檔案信息化建設(shè)范文10篇

在檔案工作的未來發(fā)展中，檔案信息化是一個必然的趨勢。在這樣一個信息化迅速發(fā)展的社會，民政檔案工作也需順應(yīng)信息化大勢，早日實(shí)現(xiàn)民政檔案信息化。要做到這一點(diǎn)，民政部門就必須大力推進(jìn)民政檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)手段，全面提升民政檔案管理水平，以便更好地適應(yīng)信息社會對民政檔案工作的需求，為民政工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、民政檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）對民政檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識模糊。由于民政部門對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識模糊，許多民政部門的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)為檔案信息化對民政部門發(fā)展作用不大。如一些民政部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化管理不能直接給民政部門帶來經(jīng)濟(jì)效益，是一項(xiàng)可有可無的工作，經(jīng)費(fèi)上不予以支持，使民政檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢；而民政部門檔案工作人員往往又身兼數(shù)職，承擔(dān)著繁重的民政工作任務(wù)，不能專心做好檔案信息化建設(shè)，致使民政檔案信息化建設(shè)是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，造成有的民政部門檔案信息化建設(shè)無法有效推進(jìn)。

（二）民政檔案信息化建設(shè)的規(guī)章制度不健全。隨著信息化的不斷推進(jìn)，需要有完善的規(guī)章制度作保證，但現(xiàn)實(shí)工作中在這方面往往不盡如人意，有關(guān)制度不健全或者沒有落實(shí)，使得檔案信息化建設(shè)不能正常有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。同時由于制度不健全，導(dǎo)致檔案信息化各項(xiàng)工作無章可循、無法可依，缺少必要的依據(jù)，在工作中容易主觀行事，無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。

（三）民政檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足。由于對民政檔案信息化經(jīng)費(fèi)投入的不足，民政檔案信息化管理軟硬件設(shè)施還相對缺乏，使得民政檔案信息化管理相對滯后，不能適應(yīng)民政工作信息化建設(shè)的需要。而且，目前部分民政檔案仍然是人工歸檔、管理，計算機(jī)在檔案管理上的使用、保護(hù)水平較低，使民政檔案信息不能共享，查閱不方便。

（四）電子文件歸檔做的不夠。一些民政部門對電子檔案的認(rèn)識有誤區(qū)，因?yàn)殡娮游募薷摹N毀具有隨意性和不確定性，所以他們在工作中往往更信賴紙質(zhì)檔案，因此，電子文件的歸檔并沒有被廣泛地重視起來，而且，有的民政部門每個民政工作人員所使用的計算機(jī)里面都有電子文件，但許多人都沒有按規(guī)定及時歸檔，造成電子文件的散失。

【摘要】隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案形式的載體發(fā)生了重要變化，電子檔案和電子文件的大量產(chǎn)生，對基層民政檔案信息化建設(shè)提出了更高的要求。本文就民政檔案的信息化建設(shè)工作進(jìn)行分析，希望對我國民政檔案信息化建設(shè)作出有益貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】基層；民政檔案；信息化；建設(shè)

近年來，我國檔案信息化建設(shè)取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。檔案信息資源得到了大力開發(fā)，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施飛速發(fā)展，檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平大大提高，各項(xiàng)建設(shè)取得了巨大成就。各地、各部門檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化，從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，從長期封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。隨著整個檔案行業(yè)信息化程度的不斷提高，基層民政檔案信息化建設(shè)也取得了一些成績。

一、檔案信息化建設(shè)取得的成就

當(dāng)前的社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了更加良好的氛圍和條件。各級黨委政府的重視和支持為檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展提供了可靠的保障；全國檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的成立和檔案信息技術(shù)專家?guī)斓慕ⅲ?fù)責(zé)技術(shù)方面的把關(guān)與指導(dǎo)，為全國檔案信息化建設(shè)科學(xué)有序地進(jìn)行提供了組織保障；國內(nèi)外有關(guān)計算機(jī)輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面研究成果的取得，為檔案信息化建設(shè)積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)；引進(jìn)和培養(yǎng)了一批具有檔案信息資源加工和管理、數(shù)據(jù)庫管理和維護(hù)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面的專門人才，專業(yè)人才隊伍建設(shè)邁開步伐。所有這些，都為我國檔案信息化建設(shè)的新發(fā)展創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、基層民政檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

所謂檔案信息化建設(shè)即是依靠信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理過程中借助于現(xiàn)代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現(xiàn)代化檔案管理手段。檔案管理信息化建設(shè)從過去的實(shí)體管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的管理模式，其操作基礎(chǔ)依舊以實(shí)體檔案材料為依據(jù)。檔案信息化管理方式的應(yīng)用，集中表現(xiàn)為檔案材料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及信息化。

一、檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，現(xiàn)代信息媒體技術(shù)的應(yīng)用程度有待提升。目前，計算機(jī)在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機(jī)在檔案管理部門往往用于對紙質(zhì)檔案材料的收錄和索引，或者把紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n等。檔案信息化建設(shè)過程中依舊沒有充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案部門之間無法實(shí)現(xiàn)有效的網(wǎng)絡(luò)訪問交流。其次，信息化建設(shè)水平有待進(jìn)一步提升。檔案管理信息化建設(shè)和現(xiàn)代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因?yàn)槟壳昂芏鄼n案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導(dǎo)致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。同時因?yàn)闄n案資源利用運(yùn)行機(jī)制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。最后，檔案信息化管理專業(yè)人才較少。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機(jī)技術(shù)、軟件應(yīng)用技術(shù)和數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不了解如何應(yīng)用和維護(hù)計算機(jī)服務(wù)器等，專業(yè)水平較低，影響了檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。

二、檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）加強(qiáng)電子文件的管理。隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網(wǎng)絡(luò)中。上網(wǎng)之前需要根據(jù)信息管理部門的規(guī)定對文件格式予以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，從而確保檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與通用性，針對并未上傳到計算機(jī)中且具有較大價值的文件，需要進(jìn)行統(tǒng)一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網(wǎng)絡(luò)在相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門和檔案部門之間設(shè)置電子文件歸檔專用傳輸網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建依附在信息管理網(wǎng)中的歸檔專用子網(wǎng)絡(luò)，把上網(wǎng)和未上網(wǎng)的具有較大價值的電子文件從這一系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案管理部門。不管采取何種方式進(jìn)行歸檔，都應(yīng)當(dāng)由電子文件形成單位根據(jù)統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯(lián)網(wǎng)中下載，從而確保電子文件形成部門能夠?qū)n案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）提高信息化技術(shù)水平。在檔案信息化建設(shè)逐漸推進(jìn)的過程中，檔案管理部門必須要將相關(guān)的硬件設(shè)施準(zhǔn)備充分，同時采取現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式，按照單位的實(shí)際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發(fā)出一套管理軟件，真正構(gòu)建全面健全的檔案管理系統(tǒng)，如此才能夠進(jìn)一步推動檔案信息化建設(shè)，更好地開發(fā)和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統(tǒng)一錄入，嚴(yán)格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進(jìn)資源共享的過程中還需要設(shè)置一些珍貴機(jī)密檔案材料的查閱權(quán)限，針對機(jī)密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統(tǒng)的完善。（三）搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺。構(gòu)建全面系統(tǒng)的信息數(shù)字化平臺是確保檔案信息化建設(shè)的基本前提，另外也能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為營造更加系統(tǒng)化的檔案信息化系統(tǒng)，要堅持從實(shí)際情況出發(fā)，有規(guī)劃有目標(biāo)地推進(jìn)數(shù)字平臺以及網(wǎng)絡(luò)管理軟件的開發(fā)建設(shè)。建立全面系統(tǒng)的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實(shí)現(xiàn)。與此同時，在檔案信息化系統(tǒng)中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統(tǒng)和其他部門的資源系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)無縫連接。（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領(lǐng)域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導(dǎo)，保護(hù)好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關(guān)政策法規(guī)機(jī)制，為電子文件的管理工作提供一定的規(guī)章制度指導(dǎo)；進(jìn)一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發(fā)揮；積極學(xué)習(xí)借鑒國外的成功經(jīng)驗(yàn)，有效組織和推進(jìn)電子文件管理的基礎(chǔ)性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設(shè)評估系統(tǒng)中。

三、結(jié)語

國家檔案局于2002年11月印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)前由于認(rèn)識不高，組織不力，缺乏資金以及更重要是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源的缺乏，檔案信息話建設(shè)存在很多問題。

一、檔案及其信息化

（一）檔案概述

“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案是機(jī)關(guān)工作者查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

（二）檔案信息化建設(shè)

開展檔案信息化建設(shè)首先需要明確的是其內(nèi)在理念，即確保保存“社會記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。因此，在檔案信息化建設(shè)中要加大對數(shù)字化檔案研究的力度，解決數(shù)字化檔案的長期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則，“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

1檔案信息化建設(shè)的涵義

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，現(xiàn)在的檔案信息化已經(jīng)不同于傳統(tǒng)上的涵義。它不僅僅指的是檔案本身記錄內(nèi)容的信息化，更是指檔案本身記錄內(nèi)容與社會中經(jīng)濟(jì)、政治、文化進(jìn)行融合之后形成新的信息內(nèi)容的信息化。換句話說，在現(xiàn)代社會，檔案信息早已與社會交流系統(tǒng)融合的越來越緊密，做好對檔案信息化的建設(shè)至關(guān)重要。檔案信息服務(wù)是檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于現(xiàn)實(shí)需要，社會公眾已經(jīng)不能滿足于過去的檔案信息服務(wù)模式，他們要求能夠在更大的范圍上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享。

2服務(wù)創(chuàng)新信息化時代

當(dāng)今的時代是一個服務(wù)創(chuàng)新信息化的時代，隨著科技的越來越發(fā)達(dá)，信息用戶越來越多，逐漸衍生出了“信息爆炸”這樣的概念。文件與檔案工作相比傳統(tǒng)檔案工作也發(fā)生了巨大的變化。這就要求檔案工作人員要樹立一個檔案信息服務(wù)的理念。在工作的時候不僅要考慮到大多數(shù)用戶的需求，還要對檔案信息服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新。

3實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的策略

3.1創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念

本文作者：容兆友工作單位：廣東省茂名市第三人民醫(yī)院

當(dāng)前，IT技術(shù)、辦公自動化得到了較為快速的發(fā)展，在這種情況下，傳統(tǒng)檔案信息管理對于現(xiàn)代化管理的需求已經(jīng)不能滿足，從而也出現(xiàn)了更多的問題和不足之處。例如，①傳統(tǒng)檔案信息沒有較廣泛的收集范圍，與信息管理的實(shí)時性不能相適應(yīng)，這一點(diǎn)問題重點(diǎn)體現(xiàn)在檔案和信息之間沒有直接的聯(lián)系，不能在其中直接獲得信息，使統(tǒng)計和歸納工作出現(xiàn)更多的困難。②傳統(tǒng)檔案管理需要很大的館藏。很長時間以來，因?yàn)槲覈蟛糠轴t(yī)院醫(yī)療用房相對比較緊張，在這種情況下，醫(yī)院對檔案工作的硬件并不能緊隨其發(fā)展的腳步，檔案庫房不僅面積小，而且設(shè)備也比較落后，檔案保管是無法實(shí)現(xiàn)合理性的。③不能充分地利用檔案，信息也不夠全面，某一檔案只能將某一時間信息、某一時段的信息反映出來，但是針對沒有時間的全面性，有的時候，重復(fù)采集信息的現(xiàn)象是經(jīng)常會出現(xiàn)的，人力、物力、財力都會出現(xiàn)嚴(yán)重的浪費(fèi)。④檔案管理人員沒有很強(qiáng)的管理責(zé)任意識，檔案不能得到有效的利用。有的檔案管理人員沒有很強(qiáng)的管理意識，針對一些文件資料不能按照相關(guān)規(guī)定對其進(jìn)行移交和歸檔處理，這樣的話，檔案管理在很大程度上會出現(xiàn)問題。很多重要的會議照片的保存和上交都沒有專人對其進(jìn)行負(fù)責(zé)，單獨(dú)存放，造成資料經(jīng)常出現(xiàn)遺失現(xiàn)象；很多科室針對一些獲獎材料的實(shí)物影像資料沒有進(jìn)行及時地收集，使資料不齊全，保存價值降低。⑤檔案管理模式不能與時俱進(jìn)，管理人員的業(yè)務(wù)水平相對也比較落后。傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案兩種方式組成，并且管理大部分也是以手工為主，檔案工作人員不僅需要在時間和精力上浪費(fèi)諸多，而且在檔案查詢過程中，人工進(jìn)行工作所浪費(fèi)的時間也是比較長的，效率也不會很高，還經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。總而言之，傳統(tǒng)檔案管理觀念不僅在采集和利用檔案過程中產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，而且對于醫(yī)院的發(fā)展也會產(chǎn)生制約的效應(yīng)，在這種情況下，對其進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新是必然的。

“信息電子整理”是醫(yī)院檔案信息化的核心內(nèi)容，也就是在檔案的分類、編目、排序、檢索、歸檔保存的過程中，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使其更容易查詢和應(yīng)用，而且將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾恚@樣的話，醫(yī)院的管效率才能得到很大的提升。換言之，信息化可以作為一種手段，而紙質(zhì)管理則是一條道路，而最終目的都是使效率得到很大的提升。本文從以下幾個方面簡單分析一下如何進(jìn)行加強(qiáng)建設(shè)。（一）加強(qiáng)檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案資料都是紙質(zhì)或者照片形式居多，這種情況在溫度、通風(fēng)和防火等條件下，都對檔案庫房造成了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。但是醫(yī)院對于存儲檔案的庫房并不能有太大的空間，很多指標(biāo)對于檔案的長久保存都不能有很大的幫助。所以，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都是必須要進(jìn)行的工作。硬件設(shè)施主要就是指與現(xiàn)代化管理工作相結(jié)合使用的計算機(jī)、存儲設(shè)備、多媒體影像采集以及錄入系統(tǒng)，例如，照相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等，還會有一些可以控制溫度、濕度以及可以防火防盜的設(shè)備等；而軟件設(shè)施則包含檔案管理軟件和相應(yīng)管理文件，例如，計算機(jī)操作系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫軟件、檔案查詢系統(tǒng)、信息安全軟件等，并且還包含檔案管理員的職責(zé)等。與此同時，因?yàn)榘l(fā)展速度越來越快的電子技術(shù)，設(shè)備的更新?lián)Q代速度也隨之不斷加快。所以，在對設(shè)備進(jìn)行安裝的時候，冗余度是一定要作為重點(diǎn)考慮對象的，并且還要將前期規(guī)劃做好，對設(shè)備的升級及時進(jìn)行。（二）檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化很多醫(yī)院的發(fā)展歷史已經(jīng)超過幾十年，而且檔案資料大部分都屬于紙質(zhì)，這樣的話，不僅不容易保存，而且在進(jìn)行檢索、利用的時候也會出現(xiàn)很多問題。所以，檔案數(shù)字化是檔案信息化進(jìn)行實(shí)施的前提條件。第一，醫(yī)院針對這類問題應(yīng)該出臺相關(guān)的規(guī)章制度，針對剛剛增加的檔案應(yīng)該全部利用數(shù)字化的方式，將其儲存為電子文檔的形式；第二，針對之前已經(jīng)存儲過的檔案資料，應(yīng)該在一定程度上重新錄入電子文檔，使檔案的數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，這樣的話，檔案的信息化才能有更好地發(fā)展。（三）建立科學(xué)的信息化檢索體系檔案信息光是憑借采集是不完全不夠的，還需要對管理軟件進(jìn)行全面地應(yīng)用，只有這樣，管理才能更為有效。而想要實(shí)現(xiàn)信息化管理，第一，建立科學(xué)的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵詞檢索，提高檢索工具的覆蓋率和確定性，從不同角度利用檔案。第二，要將互聯(lián)網(wǎng)檢索充分地利用起來，檔案部門所利用的互聯(lián)網(wǎng)帶寬越來越廣泛，從而將檔案信息的局域網(wǎng)保存得以實(shí)現(xiàn)，院內(nèi)人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對需要的資料更為快速地檢索出來，資源共享就得到了最大程度的實(shí)現(xiàn)。（四）開展檔案管理人員信息化培訓(xùn)很長時間以來，很多醫(yī)院不能充分地認(rèn)識到檔案管理人才的重要性，在醫(yī)院中，大部分檔案管理人員都屬于兼職類型的，基本上在檔案信息管理上都沒有足夠的專業(yè)性，但是醫(yī)院針對這類管理人員也不能定期進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這樣的話，檔案工程人員就不能對檔案管理有深入地了解和認(rèn)識，而且在管理水平上也不能有創(chuàng)新性。站在發(fā)展的角度上進(jìn)行分析，檔案管理的整體水平的好壞，檔案管理人員的素質(zhì)在其中起著決定性的作用，所以，醫(yī)院針對檔案管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該不斷加強(qiáng)，在定期內(nèi)不斷開展相關(guān)的知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理意識深入每位管理人員心中，尤其是在計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識、檔案數(shù)據(jù)信息庫以及信息設(shè)備的運(yùn)用等方面進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。除此之外，可以選擇出幾名比較出色的檔案管理人員外出進(jìn)修或者參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他醫(yī)院檔案管理的先進(jìn)之處，將本醫(yī)院的技術(shù)不斷提升，最終使檔案管理隊伍得到更好更快地發(fā)展和進(jìn)步。（五）充分利用網(wǎng)絡(luò)資源在檔案信息化有所實(shí)現(xiàn)的過程中，資源配置得到了最大程度的優(yōu)化，同時，在醫(yī)院中發(fā)揮更有效的作用。很多醫(yī)院經(jīng)過長時間的發(fā)展，其中的名醫(yī)越來越多，驗(yàn)方也不斷增加，醫(yī)案汗牛充棟，其中不乏閃爍著中醫(yī)辨證論治思想的無形財富，值得后來人繼承學(xué)習(xí)。通過檔案的信息化，這些資源都將得到更快、更全面、更高效地利用。因此，要利用醫(yī)院檔案信息化的契機(jī)，對珍貴的歷史資料、文獻(xiàn)資料、學(xué)科進(jìn)展、名醫(yī)醫(yī)案等以電子文件的形式分類保存，并利用醫(yī)院局域網(wǎng)進(jìn)行上傳、查閱，不但可有效地保護(hù)檔案原件，避免原件損壞，同時也能讓臨床、科研人員從中獲益，提升診療水平、深化研究進(jìn)展。對醫(yī)院來說，不僅將“死資料”變成了“活寶庫”，還對醫(yī)院的學(xué)術(shù)傳承起到了巨大促進(jìn)作用。此外，醫(yī)院的黨務(wù)工作、行政工作、醫(yī)學(xué)教研，甚至基建圖紙都可采用此類方式進(jìn)行處理，既可以節(jié)省空間，又能方便查閱。

綜上所述，隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，與自身的條件相結(jié)合，不斷創(chuàng)新，要時刻遵循檔案使用的高效率的原則，在醫(yī)院檔案管理者中建立一套高效、科學(xué)、合理的檔案管理體系。在檔案管理過程中，要對檔案信息化建設(shè)的重要性有較為充分地認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，使管理人員可以充分地利用現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案，不斷創(chuàng)新檔案工作，從而使檔案工作在醫(yī)療事業(yè)中更有效地發(fā)揮作用。

公路建設(shè)事業(yè)在改革開放以來發(fā)生了很大的變化，公路等級不斷提高，公路檔案管理工作已成為公路建設(shè)不可缺少的重要組成部分。隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案工作實(shí)踐與理論研究共同關(guān)注的問題。檔案信息化建設(shè)是檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)等方面。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化管理手段實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的發(fā)展方向。要想富、先修路。近些年，借助國家、自治區(qū)、兵團(tuán)一系列配套扶持資金的落實(shí)到位，新疆兵團(tuán)一師阿拉爾市公路建設(shè)飛速發(fā)展，各條重點(diǎn)公路及通團(tuán)、通營、通連公路四通八達(dá)，公路施工建設(shè)各種檔案資料堆積如山，整理、查閱都非常地費(fèi)時、費(fèi)力，在這種情況下，加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)就顯得尤為重要。本人就加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)工作談幾點(diǎn)認(rèn)識，與同行們進(jìn)行交流與探討。

一、公路檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性

傳統(tǒng)的工程檔案管理效率低，檔案檢索、查找和利用十分不便，在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力，編制周期長、出錯率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙制文檔，無法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料，很多的資料、檔案都成了“死”資料、“死”檔案，這就要求檔案工作要盡快采用信息化技術(shù)，確保具有保存價值的電子文件（檔案）信息，真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門，因此，本人作為工程檔案人員下一步就要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面積極探索新的應(yīng)用模式，早日使工程檔案實(shí)現(xiàn)文檔一體化，充分體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。尤其是從公路工程科技檔案方面來看，在實(shí)行電腦查閱、傳輸后不僅方便了借閱者，提高了工作效率，而且對縮短工程時期，減少工程不必要的重復(fù)工作有著重要的經(jīng)濟(jì)和社會意義。1.檔案信息化建設(shè)可以增加信息存儲量。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。公路部門在這點(diǎn)上尤其突出，每個公路工程檔案都是非常多，經(jīng)常是一、兩組檔案柜放不下，實(shí)行信息化管理將大大提高公路工程檔案的儲存空間。2.檔案信息化建設(shè)可以保證檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性、適用性、完整性和經(jīng)濟(jì)性。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)了諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、各個職能部門之間的溝通與合作，減少了工作中的冗余環(huán)節(jié)和決策失誤，在檔案收集、處理、存儲和輸出等管理工作的準(zhǔn)確性和速度上較傳統(tǒng)的方式都有了很大的改善，管理人員的工作效率得到切實(shí)提高。3.檔案信息化建設(shè)可以充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對信息資源綜合和集成共享的優(yōu)勢。檔案信息不再拘泥于服務(wù)的時間和地點(diǎn)，可以隨時隨地地為檔案用戶提供服務(wù)，檔案信息的檢索、流轉(zhuǎn)、利用更加準(zhǔn)確而高效，在檔案信息服務(wù)的內(nèi)容和方式上都提高到一個新的層次。4.檔案信息化建設(shè)使檔案檢索、查詢更為方便。檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔；在提供多種查詢手段中，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息；在提供網(wǎng)上查詢手段中，本單位的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

二、加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識。加快檔案信息化的建設(shè),要更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新,關(guān)鍵在于管檔案的人,使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平,以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。2.加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。要加快檔案信息化的建設(shè)。首先要舍得投入財力,配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前各級檔案部門的財力主要來源于各級政府,這就需要做大量的工作,引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時作為上級檔案主管部門,也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法,在政策上給下級部門創(chuàng)造條件,使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。3.引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。提高人員素質(zhì),培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件,但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此,一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修,提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討,增進(jìn)學(xué)術(shù)交流,提高編研水平。4.提高檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代,社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此,檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力,不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者,而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢,熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源,引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。5.提高檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作者的一項(xiàng)基本職責(zé),也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息量十分巨大,內(nèi)容十分龐雜,檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力,對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析,從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分,為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，檔案信息化作為社會全面信息化的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時展的必然選擇，也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作，并在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善。公路檔案信息化建設(shè)，在運(yùn)作過程中更應(yīng)該堅持量力而行，循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，在運(yùn)行模式上要探索一條符合我國國情和檔案工作實(shí)際情況的新路子，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展。

摘要：隨著時代的發(fā)展，中國經(jīng)濟(jì)也在迅速崛起和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新，可以說，中國已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，各個行業(yè)與領(lǐng)域都在朝著信息化建設(shè)方向發(fā)展，以謀求更好更快的發(fā)展，檔案管理工作也不例外，只有保持自身的先進(jìn)性，做到與時俱進(jìn)，才能不斷的發(fā)展，在信息時代背景下，檔案管理工作與時俱進(jìn)主要體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)，這是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。筆者立足工作實(shí)踐，對檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)與技術(shù)展開探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：中國經(jīng)濟(jì)；信息時代；信息化建設(shè)；檔案管理

中國已經(jīng)進(jìn)入信息時代，在信息化時代背景中，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必要路徑，新時代背景下，檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行自我改革與自我創(chuàng)新，如此才能緊跟時展趨勢，滿足時代的要求，從而提高自身的工作質(zhì)量與效率，提升檔案管理工作的服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案信息資源的利用效率，充分體現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價值。鑒于此，本文圍繞這一題目展開探究，以期能夠促進(jìn)我國檔案管理工作的信息化發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施中，最為關(guān)鍵的是軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，兩者是檔案信息化建設(shè)前提，為檔案信息化檢核提供技術(shù)支持。其中，檔案信息網(wǎng)絡(luò)，是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，包括檔案傳輸、檔案交換，還有檔案信息資源的共享，都要通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。因此，要從兩方面入手：一是提高計算機(jī)的使用率，二是要加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

在當(dāng)代，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對各行各業(yè)都發(fā)揮著巨大影響，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，是當(dāng)今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設(shè)檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統(tǒng)的方式中通過紙張來進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿足不了當(dāng)今社會的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關(guān)資料進(jìn)行保存與管理，通過計算機(jī)的強(qiáng)大運(yùn)行能力，能夠?qū)n案相關(guān)資料的作用最大程度上發(fā)揮出來。通過令檔案信息化建設(shè)與檔案管理相關(guān)結(jié)合，來促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

1檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢與特點(diǎn)

通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關(guān)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機(jī)極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關(guān)鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關(guān)的資料收集、歸類與保存都需要相關(guān)操作人員來進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時難免會出錯，導(dǎo)致檔案資料的準(zhǔn)確性有所降低。通過建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)行列當(dāng)中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。

2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)過程中，仍有些許地方不夠完善。就當(dāng)前所存在較為顯而易見的操作人員技術(shù)問題而言，當(dāng)前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。

3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

摘要：在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息化覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術(shù)，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進(jìn)檔案管理的順利發(fā)展，是檔案管理行業(yè)面臨的一大機(jī)遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；檔案管理

1引言

伴隨信息化技術(shù)和其管理理念方式的應(yīng)用愈加廣泛和普遍，檔案管理工作在融入新型管理模式和技術(shù)方法的同時，管理理念發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，管理人員也開始認(rèn)識到現(xiàn)階段乃至未來很長時期內(nèi)，檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步是離不開信息化技術(shù)和其應(yīng)用體系的。因此要積極面對和解決現(xiàn)行檔案管理制度和具體工作中存在的缺陷和問題，不斷強(qiáng)化信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，加大各方面投入，逐步完善信息化條件下的檔案管理體系和機(jī)制。

2檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

（1）硬件設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)，首要應(yīng)從硬件設(shè)備等方面進(jìn)行改革。硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設(shè)施不到位，將會嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。所謂檔案管理的硬件設(shè)施，主要包含計算機(jī)、存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。（2）服務(wù)意識。檔案管理人員的服務(wù)意識也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是推動社會進(jìn)步、文化發(fā)展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務(wù)意識，才能夠真正做到服務(wù)于社會、大眾。檔案信息化建設(shè)中，需要改變傳統(tǒng)檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發(fā)展的需求，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)，提升理論水平與專業(yè)技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來激發(fā)檔案管理工作的活力。（3）管理水平。檔案管理水平的提升是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的今天，各種高新技術(shù)逐漸出現(xiàn)在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實(shí)施，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會飛速進(jìn)步的必經(jīng)之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)進(jìn)步等貢獻(xiàn)檔案管理的價值。