文檔一體化范文10篇

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉和檔案保管利用有機融合，是電子文檔管理發展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對當前文檔管理系統存在的普遍問題進行分析，并在文檔一體化的安全思路指導下提出文檔管理系統的建設策略，對構建安全高效的文檔管理系統，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統；業務策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術高速發展，文檔工作不可避免的進入數字化時代，且在以綠色環保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統便成為了實現文檔一體化的關鍵工具。指出：“檔案工作確實要由封閉向開放、由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經濟建設、社會發展服務。”這就要求文檔管理系統建設應統籌考慮文件全生命周期，將文檔產生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統的開發過程中，切實提高文檔管理系統的便捷性、安全性和標準性，促進一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實施文檔一體化管理的理論基礎、組成、優勢及文檔一體化管理系統的問題和構建策略進行相關說明。

二、實施文檔一體化管理的理論基礎

文件和檔案是統一事物發展過程中不同階段價值和形態變化的體現，前者是后者的源頭，后者是前者的轉化，實際上二者是具有內在聯系的有機整體，僅存在運動階段的差異，并無本質性的區別，因此對不同發展階段的文件實施一體化管理是切實可行的。文件生命周期理論發源于歐美，該理論是以普遍聯系和運動發展的眼光將文件從產生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運動過程，是具有生命的現象和值得進行全方位研究的學說，認為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎。文件連續體理論是一種以目的為導向的系統理論，具有連貫性和一致性，該理論任務文件從形成到作為檔案保存、并進行管理是一個連貫的過程，并倡導對文件的形成、保存和長久利用進行一體化管理，而其中的長久利用是對文件和檔案進行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關系，還可以促進文檔信息的共建和共享，可為社會提供更好的服務。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

【摘要】近年來，信息技術高速發展，文書檔案管理模式、管理內容朝著現代化、信息化以及科學化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動單位文書檔案管理工作進入有序發展的軌道，成為文書檔案管理人員重點關注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設的背景，就文檔一體化工作進行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應的優化建議。

【關鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現了信息技術與文書檔案管理工作相融合的趨勢，是文書檔案規范化、科學化以及現代化管理的必然要求。近年來，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點對該領域展開闡述，希望能夠幫助相關單位改革文書檔案管理工作，實現收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統籌、資源整合以及高效管理的角度出發，借助信息技術對文書資料進行全方位管理，使文書檔案能夠實現“一站式管理”與“一站式服務”目標的管理機制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點：第一，數字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統以及其他數字化技術。這就意味著文書檔案必須以數字化的形式呈現。第二，注重分工協調與整體控制。文檔一體化是一項系統工程，不能單靠檔案管理部門發力，也需要其他業務部門給予一定的配合與支持。只有各個部門相互配合，才能最大限度地發揮文檔一體化的優勢，使文書檔案的整個生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強調文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數據庫，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

電子文件和電子檔案作為數字化信息系統的重要組成部分，從生產管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進行認知度指導。如果系統化管理存在其他問題，則勢必造成不良影響，因此，在實施階段要凸顯出優勢和關鍵，發揮現有系統的最大化作用，以符合指標要求。

1企業行政機關文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點，如果不提前進行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復雜，檔案來源于文書，文書工作的質量決定檔案工作質量，根據文件管理和檔案的物質需求和要求等，結合行政機關文件以及管理系統的要求等，實現一體化操作。為了滿足實施文件的需求，以系統化理論作為基礎，從系統化的角度入手，借助計算機和網絡技術進行操作，以符合理論指導要求。此外，機關文書的種類比較多，統籌規劃和指導很重要。統籌規劃、科學管理等符合要求，在系統化分析的階段進行處理，一般情況下，采用計算機技術和網絡技術等能凸顯出優勢[1]。企業行政機關在文書管理階段如何最大限度開發文件是關鍵，在一體化的管理和實施后，符合自動化系統要求。根據現狀和實施要求，需要了解現有的文件信息類型，結合檔案信息的相關指標和共享程度等，最大限度進行文件和檔案信息的管理。企業行政機關的一體化文檔管理在現有基礎上實施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現了行政機關網絡信息程度，整體優勢明顯[2]。

2企業行政機關文檔一體化管理現狀

根據當前行政機關文案管理的具體要求，在整個工程中必須凸顯出管理的優勢。企業行政管理有重要的意義，在實際文件落實的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內容變動大。電子文件是可以修改的，內容變動大。文件修改后識別難度大，因此，把握原有的狀態難度比較大，根據文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計算機上顯示后，便于進行保存。在操作過程中需要提前進行系統識別，此外，元件和復印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應新的環境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結構和格式等可能出現變動，電子文件不再是固定的形式，結合存儲載體和文件類型模式等，提前進行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進行管理，需要工作人員掌握系統的實際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對企事業機關的具體管理有嚴格的要求，但是部分工作人員相關知識缺乏，導致整體管理現狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當前在系統軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結合一體化管理系統和其他要求等，可能存在重復性或者檔案不統一的現象。在智能性分析的基礎上，如何進行安全評估很重要，軟件本身有局限性，導致檢索質量差。2.4缺少統一的標準。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實施中，需要掌握實際類型，如果存在管理難度大的情況，則發揮現有標準模式的標準作用，提升檔案服務能力。但是在實施過程中存在缺少統一標準的現象，管理難度大。

3做好企業行政機關文檔一體化管理系統工作的措施

編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性研究，并制定出提高案卷質量、實施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發來達到檔案工作的規范化和標準化。

論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

編者按：本文主要從：文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性；公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提；實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節；提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證幾個方面進行論述。其中，主要包括：國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞、文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程、文件中心這一機構便應運而生了、我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化等。具體材料請詳見。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

當今世界已步入信息網絡時代，科學與技術革命深刻地改變著整個人類社會的生存方式和思維方式。計算機硬件和軟件的不斷更新，信息網絡的開通，為新世紀的辦公自動化發展提供了極好的環境和機遇。為適應這一新的形勢，檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。

1文檔一體化是機關實現行政管理信息網絡化的內在要求文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，文件與檔案同源一體。文書工作是檔案工作的基礎，文書工作的質量關系著檔案工作的質量，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。檔案產生于文書部門，是將具有保存價值的文件資料經過立卷歸檔轉化來的，它們是檔案的前身和源泉。檔案是文書的變體、精華和歸宿。所以，文件管理和檔案管理的物質對象是一致和統一的，二者具有內在的密切聯系，是文件與檔案實現一體化管理的理論基礎。

文檔一體化歷來是檔案界改革的熱門話題，特別是八十年代以來，檔案工作者立足于系統理論的應用，借鑒西方文件與檔案一體管理的模式，從理論上明確提出了文檔一體化的可行性發展思路，并且斷言:文檔一體化是機關行政管理信息網絡化的發展趨勢。這種預言正隨著二十世紀九十年代中期以來迅猛發展的機關行政管理信息網絡化逐步成為現實，不斷為人們所接受。這是因為以往的文件管理與檔案管理的分流，已不能適應機關信息共享和管理信息網絡化的要求。比較而言，文檔一體化的管理方法更具有科學性和可操作性，同時，機構改革后機關在減員增效的要求下，人們只能去尋求科學的管理方法，以提高工作效率。今天，人們正從機關網絡信息共享和效能建設的視角，再次關注文檔一體化和機關行政管理信息網絡化的發展趨勢。

2文檔一體化與機關行政管理信息網絡化互為條件互為補充

所謂“文檔一體化”就是將文件管理與檔案管理納入一個網絡化辦公系統，特別是計算機管理系統，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每個環節上，尤其是在公文向檔案轉化的關鍵環節上，都能體現檔案工作的要求，使文檔實體一體化、管理一體化、利用一體化、規范一體化，實現文秘工作與檔案工作規范化銜接和信息共亡當毛矜。

2.1文秘工作與檔案工作規范街接是提高檔案質量的基礎

摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項既聯系又區別、既獨立又相互關聯的工作納入統一信息化管理應用系統中，實現文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎、主要特點及現實意義基礎上，就如何促進文檔一體化提出相應對策建議，對豐富文檔一體化理論、促進文檔一體化理論實踐具有積極的現實意義。

關鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計算機信息技術的推廣和應用，以及辦公自動化（OA）系統的廣泛應用，文書檔案立卷模式發生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項既聯系又區別、既獨立又相互關聯的工作納入統一信息化管理應用系統中，實現文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發、繕校、用印等多道環節，文書處理應遵循其形成過程，把好每一個環節，把好質量關，并將辦結的文書及時輸入計算機，實現規范、統一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實基礎。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉化而來，將應歸檔文書通過計算機信息技術進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實現了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎

文檔一體化伴隨著計算機信息技術的誕生發展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學的理論基礎。1.1文件生命周期論。1940年，美國檔案學家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國檔案學者在布魯斯的基礎上，將“文件生命周期”劃分為“現行文件—暫時保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國檔案局長羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動實踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計算機技術應用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進行有效管理，直至文件進入歸檔環節，全過程進行規劃管理。前端控制理論是在電子文件產生后給檔案管理工作流程及內容變化提出的新論斷，體現了在文件處理與檔案管理全面、系統、優化思想。1.3后保管論。1981年，美國檔案學家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來，決定檔案工作的社會記錄、利用、存儲信息方式發生了深刻變化，促進了檔案管理步入了“后保管時代”。1996年，加拿大檔案學者庫克系統闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關注實體文件逐步向文件、文件形成及過程的目的、意義、聯系、關系、智能的關注，透視出新時期文件處理與檔案管理的有機聯系。

一、文檔一體化的實施依據

文檔一體化管理，包括文檔實體的生成、文檔信息的利用、文檔的規范管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發揮各項理論依據的長處，借助信息化手段，順應并提高文書檔案工作的規律與效率。1.大文件與大檔案：數字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統檔案學認為，文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發展階段的兩個不同名稱。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運動的某個階段。現代信息技術的發展使電子文件大量產生，構成豐富的檔案信息資源。當文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經形成，而文件之“大”并不單單指數量，還包括不同檔案門類之間的聯系之廣和文檔處理環節的多樣化。“大文件”不僅拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之擴展，一些檔案的保存價值凸顯，檔案工作呈現出社會化、多元化、開放性等特點。“大文件”和“大檔案”相互交叉，使文件與檔案的聯系更為緊密，文檔管理必須體現文件運動的整體性和連續性特點。文檔一體，統籌管理，不僅集中了技術力量，而且推進了文書檔案工作的專業化，切實提高了文檔管理水平。在信息化進程中，數字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進文件檔案的大聯通。數字檔案館是實現新環境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個子系統。電子政務的建設，如公文流轉、網上審批、政務公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數字檔案的子目錄。電子文件中心是數字檔案館的重要組成部分，能實現不同業務系統、不同類型電子文件的有效傳輸、交換和存儲。為避免重復建設，應當運用兼容技術，做好系統的設計、形成與維護，理順文檔一體化的體制與流程，實現真正的文檔一體的銜接。2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協調統一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎之一，而且從實踐的角度，也對文檔的管理具有較好的指導意義。根據文件運動的規律，文件從生成、流轉到歸檔、永久保存或銷毀，是一個完整的生命過程，是一個自然流動、難以割裂的過程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個整體，對文件運動的各個階段進行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴格意義上說還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質量，就必須從文書階段抓起。在文檔一體化的全程管控過程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點，因此確保前端控制是保證各電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過程，從源頭上防止一些錯誤和隱患，才能確保歸檔文件的質量。“電子文件管理系統只有事先設定采集文件元數據的功能，才能支持文件的證據性、真實性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲格式、軟硬件環境以及相關參數，才能確保文件長期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉變觀念、統籌綜治、前后照應，才能保障電子文件整個生命過程的全面、有效管控，保障文件內容的完整性和元數據結構的一致性，保障文件從文書部門到檔案部門的數據流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規律，而且是促進文書與檔案工作標準化、規范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。3.文件連續體理論：以目的為導向的系統連貫一致。連續體是一種以目的為導向的系統方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過程的連貫一致，倡導文件形成、保存與長久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內部和社會提供檔案服務，這突出了檔案信息化的實用優勢，也為電子文件的優化管理提出了更高要求。連續體理論認為，文件的運動不是從出生到消亡的單向運轉，文檔處置的順序沒有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉化的可能。文件的生命過程與物理實體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運動的普遍規律，而文件連續體理論則更適用于信息時代電子文件的運動特點。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實生成、合理運轉、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達到系統優化的效果。文件生命周期和連續體理論分別從文檔整體性與連續性的角度，為文檔一體化的有效實施奠定了堅實的理論基礎。文件生命周期理論強調文檔管理的前后照應和統籌綜治，體現整體效應；文件連續體理論則突出了文件各個運動階段的連續性，以便于利用為導向，對文件進行立體的處理，使文件的運轉成為一個系統靈活的過程。前端控制將對檔案的控制與管理提前到檔案設計與形成的階段，把好源頭關；在此基礎上，運用文件連續體理論，將一體化管理作為過程和手段，擴展檔案經營服務范圍，保持系統連貫一致，建立統一標準，實現信息共建共享。文檔一體化運用現代信息系統，兼顧兩大理論優勢，體現了全局觀與系統優化的辯證統一。

二、文檔一體化的策略手段

文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機聯系，有利于保持電子文件、元數據、背景信息三者系統周全。為延伸相關部門職能，融合管理體系，同時簡化工作程序，使文檔一體化整個流程更加科學、合理，在信息化大背景下，應從本單位辦公自動化和信息管理工作的大局出發，做好責任延伸與理念培養、組織建設與質量監控、標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等方面工作，構建文檔一體化高效運轉的組織模式。1.責任延伸與理念培養。工作人員對檔案的重視程度決定了檔案工作的質量。在文書與檔案業務分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責任延伸。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對于信息時代出現的新特點、新變化認識不夠，對于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對“文檔一體化”持以不同的觀點，對于文件和檔案的關系以及一體化的合理性存在爭議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態度和水平，領導的重視程度也影響了相關先進理念的落實。在單位內部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業務分工來看，還是有很大的區別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業務指導，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協同共進的意識。為此，在文檔一體化項目實施之前，將是長期的理念培養的階段。首先，要促進相互了解，增加業務往來。文書工作人員要逐漸關注檔案的要求、動態，檔案工作人員要關注文書工作的要求、動態。只有對對方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態的同一性，以及雙方工作的內在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴展業務素養，延伸責任范圍。文書人員要有延伸管理的意識和能力，檔案人員要有超前控制的意識和能力。文書人員要學習檔案規范以前瞻，檔案人員要學習文件規范以把關。通過培訓，開闊部門視野，增強責任意識，提高服務于文檔全局的本領。再次，由部門領導牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見，而且要在單位內部結合具體實際，探討是否適合施行、從哪個方面入手等，在討論中促進溝通，培養理念。甚至可以申報為課題項目，作為課題來研究，讓學術先行，來指導實踐。理念培養，既要培養雙方工作人員的學習意識、合作意識、責任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養對于文檔一體化的工作進取心和正確認識，進而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規范。2.組織建設與質量監控。組織建設就是要加強頂層設計和統籌協調，通過統一規劃、統一標準、統一管理，更好地推動文檔一體化的實施。兩大理論分別從整體性和連續性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設是整體與連續的重要保障。通過上層領導、部門協調、成員自覺，抓好文檔全局，做好過程對接，監控運行質量，才能確保文檔一體化的切實有效。組織建設在于集中人員力量，發揮文檔一體化的優勢，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負責將文件或案卷的有關信息錄入管理系統，更能確保錄入信息的完整、規范和準確。同時，檔案保管者也不再是被動等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對傳統歸檔時間滯后、檔案資料不全的弊病，主動、超前地同文件辦理者一起，共同確定機構活動需要保管的文件，然后納入事務活動體系進行管理。組織建設也在于集中技術優勢，將數字檔案館與電子文件中心的建設納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機構，數字檔案館為電子文件中心提供文件環境和技術支持。電子文件中心是新型的文檔管理專業化、服務綜合化的管理實體，維護文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統一實行國家文件與檔案管理業務標準和規范，同時也對文檔一體化進行質量監控。文件中心在文件運動過程中，相應地進行全過程蹤跡保全，便于工作人員對檔案質量進行鑒定和處置，確保長久保存價值，從而真正顧及數字時代的檔案管理需求。電子文件中心的建設是質量監控的重要途徑，↑蘭臺世界LANTAIWORLD“不是文件機構或檔案機構的改良，而是政務流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機構，它在電子文件全程管理中起著核心機構的作用”[2]。質量監控必須借助人力物力，良好的組織建設是質量監控的前提條件。再配合以標準制訂與功能設計、流轉適用與系統更替等手段，可逐步構建符合標準規范的質量保障體系。3.標準制訂與功能設計。文檔一體化在實際操作過程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統一的業務標準和規范，要有相應的法律法規。建國以來，尤其是黨的十一屆三中全會以來，檔案的法制建設已見成效，法律規范相對完善。然而要推進文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國家標準的基礎上，建立一套統一的制度和標準。為此，要構建文檔一體化嚴密的論證體系，使補充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構，而且具有行之有效的實踐指南，成為文檔工作人員的學習文件，成為檔案信息化建設的重要藍本。除了針對“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術的標準。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責和工作范圍。要協調歸檔前后，有清晰的組織業務的劃分，尤其是需要密切合作的項目內容，促進積極有效的配合。要明確相關職責的法律規范，使人員不僅分配到位，而且責任落實到位。在技術方面，要明確文檔一體化背景下操作系統應具備的復雜功能。為研發出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統，提高文件覆蓋范圍和管理系統的利用水平，系統的功能設計是標準制訂最重要的環節要素。制訂出的技術標準既要符合一體化的流程設計，涵蓋數據庫技術、信息存儲技術、網絡技術等全過程需要的技術，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關。功能設計是技術標準的具體內容和前提條件，也是標準制訂的難點所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動或全自動化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶界面。半自動化模擬手工操作，“在一定意義上能實現檔案的自動編目、自動存儲、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢、檢索簡單明了。全自動化的一體化管理系統，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護四個子系統，一般具有收文處理、發文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。4.流轉適用與系統更替。文檔管理系統的廣泛應用，使文件制作與處理進入傳統紙質所無可比擬的時代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現出紙質文件所不可替代的優勢。然而系統最大的問題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統之間相互傳導的兼容性。傳輸、存儲、檢索、復制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統必備的功能。不兼容不僅導致文檔一體化受阻，而且存在功能重復建設的問題。為便于公文流轉和檔案存用，就必須通過并聯、串聯、互聯等方式，提高文檔管理的適用性與系統更替，滿足一對多的用戶信息需求，建立整體運作體系。公文流轉系統即OA系統，與檔案系統、文檔一體化管理系統存在遞進關系。公文流轉系統與檔案系統都是辦公自動化的子系統，而文檔一體化的設計就是要將兩大系統整合起來，做到過程統一和體制合一。為此，文檔一體化系統首先要具備OA系統的功能，即在信息和流轉上起到文件管理應有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時代，還包括在線傳輸和檢索，具有動態化、靈活性等特點。根據連續體理論，電子文件的流轉不僅發生在文書管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務與利用的過程中，同樣存在流轉的可能需求。流轉適用應貫徹文檔一體化始終，在其任意一個子系統中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統軟件繁多，其核心是利用數據庫技術，將反映文件與檔案內容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫進數據庫中，完成文件管理與檔案管理的銜接。“隨著實踐發展，適用于文檔管理的系統，呈現從單點功能到整體功能、從單機到網絡、從專用到通用的發展趨勢。另外，通過這些系統的開發與運用，檔案部門不斷擴大其合作領域，越來越融于社會。”[4]未來新型文檔一體化管理機構應當在整合當前傳統檔案館、數字檔案館、信息中心和電子文件中心等機構基礎之上完善功能，兼具管理、技術與服務功能于一體，建立統一、嚴密、高效的運轉體系。在數字化時代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見，文書人員與檔案人員的界限也不再涇渭分明，全程管理的電子文件管理理念得到了充分顯現。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形部、檔案機構之間、文件與檔案機構之間，電子文件的及時流動與管理。通過文件管理的責任延伸和檔案部門的超前控制，實現整個文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協作的工作方式，保障了電子檔案的真實性、完整性和有效性。

作者:任沁 單位:江陰職業技術學院

參考文獻