學籍檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇學籍檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]學籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。

3忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。

4信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。

將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。

規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。

為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

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論文摘要:學籍管理是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。結合工作實際，針對中職學校學籍檔案的管理進行了論述。

“學籍”專指符合招生規定條件被正式錄取，并按規定辦理注冊手續后所取得的學生資格。而學籍管理則是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。職業教育同普通教育一樣，學籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業教育的學生層次差異較大，使得職業教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。

一、當前中等職業學生學籍檔案管理存在的問題

(一)人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰。

人才培養模式的多樣化變革，給中等職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的進入檔案，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。

(二)電子檔案網絡化管理存在瑕疵

學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證(如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續)，還有網絡的不安全性、計算機故障問題、電子檔案的長期保存、軟件技術的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發展而魚待解決。

(三)檔案作用發揮缺位

在學生就業進入市場用人機制的大環境下，學生學籍檔案作為記載學生成長情況重要文本材料，發揮了它無法替代的育人和人力資源開發作用。目前中職學生學籍檔案管理存在的主要問題就是缺乏創新意識。沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施管理。由此造成的學生學籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過程管理。信息提供滯后于畢業生就業等現象，其服務就業工作的作用發揮也就缺位了。

二、加強中職學校學生檔案管理的對策

(一)提高認識，樹立現代化檔案管理理念

隨著中職學校教育改革的不斷深入，檔案管理的現代化建設已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應新形勢發展的需要，就要實現從上到下的思想轉變。一方面，作為學校領導要充分認識到學籍檔案管理在學校教育中的價值、地位和作用，意識到學校檔案管理現代化建設的重要性;進而轉變傳統的檔案管理理念，強化檔案管理意識，以科學發展觀指導學校檔案管理的現代化建設。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務功能，加強對學校檔案信息的綜合分析和深度利用，實現學校檔案工作從簡單的管理型服務向研究開發型服務的轉變，把學校檔案管理部門建設成為人才工作、干部工作的信息庫和參謀部，使檔案人員立足于學校檔案資源的開發利用。

(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

1、規范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

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關鍵詞：高校　學籍檔案　管理　策略

高校學籍檔案是學生在校學習期間逐步形成的記載學生學習經歷的原始材料。一份完整的學籍檔案，能真實地反映學生在校所學全部課程的成績，升學、留級、休學、復學、轉學、轉專業及綜合表現等情況。從高校學籍檔案的形成過程看，它是大學生在校學習期間留下來的未經任何改動的原始材料。具有很強的可信度和真實性。因此，正確處理目前高校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理模式十分重要。

一、高校學籍檔案管理狀況

在高校學籍檔案管理工作中，多數高校在宏觀上對學籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數高校對學籍檔案工作重視不夠，意識淡薄，在學籍檔案的規范化管理及具體工作上還存在諸多問題，面臨很多實際困難。

1　案卷質量不高。紙張破損。各教學系一般在學生畢業后才將學籍檔案移交到學校檔案室，由于這些部門沒有符合檔案保管條件的庫房和設備，也沒有專職人員從事保管工作，學籍檔案得不到科學的管理，一定程度上造成紙張發潮變霉、變黃破損，不利于學籍檔案的永久保存。

2　時間編目混亂。有的學籍檔案年度分不清，尤其是預科生、插班生和延長學制的學籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時間混亂，難以查找。

3　標準不統一。由于部分高校在學籍管理方面沒有制定一個規范的標準，學籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負責，但在各系移交的標準不一、規范程度不同的學生學籍檔案基礎上進行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。

4　檢索方式陳舊。部分高校提供學籍檔案利用的方式，是到校檔案室進行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學籍檔案管理不夠規范，沒有統一標準，檔案資料雜亂無序，查找時相當困難。因此，學籍檔案的檢索手段有待進一步改進，

5　培養模式復雜。很多高校并不是單一的本科教學模式，還有短期培訓、成人教育、大專教育、專升本教育、遠程教育、函授教育、高師衛電教育、研究生教育等，造成學籍檔案的多樣性和復雜性。這樣就增加了學籍檔案收集工作的復雜性，給收集學籍檔案齊全、完整帶來困難。

6　學籍檔案內容不完整。部分高校對學籍材料管理往往是教務處負責學生的學習成績和學籍變動的記載，學生處負責學生的獎懲情況，而學生每學期參與重大事件、活動后的鑒定材料則由各系輔導員負責完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門之間互相溝通不夠，容易使學生在校期間一些重要情況不能集中反映到學籍檔案中。使學籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性。

二、高校學籍檔案管理走向

1　完善管理制度，實現規范化管理。建立一套完善的、科學的規章制度，建立明確的辦事理念，嚴格執行各項制度是高等學校學籍檔案管理工作的基礎。在此基礎上，在實踐工作中不斷總結經驗。進一步創新，改進方式，努力實現學籍檔案工作的系統化、規范化、制度化。各高校應當根據相關文件精神，制定適合校情的學籍檔案管理制度。各個環節必須要有專人負責，建立校、系兩級管理崗位責任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬無一失。

2　增強高校學籍檔案管理意識。樹立檔案意識是做好學籍檔案管理工作的重要內容。高校檔案部門和檔案工作者要增強檔案意識。必須認識到檔案管理工作特別是學生學籍檔案管理，對高校教學評估以及高校教育長遠發展的重要作用。有關人員必須認真學習《檔案法》以及黨和國家在檔案方面的有關政策和相關法律。真正地從思想上認識到學籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個學校的檔案工作，影響到用人單位對畢業生的全面了解，影響到高校畢業生的就業和高校的長遠發展。

3　制定周密的收集方案。學籍檔案是對學生入學到畢業的整個過程進行的一系列管理工作，是對教學活動的原始記錄。因此。學籍檔案的建立，必須伴隨整個教學活動過程，按其自身的特點和原則進行。一份健全、完善的學籍檔案需要對學生的入學注冊、考勤、學習成績、思想品德、專業變動、休學與退學、獎勵與處分、畢業與結業、畢業去向等方面做完整的記錄，數據來源涉及招生、教務、學生處及各院系等部門。因此。需要制定周密的收集計劃，根據學籍檔案的形成規律，采取多種形式的搜集，在搜集學籍檔案以前就要主動搜集相關基礎資料，并能主動加強與相關部門的聯系，及時收集到位。由于數據來源不同部門，質量和格式難免參差不齊。因此，在收集時務必檢查，必須堅持隨時收集，隨時登記，發現問題及時糾正，提供材料的原始數據要準確無誤、真實可靠，確保歸檔材料的準確性和真實性。

4　充分利用現代信息技術，提高辦公自動化水平。高校應為學籍檔案管理的現代化提供一定的資金支持，配備檔案現代化辦公設備。如各個系的教學秘書應配備電腦、打印機、復印件、掃描儀等。這是實現學籍檔案現代化管理的必要的硬件條件。利用技術和設備，實現學籍檔案的現代化和自動化，對于改革檔案管理手段、改善檔案管理條件、有效提供利用具有重要意義。

5　遵循學籍檔案的建檔原則。學籍檔案產生于教學活動中。是人才培養過程的原始記錄。因此。學籍檔案管理人員要嚴格執行教育部及地方教育行政主管部門的有關規定，對學生從入學到畢業的學習成績、思想品德、考核記載、轉專業、留級、休學、復學、轉學、畢業等方面作完整的記載，并按規章制度妥善保存，從而形成完整的學籍檔案。在平時的學籍檔案管理中。要按檔案規范化原則及時進行整理。不僅要做好平時的立卷工作，還要及時歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對學籍管理的內容必須實事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對含糊不清的問題必須及時調查核實。只有這樣，才能做到事事記載真實，件件查之有據，真正體現學籍檔案的真實性和完整性。

6　做好學籍檔案信息資源的開發工作。隨著教學改革的不斷深入，學籍檔案管理必須采取有效手段適應和滿足現代化教育的需要。學籍檔案包含豐富的信息。內容繁多，提高查準率和查全率。必須運用現代信息技術管理學籍檔案。首先，要做好基礎材料的錄用工作。其次。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊聯網，建立一個完整的學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始。加入學生在校期間的信息管理，直到學生畢業的全部材料。貫穿學生在校期間的整個學習過程，形成一個完整的學生學籍檔案。學籍檔案記載了學生自入學到畢業整個學習生活的歷程。是學生在校期間的最真實，最可靠，最具備參考價值的資料，同時能為用人單位全面了解畢業生提供重要的憑證。具有較高的參考價值。學籍檔案不僅影響到整個學校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和對人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校檔案，是高校檔案管理工作的重要任務，我們必須采取有效措施加快高校學籍檔案建設步伐。

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一、樹立以人為本的高校學籍管理理念

科學發展觀的第一要務是發展，核心是以人為本。實現偉大的“中國夢”靠的是人。因此，高校學籍管理工作要以人為核心，始終樹立以人為本的學籍管理理念，注重突出學生主體性地位，通過學籍管理激勵學生努力學習，充分發掘自身潛能，讓學生的個性得到充分的發展。

以人為本的學籍管理就是要求學校突出學生為主體的管理理念。在管理中充分考慮學生的個性，學生間的差異，包括學習、興趣、價值取向等等的差異進行管理。那么，怎樣才能在學籍管理上做到以人為本呢？首先要做好高校學籍管理的有關宣傳，讓學生普遍理解和熟悉國家及學校有關學籍管理的規定，使學生知道學校里應該做什么，不應該做什么，做好了會怎樣，違規后結果如何，使學生心中有數。其次，要根據學生的具體情況區別對待，因材施教，讓學生的個性特征得到充分發揮，使學生學到他想學到的東西，實現自我成長和自我教育的目標。再次正確對待和評價學生的自我價值觀，在學籍管理中充分體現出來，最后，充分發揮學籍管理的效益，給社會用人單位對學生的全面了解和擇用。

二、完善學籍管理制度，提高管理水平

完善的管理制度是搞好高校學籍管理的基礎和保證。只有符合當前高校發展并兼顧學籍管理方方面面的完整的管理制度，才能確保高校學籍管理工作的正常開展。目前高校學籍管理制度普遍存在制度的陳舊或缺位，很多制度仍是十幾年前頒布的，這些制度遠不能適應現代高校的辦學模式和辦學層次。

因此，除國家和教育主管部門及時出臺相關的學籍管理政策外，高校要根據自身實際情況制定規范合理的學籍管理實施細則，在管理層面上正確確定各具體管理部門的職能，區分各管理層次的權利與義務，特別注重學生的權利與義務。如在辦理學生專業轉換、學籍異動、休學、復學、選教選課、實習見習、考查考核、違規處理以及畢業鑒定等方面制定相應嚴謹而規范且具可操作性的制度，不流于形式。

同時打破以往以學校教務處為主的管理制度，建立以學院為主的二級學籍管理體制，使二級學院有權對學生學籍進行直接管理，這樣對學生的個性發展和教學質量的提高更有保證。學籍管理只有建立在嚴格科學的基礎上，并有嚴謹完善的制度做保證，高校才能培養出有能力的、有個性的適應現代社會需要的多元人才。

三、更新管理手段，提高學籍管理質量

落后的管理手段是科學管理的瓶頸，而管理手段的現代化是實現高效、公正、準確的學籍管理的基本條件，隨著高校的迅猛發展以及管理的要求更加科學、細化，各種資料信息急極增加，任務更加繁重。許多高校現有的學籍管理手段和方法遠不能滿足現代高校管理的需要，迫切要求學校建立適合本校實際、可操作性強的學籍管理平臺以及一套較完整的學籍管理信息資料檔案，實現學校資源共享。通過這些平臺和信息資料檔案，達到快捷查詢，方便錄入和修改數據功能。及時了解學生的學習，操作等方面情況，掌握學生學籍和教學質量的動態情況，實現學生從入學到畢業的全程化管理，以及對教學方法、教學內容的及時調整，從而提高教學質量和教學水平，培養出更多更好的人才。

四、提升學籍管理人員整體素質

學籍管理質量的好壞直接影響著高校的管理水平，影響著學校教學工作的正常運轉和教學質量的提高，而學籍管理的主體和執行者是學籍管理隊伍，因此，學籍管理隊伍的整體素質至關重要。目前，各高校普遍存在學籍管理人員不足，學歷結構不合理，專業知識欠缺，管理手段落后等問題。因此，建立一支具備現代科學技術和業務知識的學籍管理隊伍尤為重要。第一，高校領導要充分認識學籍管理的重要性，投入適當的人力物力，更新管理手段，引入一些專業管理人才，充實學籍管理隊伍。第二，提高現有管理人才素質，通過送出學習和參加培訓，掌握相關學籍管理的理論和專業知識，提高他們的學歷層次和管理水平，從而提高學籍管理隊伍的整體水平。第三，建立行之有效的人才激勵機制，把物質獎勵與成就獎勵，精神獎勵結合起來，對那些在學籍管理中做出貢獻的人員給予表揚和獎勵。

五、加強學籍檔案建設，發揮學籍管理效益

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【關鍵詞】高校 學籍 檔案管理 發展

隨著市場經濟的人才市場不斷擴大，對高校的畢業分配影響越來越大，而高校的學籍檔案憑著數量多、利用率高與專業領域廣等優勢，受到了社會廣泛的認同及應用，與其他門類的檔案相比，學籍檔案價值的優越性更大，但在現代高校中，學籍檔案管理還存在一些不足之處，需要采取相應的對策給予解決，以促進高校學籍檔案的管理發展。

1.高校學籍檔案內涵

高校學籍檔案作為學校檔案的重要構成，主要指的是學生通過考試合格，并有招生辦正規錄取，且辦理入學手續之后，獲得正式學籍的高校學生，字入學開始至畢業離校間所形成的具有利用價值的查考原始資料。其內容主要包含高考成績單、入學通知書、學生登記表、學年成績單、學籍卡與獎懲材料等。學籍檔案具有法律憑證、提供原始資料支撐與人才模式改進的參考等作用，也為用人單位的人才選拔提供了相關的咨詢服務功能，因此，加強高校學籍檔案的合理管理是必要的。

2.高校學籍檔案管理存在的一些不足之處

2.1學籍檔案的重要性認識不足

在高校管理中，學籍檔案管理所發揮的作用是隱性、潛在與滯后的，很容易被高校領導所忽略，強化學籍檔案管理水平，是需要資金投入的，但投入和回報間沒有立竿見影之效果，所以，常常被學校的領導忽視，高校領導應該充分地重視學籍檔案，并做好檔案的管理工作。

2.2學籍檔案管理不規范

在學籍檔案的管理方面，存在不規范性，有些高校并未將學籍檔案管理歸入檔案館的統一管理當中，僅是從屬于教務處或者學生處，尤其在民辦高校中，一些學校為了減少辦學成本，并沒有建立檔案館，學籍檔案僅是由教務處的某位教師進行管理，并且民辦高校的教師流動性大，僅靠教師個人責任心是無法保證檔案管理的安全性與完整性的。

2.3檔案管理方式滯后

有些高校的檔案管理方式依然應用的是手工管理，隨著我國高校招生規模越來越大，高校人數的不斷增多，僅依靠傳統手工管理方法已不能滿足應用者要求，檔案管理任務繁重，手工管理效率低，致使很多檔案材料無法有效利用。

2.4相關人員不穩定，開發利用不足

在高校學籍檔案管理中，檔案資料層次多、種類多、工作量大且事物繁忙，檔案管理部門通常處在從屬地位，無法得到領導重視，這使得檔案管理人員的隊伍不夠穩定。學籍檔案方面的開發利用會受到一定限制，像無現代化的檔案管理軟件、信息資源匱乏，業務熟練的技術人員缺乏，受學籍檔案的保密性制約，檔案利用具有小范圍的局限性，而且學籍檔案管理大多僅停留于簡單整理、收集與歸檔方面，之后，束之高閣，檔案信息的加工性不夠，其作用未得到充分發揮。

3.高校學籍檔案的管理發展對策

3.1加強學籍檔案管理的重視性

在高校學籍檔案方面，應加強高校領導、學生本人與各部門領導對其認識與重視，并自覺收集與更新學籍檔案，因高校的學籍檔案形式多樣、種類多及構成復雜，這對檔案資料的收集整理、歸檔與管理等方面帶來了一定難度，校領導應加強學籍檔案管理與建設工作的重視，并在人財物配備方面給予支持，對檔案的辦公與管理環境進行改善，并讓學籍檔案管理更為規范與制度，正規科學的學籍檔案管理應建立在完善的規章制度上。

3.2加強檔案管理制度的完善

完善的檔案管理制度是學籍合理管理的基礎，只有不斷規范學籍管理制度，在各教學系下，對高校檔案管理部門實施統一的標準、合理的過程管理與監督檢查等目標管理，并且歸位于高校的檔案管理部門。在新管理模式下，學籍管理應圍繞學校中心工作，像畢業生就業、學校招生、政治思想教育與教育教學管理等，在服務為主的教育思想下，加大高校的學籍檔案服務功能，對學籍的管理數據與內容進行開放，以提升高校的學籍管理效率。

3.3改變學籍檔案的管理方式

要提升高校學籍的檔案管理工作，改變原來的手工管理方式，讓檔案管理人員能夠從繁雜事務當中解脫出來，就應充分運用現代化技術，引進現代化與信息化的管理軟件，有效實現高校學籍檔案管理的網絡化與電子化，以減輕檔案管理人員的勞動量，提升管理工作效率，在信息化檔案管理中，要做好注冊、目錄、受托權與屬性的保密工作，利用權限設置，加強檔案資料的完整安全性。

3.4強化學籍檔案人員的隊伍建設

人力資源作為首要資源，要推動學籍檔案管理的發展，需要提升相關人員的素質水平，向相關人員提供相關的業務培訓教育，并鼓勵管理人員進行自學，以不斷提高自身的業務素質與責任心。

3.5加強學籍檔案管理的開發利用

隨著高校教育的深入改革，學籍檔案信息資源越來越受到人們的重視，高校學籍檔案資源能否充分利用，直接影響著高校管理工作是否被社會所認可與接收，為了充分發掘學籍檔案的信息資源，應加大編研工作，形成教研管的一體化。并且創造舒適優雅的環境，以拓寬高校學籍的檔案利用空間。科學檢索體系與查詢系統，能夠有效滿足需求者的要求，提高信息使用效率，從而有效發揮學籍檔案信息的作用，推動檔案管理的高水平高效率發展。

4.結語

隨著高校招生規模的擴大，市場人才競爭的日益激烈，高校學籍檔案所發揮的作用越來越大，高校加強學籍檔案管理水平的提高是很有必要的，不僅能為高校管理工作開展提供參考依據，還能為社會人才選拔提供可靠的原始資料，完善高校的學籍檔案管理，強化信息資源充分的開發利用，可有效促進高校管理工作對社會發展與高校發展的適應性。

參考文獻：

[1]陳靜.初探高校學籍檔案管理的有效措施[J].管理觀察，2011（30）

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(一)成人教育學籍檔案管理受重視度低

成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學校領導并未對成人教育的學籍檔案管理安排專人管理，而是和全日制學生檔案一起交由教務處管理，但教務處在檔案管理的重心都放在了全日制學生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導致了畢業時學生檔案信息的缺失和不全面，同時信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對成人教育的檔案管理是有不利影響的。

(二)成人教育學籍檔案完整性不足

入學通知書、考生信息表、學生登記表、成績單、學籍卡、畢業實習考核鑒定表和畢業生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內容缺一不可，這是學生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現象嚴重，其中檔案缺失嚴重的為入學通知書與檔案照片，入學通知書是學生入學的有效憑證，但在學生注冊后，大多檔案管理人員并未對其進行回收與歸檔;成人高考報名時需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會顯示照片信息，這就降低了學生學籍檔案的可信度，對學生進入社會參與崗位競爭產生不利影響。

(三)成人教育學籍檔案管理模式落后

現在信息化應用到了各行各業，各高校也開始采用信息化管理，以往的成人教育學籍檔案管理模式不適于信息化的發展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對于以前也有了很大的進步，此時對檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學籍檔案質量和完整性的保障，可以有效提升學籍檔案的利用價值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現象發生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問題。

二、加強成人教育學籍檔案管理工作的有效措施

(一)提高檔案重視度，建立管理體系

提高學校領導與檔案工作人員對成人教育學籍檔案的重視度是加強檔案管理工作的前提。需要安排專業的檔案管理人才對檔案進行管理，管理人員上崗前需對其進行培訓，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對管理人員開展培訓工作。跟隨教育改革和社會的發展，不斷地更新學籍檔案管理工作內容與方式，通過系統的管理讓檔案管理工作得以有序地進行。檔案管理還需要學生自身參與，在以往的檔案管理中，學生都處于被動的狀態，沒有掌握自己檔案的完整度，在填寫資料時也沒有保持謹慎的態度，這對其未來的發展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學生對自己檔案的重視度，其次引導他們正確、謹慎地填寫檔案相關表格。

(二)強化學籍檔案管理意識與管理水平

學籍檔案是學生參加工作的基本資料，是學生的綜合能力與素質的體現，同時是用人單位錄取人才的依據，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開展檔案的管理工作。在檔案管理部門普及相關法規，樹立員工檔案意識，使其從根本上認識到檔案的重要性。在檔案管理過程中遇到的問題需要及時地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來推進成人教育的開展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進行，這是提高管理水平的前提。

(三)將信息化技術運用于成人教育學籍檔案管理中

成人教育的學生覆蓋面廣，由此形成了學籍檔案種類多、資料數量龐大的特點，信息化技術隨著教育改革的發展已經在高校中得到廣泛的應用，因此在成人教育學籍檔案管理中使用信息技術管理是發展的需要，且信息化技術可以提升學籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統的使用，對學生的學籍檔案的完整性起到了保障作用，學校或者用人單位查詢學生檔案時可以直接通過信息系統來進行，這不僅節省了時間也提高了效率。

(四)加強檔案管理，保障學籍檔案的真實性

真實性是檔案的基本性質，學生學籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對檔案的重視度。因此教師在對學生做評價時需要保證真實性，杜絕空話、虛話，這對學生的發展是毫無作用的。檔案要求對學生各方面的能力進行真實的評價，因此要檔案管理部門對檔案的填寫進行有效監督，防止學生自己填寫檔案的鑒定欄，嚴格地保障學籍檔案的真實性。

三、結束語

篇7

通過網絡化來進行傳輸信息實現了有效便捷的服務，但是依然有著安全危險存在，有些檔案在密碼措施上沒有保護好輕易地就被打開了，還有就是檔案密碼遭到破譯使得信息泄露等。

2在遠程教育學籍檔案網絡化管理上的問題應對措施

隨著在教育上的不斷改革發展，遠程教育也在向著制度化和規范化以及科學化的方向發展，而學籍檔案的網絡化管理也要得到逐步的完善以適應當前的發展，在面對以上的問題時本人通過認真的分析總結出以下幾點應對問題的措施，希望能對這個領域有所幫助。（1）要對遠程教育學籍檔案網絡化管理的隊伍建設進行加強，由于遠程教育學籍檔案在管理上難度比較大，所以對于網絡化的管理就需要一些素質相對較高的人員，要把專兼職得到合理的結合，在學籍檔案網絡化的隊伍上要進一步的加強，首先要對專職管理人員進行培訓和培養，把責任意識和服務意識以及大局意識得到深化，并在網絡化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼職管理隊伍的建設上要做好，學籍管理人員在學校的地位要明確，在考核等方面要有具體的制度規定[2]。（2）要對遠程教育學籍檔案網絡化的管理平臺進行完善，在當今的遠程教育學籍檔案管理越來越向著現代化的水平發展，網絡化的管理對于硬件有著較高的要求，在管理的系統以及功能上要完善，在網絡的安全上要進行專業的設置，還要有較為嫻熟的管理隊伍，另外在資金的投入上還要得到保證。（3）在遠程教育學籍檔案網絡化管理上要向著標準化以及法制化的方向靠攏，在此基礎上要對電子檔案的管理和網絡建設與管理等方面的規章進行認真研究，在學籍檔案網絡化的管理建設上形成一個有著高效的約束機制和激勵機制，特別是在網絡信息安全機制上的建設。（4）在學籍檔案網絡化的利用率上要得到相應的提高，遠程教育學籍檔案網絡化的管理人員要有一個服務育人的思想意識，在服務目的上要明確，能夠對于新情況發出自己的聲音以及及時解決問題，要在信息咨詢的服務上多做提供，在利用率以及在學籍檔案管理上的重要性得到認識[3]。

3結語

篇8

[關鍵詞]高校學籍檔案 檔案管理 紙質檔案 電子檔案 可持續發展

一、我國部分高校學籍檔案管理的現狀

學籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學生從入學進入該校到畢業離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍卡（含學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數量較多的一部分，它真實地記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：

1.學籍原始檔案不完整，整理不規范。（1）學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，這樣就會因為個別班主任的檔案記錄不規范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經常出現缺欄少目現象，有的沒有按規定粘貼照片，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于組卷、裝訂不規范，卷內沒有目錄、頁碼的現象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準確。（2）現如今有的學校原有學籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的根本沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。

3.檔案材料內容空泛無物，不能真實反映學生綜合素質和個性差異。這方面最集中的體現就是畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力、組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業轉遞較為混亂。雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問題。

1.目前，學籍檔案管理相對滯后，主要表現在利用現代化技術對檔案進行進行開發利用的程度很有限。在國家實施電子注冊制度之前，相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，如今轉向電子檔案，實際操作起來有諸多的困難。

（1）1994 年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一的標準，學籍管理存在著較多不規范、不科學的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。

2.現階段高校遠程網上錄取給檔案管理帶來新問題。全國高校招生已普遍采取遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生紙質檔案管理方面存在較多混亂，表現在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難，容易長生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評估”一欄填寫內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

（3）被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生檔案管理工作帶來了新的問題。

三、我國現階段學籍檔案管理應采取的對策和措施

針對目前部分高校學籍檔案管理的現狀和諸多問題，我們必須有清醒的認識。要認識到它的復雜性，這里面的問題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會的進步，我們工作方式的轉變而衍生出來的，我們要直面解決。（4）更要認識到它的迫切性，學籍檔案不允許我們出現些許的混亂，要保證每一位學生離校時檔案里該生的綜合素質是如實體現的，個性差異是鮮活可見的。讓檔案真正地發揮自身的作用。對目前學籍檔案工作的改進，要有針對性強的策略方法。

1.加強對學籍檔案的基本管理

（1）增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好學校檔案工作的重要保證。可采取編制《 檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

（2）抓好環節工作，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。諸如專門用筆、字體、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。

（3）采用計算機檢索，提高利用率。學校要在設備和人才上加強投入，加快電子檔案的轉化速度。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件，將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。

2.加強網上招生檔案的管理

（1）制定相關規章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類中學必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性。考生紙質檔案歸檔項目要統一規范，九年義務教育后的各種層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表，考試成績登記表，學生評估表，獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

（4）各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

總之，學籍檔案工作要保持與時代同步發展，就必須與時俱進，開拓創新，對即有問題不回避，妥善解決，對發展帶來的問題用發展的手段去解決和提高。以創新思維指導學籍檔案工作實踐。通過不斷努力和實踐，使學籍檔案管理工作在創新上邁出新步伐，取得新成果，開創新局面。

[參考文獻]

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[3]王英瑋.檔案文化論[J].檔案學通訊，200（32）：48- 52.

篇9

技工院校學籍管理走過了若干個發展過程，實行電子注冊可謂新時期技工院校學籍管理的必然途徑。由技術與管理兩個方面探索如何不斷健全電子注冊管理機制，對于促進學籍管理實現現代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規模與招生對象領域的不斷增長擴大，大量的檔案信息管理保存也對檔案管理工作提出了新的要求。內容管理技術屬于一種管理信息的穩妥可行的技術模式，并且伴隨信息技術的發展，此技術在學籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時運用范圍領域也愈來愈廣泛。學籍檔案通常指學生的學籍檔案、學生的成績檔案及其在學校的所有表現等有存儲價值的材料，其與學生的一生都相關緊密切的聯系，學籍檔案即學生利用在校時期的學習實踐等諸多活動中構成的，對于個人、對于學校以及對于社會均有證明、儲存、運用價值的背景記錄，是把握學生狀況、規范學生行為、培養有用人才的根據，同時亦是技工院校檔案的重要構成部分之一。所以，所謂學籍檔案管理的過程客觀來講即建制、利用、開發學籍檔案之過程。對于學生學籍檔案，不但對學生本身來說極為重要，對社會擇才選優方面亦是更加發揮了關鍵的作用。伴隨信息技術、認證技術以及管理技術的不斷發展，電子注冊的學籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內容管理技術及其對信息資源整合的優點入手，對內容技術管理在學籍檔案管理中的有效利用實施了分析。

一、內容管理技術及其在整合信息資源方面的優勢

（一）內容管理技術的涵義

內容管理技術即應把不屬于同一類的內容用數字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數字內容實施調閱與檢查，以數據挖掘之技術達到對數字內容之智能分析處置，最后使得此部分數字內容可以獲得最充分的運用。內容管理系統主要包括內容收集、管理、工作流、等四個子系統，綜合具體內容如下。

1.內容收集系統

此系統主要包含對信息的內容實施收集、編匯以及整理進而把其轉化后分發的全過程，同時在此階段中能夠加進元數據進而對內容組件實施定義。

2.管理系統

管理系統主要是針對組件、信息內容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠對內容之版本、工作流程及設定權限方面實施更新處置。

3.工作流系統

此系統主要針對信息資源內容實施采集、存入和，通常來講，學籍檔案管理歸屬資源性網站，由于其結構比較復雜，并且內容繁多屬于文檔資源類之資源等。

4.系統

系統主要是把信息資源內容自動并且快速的依據所建的模板至瀏覽器。

（二）內容管理技術在整合信息資源方面的優點

內容管理技術在資源整合上有著很大的優勢。主要包括如下幾個方面。

（1）內容管理技術把管理的標準實施統一，把數據庫內之內容采取格式處置以及達到標準化管理，如此不但統一了網頁之風格，同時增添了數據庫之拓展能力。

（2）此技術同以往的數據庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統一，同時借助內容管理技術能夠描述并非規則的數據，所以，能夠借助半結構化之文檔數據把其送至客戶端，如此大幅度節省了效率。

（3）網頁呈現同內核技術、同平時、同系統維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內容管理技術給信息管理創造了開發平臺，大大縮小了開發的難度與維護成本。

二、目前我國技工院校學籍檔案管理的現狀

為順應社會的發展，加大服務地方經濟的力度，近幾年來技工院校出現了辦學模式與生源多元化的轉變，學生學籍檔案的種類與內容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學籍檔案的管理存在著對學籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學校的學籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發展之需求。技工院校現行的學籍管理機制缺乏完善和規范。現階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內部檔案管理譬如人事檔案管理、財務檔案管理、校志檔案管理、教育教學（包括教學計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學生成績檔案管理、學籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數基層管理者、教師到技工院校領導均對教學檔案管理工作認知不夠。將學生學籍檔案工作同教學核心內容相對比，注重教學與其他管理工作，可對教學檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學籍檔案管理相關不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關注抑或關注不夠。除此之外，學校不僅缺少學籍檔案管理專業人才，而且檔案管理設備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內容與手段、人才資源培訓與利用之模式仍舊陳舊，制約著學籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學生學籍檔案的進一步增加，原來存儲的學籍檔案之存儲條件業已適宜不了學籍檔案數量日漸增大之需要。具體主要體現在如下幾個方面。

（1）學籍管理文件制度不完善；

（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；

（3）學籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規范；

（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準確性；

（5）檔案材料內容簡單，未能真實體現學生的綜合素質；

（6）檔案利用率低，轉遞比較混亂。

三、內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的運用

內容管理技術的內容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內容有著不盡相同的反映模式，就結構化的信息來講，內容于本質方面屬于非結構化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內容等于元數據加數據。具體主要包括如下三個方面的工作。

（一）對技工院校學籍檔案的內容建模

內容管理技術對技工院校學籍檔案之內容建模包含對數據管理之要求和元數據之結構化，對內容主要是設定針對管理對象之元數據信息，此外還包含內容同對象二者之間的相互關系，譬如學歷證書電子注冊制度的建立規范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關鍵性變革，是對技工院校學籍學歷規范科學管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學籍管理現代化的進程。從技術方面來看，完整的電于注冊檔案系統至少要包含如下幾項模塊。

1.新生注冊管理模塊

此管理的流程是先把招生機構呈報的招生數據同實際報到學生數據有機融合處置后生成新的數據庫，學生被編輯學號之后即在校生數據錄入教務管理系統，各個系統能夠依據系統中數據同學生實施核實明確后，由院校學生處輸入教務處成績錄入學歷證書管理模塊，依據軟件要求實施數據維護，最后上報勞動局完結學籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學性，并且工作流程嚴謹，數據可靠安全。

2.學歷證書管理模塊

把在校時期適宜畢業條件的學生，生成預畢業的學生名單呈報主管部門審查，經核查后再將預計畢業的學生名單發至各校，實施畢業證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業已注冊發證的學生名單。經過注冊的畢業生借助互聯網，直接匯總至各級教育行政管理機構。此外，應獨立建立一個換、補證書之學生管理庫。

3.學籍管理模塊

若有學生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學生處批復，再由學生處進行系統數據更換同時以學籍異動的模式告知相關機構。依據電子注冊軟件學籍異動管理規律規范技工院校學籍異動管理程序以及系統維護。對學籍異動處置也實施這種手段，應當做到及時處置，隨時發生隨時記錄、維護。

4.綜合檔案信息管理模塊

綜合檔案信息相關學生很多方面的信息。借助同其他功能協調配合，組成了完整的學生綜合電子檔案。此部分檔案均是學生在校時期不斷補充、完善構成的具體檔案材料。

（二）Content Manager v8.3系統的應用

技工院校之學籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統能夠依據之前提升的原理實施開發，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內容管理技術應用，現就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：

1.利用Content Manager v8.3技術對成績實施元數據建模

結合Content Manager v8.3設計，能夠借助此技術可視化之建模工具，如此不僅能夠對成績實施元數據建模，同時針對內容建模，包括設定訪問與版本的控制以及日志管理等。

2.利用接口對學籍檔案實施導入

對學籍檔案實施導入能夠借助接口來達到，如此能夠以內容技術管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數據實施導入。

（三）內容技術管理同技工院校學籍檔案管理系統的整合

學籍檔案管理能夠把在線的學籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統里獨立增添學籍檔案建立模塊，此能夠借助關系型管理系統把學籍檔案信息建立為元數據及電子檔案，然后此時能夠借助內容管理系統之編程接口把信息保存至資源服務器中，如此能夠提升學籍檔案之自動化處置，進而達到節約成本的目的。

四、結語

篇10

[關鍵詞]學籍　電子檔案　管理

2001年，教育部了《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》，推行了高等教育學歷電子注冊制度；2006年，學籍學歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統的手工操作逐步過渡到以計算機網絡為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學形式、培養層次、學制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1　對學籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數分管成教工作的校領導和工作人員將它看成創收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現在硬件設施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2　管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學籍電子檔案管理仍然采用傳統手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學籍管理的常規性工作如新生名冊打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等各類有關學籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業的發展。

3　忽視學籍檔案管理隊伍建設和人員培訓。成教學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。

4　信息技術領域內的難題制約著學籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規則的工具才能看得到它，沒有傳統檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術難題很多。

將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網絡，即從檔案的實態轉換到虛擬態，檔案信息與載體分離，網絡傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復制品，而非檔案原件。網上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質檔案轉化為電子檔案時所用的載體相對于紙質檔案對環境要求更高，壽命較短。載體的不穩定性必然影響信息的真實性。網絡更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

(二)完善成人高等教育學籍電子檔案管理的措施

1　明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養“復合應用型人才”、“能力創新型人才”和“社會急需和廣泛就業型人才”為目標，以成人高等教育質量為中心來開展工作。而學籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎性工作，它的管理水平和質量直接影響到成人高等教育的質量。為了達到成人高等教育培養目標來做好學籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學籍管理者的業務水平、政策水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。因此，必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業務，學習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學習，熟悉和掌握計算機技術，增強統計分析問題的技能；結合學籍電子檔案管理工作實際，善于總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律并不斷創新；樹立“以學生為本”的服務意識，全面提高學籍電子檔案管理水平和能力。

2　完善管理制度，實行規范管理。現今所用的檔案管理制度是按紙質文件檔案來制定的，已經不能適用于現代化的學籍電子檔案管理技術。高校應本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結合自身實際情況，在廣泛聽取學生意見的基礎上，將“電子檔案”充實到學籍檔案管理制度中去，并對原有的學籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設日趨完善。

規范和加強學籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據學籍檔案管理具有長期性、復雜性的特點，我們必須實行管理規范化、制度化、科學化。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學籍電子檔案管理工作。

3　充分利用計算機網絡，將電子檔案的優勢最大化。隨著計算機技術和網絡技術的發展，各高校都有自己的校園網。校園網是學校信息化建設的重要基礎設施，這為實現學籍電子檔案管理網絡化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎還遠遠不夠，還必須開發出與之配套的應用軟件系統。

為此，成教學籍管理部門應當爭取學校的大力支持，應盡可能地組織技術力量開發出適用于本校的學籍電子檔案管理系統。該管理系統應包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質檔案管理、畢業生管理、數據接口等模塊，涉及到學籍管理的方方面面。此管理系統應運行在因特網上，學生能在千里之外能夠查到自己的學籍狀態；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。