工作變得相對簡單，不僅準確性較高，更有效提高會計數據的處理效率。

三、結語

會計電算化的引入對于我國會計工作產生著極大的影響。不僅能夠高效便捷的處理會計信息數據，還能夠轉變傳統的會計工作職能，使會計工作逐步朝著系統化、標準化和規范化的方向發展。所以說，會計電算化對于會計工效率的提高效果顯著，對于企業的經營管理更是起著至關重要的作用。

作者：謝益民 單位：四川城市職業學院

參考文獻：

[1]楊森，試論會計電算化對會計工作的影響[J].經營管理者，2014（6X）.

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【摘要】要想促進電算化會計檔案利用服務工作合理化，應該健全電算化會計檔案利用服務的制度體系，構建電算化會計檔案利用服務的評價機制，更新電算化會計檔案利用服務的思想觀念，加強電算化會計檔案利用服務的人才培訓，完善電算化會計檔案的安全保護。

關鍵詞 電算化會計；會計檔案；檔案利用服務

隨著科學技術的發展，社會由原來的手工會計階段逐漸向電算化會計階段轉變，電算化會計檔案資料隨之出現，“電算化會計檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤上存儲的會計數據。”這表明會計檔案管理工作的管理對象發生了變化，手工會計檔案的管理制度與方法已經不再適用，這對電算化會計檔案的利用也提出了新的要求。因此，如何做好新環境下電算化會計檔案的利用服務工作，是一個值得深入探討與研究的問題。

一、加強電算化會計檔案利用服務的意義

加強電算化會計檔案的利用服務工作有利于企事業單位實現持續經營的目標，促進單位會計職能的實現和轉變，檢驗本單位電算化會計檔案的管理質量，維持單位正常經濟秩序，以及推動單位管理現代化的進程。

（一）實現單位持續經營目標的重要途徑。通過加強電算化會計檔案的利用服務工作，能夠迅速匯總、分析、傳送大量準確又及時的經濟信息。“從微觀上看，可利用機讀檔案對某一企業進行歷史經濟資料的比較與分析，從而制定出本企業經營與決策方案；從宏觀上看可得出某一行業過去、現在與將來的發展情況與趨勢，使企業的決策者從市場經濟的發展規律中制定出本企業當前的企業行為規范，回避風險，展望未來”。相關部門可以對電算化檔案進行會計年度對比和趨勢分析等，預測未來的經營發展趨勢，為單位決策者作出正確的經營決策提供及時依據，實現自身持續經營的目標。

（二）促進單位會計職能實現和轉變的重要措施。在電算化環境下，“方便快捷的查詢功能可以減少財務人員翻閱紙質檔案的勞累，提高工作效率，網上對賬等功能的實現，降低了財務人員查詢工作壓力，減少了外出對賬時旅途的勞累”同時，由于計算機的精確性和確定性，手工操作下可能會產生的誤差也會大量減少，有利于提高單位工作效率，解放勞動生產力，有助于會計檔案的相關管理人員能夠融入到單位決策管理，為提高單位的現代化管理水平和經濟效益服務，促進職能的轉變。

（三） 檢驗單位電算化會計檔案管理質量的重要尺度。實踐是檢驗真理的唯一標準。通過開展會計檔案信息的利用服務工作，有助于管理當局有針對性地安排工作計劃，逐步改變現行會計檔案管理制度和規范中不適應會計檔案管理的部分，逐步完善單位制度。同樣，要了解電算化會計檔案的管理質量如何，存在哪些不足和需要改進的地方，就可以通過電算化會計檔案信息的利用服務工作來進行檢驗。通過對電算化會計檔案信息的利用服務實踐，管理當局可以發現電算化會計檔案管理質量中存在的問題，并予以解決。

（四）維護單位正常經濟工作秩序的重要數據源。電算化會計檔案為打擊經濟領域的各種不法現象提供了有力證據，可以在很大程度上保護單位財產不受侵犯。通過利用會計軟件的多種功能，可以從不同角度、不同層次去考察單位的電算化會計檔案數據信息，從而掌握許多重要的數據指標，客觀評價單位已實現的各項經濟業務是否合法，是否遵守單位財務紀律，有助于打擊單位經濟領域的違法犯罪行為，揪出隱藏的經濟蛀蟲，維護單位正常的經濟工作秩序。

（五）推動單位管理現代化實現的重要方式。我國各企業單位如果要與國際接軌，緊跟時代潮流，就必須學會對會計電算化系統加以利用，使用現代化方法去管理單位財務工作，不斷提高單位的整體效益。加強電算化會計檔案的利用服務工作可以有效地完善單位會計電算化系統在利用過程中的不足，推動單位財務工作的現代化。

二、當前電算化會計檔案的利用服務過程中存在的問題

作為一種新型的經濟檔案，在電算化會計檔案的利用服務過程中還存在不少問題，具體來說主要包括以下幾方面：

（一）制度體系不夠健全。一方面，國家在會計檔案信息資源尤其是電算化會計檔案信息資源利用服務方面的相關制度體系尚不完善，對電算化會計檔案信息的開發利用尚缺乏具體的可操作的法律制度依據。另一方面，企事業單位在電算化會計檔案的利用與服務方面也缺少切實可行的管理制度。一是向信息需求者提供電算化會計檔案信息利用服務的業務制度不完善。二是電算會計檔案的歸檔和保管制度不健全。并且“沒有制定相應的電算化會計檔案保管人員職責、電算化會計檔案管理任務以及電算化會計檔案的庫房管理要求，從而造成電算化會計檔案人為和自然損壞”。三是用戶反饋機制不完善。

（二）領導認識存在不足。許多單位雖然建立了會計檔案的收集、整理等工作規范，但是這些單位的部分領導沒有意識到電算化會計檔案利用的重要性，片面地認為電算化會計檔案只能夠用來應付各種檢查，這種片面的認識直接導致了單位管理者對電算會計檔案利用事業的不重視。管理者的不重視，容易造成單位在撥付給電算會計檔案利用方面的資金等方面不夠重視。一旦資金等其他要求投入較少時，在一定程度上將直接導致電算會計檔案信息資源利用事業的經費不足，嚴重地限制電算會計檔案的充分利用。

（三）人員素質普遍不高。首先，工作人員業務能力偏低。很多單位會計檔案管理人員“對電算化會計檔案的組成內容不甚清楚，缺乏對電算化會計檔案的管理經驗，造成存有會計數據、會計軟件的磁盤介質會計檔案和其他會計文檔資料不能及時歸檔”，導致單位不能夠充分利用電算會計檔案來為單位的發展服務。其次，工作人員綜合素質不高。比如，很多會計檔案管理人員對計算機操作的相關知識比較匱乏。再次，工作人員積極性較低。

（四）安全性能不盡完善。第一，數據內容的安全問題。一是在電算化環境下，不法分子可能利用計算機和網絡來竊取、變造、偽造一些至關重要的數據，會計信息的安全性因此受到威脅。二是在拷貝過程中，多數單位很少有系統拷貝收回意識，加之拷貝用的軟盤很可能攜帶計算機病毒，這也是威脅數據安全的一個重要因素。三是在軟件升級過程中，很多單位沒有把曾經使用過的會計軟件系統完整保存，沒有注意保持電算化會計文檔與對應的會計軟件的一致性，從而造成檔案數據在某種形式下丟失。第二，數據載體的安全問題。目前一些單位條件受限制，沒有按照國家規定的庫房管理制度標準建立專門的電算化會計檔案存儲庫房，磁介質只是隨意堆放在普通庫房里，沒有專門保管存儲載體，存在極大的安全隱患，使得會計信息存在毀壞的威脅。

三、促進電算化會計檔案利用服務工作的合理舉措

當前電算化會計檔案的利用服務過程中存在諸多問題，極大限制了會計檔案的利用價值發揮，促進電算化會計檔案利用服務工作的合理舉措，有利于改善電算化會計檔案利用服務工作。

（一） 健全電算化會計檔案利用服務的制度體系。第一，國家有關部門應當根據當前電算化會計事業發展的現狀，逐步完善涉及電算化會計檔案管理的法律法規，建立和完善與電算化會計檔案資源利用服務有關的配套制度，增強已有法規制度的實際可操作性，建立起電算化會計檔案信息利用服務在法規制度方面的保障。第二，各單位應當逐步建立起有關于電算會計檔案利用的業務制度，比如建立嚴格的電算化會計檔案使用權限制度和利用手續等。同時還應當建立起電算化會計檔案的歸檔以及保管制度。比如明確規定電算化會計檔案的歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求、歸檔手續等，確認合法的會計檔案內容，認真界定會計檔案范圍，并將歸檔工作落實到人，保證相關會計檔案資料能夠及時、完整、合理歸檔，同時明確規定保管人員的職責和保管任務，并明確磁性介質會計檔案的保管要求，要求保管人員對打印輸出的會計檔案和磁介質檔案按照相關規定進行分門別類的專業保管，并進行按期、按程序銷毀。

（二）構建電算化會計檔案利用服務的評價機制。電算化會計檔案利用服務評價體系的構建主要包括三方面的內容。第一，工作人員的自我評價。這是工作人員認識自我、分析自我進而提高自我的促進自身發展的內在機制，檔案工作人員應該充分認識到自己服務工作做得好與不好之處，不斷發揚優點，改正缺點。第二，檔案使用者使用反饋的評價。一是要健全利用服務制度，加強制度的可操作性。二是確保利用服務程序清晰明了，工作人員服務態度良好。三是確保利用服務途徑充足，能充分滿足需求。四是確保利用服務工作設備先進，成本合理，檢索工具多樣化、檢索路徑專業等。第三，有關評價的獎懲規則。應該將職工的自我評價和檔案利用者的使用評價分值化，達到一定分值予以獎勵，未達到規定最低分值則予以懲罰。

（三）更新電算化會計檔案利用服務的思想觀念。首先，單位管理者應當轉變以往完全依賴于利用手工會計檔案的作法，充分理解并推動電算化會計檔案的科學化利用服務，積極推動單位相關制度的建立，加強財務人員的業務素質培訓，著力解決電算化會計檔案為單位利用服務過程中所遇到的問題，如資金問題、硬件軟件配套問題、部門間的協調與合作問題等，促進本單位電算化會計檔案管理事業的進一步發展。其次，單位各部門職員應充分明確檔案用戶在信息利用服務過程中的主體地位，檔案工作人員應當樹立起“服務”的理念，改變以往不正確的工作服務理念，樹立起正確的服務價值觀和良好的服務精神，以檔案使用者為中心，以其需求為導向，圍繞解決用戶的實際問題來開展工作。

（四）加強電算化會計檔案利用服務的人才培訓。首先，要加強相關工作人員思想品德素質的培訓。教育培訓內容應該包括法制教育與職業道德教育，以培養他們依法管理電算化會計檔案的觀念和遵守國家經濟法律的意識，督促相關工作人員忠于職守，愛崗敬業，遵紀守法，嚴守機密，博學求進，公正服務，依法行使自身的權力和履行相關的義務。其次，要加強相關工作人員的業務技能素質培訓。應該要求電算化會計檔案工作人員要熟練掌握會計、檔案兩門專業知識，同時還要對相關工作人員進行計算機基礎的培訓，促使他們掌握一些基礎又實用的現代化技術，增強其在電算化會計系統環境下的適應能力，從而更好地對電算化會計信息以及最終形成的檔案資源進行專業化處理，保證電算化會計檔案的利用服務工作能夠正常開展。最后，要加強工作人員的服務能力培訓。這主要包括加強相關工作人員的咨詢接待服務能力、業務服務能力、管理服務能力等能力，使其適應單位各部門對會計信息開發、利用的需求。

（五） 完善電算化會計檔案的安全保護。首先，從載體的安全來說，為了保證新型載體的安全，單位應該根據國家《磁性載體檔案管理與保護規范》的規定，提供溫濕度均穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫，存放地點要注意防止灰塵，保持庫房和載體的清潔衛生，還應防止外來磁場的作用，防止機械磨損和強烈震動。另外，要注意防光和有害氣體。在日常的管理維護中要注意將光盤磁盤等新型載體進行垂直放置，嚴防重物擠壓和變形，還要定期對磁帶進行倒帶，避免磁帶出現發霉現象，如果對盤片進行清潔，要用干凈的藥棉和高純度酒精擦洗，不能隨意擦拭，避免劃傷盤片。其次，從信息內容的安全來說，保存在計算機和網絡上的會計檔案信息主要通過以下的方式來進行保護。一是建立信息安全規范；二是采用信息加密技術；三是采取信息認證技術；四是防治計算機病毒。

參考文獻：

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[4] 朱慶華. 企業電算化會計檔案的管理[J]. 中國鄉鎮企業會計，2006(4)

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二是電算化會計檔案工作的完成。要做好電算化會計檔案管理工作，必須充分利用電算化會計檔案的優點，分別做好會計檔案的收集、分類、管理與保存等方面的工作。電算化會計檔案的收集。財務部門應將財務數據的備份文件保存好，以防計算機因病毒或其他原因造成硬件系統損壞后，能在最短的時間內和最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。同時還應收集計算機財務軟件的銷售與維護公司的信息，以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。電算化會計檔案的分類。業務主管單位的電算化會計檔案是由各下級單位層層上報組成，必須要對各單位上報的數據進行分類管理，分別存儲入不同的科目，然后進行分類歸檔。電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上，根據這些信息載體的物理特性進行適當保存，對采用磁性介質保存的檔案，應定期進行檢查與復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失。在形成這些檔案時應采用“雙備份法”進行數據的備份，并且在每份財務數據上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，同時存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本。

三是電算化會計檔案的調閱。隨著軟件系統的不斷升級，所調閱的會計檔案會存在以下兩種情況：所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可；所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時也只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。不管采用哪種方法的調閱會計檔案，都必須嚴格遵守會計檔案管理的規定，不得違反規定，隨意調閱會計檔案。

四是電算化會計檔案的利用價值。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據，從而使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的行為規范；可利用會計電算化會計檔案的數據設計出有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用；整理后的電算化會計檔案是建立社會誠信系統的最基礎資料，其記載的會計數據更具準確性、可靠性和誠實性，從而具有更高的利用價值。

中小企業會計電算化實施問題及途徑

何艷玲　李詠新

一、中小企業實施會計電算化的問題

一是中小企業思想觀念沒有及時轉變，會計電算化普及不平衡。隨著計算機在各個領域中廣泛應用，使其在會計方面的應用也逐步顯示出優越性，并廣泛應用于會計工作的各個環節。但由于各地區、各企業的實際情況有較大的差異，從而導致了我國會計電算化發展的不平衡，中小企業會計電算化普及有待提高。二是會計電算化安全機制有待加強。我國會計電算化應用、推廣、發展迅速，取得了較為顯著的成效。但隨網絡系統更進一步的發展，會計電算化在信息安全方面有較大隱患：在外部有計算機病毒和網絡黑客的攻擊等；在內部有軟件本身的缺陷，計算機內部控制制度的不完善，將導致會計數據的不完整性、會計工作內部控制失效。三是軟件功能單一，數據共享程度不高。我國基層單位使用的財務軟件有自己開發和商業購買兩類，其中又以商業購買的財務軟件為主，但目前財務軟件之間的不兼容性導致了一系列的問題的存在，特別在同一行業內部，由于未從行業的整體角度出發，各下屬單位使用的財務軟件品種多，各種財務軟件的數據接口，使用方法不一致，導致了報表匯總、數據查詢、數據轉輸的不方便，從而不能真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求。四是硬件軟件搭配不合理。我國大部分的中小企業都在開展會計電算化工作，但有些單位為盲目追求會計電算化的實施程度，從追求硬件的超前性著手，導致該單位的硬件購置與布局，嚴重不符合企業規模，未從成本效益原則出發，形成了資金的嚴重浪費。

二、中小企業實施會計電算化的途徑

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關鍵詞：電算化；會計信息系統；管理

隨著電子計算機數據處理技術在會計領域的廣泛應用，會計工作已經從原有的記賬、算賬、報賬向著經營管理領域的深度和廣度發展；會計電算化的實施，一方面提高企業的運營管理效率，一方面也對企業的內部控制產生了深遠的影響。同時，對提高會計信息的質量，推動我國經濟的發展起到了十分重要的作用。但是，由于盲目追求最新技術、先進設備，忽視電算化會計信息系統的管理制度的健全完善，造成錯誤、虛假會計信息的產生，威脅著企事業單位的資產安全，擾亂了社會主義市場經濟秩序。因此，僅僅擁有好的會計軟件還遠遠不夠，必須還要有健全的內部管理制度，才能充分發揮會計核算的管理效用，保證電算化會計信息系統的正常運行，為企事業單位的決策層領導提供及時、準確、全面、系統的決策依據。

1.硬件方面的管理

計算機及其相關設備等硬件是電算化會計信息系統的物質基礎，硬件出現故障，會導致系統中斷工作，所以各單位必須嚴格硬件設備控制管理。

1. 1建立健全機房制度

建立健全機房制度，保持良好的工作秩序，保證計算機及其相關設備的安全。機房內必須嚴禁煙火，必須安裝消防和報警設備；嚴禁超載用電，以防短路引發火災；保證電壓穩定，避免計算機在工作中突然斷電，或由于電壓不穩造成電算化會計系統運行停止，從而造成會計數據丟失；保持機房及計算機設備衛生清潔，采取必要的防塵措施，以防設備被磨損或損壞；監測機房內的溫度及濕度，避免溫度及濕度過高或過低，導致電算化會計信息系統的非正常運行。此外，還應采取一定的安全措施，防止計算機及其相關設備被人為破壞或被盜等，以保證整個會計電算化系統的正常運行，完成會計核算任務。

1. 2建立計算機及其相關設備的定期檢查制度

建立硬件設備的保養、維護制度，做好硬件設備的使用、故障、維護的記錄及報告，發現問題及時解決；定期組織硬件管理人員及計算機操作人員學習相關的設備維護知識，經常利用設備的自檢功能檢查計算機及其相關設備的性能及運行狀況，以防設備突然發生故障而中斷電算化會計系統的運行。各單位不但要建立健全硬件管理制度，還應通過崗位責任制、獎懲制度等，激勵和監督該制度的有效實施與執行，以便及時排除不安全的因素，為計算機信息系統的運行創造良好的運行環境。

2.軟件方面的管理

會計應用軟件是電算化會計信息系統的核心，整個電算化會計信息系統是在會計軟件支持和控制下進行會計工作的，軟件的安全程度決定了會計信息的風險程度。因此，必須加強會計軟件的管理，以確保會計軟件能安全、有效、正常地支持電算化會計信息系統的運行。

2. 1慎重選擇軟件

慎重選擇會計軟件，保證會計核算工作合法、安全、正常地進行。隨著會計電算化的不斷發展，選擇商品化專業通用軟件成為會計電算化發展的趨勢。在選擇會計應用軟件時，應該選擇已經通過財政部門測評的會計軟件。財政部門對這類軟件進行了較全面的功能測試，能夠保證會計核算工作的合法性、準確性，以及會計信息的真實性、有效性，并且這類軟件的開發公司具備較強大的技術支持，技術培訓、軟件維護、版本更新等售后服務較健全，保證會計軟件具有實用性。

2 .2健全會計系統軟件的維護制度，防范會計風險

為保證電算化會計信息系統的安全、高效運行，應建立健全會計軟件維護的申請、審批、監督、驗收制度。維護申請經單位領導審批后，方可在有關人員的監督下進行軟件維護，并要做好維護記錄，維護完畢必須經過會計部門測試方可驗收，并提交驗收報告；維護申請、維護記錄、驗收報告須存檔保管，避免會計軟件被非法修改、刪除。另外，電算化會計信息系統的操作管理人員在對日常的軟件使用過程中發現的問題需要及時解決，或及時聯系軟件公司的專職維護人員，盡早排除系統故障，保證會計工作的正常進行。

2. 3建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作

為防止無關人員非法進入系統進行非法拷貝、刪除、修改、破壞程序，造成會計數據丟失、混亂、泄密，引發會計信息風險，會計電算化系統的操作人員必須要嚴格保守口令密碼，并且要定期更換；操作人員操作完畢必須執行相應命令，完全退出系統，并做好上機記錄。

2. 4加強技術和管理控制措施，防止計算機病毒侵入電算化會計信息系統

計算機病毒是我國電算化會計系統所面臨的急需解決的一個重要問題，它可以對系統造成破壞和干擾，導致會計信的丟失和被破壞。當前有效的反病毒措施包括技術措施，如安裝防病毒卡或防病毒軟件，以及一定的管理措施，如制定磁盤拷貝權限制度，防止未經檢測的磁盤介入系統。同時，禁止用財務專用的計算機上網或玩游戲，以防止病毒傳人系統，威脅系統的安全運行。

3.網絡方面的安全管理

由于計算機網絡具有聯接形式的多樣性，終端分布不均勻和網絡的開放性、互連性等特征，致使在網絡上，計算機病毒不斷出現和傳播，計算機網絡不斷受到“黑客”的非法攻擊，機密情報資料不斷地被截取和竊取，所以網絡安全顯得尤為重要。在網絡環境下，尤其要注意電算化會計信息系統程序維護人員接觸程序的技術資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性，對應用的程序要隨時備份存檔，以備系統損壞后重建安裝之需。信息系統的使用單位須制定嚴格具體的防病毒措施，包括對所有來歷小明的介質在使用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，使用網絡防火墻防止日益猖獗的網絡病毒侵入等。

財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中要注意安全性數據安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別、不可否認和完整性等，針對這些方面，可以采用數據加密技術，通過對數據的加解密，認證信息的加解密，數字簽字，完整性來達到數據的保密性訪問。控制技術的代表是防火墻技術，通過在防火墻規則中設定相應的安全規則，防止黑客非法攻擊，防止資料丟失，達到安全管理。認證技術代表是網絡用戶認證系統技術，它解決了財務信息在網絡中傳輸的安全問題。

4.操作方面的管理

企業在計算機替代手工記賬后，應制定嚴格控制措施，為電算化會計信息系統的正常運行創造良好的環境。

企業應根據工作及人員情況，設專職或兼職人員負責會計電算化工作，定崗定員，保持相對穩定。企業必須對操作人員的上機、密碼和使用權限進行嚴格管理，建立相應的操作管理制度。與會計業務無關人員，沒有經過上機培訓人員不得作為操作人員。操作人員應嚴格按照操作規范使用計算機和財會軟件，發現問題及時上報，不得自行修改操作人員的密碼，應當嚴格保密，更換操作人員或密碼泄密后，必須及時更改密碼。

5.會計檔案方面的管理

電算化會計信息系統的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯會計數據和程序的軟盤及其它存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔及其它會計資料。傳統的會計檔案僅指保存在紙介質上的會計賬表憑證，隨著會計檔案存儲方式的改變，相應的會計檔案管理制度也應隨之改變。良好的會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續進行的保障，是電算化會計信息系統維護的保證，是保證系統內數據信息安全、完整的關鍵環節，也是會計信息得以充分利用和為管理服務的保證。

在電算化會計中，根據原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證，再由計算機打印輸出在這種情況下，記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章、復核的管理人員簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章，打印輸出的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證。根據《會計人員工作規范》、《會計檔案管理辦法》的有關規定，計算機替代手工記賬后，企業會計賬簿、會計報表均由計算機打印輸出，并以書面形式保存，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定辦理。

存有會計信息的磁性介質及其它介質，在未打印成書面形式之前，應妥善保管井留有副本，要認真定期檢查，做好防磁、防火、防潮、防塵工作。一般說來，為方便于利用計算機進行查詢及在電算化會計信息系統出現故障時進行恢復，這些介質都視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。會計檔案的保管實行權限分離制度，系統操作人員和程序開發人員不能兼任會計檔案保管工作，查閱會計檔案應辦理審批登記手續。

在科技高速發展的今天，利用計算機替代手工記賬己成為現實，會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時展的必然，是會計工作的發展方向。在發展過程中，只有認真按照財政部的《會計電算化工作規范》，結合企業實際情況對電算化會計信息系統進行管理，才能真正做好單位內部信息資源的共享，充分發揮網絡環境下會計電算化的快捷、方便，更好地為企業經營決策、財務管理服務。

[參考文獻]

[1]胡世強內部會計控制規范西南財經大學出版社，2003.