社會保險檔案管理創新策略

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一、概述

我國社保人數在不斷增加，因此社保系統也需要不斷完善，特別是檔案管理系統，要適應我國的社會形勢就需要不斷改進檔案管理系統。因此，本文分析了提升社保檔案管理系統的重要性，并對我國檔案管理中存在的問題進行了概述，并提出了解決措施。

二、社會保險檔案管理現狀分析

近年來，我國社保人數在不斷增加，社保檔案越來越多，因此，需要對檔案管理系統進行不斷更新和完善，以更好的實現檔案的管理。但是在實際管理中卻存在一些問題影響著我國社保檔案的管理，如管理部門未能充分發揮有效職能，同時部門分散，這也不利于加強管理。如每個部門都監管這不同的范圍，因此，在進行檔案調出時，各部門都需要進行查詢，這不利于提升工作效率，也不方便進行查找，因此公民在進行繳費或修改檔案信息時，也為其帶來了許多不便，同時也不利于對檔案進行統一有效的管理。由于近年來我國參保人數在不斷增加，因此也造成了社會保險的經辦效率和范圍需要擴大，在繳費和對檔案信息的錄入等方面都需要改進。如使用紙質檔案在信息錄入和查詢時效率不高等問題，因此，需要改進這種傳統的方法，不斷提升工作效率。

三、社會保險檔案管理信息化建設的重要性

1.方便檔案的檢索和使用。與紙質檔案相比，具有明顯的優點，同時也更簡單易行，如在信息查詢時，不需要再像紙質檔案一樣進行信息查詢花費大量時間，工作人員只要熟練使用信息系統，輸入特定關鍵詞，就可以實現精準查詢。能快速找到想要的信息，能節約大量的時間和精力，還能提升工作效率，同時該系統還采用了電子加密技術，能有效實現信息系統的安全管理。2.可以實現檔案信息資源的科學管理。使用信息系統來對檔案進行管理，能更科學化更規范化，因此更有利于提升效率，使新型的信息采集、管理和服務職能取代傳統的檔案保管和利用職能。這不僅體現了時代的發展和社會的進步，更提高和優化了保險社會服務。3.可以提供智能化服務，提高檔案信息利用的時效性。社會保險檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠程服務實現資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時間。要實現檔案管理信息化工作的順利運行，就要使廣大的工作人員改變傳統的檔案管理思想，加強學習，不斷提高自身的信息化管理意識。將文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、照片檔案和實物檔案統統納入管理范疇，努力將復雜工作簡單化，簡單工作規范化。

四、社會保險檔案管理系統存在的問題

1.對社會保險檔案管理工作不夠重視。當前我國社會保障工作重點集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了檔案管理方面。因此，這也給我國的檔案管理工作帶來了困難，增強了檔案管理的難度。2.社會保險檔案管理體制不規范。缺乏健全的管理體制，這也導致了我國檔案管理中存在了很多問題，如檔案管理工作效率不高，對于一些缺損的檔案等也存在系統化整理，檔案資料不健全等，這都給社保檔案管理造好一定困難，有些社保部門也對檔案缺乏合理規劃和整理，這些問題都制約著我國社保檔案的管理和發展。3.社會保險檔案存檔的條件差。對紙質檔案等缺乏合理管理，由于管理部門的不重視，這也容易造成檔案受到不可逆性損傷。另外，檔案管理的方式和效果也不是太好，這些問題都會給以后的歸檔整理等造成困難，因此，要重視對檔案的管理，改善紙質檔案的存儲條件，并及時對新收到的檔案進行整理，以避免為以后的檔案整理工作等帶來困難。4.缺乏專業社保檔案的管理標準和規范。社保檔案管理缺乏國家標準，相關法律也未能及時進行修改，因此這也容易造成不重視檔案管理，也會造成后期對檔案管理的難度增加。缺乏相關規范也不利于進行檔案管理，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

五、加強社會保險檔案管理系統的創新措施

1.建立規范標準的社會保險檔案管理信息化機制。建立規范化體系和制度有助于更好的進行信息化檔案管理。因此，可以結合當地社保情況建立檔案規范化制度和流程，并將檔案的歸檔整理等各個流程納入規范化體系中。工作人員要嚴格按照規章制度辦事，以提高其準確性，并要嚴格按照規定執行，規范化管理也更易于促進檔案管理工作的推進。可以建立統一的運行機制，統一的檔案管理標準，以實現全國不同范圍內的檔案調用等，更易于保障工作的順利進行，同時也能提升查找效率等。2.完善社會保險檔案管理信息化工作的服務方式。可以采用新型技術，如計算機檔案管理系統，利用該系統實現全國聯網，全國范圍內的檔案可以直接跨平臺調用，節約了時間，同時也提高了辦事效率，為人們提供更好的服務。如社保繳費、檔案記錄等這些方式，都可以實現網上運行，這種方式更方便快捷，同時也能提供更好的服務。因此，要結合當地情況，在全國推廣檔案管理系統，實現全國覆蓋，同時能實現資源共享和調用等。3.提升檔案信息化建設人員的專業素質。工作人員要積極學習檔案管理系統的使用，不斷提高個人職業技能和素質，要使工作人員掌握專業知識，不緊要熟悉檔案管理知識，還要更好的進行檔案管理工作和規劃，如檔案管理系統的安全性，學會使用殺毒軟件等常用的辦公軟件。除此之外，工作人員還要時刻學會關注最新信息，以更好的進行學習，同時也要不斷學習，終身學習，不斷提高自己的職業技能，以更好的提高工作效率。4.加強檔案信息化建設的網絡安全控制。（1）訪問控制。要加強網絡安全可以對用戶訪問量等有所限制，同時更有利于維護網絡信息系統的安全性，該方式可分為入網訪問控制和網絡的權限控制兩種。第一種方式能對合法用戶開放，合法用戶或工作人員可以登錄該網站，同時它也對使用時間等有所限制。為了增強該系統安全，該系統內部也采取了一些措施，如設置防火墻，能幫助該系統有效防御外界破壞，阻止非法侵入者入侵破壞檔案管理系統；第二種方式則是權限限制，在系統內部對其做出設置，以使用戶在使用過程中可以做什么、不可以做什么，以阻止用戶違規操作。（2）硬件防護技術。電子檔案與紙質檔案相比不易被破壞，但是為了防止意外，需要定期備份相關資源和數據，以防止文件等意外丟失，同時還要對病毒等定期查殺，以防破壞檔案管理系統，同時還要對檔案資料等進行及時檢查，定期備份，以防信息丟失等。5.加強檔案信息資源開發利用。各個部門在進行檔案管理時，一般多采用紙質資料進行收集和存儲信息，但是這種方法不利于進行資料轉換，在異地調用檔案時也不是太方便，因此，各地社保部門最好使用信息化系統統一處理檔案，實現網上調閱。為了提升工作效率，將紙質檔案里的資料錄入到計算機檔案管理系統中可以借助一些設備，如掃描儀等設備或將圖片直接轉換為文字，這樣有利于提升錄入效率，因此，可以選擇這些方式，以實現信息錄入。

六、總結

隨著我國近年來參保人數的增多，社保部門在進行檔案管理時也出現了一些問題，如管理缺乏規范化、制度不健全、檔案管理不夠重視等問題。要改善這些問題，需要對檔案管理系統進行創新，改變過去紙質檔案使用的現狀，同時采用電子檔案，以實現對檔案的統一管理。本文重點概述了檔案管理中存在的問題，同時也對其使用了新型檔案管理系統進行了維護，有利于為社保部門更好的進行檔案管理，因此要使用創新方法來進行檔案管理，以更好的進行系統規劃，改善檔案管理中存在的問題。

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作者:武海燕 單位:山東省濟寧市任城區社會保險事業局