英語信函范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇英語信函，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞： 英語商務(wù)函電 詞匯特點(diǎn) 句式特征

隨著我國(guó)改革開放的力度不斷加大及我國(guó)加入世界貿(mào)易組織（WTO），國(guó)際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，國(guó)際商務(wù)交往越來越頻繁，商務(wù)信函的使用日益頻繁，商務(wù)英語的翻譯顯現(xiàn)出重要作用。然而商務(wù)信函不同于普通的交流信函，其特點(diǎn)鮮明，語言的選擇性很強(qiáng)，語篇的連貫性和邏輯性也很強(qiáng)。具體體現(xiàn)在表達(dá)直截了當(dāng)、簡(jiǎn)潔明快、淡于修飾，用詞規(guī)范、語法結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、句子排列一般固定有序。

英語商務(wù)信函是涉外商務(wù)中使用的各種函件的總稱，是各項(xiàng)進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)展情況的專業(yè)性書面紀(jì)錄。商務(wù)信函涉及的是公司之間的進(jìn)出口業(yè)務(wù)往來，且同銀行、海關(guān)、運(yùn)輸、法律等專業(yè)知識(shí)有著密不可分的聯(lián)系。可以歸結(jié)于正式的專業(yè)文體，比一般的信函顯得更正式、嚴(yán)肅，在詞法、句法和語法方面都有自己的特點(diǎn)。

一、英語商務(wù)信函的詞匯特點(diǎn)

由于英語商務(wù)信函是一種正式的公函語體，在用詞方面，大多使用正式書面詞匯，力求用詞簡(jiǎn)潔樸素、準(zhǔn)確具體，能充分體現(xiàn)商務(wù)公函的規(guī)范正式、公事公辦等特點(diǎn)。

1.英語商務(wù)信函的用詞規(guī)范、簡(jiǎn)潔：英語商務(wù)信函不僅涉及獨(dú)特的專業(yè)，而且涉及實(shí)際商務(wù)工作技能，顯示貿(mào)易、金融、外匯、海關(guān)、商檢等諸多領(lǐng)域、多種行業(yè)的特性。信函中通常會(huì)出現(xiàn)許多專業(yè)詞匯，大量使用專業(yè)術(shù)語、行話、縮略語等。如：quote報(bào)價(jià)；coverage險(xiǎn)別；bid出價(jià)；in triplicate一式三份等。這些術(shù)語經(jīng)過長(zhǎng)期的使用實(shí)踐或相關(guān)的規(guī)定，已具有特定的內(nèi)涵，其意思清楚明確，能準(zhǔn)確表達(dá)英語商務(wù)信函的內(nèi)容。

2.英語商務(wù)信函的用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)：英語商業(yè)信函經(jīng)常涉及貨物的型號(hào)、價(jià)格及重量，商品的發(fā)貨、到貨時(shí)間等，相關(guān)的文字或數(shù)字必須準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，毫不含糊，以免產(chǎn)生誤會(huì)，引起不必要的麻煩。

如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果貴方購(gòu)買10000或以上，這個(gè)價(jià)格至5月28日前有效。

3.英語商務(wù)信函經(jīng)常使用固定的習(xí)語：英語商務(wù)信函是一種公函，是帶有公事公辦性質(zhì)的正式信函，因此常帶有一些古詞顯示信函的禮貌和正式。這些詞語在長(zhǎng)期的使用實(shí)踐中，固定下來，被廣泛使用于商務(wù)信函中。

如：ad valorem duty（拉丁）從價(jià)稅

insurance premium per capita（拉丁）人均保險(xiǎn)費(fèi)

force majeure（法語）不可抗力

Notice is hereby given that…特此函告……

4.英語商務(wù)信函經(jīng)常運(yùn)用委婉、禮貌的語氣：英語商務(wù)信函是一種跨國(guó)度的交往手段，非常注重信函客氣、禮貌的言語。即使是拒絕對(duì)方的要求或條件，或者表達(dá)對(duì)對(duì)方的不滿意也會(huì)用比較委婉的語氣。

如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.謝謝昨日來信，通知我于2012年8月24日面試。

5.英語商務(wù)信函大多使用禮貌性詞語：英語的禮貌性詞語主要強(qiáng)調(diào)積極意思，給人愉快的感覺。在英語商務(wù)信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等帶有感情意義的詞語層出不窮。

如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。

6.適當(dāng)使用情態(tài)動(dòng)詞：英語中情態(tài)動(dòng)詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。

如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交貨。

二、英語商務(wù)信函的句式特點(diǎn)

英語商務(wù)信函的主要功能是準(zhǔn)確傳遞經(jīng)濟(jì)信息，要求在有限的篇幅內(nèi)達(dá)到言簡(jiǎn)意賅的效果，從而有效地進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，因此它的語言必須簡(jiǎn)潔、明了、禮貌、準(zhǔn)確，極少對(duì)所述內(nèi)容進(jìn)行美學(xué)加工。

1.句式正規(guī)完整。英語商務(wù)信函是一種正式體書面英語，由于常常要表示某些條款相互成立、互為條件，或?qū)δ承┚哂幸蚬P(guān)系的事件進(jìn)行敘述，因此通常使用層次復(fù)雜的從句和長(zhǎng)句表達(dá)多層次的復(fù)雜邏輯關(guān)系，可以充分完整地表達(dá)相互關(guān)聯(lián)的意義。

如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保貨物，如發(fā)生本保單項(xiàng)下負(fù)責(zé)賠償?shù)膿p失或損壞，應(yīng)立即通知本公司下述人查勘。

2.文風(fēng)樸實(shí)，少有修飾。英語商務(wù)信函的主要功能是傳遞信息，除必須使用專業(yè)術(shù)語等手段準(zhǔn)確表達(dá)信息外，用詞簡(jiǎn)單樸素，不帶任何感彩。這樣既能節(jié)約時(shí)間，又能使交易雙方更好地理解和接受。

如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統(tǒng)未按規(guī)定時(shí)間裝好，對(duì)此我非常關(guān)心。

3.采用倒裝句。英語商務(wù)信函中倒裝句雖不常使用，但在表示隨函寄上某些材料時(shí)，或在表示可能在將來出現(xiàn)不確定性時(shí)，也會(huì)使用倒裝句。

如：Enclosed is a copy of our current catalogue。隨信附上一本我們現(xiàn)在適用的目錄。

4.用陳述句表達(dá)委婉的祈使意義。信函雙方為貿(mào)易伙伴，地位平等，因此在希望對(duì)方采取某種行為時(shí)，通常會(huì)使用陳述句、非真實(shí)條件句、虛擬語氣、情態(tài)動(dòng)詞等表達(dá)比較委婉的語氣，而不是直接使用祈使句。

如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我們發(fā)現(xiàn)你方報(bào)價(jià)比我們從其他地方收到的稍高，請(qǐng)你方降價(jià)，以適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)。

5.用虛擬語氣表達(dá)假設(shè)。英語商務(wù)信函中對(duì)于將來不太確定的假設(shè)行為或情況，通常會(huì)用虛擬語氣體現(xiàn)。

如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我們從工廠得到進(jìn)一步的消息，我們一定會(huì)通知你方。

英語商務(wù)信函比較程式化，其中有許多商務(wù)專業(yè)術(shù)語、法律專業(yè)術(shù)語和特殊詞匯，內(nèi)容不允許出錯(cuò)。因而要求書寫者一方面懂得、熟悉專業(yè)的行話、術(shù)語，另一方面盡可能地用比較標(biāo)準(zhǔn)的文字，將相關(guān)的信息更精練準(zhǔn)確地表達(dá)出來。

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關(guān)鍵詞：英語 商務(wù)信函 文體

中圖分類號(hào)：H315.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：1672-1578（2013）02-0032-02

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國(guó)際地位的持續(xù)提高，我國(guó)與國(guó)際間的交流和合作也日益加強(qiáng)，越來越多的國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的發(fā)展，對(duì)英語的使用頻率也越來越高，英語商務(wù)信函的使用范圍也日益廣泛。商務(wù)信函不同于私人信函，是貿(mào)易往來當(dāng)中必不可少的溝通方式，是傳達(dá)信息的必要工具，用途和用詞都與私人信函有很大的不同。尤其是在我國(guó)加入WTO以后，英語商務(wù)信函的重要作用就更加地突顯出來了。在書寫當(dāng)中需要熟練掌握英語商務(wù)信函的書寫規(guī)范，有助于幫助商家達(dá)成貿(mào)易，提高溝通效率。熟練地掌握英語詞匯和語法，充分了解英語的語言習(xí)慣和特色，并且符合商務(wù)信函的禮儀，對(duì)于書寫一封用詞恰當(dāng)，禮節(jié)到位的英語商務(wù)信函是非常必要的。商務(wù)信函是以達(dá)成商務(wù)合作為目標(biāo)的，具有內(nèi)容格式相對(duì)固定，表達(dá)簡(jiǎn)潔明了的特點(diǎn)。對(duì)英語商務(wù)信函的運(yùn)用能力，也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的國(guó)際化水平，和商務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。商務(wù)英語信函屬于正式的公文寫作，首先應(yīng)該符合商務(wù)英語寫作的7大原則，即：簡(jiǎn)練、清楚、正確、完整、禮貌、具體、體諒。在寫作文體的運(yùn)用上，也應(yīng)該符合商務(wù)英語的寫作要求和習(xí)慣，主要為以下幾個(gè)方面：

1 格式規(guī)范

商務(wù)信函作為公文寫作中的一種，有著相對(duì)來說比較固定的文體格式，有著明顯的公事公辦的文體特色，一般要包括以下幾部分的內(nèi)容：

（一）信頭（Letter Head）：包括發(fā)信人公司的名稱、地址、傳真或電傳號(hào)碼。

（二）寫信日期（Date Line）：寫信的年、月、日。

（三）封內(nèi)地址（Inside Address）：收信人公司名稱和地址，以及收信人的名字和職務(wù)。

（四）稱呼（Salutation）：對(duì)收信人的尊稱。通常為“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用對(duì)方的姓氏或是職位名稱。

（五）正文（Body of the Letter）：英語商務(wù)信函一般采用的是開門見山的寫作技巧，在正文的開頭就清晰地表達(dá)出寫信的目的和來由。如果是對(duì)對(duì)方來函的答復(fù)，一般會(huì)首先簡(jiǎn)單交代一下對(duì)方的來信時(shí)間和主要內(nèi)容。從而節(jié)約讀信者的閱讀時(shí)間，提高溝通效率。然后對(duì)自己要傳達(dá)的事宜進(jìn)行簡(jiǎn)潔的說明，是正文的核心部分。為了讀信者能夠更加方便快捷地抓到核心內(nèi)容，一般每一件事要分一個(gè)單獨(dú)的段落來闡述。接著是需要對(duì)方給予答復(fù)的內(nèi)容，或者是需要對(duì)方完成的事件的表達(dá)。如果有附件的話，也要告知對(duì)方，提醒對(duì)方查收。

（六）結(jié)尾敬語（Complimentary Close）：書信結(jié)束時(shí)的禮貌用語。是商務(wù)信函的禮貌性和完整性的保證。

（七）簽名（Signature）：寫信人的署名，包括姓名和職務(wù)等。

自此，才能算是一封格式完整的商務(wù)英語信函。

2 用詞規(guī)范

由于商務(wù)信函區(qū)別于普通私人信函的特點(diǎn)，和其明顯的商務(wù)特征，在用詞的選擇方面，也需要注意。商務(wù)英語詞匯不僅具有日常英語詞匯的一般特點(diǎn)，還具有自身專業(yè)性的特點(diǎn)。商務(wù)英語信函需要使用正式的，官方的書面詞匯，盡量不使用非正式的口語詞匯。詞匯的正確選擇是商務(wù)語言和交際能力的體現(xiàn)，是專業(yè)知識(shí)和英語的綜合運(yùn)用。例如：表達(dá)完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表達(dá)購(gòu)買的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表達(dá)意向的時(shí)候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用詞的選擇上，要多用單詞，減少短語的使用。商務(wù)信函的目的是傳達(dá)商務(wù)信息，而不是對(duì)文章進(jìn)行美化和抒情。因此要多使用簡(jiǎn)單易懂常見的詞匯，而不是用復(fù)雜的高級(jí)的生僻的形容詞匯，還要注意減少?zèng)]必要的形容詞和狀語。對(duì)時(shí)間、數(shù)量和程度的說明要具體，盡量不使用也許、大概、可能等模糊的詞匯，具體到數(shù)字和日期。意思表達(dá)不準(zhǔn)確，不清楚的詞匯盡量不要使用，以免造成歧義。

對(duì)專業(yè)詞匯的使用要特別留意準(zhǔn)確性。商務(wù)英語信函中對(duì)術(shù)語的使用頻率很高，縮寫也較多，熟練掌握這些詞匯和縮寫，也是商務(wù)英語信函能力的體現(xiàn)，避免因術(shù)語使用錯(cuò)誤造成誤會(huì)甚至損失。

3 注重禮貌

俗話說“禮多人不怪”，在日常生活中是如此，在商務(wù)往來活動(dòng)中，更是如此。雙方的貿(mào)易往來是建立在互惠互利，互相尊重的原則基礎(chǔ)上的，因此商務(wù)英語信函也應(yīng)該符合這樣的原則。雙方互相尊重，遵守合作原則，形成一種默契，才能保證商務(wù)貿(mào)易的順利開展和進(jìn)行。如果在來往中缺少應(yīng)有的禮貌，合作是很難進(jìn)行下去的。因此商務(wù)英語信函中，語氣禮貌是非常重要的，影響著企業(yè)的商務(wù)形象和信譽(yù)。信函要寫的禮貌且有分寸，并且要符合商務(wù)英語體諒的原則，措辭和用于要站在收信人的立場(chǎng)上，還要尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣。信函中減少第一人稱的使用，多使用第二人稱做主語，或者是第二人稱物主代詞。

正確使用情態(tài)動(dòng)詞，如“would”，“should”等，可以使信函的語氣更加的禮貌和委婉。以商量的口吻來敘述，讓讀信者可以感受到被尊重和重視的感覺。需要對(duì)方完成的事件，注意請(qǐng)求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“l(fā)et us…”等。還要多使用表達(dá)積極意義的詞匯，給讀信者帶來愉快的感覺。讀信者的心情愉快，更有助于商務(wù)合作的達(dá)成和實(shí)現(xiàn)，對(duì)商務(wù)活動(dòng)的開展具有推進(jìn)效果。

4 句式簡(jiǎn)潔完整

在句式的選擇上，應(yīng)該盡量使用正式的，簡(jiǎn)單易懂的句式，不使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的從句或者過于冗長(zhǎng)的句子，減少讀信者在句式的理解上花費(fèi)的時(shí)間。復(fù)合句并不適合在商務(wù)信函中使用，短句雖然簡(jiǎn)單，但是表達(dá)清晰，理解容易，和商務(wù)信函的原則相符，是商務(wù)英語信函中最好的表達(dá)句式。

巧用被動(dòng)語態(tài)。因?yàn)楸粍?dòng)語態(tài)弱化了動(dòng)作的實(shí)施者，強(qiáng)調(diào)突出動(dòng)作的本身，表達(dá)更為緩和，婉轉(zhuǎn)；并且避免了過多的人稱代詞的使用，使整個(gè)句子的陳述顯得更加的客觀；被動(dòng)結(jié)構(gòu)的簡(jiǎn)潔，也使得商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)更為緊湊。被動(dòng)語態(tài)的使用，最能體現(xiàn)商務(wù)人員的英語溝通能力和書面語的掌握程度。為了表達(dá)更加委婉，語氣更加禮貌，還經(jīng)常使用It作主語的句式。

多使用肯定句和陳述句，減少否定句和疑問句的使用。肯定句和陳述句更加積極正面，使人往好的方面去聯(lián)想，商務(wù)往來的活動(dòng)中，最重要的就是信賴感，肯定句和陳述句的使用能給讀信者增加信賴感，從而產(chǎn)生合作的信心，更有助于商務(wù)雙方達(dá)成一種合作默契。

在商務(wù)信函中，為了避免誤會(huì)和損失的產(chǎn)生，對(duì)代詞的使用要特別注意，指代要清晰明確，讓讀信者一下子就明白句子的主語和賓語，明白寫信者所要表達(dá)的意思。邏輯性要強(qiáng)，避免含糊和混淆的出現(xiàn)。

句式要完整，避免出現(xiàn)省略句。商務(wù)信函最重要的原則就是表達(dá)要清晰，商貿(mào)活動(dòng)最重要的就是要明確，清晰，交易雙方要明確地表達(dá)自己的立場(chǎng)和態(tài)度，也要能夠迅速地領(lǐng)會(huì)到對(duì)方的意圖，因此省略句的使用最好不要出現(xiàn)在商務(wù)英語信函當(dāng)中，避免因意思表達(dá)不夠明確，引起的交易損失。

5 對(duì)固定句式的使用

在商務(wù)英語信函中，有一些句型和套句的使用頻率非常之高，可以作為固定句型來記憶和運(yùn)用。例如：

Please do not hesitate to...

Should you have any questions，please...

We are pleased to inform you...

We wish you a bright and successful New Year.

It is regretful to learn of...

We would be interested to learn...

在大量的實(shí)踐中，這些句型被頻繁使用，成為商務(wù)英語信函當(dāng)中的經(jīng)典句型，熟練掌握巧妙使用這些句型，可以增加信函的商務(wù)氣息和職業(yè)度，讓商務(wù)英語信函更加的禮貌和正式。

6 結(jié)語

我國(guó)與國(guó)際間的交流和合作也日益加強(qiáng)，越來越多的國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的發(fā)展，對(duì)英語的使用頻率也越來越高，英語商務(wù)信函的使用范圍也日益廣泛。商務(wù)英語信函屬于正式的公文寫作，對(duì)英語商務(wù)信函的運(yùn)用能力，也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的國(guó)際化水平，和商務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。商務(wù)英語信函的表達(dá)應(yīng)該簡(jiǎn)潔明確清晰，讓商貿(mào)的雙方都能更好地理解對(duì)方的意思，更高效地進(jìn)行溝通，在商務(wù)英語信函的文體上對(duì)格式、用詞、句型和禮節(jié)都需要加強(qiáng)注意。

參考文獻(xiàn)：

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篇3

[關(guān)鍵詞] 中動(dòng)語態(tài) 國(guó)際貿(mào)易 英語商務(wù)信函

一、中動(dòng)語態(tài)

語態(tài)表示的是主語同謂語之間的語義關(guān)系。傳統(tǒng)語法家們認(rèn)為,當(dāng)主語為施事時(shí),句子為主動(dòng)態(tài);而當(dāng)主語為受事,謂語具有be + Ved 的形式時(shí),句子為被動(dòng)態(tài)。傳統(tǒng)語法的這種描寫采用的是語義和結(jié)構(gòu)形式兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn),它區(qū)別被動(dòng)句十分有效,但卻很容易使人形成一種錯(cuò)誤印象,認(rèn)為語態(tài)似乎只有兩種,要么是主動(dòng),要么是被動(dòng),非此即彼。其實(shí)這不符合英語語態(tài)的實(shí)際情況。例如在英語中會(huì)出現(xiàn)下面的說法:

(1)This pen writes smoothly。

(2)The new library is now building。

這些句子的共同特點(diǎn)是:主語都表示受事,但其謂語又都不具備be + 2ed 的形式標(biāo)記,它們是主動(dòng)還是被動(dòng)? 傳統(tǒng)語法無法做出正確的回答。以上兩個(gè)句子就是除了主動(dòng)和被動(dòng)之外的另外一種語態(tài)―中動(dòng)語態(tài)。

近些年來, 許多語言學(xué)家對(duì)中動(dòng)語態(tài)做了大量的分析和研究。國(guó)外有不少學(xué)者像Roberts，F(xiàn)agan，Iwata 等圍繞著中動(dòng)語態(tài)的特征與生成機(jī)制等問題展開激烈的爭(zhēng)論。國(guó)內(nèi)許多學(xué)者像韓景泉、何孝忠、徐盛恒等也對(duì)中動(dòng)語態(tài)的生成和界定做了大量的分析和研究。功能語法對(duì)中動(dòng)這一結(jié)構(gòu)也進(jìn)行了論述,Halliday（1994）在他的專著中專門提到及物性和語態(tài), 從一個(gè)全新的角度詮釋了兩種不同的分析方法和語態(tài)。其中兩種分析方法是指及物性分析和作格分析, 語態(tài)分為有效態(tài)和中動(dòng)態(tài), 有效態(tài)又分為主動(dòng)態(tài)和被動(dòng)態(tài)。雖然在這本著作中, Halliday沒有直接用中動(dòng)語態(tài)這種說法, 但從總體上來說, 屬于中動(dòng)態(tài)的小句和其他語法理論中所說的中動(dòng)語態(tài)大部分是指同一結(jié)構(gòu)類型, 不過本質(zhì)上有差異。

二、中動(dòng)語態(tài)的特點(diǎn)

中動(dòng)語態(tài)是指一類在句法與語義兩方面, 既不同于主動(dòng)句, 也有別于被動(dòng)句的句子, 所以被學(xué)者們稱為中間結(jié)構(gòu)或中動(dòng)語態(tài)。中動(dòng)語態(tài)具有很強(qiáng)的非事件性、類屬性等特征, 句子具有一種可能性意味,中動(dòng)語態(tài)受到很大的時(shí)體制約, 一般來說只用一般現(xiàn)在時(shí)。具體的特點(diǎn)可以大致分為以下幾點(diǎn): 第一, 和典型的施事主動(dòng)句不同。這些句子里謂語動(dòng)詞的施事沒有在句中出現(xiàn), 很難找到合適的句法位置將其補(bǔ)上, 語法主語都是謂語動(dòng)詞的受事。第二, 在受事做主語方面與被動(dòng)結(jié)構(gòu)非常相似, 但中間結(jié)構(gòu)中的動(dòng)詞采用的不是被動(dòng)形式而是原形。第三, 語義上這些句子都是說明句中主語具有某種屬性或特征, 一般都帶有與此有關(guān)的性狀副詞。中動(dòng)語態(tài)如:

(3)The bureaucrats bribe easily。

(4)The wall paints easily。

三、中動(dòng)語態(tài)的界定

研究者們對(duì)中動(dòng)語態(tài)的判定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了不同的界定, 但總的來講大同小異。何文忠(2004) 認(rèn)為中動(dòng)構(gòu)式的診斷標(biāo)準(zhǔn)有二,其一是被動(dòng)參與者充當(dāng)主語,而謂語動(dòng)詞為主動(dòng)態(tài)形式, 其二是被動(dòng)參與者在事件發(fā)生過程中發(fā)揮積極作用,事件似乎是由該被動(dòng)參與者引發(fā)。Iwata(1999)強(qiáng)調(diào)隱性主目語對(duì)于中間結(jié)構(gòu)的重要性,主張應(yīng)該將有無主目語視為中動(dòng)語態(tài)的區(qū)別性定義特征。Keyser & Roeper (1984) 將中間動(dòng)詞與作格動(dòng)詞進(jìn)行過比較, 結(jié)論是前者有隱含的施事主目語而后者沒有。韓景泉( 2003) 認(rèn)為, 從語義和句法的角度看,中動(dòng)語態(tài)有一系列的獨(dú)特表現(xiàn),重要的包括泛指意義、狀語效應(yīng)、情態(tài)意義、受事語法主語和隱含施事主語等。Keyser & Roeper(1984)指出,中動(dòng)語態(tài)的作用是泛指陳述,因而不用于描述特定過去時(shí)間內(nèi)的特定事件。王鳳娥和陳兵( 2006) 在考察中動(dòng)語態(tài)的語義特征時(shí), 也講到中動(dòng)語態(tài)的情態(tài)性是抽象的、隱含的,與副詞修飾成分密切相關(guān)；另一方面來看, 中動(dòng)語態(tài)的情態(tài)性體現(xiàn)了英語中動(dòng)語態(tài)的語用功能, 而這種語用功能是對(duì)語法主語的某種屬性或狀態(tài)進(jìn)行主觀評(píng)判。Fagan(1988) 認(rèn)為,中動(dòng)語態(tài)并不是用于報(bào)告行為事件,而是陳述某物體具有某一特定的屬性。典型的中動(dòng)語態(tài)可以描寫為“受事主語+不及物動(dòng)詞+表狀態(tài)的狀語”( 徐盛桓: 2002)。非典型的中動(dòng)語態(tài)是指句中沒有使用副詞而使用了表示或標(biāo)示強(qiáng)調(diào)、否定、情態(tài)或焦點(diǎn)的詞語。系統(tǒng)功能語言學(xué)者對(duì)中動(dòng)語態(tài)的研究又有獨(dú)到之處。功能語法中所說的語態(tài),不是從參與者和過程本身所具有的主動(dòng)關(guān)系和被動(dòng)關(guān)系出發(fā), 注重的是看某一過程首先和哪一個(gè)參加者建立聯(lián)系。如果某個(gè)過程, 本身只與一個(gè)參加者有關(guān),不涉及其他參加者,表示這個(gè)過程的小句就是中動(dòng)語態(tài)。Halliday 認(rèn)為被動(dòng)語態(tài)中體現(xiàn)目標(biāo)這個(gè)語義成分的主語是一定要出現(xiàn)的, 但體現(xiàn)過程的動(dòng)詞形式在多數(shù)情況下雖為及物動(dòng)詞,有時(shí)也可以是不及物動(dòng)詞。

四、國(guó)際貿(mào)易英語商務(wù)信函中的中動(dòng)語態(tài)

英語商務(wù)信函中雖然仍然以被動(dòng)語態(tài)的句子居多，但是中動(dòng)式結(jié)構(gòu)的在商務(wù)信函中的作用越來越明顯！根據(jù)中動(dòng)語態(tài)的特點(diǎn)，小句中只有一個(gè)參與者，這樣可以使所陳述的內(nèi)容一目了然。例如，在商務(wù)信函中經(jīng)常出現(xiàn)這樣的句式：The samples delivered sell well in our district.這是一個(gè)明顯的中動(dòng)語態(tài)小句，本句對(duì)產(chǎn)品的銷售的描述言簡(jiǎn)意賅，不容易產(chǎn)生歧義，適合商務(wù)信函的特點(diǎn)。另外，由于中動(dòng)式結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)參與者的積極作用，這有助于發(fā)盤方在發(fā)盤時(shí)對(duì)其價(jià)格進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。例如，在發(fā)盤信函中會(huì)出現(xiàn)這樣的中動(dòng)句式: The offer in our side works well. The price goes higher and higher. 這兩個(gè)中動(dòng)語態(tài)的小句強(qiáng)調(diào)了賣方對(duì)價(jià)格的信心，同時(shí)暗含著不希望買方進(jìn)行反盤。

參考文獻(xiàn)：

[1]Halliday, M. A. K. An Introduction to Functional Grammar [M] .London: Arnold 1994

[2]Iwata, S. On the status of an implicit argument in Middles [J].Journal of Linguistics.1999

[3]Keyser, S. J. & T. Roeper On the Middle and Ergative Constructions in English [J].Linguistic Inquiry l5, 1984

[4]韓景泉:英語中動(dòng)語態(tài)的生成[J].外語教學(xué)與研究,2003

篇4

【關(guān)鍵詞】禮貌原則 商務(wù)英語信函

在經(jīng)濟(jì)全球化和一體化背景下，各國(guó)經(jīng)貿(mào)往來活動(dòng)日益增加。作為商務(wù)活動(dòng)的重要溝通工具，商務(wù)英語信函的使用頻率越來越高，其作用也越來越受到重視。一封規(guī)范得體的商務(wù)信函不僅可以傳遞交易信息，還有助于建立友好緊密的貿(mào)易關(guān)系，達(dá)成交易目的。因此，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循一定的原則，力求有效地發(fā)揮商務(wù)英語信函的作用。一般來說，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循7個(gè)C原則，即clarity（清楚），conciseness（簡(jiǎn)潔），correctness（正確），concreteness（具體），consideration（體諒），completeness（完整），courtesy（禮貌）。本文擬重點(diǎn)介紹禮貌原則相關(guān)理論及其在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用。

一、關(guān)于禮貌原則的理論概述

20世紀(jì)50年代，美國(guó)著名社會(huì)學(xué)家爾文?戈夫曼（Erving Goffman）從人類學(xué)角度提出了“面子行為理論”，認(rèn)為面子深刻滲透于人類行為中，時(shí)刻影響著人際交往。后來，英國(guó)學(xué)者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在繼承戈夫曼觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了影響更為深遠(yuǎn)的面子觀，建立了禮貌語言的等級(jí)模式。他們將面子分為積極面子（positive face）與消極面子（negative face），并認(rèn)為生活中存在很多威脅面子的行為，但是人們可以根據(jù)威脅程度采取五種不同等級(jí)的禮貌語言進(jìn)行補(bǔ)救。不過，在關(guān)于禮貌的理論研究中，最為突出的是英國(guó)語言學(xué)家利奇（Geoffrey Leech）提出的禮貌原則。因此，本文主要闡述利奇的禮貌原則及其運(yùn)用。

利奇從語用學(xué)的角度對(duì)禮貌原則進(jìn)行了新的總結(jié)和歸納，其核心觀點(diǎn)是，在語言交際中，應(yīng)盡量多地使用禮貌的表達(dá)方式，而盡量少地使用不禮貌的表達(dá)方式。對(duì)于禮貌與不禮貌的語言標(biāo)準(zhǔn)，利奇進(jìn)行了對(duì)立式的劃分，給出了禮貌原則的六條次準(zhǔn)則，分別是：

I.得體準(zhǔn)則（Tact Maxim）

a.盡量減少他人的損失（minimize the cost to others）；b.盡量擴(kuò)大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨準(zhǔn)則（Generosity Maxim）

a.盡量減少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.盡量擴(kuò)大自身的損失（maximize the cost to self）。

III.贊揚(yáng)準(zhǔn)則（Approbation Maxim）

a.盡量減少對(duì)他人的貶損（minimize dispraise of others）；b.盡量增加對(duì)他人的贊揚(yáng)（maximize praise of others）。

IV.謙虛準(zhǔn)則（Modesty Maxim）

a.盡量減少對(duì)自身的贊揚(yáng)（minimize praise of self）；b.盡量增加對(duì)自身的貶損（maximize dispraise of self）。

V.贊同準(zhǔn)則（Agreement Maxim）

a.盡量縮小與他人的不同意見（minimize disagreement with others）；b.盡量擴(kuò)大與他人的相同意見（maximize agreement with others）。

VI.同情準(zhǔn)則（Sympathy Maxim）

a.盡量減少對(duì)他人的厭惡（minimize antipathy towards others）；b.盡量增加對(duì)他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得體準(zhǔn)則與慷慨準(zhǔn)是關(guān)于交際雙方利益分配的兩個(gè)方面；贊揚(yáng)準(zhǔn)則與謙虛準(zhǔn)則是關(guān)于情感評(píng)價(jià)的兩個(gè)方面；贊同準(zhǔn)則與同情準(zhǔn)則是關(guān)于的兩個(gè)方面。

二、禮貌原則在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用

1.詞匯層面。

（1）合理使用積極詞匯。在商務(wù)英語信函中，應(yīng)盡可能多地合理使用積極詞匯。根據(jù)贊揚(yáng)準(zhǔn)則，積極詞匯能較好地傳達(dá)對(duì)對(duì)方的認(rèn)可與贊美，有助于拉近雙方的距離；同時(shí)，根據(jù)贊同準(zhǔn)則，積極詞匯能有效地縮小與對(duì)方的分歧，有助于建立一個(gè)融洽的交易氛圍。此外，當(dāng)交易中出現(xiàn)一些突發(fā)問題時(shí)，合理使用積極詞匯能反映交易一方積極解決問題、減少對(duì)方損失的態(tài)度，這也符合得體準(zhǔn)則的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 該句使用了steady， cordial， pleased等積極詞匯，一方面突出了對(duì)方的主置，另一方面肯定了雙方的利益一致性，更容易讓對(duì)方接受我方的報(bào)盤。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 該句采用贊揚(yáng)準(zhǔn)則，而且“appreciate”、“reputed”等詞能讓對(duì)方更容易接受我方在交易價(jià)格上的不同意見，避免分歧擴(kuò)大。

（2）靈活運(yùn)用模糊語。在商務(wù)信函中，關(guān)于交易條款的信息應(yīng)該清楚、具體，但在拒絕對(duì)方條件或表示不同意見時(shí)，不宜直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方，而應(yīng)采用語氣比較緩和的模糊詞進(jìn)行表達(dá)，照顧對(duì)方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊詞有I’m afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。當(dāng)然，在具體的語境中，還可以靈活使用其他很多模糊語。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. I’m afraid it can’t be done until May 10. 該句中的模糊語“seem”含蓄地表達(dá)了對(duì)交付日期的不同意見，而“I’m afraid”就間接地提出了我方認(rèn)為合適的交付日期，避免了生硬的語氣對(duì)對(duì)方面子的損害。

例4：I’m grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”對(duì)我方期待的價(jià)格調(diào)整幅度進(jìn)行了模糊處理，給對(duì)方保留了價(jià)格調(diào)整的自，體現(xiàn)了對(duì)對(duì)方的尊重，符合得體準(zhǔn)則的要求。

（3）恰當(dāng)使用情態(tài)動(dòng)詞。情態(tài)動(dòng)詞體現(xiàn)了說話者的態(tài)度與意愿，能較好地傳達(dá)情感。在商務(wù)英語信函中，經(jīng)常使用could， should， may， might， would等情態(tài)動(dòng)詞，一方面可以弱化命令、指責(zé)的語氣，保全對(duì)方的面子，另一方面也符合得體準(zhǔn)則與謙虛準(zhǔn)則的要求，降低自己身份，突出對(duì)方主體地位，減少對(duì)對(duì)方的貶損。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 該句較委婉地傳達(dá)了一個(gè)命令，使對(duì)方更容易接受。

2.句法層面。

（1）正確使用“you-attitude”。根據(jù)得體準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則，在商務(wù)信函中正確使用“you-attitude”能有效突出對(duì)方的主體地位，體現(xiàn)從對(duì)方的利益出發(fā)，尊重對(duì)方的立場(chǎng)和態(tài)度。但應(yīng)注意，在傳遞消極信息時(shí)，不宜過多地使用“you-attitude”，否則會(huì)使對(duì)方處于不利地位，并擴(kuò)大對(duì)方的損失或?qū)?duì)方的貶損。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

顯然，例6比例7更凸顯了對(duì)對(duì)方的尊重與重視，更有助于建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 該句使用“you-attitude”無疑加重了指責(zé)力度，置對(duì)方于尷尬境地，不利于解決問題。

（2）充分運(yùn)用肯定句。在商務(wù)信函中，應(yīng)盡量多地使用肯定句，盡可能避免消極否定的語氣。依據(jù)贊揚(yáng)準(zhǔn)則與贊同準(zhǔn)則，使用肯定句有助于構(gòu)建愉悅、和諧的交易氛圍，減少雙方在情感上的對(duì)立，避免直接貶損對(duì)方。該策略與上述關(guān)于積極詞匯的使用很相似。

例9：Your order hasn’t specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9與例10分別用否定語氣和肯定語氣表達(dá)了同一意思，但顯而易見，例10比例9顯得更加真誠(chéng)、更加有禮貌。

（3）巧妙運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)。被動(dòng)語態(tài)具有隱去動(dòng)作實(shí)施者、強(qiáng)調(diào)動(dòng)作客觀結(jié)果的特點(diǎn)，因此，根據(jù)同情準(zhǔn)則，在商務(wù)信函中可以巧妙地運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)，表達(dá)一些負(fù)面或消極信息，諸如拒絕、抱怨、投訴、指責(zé)等，達(dá)到客觀地“就事論事”的目的，減少對(duì)對(duì)方的厭惡或反感，避免咄咄逼人地表達(dá)不滿。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11運(yùn)用被動(dòng)語態(tài)主要表達(dá)的是“沒有按規(guī)定時(shí)間發(fā)貨”這個(gè)事實(shí)，而例12運(yùn)用主動(dòng)語態(tài)傳達(dá)出的突出信息是“你沒有按規(guī)定時(shí)間發(fā)貨”，有責(zé)備之嫌，會(huì)讓對(duì)方面子受損。

（4）靈活使用虛擬語氣。虛擬語氣的句子語氣委婉、客氣，因此，在商務(wù)信函中，可以根據(jù)實(shí)際情況采用虛擬語氣的表達(dá)方式，做到“有禮有節(jié)”。在提出請(qǐng)求或建議時(shí)，使用虛擬語氣能有效避免陷入命令的誤區(qū)，讓對(duì)方心理上更容易接受；在提出問題或表示拒絕、不滿時(shí)，使用虛擬語氣能減輕對(duì)方的心理抵觸程度，避免裸地抱怨或指責(zé)。下面的兩個(gè)例子可以明顯看出虛擬語氣句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰當(dāng)運(yùn)用復(fù)合句。在商務(wù)信函中，復(fù)合句不僅使得行文更加嚴(yán)謹(jǐn)正式，還具有以下功能：第一，復(fù)合句的信息焦點(diǎn)通常在主句上，因此，在表達(dá)消極信息時(shí)可以使用復(fù)合句，將消極信息置于從句中，以淡化消極信息對(duì)對(duì)方帶來的負(fù)面影響；第二，一些復(fù)合句（如條件狀語從句、讓步狀語從句）可以較委婉地提出建議或不同意見。

例15：I’d like to remind you that the goods must be delivered immediately， or we’ll be obliged to ask for a refund. 該句使用復(fù)合句減輕了消極信息的沖擊力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.該句使用條件狀語從句委婉地提出了我方的要求。

三、結(jié)語

綜上所述，在商務(wù)英語信函寫作中，靈活運(yùn)用Leech的禮貌原則具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能增強(qiáng)信息傳遞的有效性，還有助于消除影響交易的負(fù)面因素，促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。因此，在商務(wù)信函寫作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮貌原則的理解，掌握禮貌原則的運(yùn)用策略，真正做到禮貌得體。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳曦蓉.論報(bào)憂類英語商務(wù)信函中情態(tài)動(dòng)詞的人際功能[J].集美大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2013（3）：106-111.

[2]劉剛.禮貌原則的普遍性和特殊性[D].長(zhǎng)沙：湖南大學(xué)，2001.

[3]劉潤(rùn)清.關(guān)于Leech的“禮貌原則”[J].外語教學(xué)與研究，1987（2）：42-46.

篇5

[關(guān)鍵詞]商務(wù)英語 電子郵件 寫作技巧

商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)公司的評(píng)估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí),也可以用這種方式來評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國(guó)際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。

盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動(dòng)筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。

學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評(píng)價(jià)論文是有報(bào)酬的。

而在商務(wù)英語寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時(shí)間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時(shí)間來整理和閱讀那些冗長(zhǎng)而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡(jiǎn)潔明了易懂的文風(fēng)。

因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。

一、讀者

了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。

二、遣詞

簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會(huì)更快。在生意場(chǎng)上的人,無論是老板還是打工族都沒有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。

行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

三、造句

句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們?cè)诳措娨暻榫跋矂r(shí)也是這樣一個(gè)情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長(zhǎng)句的中間位置,這樣可能會(huì)被人忽略漏看。

商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長(zhǎng)度為15到18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(zhǎng)度。如果超過18個(gè)單詞,讀者看到這種句子要么會(huì)跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會(huì)錯(cuò)誤的理解句意,因此長(zhǎng)度應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。

最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長(zhǎng)短不同地句子組成。太多長(zhǎng)句會(huì)使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長(zhǎng)短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。

標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長(zhǎng)句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。

表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。

四、分段

信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長(zhǎng),就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡(jiǎn)短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,

位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長(zhǎng)。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長(zhǎng)篇大論,他們會(huì)撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長(zhǎng)度控制在8行以內(nèi)是最好的。

電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長(zhǎng),主題部分段落長(zhǎng)度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

五、外觀

外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報(bào)告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。

選擇合適的字體和字號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體,但是如果同時(shí)使用多種字體,寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字號(hào)要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。

絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用――即對(duì)某些單詞或習(xí)語起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。

參考文獻(xiàn):

[1]侯曉莉.商務(wù)英語函電教學(xué)探討[J].北方經(jīng)貿(mào),2004,(2).

篇6

soleagency----retail

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Encl

二、指定商

acceptingproposal

Dear:_____

Thankyouforyourproposaltoactasouragentforthesaleof_____[products]in_____[country/area].Iampleasedtoinformyouthatwehavedecidedtoacceptyourproposalonthebasisofa_____percentcommiion,payableonallordersreceivedthroughyou.Inaddition,wewillrefundexpeesreasonablyincurredinpromotingoursales.

Providedthatthearrangementsyoumakewithcustomersarefavorabletoourinterests,wewilltrusttoyourjudgementsuchmattersasdiscountsandthegrantingofcredit.Wetrustthattheorderswereceivethroughyouandthetermsonwhichyouhaveacceptedthemwilljustifyourconfidenceinyourabilitytopromotethesaleofourproductsin_____[country/area].

Sincerelyyours,

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_____[title]

letterofauthorization

Dear____

Thankyouforyourletterof____[date].

Bythisletter,wenowformallyauthorizeyoutoactasour_____agentin_____[country/area].Enclosedaretwocopieseachofthefollowingdocuments:

1._____

2._____

3._____

Pleasesignandreturnustheduplicatecopyofthisletter,togetherwithonecopyeachoftheabovedocuments.Welookforwardtoapleasantbusinerelatiohip.

Yourssincerely,

_____[name]

_____[title]

三、委托

coignee’srequestfortrialcoignment

Dear_____

Wearealargeretailchainecializingin_____busine.Wehaverecentlyreceivedanumberofinquiriesfromourcustomersin_____[area/country]foryour_____[product].Wehavealsolearnedfromothersourcesthattherearegoodproectsforthesaleofthisproduct.Wewouldliketosuggestthatyousendusatrialdeliveryforsaleoncoignmentterms.

Wemakethisproposal,hopingthatwewillplacefirmorderswhenwefeelsurethatthemarketisestablished.Ifyouagree,wewillgetdowntodetailsinregardtopayment,commiion,andsoon.Youmaycheckourstandingwith_____[bank],ourbanker.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Sincerelyyours,

_____[name]

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coignor’sitructionforcoignee

Dear____

Wehaveshiedtoyoutodayacoignmentoftencasesof_____[goods]by_____[ship],whichisduein_____[port]on_____[date].

Wearenowenclosingtheshiingdocumentsforthis coignment,aproformainvoice,andapricelistofalltheitemsshied.

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Wehopetohearfromyousoon.

YoursSincerely,

_____[name]

_____[title]

Encl.

總結(jié)：

soleagency：獨(dú)家

outlet：出口

dueto：由于，歸咎于

commiion：傭金

delcrederecommiion：保證收取貨款傭金（注：delcredere意大利語，是指專門的一個(gè)agent，為買方或賣方提供擔(dān)保，保證他的客戶可以收到應(yīng)得的貨物或貨款，承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)）

principal：貨主

CIF:shortfor:cost,iurance,freight.是一種交貨方式，由賣方提供運(yùn)輸貨物的所有運(yùn)費(fèi)以及保險(xiǎn)，并把這些記入他們的成本。是所有運(yùn)輸形式中最貴的一種。其他如：FOB,C&F,FOR,等等，遇到時(shí)我會(huì)說明的。

coignee代銷人

coignor委托人

篇7

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語信函 語言特點(diǎn) 語氣特點(diǎn) 辨析

商務(wù)英語信函是一種常用的英語應(yīng)用文體，它在貿(mào)易往來中發(fā)揮著重要作用。隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，信息量的劇增，商務(wù)英語信函越來越趨向?qū)嵱煤?jiǎn)潔，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。本文通過實(shí)例進(jìn)行辨析，希望對(duì)您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。

一、語言特點(diǎn)

商務(wù)信函的寫作秘訣就是用平實(shí)無華的的語言，仿佛“書面交談”。簡(jiǎn)言之，就是自然、禮貌、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確地傳遞信息。現(xiàn)代商務(wù)信函更多地采用非正式書面語，而不是過于正式。

1.自然真切

盡管每個(gè)人都會(huì)體現(xiàn)自己的撰寫風(fēng)格，但要讀著真切、自然，如同當(dāng)面交談一般。試比較:(1)I have pleasure in informing you...與 I am pleased to tell you...(2)We do not anticipate any increase in prices.與 We do not expect prices to rise.(3)I should be grateful if you would be good enough to advise us...與 Please let us know...(4)Please favour us with a prompt reply.與 Please let me have your comments as soon as possible. 后句用的都是一些簡(jiǎn)單明了的語句，信函讀起來自然真切熱情，反而能促進(jìn)雙方的了解和友誼的建立。

2.直截了當(dāng)

商人有許多文件要讀，對(duì)他們來說，時(shí)間就是金錢，因此，他們更欣賞直截了當(dāng)?shù)男藕Ｔ嚤容^:(1)We shall in a position to...與 I shall be able to…(2)In the course of the next few weeks...與 During the next few weeks...(3)Would you be so kind as to let us know...與 Please let us know...(4)I should be glad if you would...與 Please...(5)I would like to remind you that...與 Please note that..., Please remember that...前句都顯得冗長(zhǎng)，不如后句直截了當(dāng)又不失禮貌，讀起來節(jié)省時(shí)間。

3.簡(jiǎn)潔明了

用簡(jiǎn)潔明了的詞匯會(huì)使你的信函意思更清楚，信息表達(dá)地充分、有效，不易引起歧義，更符合現(xiàn)代商務(wù)信函的特點(diǎn)。好的信函只要求清楚、準(zhǔn)確，從不用多余的詞。試比較:(1)We are in receipt of your letter of 12 June.與 Thank you for your letter of 12 June.(2)I am writing with reference to your letter dated 12 June in which you requested information about the courier services provided by this company.與 Thank you for your letter of 12 June enquiring about our courier services.(3)Enclosed herewith you will find...與 I enclose...(4)Please be good enough to advise me...與 Please let me know...前句顯得陳舊、過時(shí)、累贅，而后句就簡(jiǎn)潔明了得多。

再者，用簡(jiǎn)單常見的短單詞代替復(fù)雜華麗的詞。不用 with reference to, in reference to而用 about，不用 due to the fact that，而用because，不用take into consideration，而用consider，不用 with the exception of，而用except，不用for the purpose of，而用 for，不用in the event that， 而用if, when，等等。

二、語氣特點(diǎn)

這里所探討語氣，是指信函的語調(diào)， 態(tài)度，包含英語的虛擬語氣但不限于此。商務(wù)信函表達(dá)上一般都比較委婉、含蓄，體現(xiàn)為他人考慮，體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。即使是寫信抱怨或回復(fù)抱怨，語氣語調(diào)的度把握的好也不會(huì)有粗魯冒犯之嫌。

試比較:(1)We can not do anything about your problem.與 Unfortunately we are unable to help you on this occasion.(2)This problem would not have happened if you had connected the wires properly.與The problem may be resolved by connecting the wires in accordance with the instructions given.(3)Your television’s guarantee is up, so you will have to pay for it to be fixed.與 The guarantee for your television has expired. Unfortunately you must therefore bear the cost of any repairs.(4)I am writing to complain because I am very unhappy with the way I was treated in your store today. 與 I was most unhappy with the standard of service I received in your store today.

不難看出，前句讓人讀起來感覺不舒服，容易激化矛盾，后句就委婉禮貌的多，有利于問題的解決。當(dāng)對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說明您的觀點(diǎn)，這時(shí)就講究有理有節(jié)，語氣語調(diào)要把握好“度”，表現(xiàn)出技巧策略，達(dá)到預(yù)期的效果。

參考文獻(xiàn)：

篇8

關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語 銷售信函 寫作技巧

一、引言

整個(gè)商務(wù)交往過程可以劃分為建立商務(wù)關(guān)系―銷售―詢盤―回盤―還盤―索樣―訂貨―付款―生產(chǎn)―包裝―出貨―保險(xiǎn)―押匯等環(huán)節(jié)，銷售是整個(gè)過程的第二步，作用舉足輕重。書寫銷售信函能力至關(guān)重要，因?yàn)楹玫匿N售信會(huì)幫助公司獲得利潤(rùn)、擴(kuò)大市場(chǎng)份額、提高商業(yè)形象和名譽(yù)，而水平低劣的銷售信則會(huì)讓公司損失很多訂單和機(jī)會(huì)。從中，我們不難發(fā)現(xiàn)銷售信函書寫的重要性。因此，筆者主要探討商務(wù)英語寫作中銷售信函的寫作技巧。

二、銷售信函的寫作技巧

究其本質(zhì)，銷售信函是一種特殊的商務(wù)信函，其目的主要是擴(kuò)大業(yè)務(wù)、說服消費(fèi)者購(gòu)買產(chǎn)品。這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”（雪碧）、“成功之路，從頭開始”（飄柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”（伊萊克斯冰箱）、“人類失去聯(lián)想，世界將會(huì)怎樣”（聯(lián)想）、“我們的光彩來自你的風(fēng)采”（沙宣洗發(fā)水）、“放低偏見，你會(huì)有出色發(fā)現(xiàn)”（柯尼卡）等。兩者都是要盡力推銷自己的產(chǎn)品，讓消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品有全面詳細(xì)的了解、有購(gòu)買的欲望，并進(jìn)一步付諸實(shí)踐。

一般來說，在寫作銷售信函時(shí)，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛達(dá)”公式。它是國(guó)際推銷專家海英茲?姆?戈得曼總結(jié)的推銷模式，是西方推銷學(xué)中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉(zhuǎn)變到產(chǎn)品上，使買方對(duì)銷售信函推銷的產(chǎn)品產(chǎn)生興趣，這樣買方的欲望隨之產(chǎn)生，爾后再促使其采取購(gòu)買行為，達(dá)成交易。AIDA實(shí)際上是四個(gè)英文單詞的首字母。A為Attention，即吸引客戶的注意；I為Interest，即引發(fā)客戶的興趣；D為Desire，即激發(fā)客戶的欲望；最后一個(gè)字母A為Action，即鼓勵(lì)客戶采取購(gòu)買行動(dòng)。銷售信函的寫作一般分為四個(gè)步驟。

1.介紹促銷商品，使買方產(chǎn)生興趣。這時(shí)，賣方需要對(duì)自己的產(chǎn)品進(jìn)行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方面。例如，本公司的產(chǎn)品深受廣大消費(fèi)者的歡迎、銷量非常好、品質(zhì)優(yōu)良、價(jià)格公道、設(shè)計(jì)精美、顏色匹配、規(guī)格齊全、溫暖舒適等。

2.比較商品，體現(xiàn)本商品的優(yōu)勢(shì)。在這個(gè)步驟中，賣方通過將產(chǎn)品和其他廠商同類產(chǎn)品的比較，凸顯出自己產(chǎn)品在質(zhì)量、工藝、價(jià)格、式樣等方面的優(yōu)勢(shì)，讓買方先心動(dòng)，繼而行動(dòng)。

3.提出優(yōu)惠條件。在進(jìn)行商務(wù)合作時(shí)，當(dāng)交易量達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優(yōu)惠。因此，在第三個(gè)步驟中，賣方可以提出相應(yīng)的優(yōu)惠條件，進(jìn)一步激發(fā)客戶對(duì)產(chǎn)品的興趣。

4.勸導(dǎo)客戶最終行動(dòng)。銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說服買方下訂單，購(gòu)買其產(chǎn)品。因此，最后這個(gè)步驟不可或缺。在信尾，賣方要力勸買方采取相關(guān)行動(dòng)，如邀請(qǐng)買方代表訪問賣方的公司，并參觀其廠房，對(duì)賣方有更多實(shí)質(zhì)性的了解，或下試銷性訂單，促成雙方之間的合作。

另外，筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語。

首先，在介紹產(chǎn)品銷量時(shí)，可以采用以下短語：have a good market（暢銷），sell fast/ well和enjoy good sales（銷路好），meet with warm reception（很受歡迎），等等。此類短語較多，寫作時(shí)只需掌握其中一種即可。

其次，在介紹產(chǎn)品性能時(shí)，可以使用以下七個(gè)短語：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification（質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設(shè)計(jì)新穎、規(guī)格齊全）。總體來說，以上七個(gè)短語放之四海皆準(zhǔn)，適用所有產(chǎn)品。

最后，在向買方提出優(yōu)惠條件，即提供折扣時(shí)，可以借鑒以下表達(dá)：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount（給某人打折）。此處需注意，中文及英文的表達(dá)在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說give sb.a 40% discount，其漢語意思并非是打四折，而是打六折。因此，在學(xué)習(xí)英語時(shí)，讀者一定要對(duì)此類中英文表達(dá)及文化上的差異細(xì)加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。

三、結(jié)語

不難看出銷售信函在商務(wù)應(yīng)用文寫作中的地位，以及對(duì)于賣方的重要性。因此，在銷售信函寫作的過程中，一定要仔細(xì)斟酌、多加思量、注意措辭。另外，在書寫銷售信函時(shí)，我們還應(yīng)注意一切從買方角度出發(fā)。這是商務(wù)寫作7C原則中一個(gè)非常重要的原則：體貼原則。即盡量站在買方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。如“祝賀您！您所訂的產(chǎn)品已經(jīng)開始生產(chǎn)了”和“我們非常高興地通知您我們已經(jīng)開始生產(chǎn)您所訂的產(chǎn)品了”。買方肯定樂于看到第一種表達(dá)，因?yàn)榈谝痪湓捴攸c(diǎn)突出買方，這會(huì)讓他們感到自己很受關(guān)注。另外，信函正文要簡(jiǎn)潔全面，每段最好包含一個(gè)主題，在首段就要吸引客戶的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶閱讀。

篇9

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)信函 英語長(zhǎng)句 理解和翻譯策略

一、引言

商務(wù)英語是一種包含各種商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容、適合商業(yè)需要的標(biāo)準(zhǔn)英文。隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)英語在國(guó)際交流中起著越來越重要的作用，各種涉外合同協(xié)議、公函、書信、通知、電報(bào)、演講等日益增多。同時(shí)，在涉外合同翻譯中不可避免地出現(xiàn)了一些失真問題。由于商務(wù)英語中信函協(xié)議是具有法律效力的契約性文件，所以，對(duì)涉外談判工作人員、涉外企業(yè)管理人員和涉外翻譯工作者來說，熟悉商務(wù)英語相關(guān)專業(yè)知識(shí)，掌握商務(wù)英語語言特點(diǎn)，遵循準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范統(tǒng)一的翻譯原則，研究翻譯策略是應(yīng)當(dāng)具備的必要條件。

二、商務(wù)信函長(zhǎng)句的翻譯方法

商務(wù)信函中英文長(zhǎng)句的出現(xiàn)頻率高，句子結(jié)構(gòu)復(fù)雜，邏輯性強(qiáng)，無疑給譯者增添了許多困難，但是，無論多長(zhǎng)的句子，多么復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，它們都是由一些基本的成分組成的。只有弄清了信函原文的句法結(jié)構(gòu)，找出整個(gè)句子的中心內(nèi)容及各層意思，然后分析各層意思之間的邏輯關(guān)系，再按漢語的特點(diǎn)和表達(dá)方式組織譯文才可能保證合同翻譯的準(zhǔn)確性。

1.“順流而下”和“逆水而上”。“順流而下”的方法是指，在翻譯英語長(zhǎng)句時(shí)基本保持原文的語序。也就是說，漢語譯文的語序與英語長(zhǎng)句的語序基本保持一致，從而產(chǎn)生一氣呵成的效果。這種翻譯方法也可稱為“自上而下”的方法。 “逆水而上”的方法是指，在翻譯英語長(zhǎng)句時(shí)顛倒原文的語序，或者說，把漢語譯文的語序與英語長(zhǎng)句的語序基本顛倒過來。這種翻譯順序恰巧與“順流而下”的翻譯方法相反、采用這種翻譯方法時(shí)，不僅注意內(nèi)容的連貫和譯文的流暢，而且要兼顧原文的邏輯關(guān)系和時(shí)間順序。“逆水而上”的方法也可以稱為“自下而上”的方法。

例1 It is clearly stipulated in the contract that for the shipment covered the certificate of quality and quantity issued by the China Commodity Inspection Bureau shall be regarded as final and binding on both parties.

合同中清楚地規(guī)定，對(duì)于所涉及的貨物，中國(guó)商品檢驗(yàn)局出示的質(zhì)量和數(shù)量證明書應(yīng)被視為最后的證明，對(duì)雙方都具有約束力。

例2 There may, of course, be a number of reasons why our bilateral trade negotiations at Beijing should have been terminated so abruptly.

為什么我們之間在北京的貿(mào)易談判結(jié)束得如此突然？當(dāng)然會(huì)有許多原因。

2.“重重疊疊”。“重重疊疊”的方法是指，在翻譯時(shí)將英語的長(zhǎng)句采取拆句、斷句的方法，在漢語譯文中重疊使用這些詞語，從而保持原文的暢通。這種方法也可以稱為“串聯(lián)而下”的方法。

例3 This important meeting is followed by a period of scientific certification during which not only first-hand investigation takes place but also such other related information is sought as has been agreed by both parties.

這次重要的會(huì)議后，進(jìn)入科學(xué)論證階段。在科學(xué)論證階段，不僅要做實(shí)地考察，而且要收集相關(guān)的信息。實(shí)地考察和收集相關(guān)信息須經(jīng)雙方同意。

3.“化整為零”。 一般而言，漢語句子比較短，較少使用從句和關(guān)聯(lián)詞，而英語的句子較長(zhǎng)，且多使用從句和關(guān)聯(lián)詞。在商業(yè)信函中，為了體現(xiàn)商業(yè)信函的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性，多種從句（主語從句、定語從句、表語從句或同位語從句）并存的顯現(xiàn)比比皆是。化整為零的方法是指，在翻譯英語長(zhǎng)句時(shí)利用英語句子和漢語句子的不同特點(diǎn)，采用拆句、斷句、分割、詞性轉(zhuǎn)換、省略關(guān)聯(lián)詞等手段，將一句英語長(zhǎng)句譯成若干個(gè)漢語短句，以便對(duì)方正確的理解。這種方法也可以稱為“零打碎敲”的方法。

例4 Referring to your request to act as our agent for the computers we have passed it on to our manufacturers for their study and are informed that they will consider this question seriously when business between us is further development.

關(guān)于你方當(dāng)我們的計(jì)算機(jī)的請(qǐng)求，我們已向我方的廠商轉(zhuǎn)達(dá)，供他們研究。他們告訴我們，當(dāng)我們之間的業(yè)務(wù)進(jìn)一步擴(kuò)大時(shí)，他們會(huì)認(rèn)真地考慮這個(gè)問題。

4.“先里后外”的方法是指，在翻譯英語長(zhǎng)句時(shí)采用改變順序或調(diào)整句子結(jié)構(gòu)的方法，首先完成長(zhǎng)句中間的翻譯，然后完成長(zhǎng)句部分的翻譯。采用“先里后外”的翻譯方法時(shí)，不僅應(yīng)該注意內(nèi)容的連貫和譯文的通暢，而且兼顧原義的邏輯關(guān)系和先后順序。這種方法也可稱為“由內(nèi)向外”的方法。和“先里后外”的方法恰恰相反，“由外向內(nèi)”的方法要求首先完成長(zhǎng)句部分的翻譯，然后完成長(zhǎng)句中間部分的翻譯。

例5 Unlike marketing establishment, which depend on marketing profits as their primary source of revenue, our company has access to a variety of profit sources.

銷售公司依靠銷售利潤(rùn)，把它作為穩(wěn)定收入的主要來源。與銷售公司不同的是，我公司擁有各種各樣的利潤(rùn)來源。

例6The technical and professional demands of appraising a worker’s performance---involving, for example, a high level of interviewing and working observation skills---are such that high quality training is essential.

評(píng)價(jià)工人表現(xiàn)的技術(shù)要求和專業(yè)要求很高，高質(zhì)量的培訓(xùn)是必要的，例如，評(píng)價(jià)工人表現(xiàn)要涉及到高水平的面談技巧和工作觀察技巧。

5.“先總后分”的方法是指，在翻譯長(zhǎng)句時(shí)首先對(duì)總體內(nèi)容進(jìn)行概括或歸納，然后對(duì)具體內(nèi)容依次進(jìn)行翻譯。

例7 We are disposed to believe that we should safely recommend the institution both of the raw material examination, on the line of the present examinational rules made by provincial government, to insure the quality of the raw material, and of the finished product examination, on the national standards instead of the provincial rules, in order to keep the high rate of accepted products.

我們傾向于相信，我們應(yīng)該有把握建議建立原材料檢測(cè)制度和成品檢測(cè)制度：原材料檢測(cè)制度應(yīng)該以目前省政府制定的檢測(cè)條例來進(jìn)行，旨在確保原材料的質(zhì)量；成品檢測(cè)不以省的條例進(jìn)行，而以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來檢測(cè)，目的保持產(chǎn)品的合格率。

三、總結(jié)

商務(wù)英文信函為了在有限的內(nèi)容中完整、明確地表達(dá)各方的權(quán)利和義務(wù)，大量使用信息包涵量大的復(fù)雜長(zhǎng)句，給譯者造成一定困難。但不管遇到何種類型的長(zhǎng)句，譯者都可在對(duì)原句進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)漢語行文習(xí)慣，靈活采用以上幾種方法準(zhǔn)確翻譯原文。

參考文獻(xiàn)：

篇10

關(guān)鍵詞:商務(wù)信函;語氣;熱情;友好;委婉;禮貌;有理有節(jié)

一、前言商務(wù)信函是一種書面的談判形式。在這種談判中，雙方當(dāng)事人無法見面，只得通過文字來傳遞思想、要求和情感。雙方能否順利地進(jìn)行洽商，一方的要求能否被對(duì)方接受，關(guān)鍵要看對(duì)方是否從文字中讀到了尊重、誠(chéng)實(shí)和情感。因此，商務(wù)信函一般都應(yīng)充分考慮對(duì)方的感受，注重語氣的恰當(dāng)性。如果語氣生硬，咄咄逼人或居高臨下，都是讓人難以接受的。這就對(duì)商務(wù)信函的選詞造句有著特殊的要求。二、語氣在商務(wù)交往中的作用1.商務(wù)信函涉及談判的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要表達(dá)各種各樣的語氣和情感。比如，表達(dá)己方觀點(diǎn)時(shí)，一定要熱情、肯定，因?yàn)檫@樣可以提高對(duì)方的興趣和欲望，增強(qiáng)其對(duì)成交的信心。要求對(duì)方做事時(shí)，一定要表達(dá)得委婉禮貌，因?yàn)檫@樣可表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重和友好，從而縮短雙方之間的情感距離。所以，在大多數(shù)情況下都應(yīng)表現(xiàn)出禮貌、友善和以對(duì)方為中心的態(tài)度，多使用表達(dá)“請(qǐng)”、“感謝”、“高興”、“滿意”、“歉意”、“希望”、“盼望”、“意愿”、“建議”、“相信”、“保證”等詞語。而且，由這些詞所構(gòu)成的格式化套語可以使商務(wù)信函的呆板的公文體語言顯得熱情禮貌，有人情味。比如:(1)You r p rom p t a tten tion and coop era tion in th is m a tterw ill be h igh ly app recia ted.(此事若蒙貴方及時(shí)處理并給予合作，將不甚感激。)(2)T here w ill be a flow of o rders if th is in itia l o rderp roves to be sa tisfacto ry.(如果首批訂貨讓人滿意的話，我方日后愿大量訂購(gòu)。)2.雖說書信的內(nèi)容才是真正起作用的東西，但是語氣在讀者接受信息方面仍然起著重要的作用。因?yàn)檎Z氣是語言表達(dá)的態(tài)度和風(fēng)度，它常常決定讀者的情感反應(yīng)。不過，由于所陳述的內(nèi)容的不同，語氣可以是各種各樣的。有時(shí)需要熱情友好，做到“生意不成，仁義在”;有時(shí)需要委婉禮貌，做到“和氣生財(cái)”;有時(shí)又需要果斷堅(jiān)決，做到“有理有節(jié)”。比如:(3)P lea se do no t m isin terp ret the above rem a rk s.T heydo no t im p ly dissa tisfaction.W e a re qu ite sa tisfied w ith theam oun t of bu siness you have done w ith u s.(請(qǐng)不要誤解上述說明，這并不表示不滿意。[實(shí)際上]我們對(duì)貴我雙方現(xiàn)有的成交量相當(dāng)滿意。)這是一封拒絕函的部分內(nèi)容，共三句，前兩句是以雙重否定形式表達(dá)的，其中“m isinterpret”含有“非故意”的意思，而“imply”表面意思是“暗示”，其實(shí)是說“(明里和暗里都)表明(并非不滿意)”，語氣委婉。第三句是一個(gè)肯定句，而且加了修飾詞“quite”，語氣強(qiáng)調(diào)。整個(gè)表述由“do not m isinterpret”到“do not imply dissatisfaction”再到“quite satisfied”，語氣委婉，言辭禮貌，讓人心悅誠(chéng)服。商務(wù)談判中常用委婉語，因?yàn)椋绻环秸Z氣委婉，對(duì)方就會(huì)愿意思考他提出的問題，樂于接受他提出的建議或批評(píng)，而仍保持友好的關(guān)系。當(dāng)然，如果既能語氣委婉又能確實(shí)替對(duì)方著想的話，交際效果就會(huì)非常好。比如:(4)W e a re therefo re no t respon sib le fo r the dam age;bu ta s w e do no t th ink tha t it w ou ld be fa ir to have you bea r thelo ss a lone，w e suggest tha t the lo ss be pided betw een bo thof u s，to w h ich w e hop e you w ill agree.(因此，我方對(duì)此項(xiàng)損失不負(fù)有責(zé)任。但我方認(rèn)為讓貴方獨(dú)自承擔(dān)損失是不公平的，所以，我們建議由貴我雙方分擔(dān)此項(xiàng)損失，望能同意。)這是在對(duì)對(duì)方提出的索賠理由進(jìn)行分析后所提出的建議。從內(nèi)容上講，充分考慮到了對(duì)方的利益;從用詞用語表達(dá)上講，其中用到了“we don’t think”，“we suggest”，“we hope”，第一人稱加表意動(dòng)詞;從語氣上講，委婉、禮貌、熱情。總之是站在己方角度說話，站在對(duì)方角度思考問題，表達(dá)效果非常好。其實(shí)，商務(wù)英語信函的委婉禮貌性不僅表現(xiàn)在向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚓芙^對(duì)方提出的要求，而是表現(xiàn)在說明各種問題時(shí)，包括在表達(dá)遺憾不滿情緒時(shí)，也最好使用一些語言手段來避免生硬，減輕令人不愉快的信息所帶來的副作用。比如:(5)A s stip u la ted in the con tract，the above goods shou ldhave been sh ipp ed in th ree equa l lo ts in A p ril，J une and A u2gu st resp ectively.B u t so fa r the first lo t ha s no t beensh ipp ed.O u r endu sers have been exp ecting the goods and a revery su rp rised a t you r delay in sh ipm en t.(按合約規(guī)定，上述貨物應(yīng)分別于四、六、八月分三批平均裝運(yùn)。但至今連第一批都還沒有收到。我方用戶一直等待此貨，他們對(duì)你方如此拖延感到十分驚訝。)雖然對(duì)方已嚴(yán)重違約，但寫信人一開始仍然保持克制，只是說明事實(shí)，表達(dá)驚訝(而且是借用戶之口)。所以，如果你能冷靜地考慮問題，并能控制住自己的怒氣的話，那么你的語氣就將會(huì)十分有效。如果你能使不滿都集中在講話方式上而不是講話內(nèi)容上，就可以削弱批評(píng)的銳氣。即使偶爾需要表示不友好，也可以表達(dá)得婉轉(zhuǎn)一些，因?yàn)閼B(tài)度過于傲慢，對(duì)別人的困難漠不關(guān)心，也不可能建立和維系長(zhǎng)期的友好關(guān)系。3.熱情禮貌并非只是說一些客套話，重要的還在于尊重對(duì)方的意見，表現(xiàn)出欲與對(duì)方成交或友好解決糾紛的誠(chéng)意。為了達(dá)成互利互惠的交易，作一些合理的讓步，在語言文字上盡量表達(dá)得謙虛禮貌一些，并非就是懦弱退讓。但必要時(shí)仍需表現(xiàn)出有理有節(jié)、不卑不亢和莊重大方。例如:(6)A lthough w e a re keen to m eet you r requ irem en ts，w e regret being unab le to com p ly w ith you r request fo r a re2duction in p rice.(雖然我們極愿滿足你方要求，但歉難按你方要求降低價(jià)格。)該句雖語言表達(dá)禮貌，語氣卻很堅(jiān)決。這樣的例子在外貿(mào)信函中很常見。再比如，在向?qū)Ψ綀?bào)價(jià)或提出要求時(shí)，不管是試探性的還是決定性的，都要堅(jiān)決果斷，因?yàn)檫@樣才會(huì)給對(duì)方留下誠(chéng)實(shí)認(rèn)真的印象。如果你用一些“大約”、“據(jù)說”、“大致”等之類的詞語，語氣就顯得不夠堅(jiān)決，對(duì)方就會(huì)把這作為你還可以再讓步的信號(hào)。因此，在寫信之前，我們既要照顧到對(duì)方的感情，還要對(duì)自己的感情心中有數(shù)，這樣你才能確定我們想給對(duì)方留下什么樣的印象(哪怕是假裝的)，然后才能據(jù)此選詞組句。三、語氣對(duì)選詞用語的影響1.力求正面肯定地談問題寫信時(shí)要能體諒對(duì)方，顧及對(duì)方的要求，愿望和情感，力求正面肯定地談問題，盡量避免使用“失敗(w rong)”、“錯(cuò)誤(w rong)”、“不合適(inadequa te)”等詞，特別是“愚蠢(stup id)”。因?yàn)檫@些詞明顯給人一種居高臨下的教訓(xùn)感覺，甚至涉及到侮辱，極易讓對(duì)方產(chǎn)生敵意。比如:(7)T he p a rts you r com p any sen t u s la st tim e w ere thew rong size.Don’t do th is aga in.(貴公司上次運(yùn)交零件型號(hào)有錯(cuò)，下次可別這樣。)此句中“w rong”即有批評(píng)之意，而“Don’t do this again”則明顯是在教訓(xùn)對(duì)方。試改為:T he size of the p a rts you r com p any sen t u s la st tim edidn’t confo rm to tha t stip u la ted in the sa les confirm a tion.W e hop e a better a tten tion w ill be p a id to ou r nex t o rder.(貴公司上次運(yùn)交零件與銷售確認(rèn)書規(guī)定型號(hào)不符。下次訂貨時(shí)，望多加注意。)另外，人稱代詞(尤其第一人稱代詞復(fù)數(shù))的使用也是正面表達(dá)，也能起到緩和語氣的作用。比如:(8)W e need you r fo rm s by nex t F riday.(我們下周星期五前需要你的表格。)c.f.①It is im po rtan t tha t a ll fo rm s reach th is office bynex t F riday.(所有表格均須于下周星期五前交到本辦公室。這一點(diǎn)很重要。)②You should get your form s to us by next Friday.(你應(yīng)該于下周星期五前把表格交給我們。)當(dāng)然，正面表達(dá)不能聽起來不忠實(shí)，那樣會(huì)使對(duì)方馬上失去信心。2.多使用表示理解、相信、歉意等標(biāo)記語商務(wù)書信中多使用一些由表意動(dòng)詞構(gòu)成的標(biāo)記語如:“我們理解(W e understand)”，“我們抱歉(W e regret)”，“我們相信(W e trust或W e are convinced或W e have muchconfidence)”，“我們希望(W e hop e)”，“我們想(W esuppo se)”，“我們認(rèn)為(W e th ink)”，“我們建議(W e suggestrecomm end)”等。這些標(biāo)記語使用得好，能表達(dá)出恰當(dāng)?shù)恼Z氣。比如:(9)W e understand tha t you w ill trea t th is info rm a tion a sstrictly confiden tia l.(我們理解你們會(huì)對(duì)此情況嚴(yán)加保密的。)c.f.W ou ld you p lea se trea t th is info rm a tion a s strictlyconfiden tia l?(請(qǐng)你們對(duì)此情況嚴(yán)加保密好嗎?)顯然前者比后者語氣更讓對(duì)方愿意接受，因?yàn)榍罢叩年愂稣Z氣表達(dá)了對(duì)對(duì)方的信任，而后者的疑問語氣隱含有對(duì)對(duì)方的懷疑。但是，在提要求時(shí)，采用疑問語氣則可以誘導(dǎo)對(duì)方自發(fā)地采取行動(dòng)，而不用去催促對(duì)方。所以，恰當(dāng)?shù)恼Z氣可以避免對(duì)抗。應(yīng)當(dāng)注意的是，除非你先錯(cuò)了，否則不要輕易講“對(duì)不起”，因?yàn)椴槐匾牡狼笗?huì)適得其反。比如:(10)I’m so rry you r m ach inery b roke dow n bu t un less w ereceive the p a rts by nex t w eek w e sha ll have to p lace ou r o r2der elsew here.(很遺憾，你方所供機(jī)器壞了，如若下周收不到零件，我方以后只得轉(zhuǎn)向他處訂貨。)這句話聽起來像是抱怨，甚至隱含威脅，不會(huì)使聽者有好感。3.大量使用情態(tài)動(dòng)詞交易雙方希望通過商務(wù)信函表達(dá)各種意愿和情感，比如“愿望”、“承諾”、“期望”、“能力”、“允許”、“建議”、“義務(wù)”、“可能”、“肯定”、“不確定”、“否定”、“拒絕”等。而情態(tài)動(dòng)詞則可以通過各種語氣的表達(dá)來實(shí)現(xiàn)理想的交際效果。比如:(11)W e shou ld like to discu ss aga in th is question of act2ing a s you r so le agen t in Sw eden.(我們想就在瑞典擔(dān)任貴公司獨(dú)家人一事再次提請(qǐng)討論。)在這一句中，“should like”表示的是一種請(qǐng)求的語氣。如果去掉“should”就變成了間接的命令，對(duì)方就會(huì)比較難以接受。需要說明的是，情態(tài)動(dòng)詞多用于(條件-)結(jié)果句中，幫助寫信人表達(dá)各種語氣。4.大量使用條件句或不完整句在對(duì)外貿(mào)易中，由于交易雙方不在同一個(gè)國(guó)家或地區(qū)，而且交易過程一般較長(zhǎng)，交易中存在著許多潛在的風(fēng)險(xiǎn)。所以交易雙方事先必須進(jìn)行充分的估計(jì)。比如，對(duì)方違約該怎么辦?假如發(fā)生不可抗力又該怎么辦?另外，在交易洽商過程中，雙方為了求得更好的交易條件，都希望自己的讓步能夠得到相應(yīng)的妥協(xié)。因此，條件句用得比較多。使用較多的邏輯關(guān)系詞有if，on condition that，in case，provided that，等。比如，假如你打算有所妥協(xié)的話，一個(gè)常用的句型為“if...，then...”.一個(gè)更加委婉的表達(dá)是“if we...，whether you...”。(12)If w e p lace regu la r o rders，w hether w ill you agreeto p aym en t by L C a t 60 days’sigh t?(如果我方大量訂購(gòu)，貴方是否同意以60天期的信用證方式付款?)或者:Fo r regu la r o rders，w e w onder w hether you w ill agree top aym en t by L C a t 60 days’sigh t.除此之外，由if，when，where等加形容詞或分詞等構(gòu)成的不完全句式，也起著緩和語氣的作用。比如:if any，wherenecessa ry，if ca refu lly done，if so requ ired，等。5.多使用“正如您所知道的，”之類的表達(dá)如果突然向?qū)Ψ教岢鲂轮R(shí)，會(huì)讓對(duì)方覺得你是在用他不知道的知識(shí)嚇唬他，從而產(chǎn)生警惕心理，抵觸情緒。然而，加上“您大概已經(jīng)知道了(as you m ight probably knowno tice)”，“眾所周知(it is w ell know it is no secret)”等，對(duì)方就會(huì)變得寬容，就可以解除對(duì)方心理上的抵觸情緒。比如:(13)A s you p robab ly know，the sock s ava ilab le a t p re2sen t on the m a rket m anufactu red by severa l Hongkong facto2ries a re of good qua lity and the p rice is 10-15%low er thanyou rs.(你方也許知道，目前市場(chǎng)上可供的由幾家香港廠商生產(chǎn)的短襪，品質(zhì)優(yōu)良，且價(jià)格要比貴方的低百分之十到十五。)這里寫信人實(shí)際上是想以香港產(chǎn)品來對(duì)對(duì)方施壓，要求對(duì)方降低價(jià)格。這實(shí)在是一件不會(huì)讓對(duì)方高興的事情。但寫信人加上“您也許知道(A s you probably know)”，語氣就變得緩和了。因?yàn)檫@一方面表明我方?jīng)]有亂說，另一方面又肯定了對(duì)方對(duì)市場(chǎng)信息的把握能力。這種強(qiáng)調(diào)共同觀點(diǎn)的做法(哪怕實(shí)際情況并非如此)，可以抬高對(duì)方使其自尊心得到極大的滿足，從而在某種程度上可以消除對(duì)手的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，解除對(duì)手心理上的抵觸情緒。6.“但是(bu t)”的用法盡量避免使用“yes...，but...”的句型，因?yàn)檫@聽起來就象是在拒絕。這一結(jié)構(gòu)的比較好的表達(dá)是“yes...，and...”或“yes...，therefore...”.這種結(jié)構(gòu)在口頭表達(dá)中用得較多，但書面語一樣可用。比如:口頭表達(dá):(14)A:You p robab ly know tha t ou r drillers a re by fa rthe best in Eu rop e，and p robab ly，in the w o rld.(你方也許知道，迄今為止，我公司產(chǎn)品在歐洲，也許在全世界，都是最好的。)B:Yes.A nd you r p rice is by fa r the h ighest.(是的。而且目前為止你方價(jià)格也是最高的。)書面表達(dá):(15)(Yes)W e don’t deny tha t you r drillers a re of topqua lity.(T herefo re)If you cou ld go a little low er，w e’d giveyou the o rder righ t aw ay.([是的]我方并不否認(rèn)貴公司產(chǎn)品的優(yōu)良品質(zhì)。[所以]如果你方能稍微降低價(jià)格，我們?cè)敢怦R上訂貨。)這一表達(dá)實(shí)際上就是一個(gè)“yes...，therefore...”的結(jié)構(gòu)。它用肯定推理的方式，既對(duì)對(duì)方的說法予以禮貌的回應(yīng)，又委婉地提出了己方的要求。對(duì)方在情感上是容易接受的。7.同義詞的選用英語中有許多詞在語義上相同或近似，但在語用上卻有明顯的差別。這些詞的恰當(dāng)使用可以使書信語言的修辭效果達(dá)到較好的境界。下文略舉幾例:1)requ ire，dem and及request“require”表“需求”、“要求”，常表示出某種權(quán)利或某種權(quán)威。“demand”表“要求”、“請(qǐng)求”，常表示出語氣比較生硬，似乎有某種權(quán)利或者似乎在下命令。“request”也表“請(qǐng)求”，但語氣委婉，禮貌。所以，商務(wù)語言中常使用的是“request”，或“as re2quested”或“You a re k indly requested”。2)po ssib le與p robab le“possible”表示有可能，但不肯定，而“probable”卻很確定，強(qiáng)調(diào)很有可能成為事實(shí)。3)a s to與a s fo r兩者都表示“關(guān)于”，但“as for”則主要用于提及麻煩事。4)be liab le fo r與be respon sib le fo r“be liable for”主要表示“對(duì)……負(fù)(法律)責(zé)任”，而“berespon sib le fo r”則主要表示“對(duì)……負(fù)有(賠償)責(zé)任”。商務(wù)語言中更常用的是后者而不是前者，因?yàn)榻灰椎哪康闹饕墙?jīng)濟(jì)利益。5)riva l與com p etitive“rival”指“競(jìng)爭(zhēng)的”、“對(duì)抗的”，而“competitive”則指“有競(jìng)爭(zhēng)力的”。前者強(qiáng)調(diào)對(duì)立性，后者強(qiáng)調(diào)重在參與競(jìng)爭(zhēng)。比如，“ri2va l p roducts”是“競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品”而“com p etitive p roducts”則是“有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品”。6)difficu lt，im po ssib le及no po ssib le“difficult”是泛指做事難，“impossible”則是相當(dāng)難，而“nopo ssib le”則是難得一點(diǎn)可能性都沒有了。需要說明的是“im 2po ssib le”的詞典釋義是“canno t be done”，但實(shí)際應(yīng)用中則應(yīng)理解為“幾乎不可能”。也就是說，在條件充足的情況下是有可能(實(shí)現(xiàn))的。四、結(jié)束語語氣是一種副語言，它對(duì)有聲語言和書面語言均有很重要的影響。要使我們的書信內(nèi)容被對(duì)方接受，必須要考慮對(duì)方的感情，把握好寫信的語氣。有時(shí)需要委婉禮貌，有時(shí)又需要果敢堅(jiān)決。有的時(shí)候要用陳述語氣，有的時(shí)候則需用疑問語氣。總之，同樣的內(nèi)容，不同的語氣，表達(dá)效果就很不一樣。在商務(wù)書信的交往中，富于情感的語言，委婉禮貌的語氣必須貫穿于整個(gè)交際過程。

參考文獻(xiàn)

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