文書檔案管理制度范文

導語：如何才能寫好一篇文書檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）嚴格文書檔案室管理制度，無關人員不得入內查閱、翻閱文件，隨手關門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

（二）切實做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回，隨時入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統一到指定地點粉碎，不得另行處理。

（三）負責各類發文的編號、登記、印發，做到準確、無誤。

（四）及時做好各種來文的登記，按規定程序分別送局領導、中層干部傳閱，做到當日收文，當日傳閱，及時收回。

（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復、不零亂，文件資料完整，查找方便。

（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時歸檔；因工作需要調閱檔案，須經局領導同意，閱后及時歸還。

文件收發、傳閱、立卷歸檔管理制度

（一）發文：因工作需要應由局名義對外行文（函、通知、答復件、上報請示件等），先由有關科（室）提出要求，對于需要協調和解決的事項，事先進行協調，取得一致意見。然后有關科（室）擬定行文稿件（包括發文稿紙上的有關項目），送辦公室審核認可，并在核稿上簽字后，報局領導簽發。再由辦公室登記編定發文號，打印的稿件經有關科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領導審核來文是否受理，對應轉辦的文件要及時轉交，在此基礎上提出擬辦意見，分送領導及有關科（室）閱讀或對應辦的事項作出批示。

（三）傳閱：根據領導的意見需傳閱的文件，由辦公室負責收發的同志依次送有關科（室）和有關人員傳閱，傳閱文件一般做到當天送達，當天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

（四）承辦：需要承辦的文件根據領導批示，由辦公室及時轉交給有關科（室）或有關同志，按照要求及時辦理；超過時限的，由辦公室催促辦理。辦理結束后，將辦理結果書面交辦公室，需要答復對方的，擬寫成初稿，由辦公室報請領導審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉給需提出擬辦意見的文件，辦公室應及時報送局領導，簽署意見后，直接送交轉給有關部門。

（五）立卷：收發的文件一般按照收發序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時追查、彌補。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。

（六）歸檔：按照要求嚴格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時落實防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調閱檔案須經局領導同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

（七）保密：切實按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

（一）為認真落實局長辦公會議決定，局領導批示和上級交辦的任務，及時反饋有關信息，特制定本制度。

（二）督查反饋的具體工作由辦公室負責。根據局領導意見對應辦未辦的事項，由辦公室發出督查通知單，有關科（室）根據要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復雜、工作過程較長的任務，無法按時辦理的事項要及時向局領導匯報。

（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規定時間內，應向辦公室作出反饋，并根據需要答復對方當事單位或當事人，辦公室應及時將督查事項的辦理情況向局領導匯報。

（四）各科（室）書面通過辦公室向局領導提出要求或請示的，由辦公室在三個工作日內將領導批復或不能批復的原因及時作出反饋。

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1 文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書與檔案工作銜接不合理

在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。

（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高

近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。

（三）對文書檔案管理工作不重視

當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。

2 提高文書檔案管理工作的強化措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。

（二）建立現代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

（三）采用現代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。

（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍

在文書檔案現代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質提出了更高的要求，需要打造一支專業化和高素質的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術和現代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質。同時還要重視計算機網絡信息技術人才的培養工作，努力提高文書檔案管理的現代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現代化管理技術，全面推動文書檔案的現代化管理水平。

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1醫院文書檔案管理存在的問題

面對衛生部將醫院文書檔案管理納入醫院評審的新要求，我院為了提高醫院文書檔案管理質量，分析我院醫院文書檔案管理存在的問題，通過發現問題、解決問題，在不斷的解決問題中發展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：

1.1缺乏管理制度 當前醫院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統一管理的意識，并且存在不嚴格執行檔案管理規章制度的現象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。

1.2硬件設施差 醫院辦公條件的限制，造成部分醫院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現檔案管理信息化要求。同時醫院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發展[2]。

1.3管理人員綜合素質差 多數醫院文書檔案管理人員屬于非專業人員，缺少專業的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。

1.4拓展應用 醫院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發利用過程中，檔案管理不全面、不系統，導致文書檔案資源浪費現象，缺少具有科研成果的檔案管理內容，出現文書檔案管理輕重失衡現象，不能發揮文書檔案管理的價值[3]。

2 PDCA循環原理的探索應用

PDCA循環原理是指通過制定計劃、執行計劃、檢查結果、處理問題等工作的循環過程。在管理活動中應用PDCA循環，可以不普遍提高管理質量和工作效益。在醫院文書檔案管理中應用PDCA循環原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環原則，使醫院文書檔案管理質量以車輪式提高，促進醫院文書檔案管理高效規范化的實現。

2.1制定計劃 針對醫院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現在以下幾方面：為醫院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。

2.2執行計劃

2.2.1將紙質文書檔案轉化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內容，不能隨意更改檔案內容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉變傳統的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。

2.2.2綜合我院文書檔案管理現狀以及醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據。

2.2.3嚴格醫院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業從事檔案管理人員，并且經專業培訓取得檔案專業上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業水平[5]。

2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養檔案管理人員專業能力。通過組織學習和培訓，對醫院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養檔案管理人員規范化的工作流程，保證檔案管理內容和分類的齊全。

2.3檢查結果 依據PDCA循環工作原理，對醫院檔案管理工作進行評價。檢查醫院檔案管理應用PDCA循環原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結合醫院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質量。結合檢查結果，制定評審方針，并就發現的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質量的持續改進。

2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發現計劃、執行以及檢查中存在的問題，分析發生的原因，并且明確調整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關人員進行經驗總結，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質量循環過程。

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1 當下事業單位文書檔案管理工作存在的問題

（一）對文書檔案管理工作的重視不足

就目前來看，我國事業單位多數沒有意識到文書檔案管理工作的重要作用，對文書檔案管理工作的重視不足，認為文書檔案管理工作僅僅是保存一些檔案，與事業單位的發展并沒有直接的關系。正因為如此，事業單位對于文書檔案管理工作不夠重視，對其投入力度較小，也就不能保證文書檔案的規范化管理以及文書檔案的完整性。此外，重視程度不夠，就不能將文書檔案管理工作的作用完全發揮出來，也就無法起到促進事業單位發展進步的作用。最后，當下我國事業單位文書檔案管理工作基本還沒有實現信息化、科學化管理，信息化建設不夠。

（二）相關檔案管理人員業務素質不高

事業單位文書檔案管理相關工作人員素質不高，主要表現在：文書檔案管理者缺少豐富的管理經驗和專業的管理技能，僅僅是對工作的一些基礎環節比較清楚，并不能妥善應對復雜的工作；事業單位文書檔案管理保密性要求很高，但是部分工作者職業道德素質不高，有些時候會不慎泄密；還有的文書檔案管理者雖然在崗位上工作，但是缺乏責任心，時常感到枯燥乏味，工作積極性不高，工作起來往往是敷衍了事，對檔案保管和分類也不認真，甚至會出現較大錯誤；還有不少事業單位文書檔案管理人員是關系人員或者兼職人員等。總而言之，事業單位文書檔案管理者整體業務素質不高，嚴重影響了事業單位文書檔案管理工作的發展和進步。

（三）文書檔案管理方式較為陳舊落后

雖然現在科學技術得到迅猛發展，計算機普及程度也較高， 但是事業單位文書檔案管理并沒有實現完全的科學化和自動化，有的事業單位仍然還在使用已經淘汰的文書檔案管理軟件，而且也不符合事業單位實際發展情況。甚至于現在還有的事業單位依然使用人工管理的文書檔案管理模式，這就會產生一定的封閉性，不能實現文書檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準確性，影響了事?I單位文書檔案管理工作的發展，此外，由于上級領導對文書檔案管理工作不重視，也會導致管理模式落后，也就不能提供更加科學、合理的方式。

（四）文書檔案管理制度不健全、不完善

雖然目前不少事業單位有文書檔案管理制度，但仍存在文書檔案管理不規范，管理制度也不能嚴格落實等現象，例如：在對文書檔案進行分類、管理的時候沒有嚴格遵守管理制度，文書檔案分類不明確，沒有將不同時間和不同工作性質的文書檔案分開保存、歸檔，而是將其放在一起統一管理，這樣后來者在查找文書檔案時就不能很快找到所需要的文書檔案。此外，還有的文書檔案管理者在存放文書檔案時，圖一時省事而沒有為其生成相應的目錄，這就會給后期查閱文書檔案帶來更大的困難。

2 提升事業單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉變傳統工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業單位文書檔案管理工作，首先需要加強對管理工作的重視，轉變傳統的工作觀念。（1）提高單位領導對文書檔案管理工作的重視。只有領導真正重視起來，才能切實落實檔案管理工作，才能進一步加強對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設施。（2）加強事業單位全體員工的認識，使每個員工都認識到文書檔案對事業單位發展帶來的影響及重要意義，增強每個人的責任意識，保證文書檔案管理工作的順利開展。（3）做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認識到文書檔案規范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態度進行工作，進而促進工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進步。

（二）提高相關人員綜合素質，促進單位穩步發展

提高檔案工作人員的綜合素質是做好事業單位文書檔案管理工作最重要的一個前提。（1）就是要加強檔案管理者專業知識、技能培訓，通過學習新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應用到實際工作中去，不斷創新，以適應新形勢下發展需要。（2）注重培養檔案管理者的職業道德素養、責任意識和奉獻精神，因為文書檔案管理工作一般較為復雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執著的熱情、認真負責的態度以及一定奉獻精神。

（三）創新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應新形勢的發展需要，需要我們對文書檔案管理方式進行創新，提高管理工作效率。（1）創新文書檔案管理模式。充分利用現代新興科技，將網絡和計算機引入文書檔案管理，通過學習，使用管理軟件對文書檔案進行存儲、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進文書檔案管理自動化、數字化、一體化的實現。（2）加大對事業單位新文書檔案的開發力度。事業單位相關工作人員應該積極主動深入基層，而不只是被動接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進行歸檔、分類，以達到更新和擴充檔案庫的目的。（3）加強檔案管理人員的招聘、審核、監督力度。事業單位可以通過采取多項措施，實行公開招聘，將具有檔案管理專業背景的優秀人才吸納到事業單位檔案管理人才隊伍中來，并保障文書檔案管理者提供學習、培訓的機會，打造一批優秀的文書檔案管理人才。

（四）健全文書檔案管理制度，規范化管理文書檔案

（1）建立并完善事業單位文書檔案管理工作制度。各事業單位根據自身具體情況完善當前文書檔案管理制度，并在實際工作中嚴格落實，體現分類存放人性化，調取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。（2）完善文書檔案管理監督機制。在日常生活中要對檔案管理者有一定的監督，對存放檔案定期進行數據整理調查，及時發現檔案管理中的問題，出現記錄出錯或檔案損壞、缺失等情況，要對其進行一定的批評教育，使其工作謹慎、管理規范，加強其保密意識。（3）制定完善的文書檔案管理績效獎懲機制，將檔案管理者的工資福利與工作情況、平時表現掛鉤，對于表現優秀者給予一定的獎勵，對于工作中出現問題人員給予相應的懲罰，以達到提高其工作積極性和工作效率，督促其更好地完成文書檔案管理工作的目的。

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關鍵詞：醫院；文書檔案；檔案管理；問題；對策

一、醫院文書檔案管理的重要性

（一）為醫療科研創新提供基礎

文書檔案是為醫院提供服務的部門之一，它的存在為醫療提供了很好的可查詢的資料和相關的數據，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫院的資料庫。醫院的檔案中對每一項手術以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結合患者自身情況，研究或開創出新的治療方法，推動醫療科研創新。

（二）為患者提供完善的醫療記錄

文書檔案室存有醫院的很多的數據的，對于病人的一些相關的數據和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當患者接受治療后又出現一些并發癥，可以通過醫療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進行記錄，這樣會方便后期需要的時候進行查閱。

（三）為管理決策提供依據

醫院也是在不斷的經營中完善和發展的，也會定期舉辦大型的醫療座談會以及派遣相關人員出去進修，或者醫院發展轉型與創新，這些行政類的管理決策往往也是需要依據和支持的，醫院的文書檔案對歷年來醫院發展的歷程以及相關活動和成果進行記錄，為后期醫院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。

二、醫院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案工作人員的素質匱乏

在很多的醫院中對人才的培養有著自己重點培養的對象和人群，與此同時在醫院的人才培養方案中一般對技術人員的培養和培訓較為重視，但是卻忽略了醫院檔案室檔案文書人員的培養和學習。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統方法和傳統經驗上，以這種管理水平和思想方式受到束縛，這樣也追不上了時代的發展潮流。有些醫院的檔案管理人員自身的大學專業和文書檔案管理的崗位不符合，很多管理人員都是從事計算機行業、護理行業和行政工作，后來轉為檔案管理工作。由于他們缺少專業的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規定來進行規范標準化來執行和完成工作。

（二）檔案管理制度不健全

檔案資料重要性不言而喻，妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度，目前，在醫院單位中，都有明文規定，設立領導一系列的檔案管理制度，在很多的醫院里面都沒有對檔案管理有著正規的規定和規章制度，表現出規章制度不明確，所以人員在工作中會出現錯誤，很多應該處理的資料沒有及時的統一、高效的進行收集和處理，檔案室的管理不嚴密，管理規定脫節，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。

（三）檔案管理基礎設施欠缺

在很多醫院都會出現這種情況，醫院里面的消防設備、檔案管理設備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規定和標準的。同時醫院的檔案管理技術和設備較為落后，限制了文檔管理向前發展。隨著社會不斷的進步和科技經濟的不斷的發展，互聯網的應用和計算機的應用都在醫院的管理中得到了廣泛的應用和發展。同時傳統的文書檔案的管理的模式較為落后已經不能夠滿足現在的醫院的發展需要，我們必須要對傳統的文書檔案管理模式進行更新換代。但是受到了經濟的制約和限制醫院對檔案的管理的投入資金有著不足，所以迫使很多醫院的檔案管理不夠完善，不能實現現代化的管理。

三、完善醫院文書檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質

加強檔案室人員的學習和素質是非常必要的，同時對我們醫院的管理層，例如文書、檔案室人員進行專業的培訓，對專業的知識和整理文案的能力進行提高。這樣會相應的提高了檔案室的材料的規整度。也要提高領導層和文員的檔案意識，要讓他們了解規章制度，同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫院的領導們和職工對文書檔案有進一步的認識和了解。所以，要提高文書檔案相關的管理人員的專業水平，對其進行系統的培訓，這就要將文書檔案的管理歸納到醫院的重要發展戰略里進行重點關注，最好要每年派管理人員進行專業的培訓和學習，不斷的加強文書檔案基礎知識的培訓，只有通過不斷的專業的培訓和知識不斷的更新、不斷的進修學習，才能夠更好的提高管理人員的水平，讓其更好高效的完成管理任務，這樣會讓文書檔案穩定有序的發展。

（二）建立健全檔案管理制度

社會在進步和發展，現代社會的科技發展與日俱新，文書檔案的發展也要進行科學化的管理，醫院要設立相應的檔案管理體系，將醫院各科室、各部門進行統一考核和統一管理，所以對文書檔案進行制度性管理是非常有必要和有效的措施。

（三）完善檔案管理基礎設施建設

現在對文書檔案管理的硬件設施進行更新和資金的投入，對技術和設備進行翻新，對文書檔案進行現代化的管理，如辦公設備、檔案室的用房，要進行防火、防盜、防潮、防蟲等防護措施來減輕檔案的消耗。更要引進計算機軟件技術對文件進行歸類和整合，進行合理的搭配利用。經過計算機的整合和整理遠程信息的技術實現了文字和圖片聲像等信息進行系統化、科學化的管理，同時可以方便與管理人員利用算機進行以最快最方便省時省力的進行查找和搜索，這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯網還可以整合醫院的各個系統的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎設施記性優化的同時也實現了檔案管理的現代化。

總結：

綜上所述，通過對醫院工作性質的了解，可得出文書檔案在醫院的發展建設中發揮著很大的重要作用，對醫療技術的改進、對醫院發展過程中的重大決策都有影響，所以對當前醫院文書檔案管理中存在的問題進行總結和研究是一件具有研究價值的事項，結合醫院發展定位以及社會地位，對醫院文書檔案管理中存在的問題提出解決對策，對醫院的創新發展具有促進作用。

參考文獻：

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關鍵詞：基層單位；文書檔案；管理方法

基層單位的文書檔案是單位員工了解國家政策、行業法規，執行領導布置的任務，實現內部員工上傳下達、加強溝通交流的重要載體，既真實記錄了基層單位領導開展工作的情況，也是對單位業績及管理水平的歷史記錄和再現，是基層單位開展各項工作的有力依據。做好基層單位的文書管理工作，既是檔案人員的工作職責，也是單位發展的需要。

1 文書檔案管理概述

文書檔案的形成以文書工作為基礎，是文書工作各環節完成的成果。文書工作包括對基層單位各部門文件的收集、整理、運轉、成文、歸檔等，完成了這些工作，才能開展文書檔案管理工作。文書檔案管理往往具有工作量大、繁瑣復雜等特點，需要工作人員富有耐心，且科學合理地進行管理。

文書檔案管理工作對于基層單位而言具有重要意義，主要體現為：其一，文書檔案是對基層單位各項工作的詳細記錄，做好文書檔案管理也就能很好地保存單位歷史資料，為單位今后的工作決策提供參考依據；其二，文書檔案詳細記錄了基層單位各部門業務開展情況，以及單位機構的各項信息，做好文書檔案管理，為相關工作提供信息查詢服務，能合理開發利用這些信息，促進基層單位工作效率的提升；其三，做好文書檔案管理還有利于基層單位了解各部門員工工作情況，為職員考核、調動、晉升提供憑證。

2 基層單位文書檔案管理現存問題

目前，雖然大部分基層單位的文書檔案管理水平較以往有較大提升，但還存在一些不足，制約了文書檔案的規范化管理，具體表現為：

第一，檔案部門與其他部門配合不默契，致使文書檔案管理工作受到制約。文書檔案的收集工作需要單位各部門的配合與協作，由于基層單位一些工作人員對于檔案工作的認識度不高，不重視檔案收集整理工作，為了本部門工作之便利，不愿主動把部門文書檔案提交給檔案部門保管，這就加大了檔案部門工作人員的工作難度，致使其不得不跟蹤催交，或是自行收集整理，這很容易造成重要文件的缺失，或是資料收集不全等情況出現，導致文書檔案管理工作難以順利開展。

第二，文書檔案管理制度不健全。文書檔案所涉內容多而雜，工作繁瑣，程序復雜，需要有嚴格全面的檔案管理制度作為工作指導。然而，目前很多基層單位忽視制度建設，致使文書檔案管理缺乏約束機制，部分檔案管理人員工作散漫，推卸責任，或是對工作敷衍了事，使檔案管理流于形式，難以充分發揮文書檔案資料的效用，不利于檔案工作的有序開展。

第三，基層單位文書檔案的管理模式落后，還采用傳統人工管理模式，未引進先進信息技術。目前，部分基層單位在檔案管理工作中的投入力度不大，未采用先進的網絡設備、信息技術對文書檔案加以管理，還是采用紙質文檔及傳統人工管理模式，致使文檔保存形式單一，文檔查閱費時，信息更新不及時，也難以實現各部門文檔信息的共享，嚴重影響了文書檔案管理工作效率的提升。

第四，文書檔案管理人員的素質有待提升。部分基層單位的文書檔案管理人員并非檔案管理專業出生，也未經過專業的檔案管理培訓，對于文書檔案的分類、立卷等知識不甚了解，工作起來不得要領，致使檔案管理混亂，工作效率低下。還有一些人員雖出自科班，卻很少加強知識學習及參加專業培訓，難以提升工作水平。特別是信息社會的到來，計算機技術的普遍應用，利用微機開展文書檔案管理工作是大勢所趨，這就需要檔案管理人員加強技術學習，更新認識，科學地做好文書檔案管理工作。

3 加強基層單位文書檔案管理的方法

（一）建立健全文書檔案管理制度

制度是一切工作得以有序開展的前提。要實現文書檔案的科學規范化管理，就需要合理制度的有力支持，始終用制度規范檔案工作人員的行為，促進責任落實到人。具體而言，基層單位應從本單位工作實際出發，以《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》等為指導制定符合本單位的文書檔案管理制度，并規范文書檔案收集、整理、歸檔、統計、鑒定、借閱、銷毀、保密等各個環節的工作，以使各項工作有法可依，有章可循，制定統一標準，形成統一要求，實現統一的管理運作。此外，要將文書檔案管理工作與員工績效考核及年度考核相掛鉤，強化工作人員的責任意識，規范其工作行為，以確保文書檔案管理工作的科學化、規范化開展。

（二）優化文書檔案管理模式

為進一步促進文書檔案管理效率的提升，基層單位應創新文書檔案管理模式，將現代化的計算機技術、信息技術以及網絡技術應用于文書檔案管理工作中，以加快文書檔案管理建設步伐，推動其向自動化管理方向發展。例如，用條形碼代替檔案號，借助計算機設備進行文書檔案管理，不但能保障檔案資料的安全，還便于查閱及管理，提升檔案管理效率。此外，通過開發文書檔案管理軟件，優化歷史檔案查詢接口，能提升文書檔案信息的準確性以及存儲的持久性。

（三）加強文書檔案管理監督工作

文書檔案管理工作量較大，日常事務較為繁瑣，一旦疏忽便可能出現錯誤。因此，文書檔案管理人員應保持高度責任感，對文書檔案信息進行定期檢查，以便及時糾正錯誤。與此同時，單位內部需加強文書檔案相關監督工作，特別是財政檔案方面，要指派專人監督。通過有效實施監督工作，督促相關人員全身心投入工作當中，以保證文書檔案管理的規范性及效率。

（四）打造專業化文書檔案管理人才隊伍

要實現文書檔案的規范化管理，關鍵在于人。基層單位只有加強文書檔案人才隊伍建設，才能確保該項工作順利開展。一方面，基層單位要注重文書檔案管理人員綜合素質培養。管理層可鼓勵檔案工作人員通過自學來增加知識積累，提升專業素養。同時，單位內部可組織統一的業務培訓，加強員工對文書檔案管理制度規范的了解。此外，部門內部還可定期開展交流學習會，促進員工相互學習，取長補短。另一方面，基層單位還應加強對文書檔案人才的選拔，選用富有責任心、專業基礎好、政治水平高的人進入文書檔案管理隊伍。同時，要有效提升檔案管理人員的服務意識，通過教育引導，調動其工作積極性與主動性。

4 結語

總之，文書檔案的科學化、規范化管理能有效提升基層單位的工作效率，促進基層單位穩定發展，具有十分重要的意義。檔案工作人員在實際工作中，不僅要重視文書檔案的管理工作，還應深入發掘文書檔案的內在價值，使其充分發揮應有作用，為基層單位的發展提供強有力的支持。

參考文獻

[1]何彥.關于文書檔案管理工作的規范化思考[J].辦公室業務，2016（01）：107.

[2]李佳.文書檔案規范化管理的分析研究[J].經營管理者，2015（22）：278.

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1 文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載歷史

文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個階段管理的重點就在收集、管理、編目編冊、保存、借閱等工作上；同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。

1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富

作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。

1.3 文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進

文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作也是一種促進。

2 辦公室人員做好文書檔案管理的辦法

2.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平

文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設施，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩定辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。

2.2 對檔案文書管理模式進行創新

在新時展的大背景下，應當要對檔案文書管理模式進行積極探索，力求創新，將以往的被動方式轉變為主動，主動對檔案資料進行收集，且在領導的引導下增進和其他部門的交流和聯系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性和連續性進行了解和掌握，防止出現資料失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作也是一項發展性的工作，在事件不斷發展過程中其也會出現相應變化。因此，企業領導應合理增加人力與資金的支持，建立起企業需要的管理系統，進而保證能夠充分發揮出檔案資源的價值，為確保服務中心業務的有序開展奠定堅實的基礎。

2.3 強化檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，是實施檔案管理工作的主體，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力此不斷深化自身。除利用業余時間自我學習外，盡可能參加集團公司、局、分公司檔案管理部門的有關檔案管理培訓，以提高檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

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關鍵詞 辦公室人員 文書檔案 解決策略

文書檔案管理是機關事業單位辦公活動中對實際工作進展情況的真實記錄，是確保單位持續穩健發展的重要依據，有助于規范單位業務行為，提升單位服務水平，同時也可以實現“古為今用”，更好地指導單位現實工作的開展。其重要性不言而喻。因此，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對單位發展的重要性。然而，在當前的文書檔案管理工作開展的過程中，依舊存在一些制約管理水平提升的因素。如何才能有效地提升辦公室人員的文書檔案管理水平，是當前辦公室管理工作亟待解決的問題。

一、文書檔案管理概述

（一）文書檔案管理的含義

文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。

（二）文書檔案管理的特點

文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。

（三）文書檔案管理的重要性

在現代企事業單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環節。文書檔案管理不僅是確保事業單位工作質量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業單位管理水平的關鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業的真實發展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業以前發展過程的完整記錄，也是企業發展的第一手資料，所以可以為企業未來的發展提供必要的參考數據，具有重要的作用。特別是隨著信息技術的迅猛發展，企業每天的發展過程中均會產生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作亟待完善、創新和改革。

二、當前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度有待完善

在當前大多數的企事業單位工作中，文書檔案管理工作大都在行政辦公室中的綜合檔案室內來進行，行政辦公室負責的工作任務比較繁重，沒有將其分散給其他部門或科室的文書檔案資料來進行合理歸檔；或者部分辦公室人員為了辦公方便而沒有將那些使用完畢的文件進行及時的歸納；又或者部分辦公室人員沒有從思想層面上意識到檔案歸納的重要性，所以在使用后隨意放置而造成丟失問題等等。這些問題均可以歸根于管理制度不完善。

（二）人員素養有待提升

目前，部分企事業單位大都沒有充分意識到文書檔案管理工作對單位事業發展的重要性，具體主要表現為企業內部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專業素質等參差不齊，同時他們所具備的管理意識、知識儲備量、知識結構以及工作效率等已經無法滿足新形勢下現代企事業單位業務開展的需求，所以相關的企事業單位文書檔案管理人員的素養有待提升。

（三）部門協作有待加強

基于上述所述，文書檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點，要求辦公室人員必須在具有較強檔案管理意識的基礎上統籌單位各部門的工作，以確保文書檔案管理工作的質量。然而，在當前的文書檔案管理工作過程中，辦公室人員大都對各部門間的業務不熟悉，所以他們無法科學、準確地確保文書檔案管理工作的質量。

三、當前文書檔案管理工作中存在問題的解決策略

（一）完善檔案管理制度

文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準則和標準，可以規范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時的文書檔案管理工作中，相關單位領導要結合單位發展的實際情況來不斷完善檔案管理制度，從而促進檔案管理工作向現代化管理方面發展，同時還要為辦公室人員提供良好的工作環境和條件，以使他們可以安心地進行檔案管理工作。

（二）提升檔案人員素養

辦公室是文書檔案管理工作的主體，直接關乎文書檔案管理的整體質量，所以必須要切實提升辦公室檔案人員的管理能力。文書檔案管理看似重復、枯燥、無趣、乏味，但是其內容卻與各項業務的辦理過程息息相關。所以，辦公室人員必須要對文檔管理工作有充分的了解和認識，以幫助他們更好地開展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹立牢固的責任意識，使他們可以自覺、認真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，從而全面提升文書檔案管理的水平。

（三）加強部門協作管理

辦公室文書檔案管理工作實際上與其他各項業務直接大都有緊密的聯系，其質量直接關乎辦公室的整體業務質量和效率，同時也會影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業單位所用檔案信息的質量，辦公室人員必須要加強部門協作管理，切實做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實際上就是要求辦公室人員要積極主動去了解各業務部門所擁有的各項新工作、新進展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動地到各個業務部門去了解有關的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實際情況來思考圍繞單位中心的工作，切實加強部門間的協作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。

正所謂：“機遇與挑戰并存。”在信息技術快速發展的新時期，文書檔案管理工作在遇到了前所未有的發展機遇的同時，也面臨著嚴峻的挑戰。因此，為了提升文書檔案管理工作的質量和效率，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對于單位事業發展的重要性，不斷提升自身的管理水平，切實做好文化工作與檔案工作之間的銜接工作，同時要加強各部門間的協作管理，從而切實提高文書檔案管理的質量，確保單位建設的順利開展。

（作者單位為國網吉林省電力有限公司經濟技術研究院）

參考文獻

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[2] 李國斌.做好文書檔案管理工作的幾個條件[J].時代報告，2015，27（10）：30- 31.

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機要文書檔案的保密主要包括對機要圖表、資料、文書檔案等的保密以及電報傳真密碼的保密。但在現實的企業管理中，一些人并沒有認識到企業文書檔案保密管理工作的重要性。

二、文書檔案保密管理工作現存的不足

1.文書檔案保密管理意識比較淡薄

第一，企業在思想上認識模糊。由于一部分企業在思想上對檔案管理工作沒有高度的認識，沒有把它作為企業基礎，存在“檔案是檔案，業務是業務”的想想，對于檔案與業務之間的關系認識模糊，因此不知道開展企業文書檔案管理工作的意義是什么，更不知道如何開展這項工作。第二，企業對文書檔案管理工作不夠重視。一部分企業并未認識到文書檔案在如今這個信息化的時代中所具有的使用價值，認為所謂的文書檔案管理僅僅是收集企業的歷史文件資料，既要投入人力物力，還有投入財力，卻出不來任何政績，是一種得不償失的行為。第三，企業缺乏主動性。大部分企業只重視形式，輕視內容，重視晉級，輕視效能，晉升文書檔案管理級別往往是為了應付上級的檢查，并沒有真正地從對企業負責，對企業歷史負責的角度去做好文書檔案管理工作。

2.企業在文書檔案管理工作上的力量比較薄弱。

第一，文書檔案管理隊伍不夠穩定。在基層企業中，文書檔案管理人員大多數是由辦公室的勤雜人員兼任，因此專業化水平不高，隊伍變動頻繁，這直接導致文書檔案的爭論和管理出現混亂的現象。第二，文書檔案管理的質量不高。首先，文書檔案的管理人員只知道基本知識，對于檔案的保管期限、案卷號、類別號、目錄號、全宗號混淆不清，出現蓋錯章、編錯號的習慣。其次，文書檔案目錄的索引不全，一些年代久遠的文書檔案很難找到索引，導致這些文件的使用價值得不到發揮，不能為企業的發展服務。最后是企業沒有足夠地認識到文書檔案的重要性，使得檔案的使用價值沒有充分地顯現出來，導致文書檔案的管理質量無法得到提升。

3.管理觀念落后

一是文書檔案管理的方式太過陳舊。當前企業的文書檔案管理主要是手工管理，文書檔案從收集到整理，到編目，再到索引和查閱大多數還是沿襲著傳統手工模式，現代化的管理手段被應用的很少，致使文書檔案管理的質量比較低，查找的速度比較慢，使用的效率比較低。二是資金保障沒有到位。一般來講，基層企業的辦公經費往往處于緊缺狀態，因此，在文書檔案收集、整理以及保管上能夠投入的資金明顯不足。

三、保密策略

1.制定嚴格的工作制度，提高工作標準

文書檔案管理工作主要負責收、整理和管理企業的文書檔案，這些文書檔案包括企業的歷史資料及發展，甚至包括企業的機密。為了提高企業文件檔案的保密程度，使機密文件不被泄露出去，各個企業單位必須制定保密管理制度和標準化的工作程序，這是使企業各項管理工作實現規范化、科學化和合理化的準則。這些制度和工作程序在為文書檔案的管理人員提出要求的同時也提供了指導。在保密管理制度的中，應該就文書檔案管理工作制定操作性強且詳細的工作規范和標準以供管理人員學習和執行。除此之外，企業還要結合管理人員工作的實際情況不斷完善文書檔案保密管理制度，使檔案管理的每個環節更加規范化、科學化。

2.提高管理人員的保密工作意識和企業素質

（1）職業道德素質。這主要是指文件檔案的管理人員在履行自己工作范圍內的職責的同時還要自覺地履行道德準則。管理人員應該熱愛自己的工作，對工作始終保持高度的積極性。管理人員應該妥善地保管企業的文書檔案，保持其在形式以及內容上的原始性和真實性。尊重事實、尊重歷史是文件檔案管理人員必須具備的職業準則。

（2）文化知識素質。企業要對文件檔案管理人員進行系統、全面的文化、理論以及科學技術知識方面的教育，使他們的知識面能夠更為廣闊。近年來，隨著社會與科技的發展，科學技術已被廣泛應用到文件檔案管理領域，這就要求文件檔案的管理人員不僅要掌握傳統的文件管理知識，還要能夠應用現代化的科技手段管理文書檔案。

（3）專業素質。文件檔案管理工作的專業性比較強，這就要求管理人員必須具備足夠的專業知識和一定的工作技巧。專業素質主要包括工作人員履行專業職責的智力、能力、學歷、成績和資歷。企業可以通過專業的培訓途徑來提高工作人員的專業素質，培訓的形勢多種多樣，如短期培訓班，高校內開設的相關課程，等等。

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1.1具有一定的便捷性。

以前的文書檔案管理都是工作人員運用手寫來完成，這樣就要求工作人員的字跡工整清晰，即費時費力又容易出現錯誤，不能保證檔案中資料的可靠性和準確性，這就大大增加了工作人員的壓力。在計算機信息技術高度發展的今天，文書檔案管理中使用了計算機，這樣在資料的存儲和手機，文件的他類整理都非常地便捷。當我們需要某些檔案資料時，不需要我們去翻厚厚的檔案袋，而是利在計算機相關內容中輸入關鍵詞就可以找到相關的內容。文書檔案管理中運用計算機，可以減少人員的工作量和避免錯誤的出現，對文件的編輯整理以及檔案分類都有了大大的提高，這是手工摘抄不能相比的，與此同時，計算機在文書檔案中的運用又提高了單位的科技含量，對單位的宣傳大有幫助。

1.2文書檔案中的相關內容都可以和其他人相互共享。

在以前企業以及單位中還運用人工操作的時候，好多資源都不能使其有效的得到共享，這樣就造成了資源的浪費和閑置，不僅造成了成本的浪費還給企業得到有效信息增加了一定的難度。在檔案管理中使用了計算機信息技術以后，文書檔案管理已經形成了一套完善有效的管理機制，在一些知名單位中已經有了專門的管理制度，這樣就可以有效地對資源進行管理和利用。隨著我國計算機信息技術的不斷進步和完善，文書檔案管理已經變得原來越簡單了，同時達到了各個科室和部門的資源共享，可以有效地對檔案信息的使用和查詢。

1.3文書檔案中運用計算機信息技術可以有效提高管理質量。

在文書檔案中運用計算機信息技術，可以使檔案管理人員不必去查找厚厚的檔案袋，使用計算機輸入關鍵詞就可以準確有效地查找到自己想要的檔案資料，提高了工作效率和質量，同時如果需要查閱資料，不必翻找原始紙質資料，可以在計算機上直接閱讀，這樣就避免人與檔案原件的直接接觸，對原件的保護起到了一定的作用。

二、計算機一體化文書檔案管理存在的問題

2.1保密患是文書檔案計算機管理中的一大問題。

自從文書檔案管理中運用計算機信息技術以后，管理工作就發生了很多的變化，從而就使文書檔案的固定管理機制發生了實質性的變化，這樣就使文書檔案管理的保密性受到了很大的沖擊。企業單位的檔案資料就很容易修改，而且在出現改動和變化后不留下任何的痕跡。一些安全軟件就注意到了這一點，在很大程度上避免不相關的人員對文書檔案資料進行修改，但是這種檔案管理中出現的改動機率是比原始的手工檔案管理要多很多，這樣檔案的安全性就不能得到保障。

2.2網絡安全隱患也是計算機一體化文書檔案管理中的又一大問題。

隨著我國計算機網絡用戶的不斷增加，文書檔案管理中的計算機應用就出現了很多的安全隱患，我們普遍的認為，構成對文書檔案管理出現安全隱患的問題一般是計算機感染病毒、黑客對文書檔案資料的惡意修改和刪除等。

三、對計算機一體化文書檔案管理漏洞的一些應對方法

完善計算機信息一體化的管理制度和機制，通過掌握和了解電子文件的具體特點和特征，對各部分的環節進行有效的解析，從檔案資料的管理入手，確保文書檔案資料的可靠性和真實有效性。企業單位要注重計算機信息一體化文書檔案管理的網絡安全問題，在計算機內不設定有效的安全防火墻，增強文書檔案管理的安全性。企業單位要經常對相關的檔案管理人員進行有效科學的相關技能培訓，增強其綜合素質，通過改善管理機制。

四、結語