紙質(zhì)檔案范文10篇

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

摘要：在如今社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)于檔案管理的需求。所以，亟需對(duì)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的相關(guān)舉措，以供管理人員參考。

關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理；必然性

電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在新形勢(shì)發(fā)展中取得了很好的成績(jī)，而城建管理檔案更是因?yàn)槠錈o(wú)與倫比的重要性得到了越來(lái)越多人的關(guān)注。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，怎么把電子和紙質(zhì)檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經(jīng)變成了目前人們亟待處理的一個(gè)問題。

1紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀(jì)中，電子檔案與紙質(zhì)檔案均有著自身的優(yōu)點(diǎn)，兩者都很重要。在造紙術(shù)發(fā)明以后，紙質(zhì)檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運(yùn)用，和電子檔案比較，紙質(zhì)檔案具備了載體的依附性。檔案的出現(xiàn)屬于社會(huì)現(xiàn)象，其通過固定的物質(zhì)形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案界始終使用紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案運(yùn)用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優(yōu)點(diǎn)，可是因?yàn)槠浔旧碛兄荒芄タ说娜毕荩瑢?duì)檔案穩(wěn)定性與可靠性的影響較大，所以需要及時(shí)處理該問題。紙質(zhì)檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優(yōu)勢(shì)不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據(jù)性與持續(xù)性以前，還是需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。基于紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理實(shí)況看來(lái)，還需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環(huán)境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

摘要：本文簡(jiǎn)明扼要地闡述了紙質(zhì)檔案的概念及特點(diǎn)，深入分析了紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，歸納總結(jié)檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性，從四個(gè)方面提出了發(fā)揮紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢(shì)的對(duì)策，能夠?qū)φ蔑@紙質(zhì)檔案的重要作用提供有效參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；檔案信息化；管理；重要作用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理已經(jīng)勢(shì)不可擋。但是，在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的背景下，紙質(zhì)檔案的重要性依然不能忽視。紙質(zhì)檔案具有自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)真研究紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)和重要性，制定科學(xué)的對(duì)策與措施，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的重要作用，對(duì)提高檔案信息化管理建設(shè)的實(shí)效具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、紙質(zhì)檔案綜述

1.紙質(zhì)檔案的概念及特點(diǎn)。顧名思義，紙質(zhì)檔案就是以紙張為載體記錄下來(lái)的人類活動(dòng)的信息，包括信札、電報(bào)、戶籍、賬冊(cè)、契約、日記、書稿、證書、筆記和家譜等等，記錄的方式包括圖表或文字等，其目的是方便日后查閱。紙質(zhì)檔案管理和使用比較方便，具有三個(gè)特點(diǎn)：一是原始性，也即記錄的信息是原始憑證；二是可靠性，也即記錄的信息一般來(lái)講都比較可靠；三是耐久性，也即信息存儲(chǔ)介質(zhì)用起來(lái)時(shí)間較長(zhǎng)。2.紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案從產(chǎn)生至今已經(jīng)有近兩千年的歷史，它之所以能夠有這么長(zhǎng)久的歷史生命就在于其具有電子檔案不能替代的優(yōu)勢(shì)。其一，檔案的信息和載體具有不可分離性。這種不可分離性又稱依附性，也即紙質(zhì)檔案所記錄的信息和紙張這一載體有著穩(wěn)定的依附性，既不可分離，也難以被修改，使檔案所記錄的信息具有很大的穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案把信息和載體有效地結(jié)合在一起，使用檔案時(shí)只能通過記錄的文字或圖表來(lái)獲得信息。其二，紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)信息的原始性。紙質(zhì)檔案是用紙和筆記錄的信息，都是歷史發(fā)生的事件，里面的文字或圖表能比較清楚地表達(dá)出時(shí)間和事件的基本脈絡(luò)，能夠讓大眾認(rèn)同和信服，也容易讓人接受。此外，紙質(zhì)檔案都有專業(yè)的檔案工作人員進(jìn)行保管，具有非常高的安全性。其三，紙質(zhì)檔案的載體具有良好的耐久性。紙質(zhì)檔案保存的時(shí)間很長(zhǎng)，加之有專業(yè)的保管人員，因此，一般不會(huì)輕易被損壞。誠(chéng)然，在保存過程中紙質(zhì)檔案也會(huì)受到氧化、水解等難題，但只要加以注意，并采取有效的針對(duì)性措施，這類問題都能得到有效的規(guī)避，從而使紙質(zhì)檔案的壽命更長(zhǎng)。3.紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)。在漫長(zhǎng)的發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案雖然具有一定的優(yōu)勢(shì)，但隨著時(shí)間的推移和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展同樣也表現(xiàn)出自身的劣勢(shì)。其一，紙質(zhì)檔案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪費(fèi)大。紙質(zhì)檔案的記錄、整理、歸檔和保存，不但需要大量的人力、物力，還需要很長(zhǎng)的時(shí)間，這造成了成本高、浪費(fèi)大的不良現(xiàn)象。其二，紙質(zhì)檔案檢索量大，利用效率低下，容易造成資源浪費(fèi)。一是紙質(zhì)檔案具有獨(dú)占性，只能一人閱讀，難以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享；二是紙質(zhì)檔案檢索起來(lái)工作量很大，檢索所需要的信息比較困難，造成效率不高；三是由于紙質(zhì)檔案使用不便，很多深層次的檔案信息難以開發(fā)和利用。其三，紙質(zhì)檔案的收集、整理、儲(chǔ)存和管理非常不便，難以滿足社會(huì)需求。紙質(zhì)檔案收集、整理、歸檔比較原始，整理需要大量的人力，儲(chǔ)存需要大量的空間，管理手段也非常落后，根本就無(wú)法滿足社會(huì)快速發(fā)展的要求。

二、檔案信息化管理背景下紙質(zhì)檔案的重要性

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

檔案管理既是專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)管理體系，也是以服務(wù)性為主的日常管理工作。為保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，特作以下規(guī)定：

1、凡是部?jī)?nèi)工作活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料，均應(yīng)歸檔。應(yīng)保證歸檔的材料能全面地反映工作的基本情況。辦理完畢的工作材料，一般應(yīng)在第二年上半年歸檔。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整，根據(jù)分類立卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，編頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，注明保管期限，并編制案卷目錄。

2、人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按中央、市委組織部有關(guān)規(guī)定管理，查閱人事檔案須持黨委(黨組、總支)以上單位的介紹信，在部?jī)?nèi)指定地點(diǎn)查閱。未經(jīng)部領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借。

3、干部考核材料由干部科分類整理立檔，查閱干部考核材料須得到部領(lǐng)導(dǎo)的同意，一般情況下不得摘錄和外借。

4、部長(zhǎng)辦公會(huì)議、部務(wù)會(huì)記錄由辦公室保存，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得對(duì)外提供查閱。

5、凡部?jī)?nèi)專項(xiàng)性工作應(yīng)形成專題文書檔案材料，專項(xiàng)工作結(jié)束時(shí)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的同志應(yīng)把有關(guān)材料匯總到辦公室，由有關(guān)科、室和辦公室分管的同志一起負(fù)責(zé)歸檔。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理

1、資管建設(shè)，資源開發(fā)，應(yīng)加大對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，做好相關(guān)重要文件檔案的收集與整理工作，將其以圖片、音頻或視頻文件等方式保存。數(shù)字文件具有許多顯著優(yōu)勢(shì)，除了可對(duì)原始檔案起到優(yōu)良的保護(hù)之外，使用起來(lái)也極為方便。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可有效保護(hù)原始檔案。

2.易于電子歸檔及電子檔案管理，電子歸檔實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的飛躍，不再受到傳統(tǒng)文檔管理局限性的束縛，而最大程度上為圖書館藏增加了存儲(chǔ)空間。不管檔案的類型以及層次，盡管現(xiàn)如今還在研究它的組成、自主以及管理模式，但數(shù)字化的趨勢(shì)是勢(shì)不可擋的。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在不足

1.學(xué)歷結(jié)構(gòu)年齡結(jié)構(gòu)的單一性和低層次性，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛的使用，在紙質(zhì)檔案也應(yīng)得到響應(yīng)和應(yīng)用，然而，由于圖書館檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)并不高，許多單位也并未意識(shí)到圖書館工作的重要性，在他們看來(lái)紙質(zhì)檔案的管理工作并元重要性可言無(wú)關(guān)高校發(fā)展大局。

2.缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，由于高校中的檔案管理工作人員一般沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理與信息化建設(shè)方面的知識(shí)較為薄弱，因此在管理檔案上具有較大的主觀性，缺乏合理科學(xué)的管理理念。而又因并未對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行再教育，因此在很大程度上影響了檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

【摘要】目前，紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理存在一些問題，制約著二者實(shí)現(xiàn)規(guī)范化統(tǒng)一管理，應(yīng)該采取針對(duì)性的解決辦法。本文從統(tǒng)一紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案管理渠道、構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理機(jī)制、統(tǒng)一紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理制度三個(gè)方面進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；數(shù)字化檔案；規(guī)范化；統(tǒng)一；管理

檔案，是在實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄各類主體行為的數(shù)據(jù)。檔案管理是管理性、政治性、服務(wù)性的工作。檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，是負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一個(gè)專業(yè)，檔案管理是管理性的工作。檔案管理系統(tǒng)是國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分，檔案管理對(duì)局部單位的生產(chǎn)，對(duì)整個(gè)社會(huì)都有重要的意義。同時(shí)，也有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理成立檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)、新方向，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的規(guī)范化統(tǒng)一管理，是本文研究的重要內(nèi)容。

一、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案規(guī)范統(tǒng)一管理的意義

檔案管理，是國(guó)家、單位、組織行政管理的重要組成部分，檔案為國(guó)家、單位、組織的發(fā)展提供了決策的依據(jù)，檔案對(duì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展、重要業(yè)務(wù)往來(lái)都起著記錄和參考的作用，同時(shí)也與文化息息相關(guān)，檔案見證了一個(gè)組織的發(fā)展，是文化、價(jià)值觀的一種體現(xiàn)，在組織文化形成過程中，發(fā)揮著不可替代的作用。紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案二者具有優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案有自己的特點(diǎn)，如紙質(zhì)檔案的安全性更有保障，例如一些關(guān)系國(guó)家秘密的絕密檔案，數(shù)字化檔案的安全性不如紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案不容易丟失，也不容易被篡改。紙質(zhì)檔案時(shí)間越久越珍貴。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化檔案有自己的優(yōu)勢(shì)，例如數(shù)字化檔案具有可分享性，具有不易失真性、更加經(jīng)濟(jì)環(huán)保，更加多樣化，具有趣味性。紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案各有自己的優(yōu)勢(shì)，二者有效結(jié)合，能夠充分發(fā)揮檔案的作用，對(duì)不同的檔案采取不同的管理方式，意義重大。

二、新時(shí)代數(shù)字化檔案技術(shù)的價(jià)值分析