電子檔案論文范文10篇

一、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

1電子檔案信息的特點及存在的風險

1.1對軟硬件系統的依賴性

電子文件是按照確定的某種標準規則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統環境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內容，所以電子文件對產生的標準規則及軟硬件系統環境有極強的依賴性。隨著信息技術的發展，原標準規則及計算機軟硬件技術發展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發展和數量，呈幾何倍數增漲，海量的數據需要大容量的存儲介質，隨著記錄技術的快速發展，數字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術的應用，可以記錄數百GB數據。光盤上構成0和1數據刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節約空間、拓展應用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

論文關鍵詞：電子文件檔案學校

論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。

隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數學校都是采用網絡系統來管理本校的各類信息資源，因此產生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

論文摘要：結合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設取得的經驗和成果，并提出進一步提高檔案信息化管理水平的措施。

論文關鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統的部署工作，使企業內部檔案借助信息系統更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業化、規范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區級供電局、分公司，再到縣級供電企業共計39家單位。系統部屬前，公司機關與少數地區級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統一的檔案管理信息平臺的發展戰略背景下，公司考慮到系統局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

內容摘要：我國檔案工作已經進入電子檔案時代，電子檔案中的個人權利問題成為一個十分敏感的法律問題。電子檔案所涉及的個人就其個人資料享有公開權、請求告知權、保持個人資料正確完整的權利、閱覽及制給復制本權、刪除權、報酬請求權、損害賠償請求權等基本權利。

關鍵詞：電子文件個人資料個人資料權利

隨著計算機的廣泛應用和辦公自動化的實現，電子文件大量產生。電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件[1].電子文件的誕生標志著檔案開始發展到一個新的階段——電子檔案階段。信息技術融入檔案工作，使得檔案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上檔案電子化和網絡化后，最大限度的利用了檔案資料，產生了巨大效益。然而，電子檔案和許多新生的信息技術產物一樣，從出生時起就面臨著許多法律上的尷尬，如電子檔案的法律地位問題[2]、原始性問題[3]、保密性問題[4]等等。隨著國際社會對個人資料的保護，電子檔案所涉及的個人的權利問題成為一個十分敏感的法律問題，這個問題在我國的檔案管理中更是突出。

一、電子檔案與個人資料

電子檔案是傳統紙面檔案的電子化與網絡化產物，與紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式。但是，電子檔案與紙質檔案也有明顯的特點[5]：首先，電子檔案中信息與載體可以分離（信息數據化、載體虛擬化）；其次，可復制性強，復制件和原件不易區分；第三，信息的穩定性較弱，比如說修改相對容易，并不留痕跡，信息容易丟失等。電子檔案的這些特點使得電子檔案中的個人資料容易處理，也容易遭受侵害。電子檔案中記載的公民的基本特征和情況的資料，構成個人資料。所謂個人資料，也稱個人數據（personaldata）是指自然人的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、住址、學歷、職業、婚姻、家庭、健康、病歷、特征等單獨或與其他信息共同形成的，足以識別該個人的資料。這種資料以一定的媒介作為載體，在計算機和計算機網絡環境下，通常以網絡、光纖、硬盤和其它硬件設施為載體，采用豐富的表達方式，如符號、聲音、動畫、電影、錄像等等。

個人資料有如下特征：

一、檔案信息電子化的現狀

1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

[提要]本文對電子檔案管理的幾個關鍵問題進行分析，并提出相應對策，要科學地管理電子檔案。

[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策

隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

近幾年，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

[提要]本文對電子檔案管理的幾個關鍵問題進行分析，并提出相應對策，要科學地管理電子檔案。

[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策

隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。