電子檔案突發(fā)事件預(yù)防與應(yīng)急處理研究

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摘要：各地勘單位的改革和發(fā)展處于探索階段，檔案管理和突發(fā)事件的預(yù)防與應(yīng)急處置能力有待提高。受公共突發(fā)事件的影響，機(jī)密檔案資料遺失，或在突發(fā)事件面前，檔案的信息共享和利用價(jià)值沒(méi)有充分體現(xiàn)，這些都不利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。為此，地勘單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，尤其應(yīng)建立電子檔案突發(fā)事件預(yù)防機(jī)制和應(yīng)急處理機(jī)制，在保障電子檔案安全的前提下，為社會(huì)治理做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化；地勘單位；電子檔案；突發(fā)事件；應(yīng)急處理

突發(fā)事件可以由三方面原因造成：自然原因、人為原因、兩者綜合作用的原因［1］。

1電子檔案突發(fā)事件中存在的問(wèn)題

1.1對(duì)突發(fā)事件預(yù)防意識(shí)淡薄

隨著近些年地勘行業(yè)的興起，地勘單位在地質(zhì)找礦工作過(guò)程中形成了大量的紙質(zhì)及電子類檔案，檔案工作人員的歸檔工作任務(wù)繁重，對(duì)電子檔案安全管理意識(shí)相對(duì)薄弱，這些珍貴的地質(zhì)檔案資料一旦發(fā)生突發(fā)事件，將會(huì)對(duì)地勘單位造成巨大的損失，后果不堪設(shè)想。

1.2缺乏行之有效的突發(fā)事件應(yīng)急處理體系

目前，對(duì)于絕大部分地勘單位而言，其所制訂的電子檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案存在內(nèi)容簡(jiǎn)單、雷同，針對(duì)性、可操作性不強(qiáng)的特點(diǎn)。各地勘單位檔案管理科室往往只是象征性地制訂一套檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，內(nèi)容簡(jiǎn)單籠統(tǒng)，缺乏可操作性和靈活性，一旦發(fā)生了應(yīng)急預(yù)案中未涉及的突發(fā)事件，就會(huì)造成檔案管理人員手忙腳亂、束手無(wú)策，而此時(shí)的應(yīng)急預(yù)案就如同一紙空文，毫無(wú)用處可言。

2電子檔案突發(fā)事件預(yù)防與應(yīng)急處理的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

2.1電子檔案應(yīng)急預(yù)案不完善

當(dāng)前部分地勘單位對(duì)于電子檔案突發(fā)事件相關(guān)問(wèn)題研究得不深不透，特別是地勘單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案突發(fā)事件缺乏防范意識(shí)，即使形成了電子檔案應(yīng)急預(yù)案，但內(nèi)容過(guò)于陳舊，在體系建設(shè)和制度機(jī)制建設(shè)方面還不夠健全。甚至部分地勘單位所出臺(tái)的應(yīng)急預(yù)案是照搬照抄上級(jí)部門(mén)的應(yīng)急預(yù)案，并沒(méi)有結(jié)合本地區(qū)、本單位實(shí)際進(jìn)行調(diào)整和修改。還有部分地勘單位在應(yīng)急方案制訂上將重點(diǎn)放在了自然災(zāi)害上，對(duì)于社會(huì)不穩(wěn)定事件以及人為事故等因素考慮得不全不周，甚至對(duì)黑客入侵和病毒入侵沒(méi)有相應(yīng)的防范意識(shí)和防范內(nèi)容，在一定程度上影響了電子檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的全面性［2］。

2.2電子檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不合理

部分地勘單位在應(yīng)對(duì)電子檔案突發(fā)事件工作上將重點(diǎn)放在了電子檔案應(yīng)急預(yù)案制訂，并沒(méi)有結(jié)合地勘單位檔案管理實(shí)際設(shè)置完善的檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等級(jí)體系，也沒(méi)有從風(fēng)險(xiǎn)角度出發(fā)對(duì)電子檔案可能面對(duì)的突發(fā)事件安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)。這就直接造成了在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有結(jié)合檔案管理工作的具體實(shí)際對(duì)珍貴電子檔案資料進(jìn)行物理環(huán)境改造和升級(jí)，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，這些珍貴的檔案往往不能第一時(shí)間得到搶救，甚至在突發(fā)事件處置過(guò)程中亂成一團(tuán)，會(huì)給電子檔案搶救造成巨大損失。

2.3電子檔案應(yīng)急與處理缺乏聯(lián)動(dòng)

當(dāng)前部分地勘單位對(duì)于電子檔案突發(fā)事件所造成的影響和危害性重視程度不足，在電子檔案應(yīng)急管理與處置方面還缺少有效聯(lián)動(dòng)。由于主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電子檔案應(yīng)急與處置工作重視程度不足，很多地勘單位沒(méi)有真正進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案演練和應(yīng)急聯(lián)動(dòng)，也沒(méi)有與政府其他部門(mén)建立起聯(lián)動(dòng)機(jī)制。一旦出現(xiàn)突發(fā)事件地勘單位與政府相關(guān)部門(mén)在應(yīng)急聯(lián)動(dòng)方面必然會(huì)出現(xiàn)漏洞，影響對(duì)應(yīng)急突發(fā)事件的處置。在電子檔案信息應(yīng)急處置過(guò)程中能夠采取的措施多是中斷外部網(wǎng)線或關(guān)閉局域網(wǎng)等方式，在這一過(guò)程中很可能因?yàn)樽陨淼牟僮魇д`而影響電子檔案的保存，不僅會(huì)降低對(duì)電子檔案突發(fā)事件的處置效率，還有可能造成二次傷害。

3電子檔案突發(fā)事件預(yù)防與應(yīng)急處理的途徑與方法

3.1加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全備份

電子檔案一般都存儲(chǔ)到檔案信息系統(tǒng)之中，一旦檔案信息系統(tǒng)受到突發(fā)事件影響，必然會(huì)對(duì)電子檔案管理造成全局性影響。因此，為了有效避免突發(fā)事件危害，有必要做好檔案數(shù)據(jù)安全備份工作，對(duì)于重要的電子檔案要采取多種措施進(jìn)行安全備份。一是要實(shí)現(xiàn)本地檔案管理系統(tǒng)與上級(jí)檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，將重要的電子檔案上傳到上級(jí)檔案管理系統(tǒng)之中，既能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域檔案信息的有效整合，建立區(qū)域電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域電子檔案的異地備份，進(jìn)一步提升重要電子檔案信息安全。二是利用物理介質(zhì)進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)備案，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，對(duì)于需要備案的電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到固定介質(zhì)上，從而實(shí)現(xiàn)重要電子檔案的多重備份，并將存儲(chǔ)重要電子檔案的固定介質(zhì)保管在安全的物理環(huán)境中。一旦檔案信息系統(tǒng)遭到突發(fā)事件，檔案信息系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)遭到破壞，就可以將存儲(chǔ)在固定介質(zhì)中的電子檔案信息重新上傳到檔案信息系統(tǒng)之上，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。

3.2構(gòu)建檔案安全保護(hù)制度

地勘單位應(yīng)加強(qiáng)與公安機(jī)關(guān)和保密機(jī)要部門(mén)聯(lián)系，從電子檔案安全保護(hù)的角度出發(fā)，構(gòu)建和完善電子檔案安全保護(hù)制度。首先，做好檔案信息系統(tǒng)定級(jí)工作。一要按照自主定級(jí)的原則，自主確定本地檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)等級(jí)，并安排專人負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作。二要確定安全保護(hù)等級(jí)。要結(jié)合檔案信息系統(tǒng)受到破壞所侵害的客體來(lái)確定具體的保護(hù)等級(jí)，主要依據(jù)為：檔案信息系統(tǒng)受到破壞之后，是否影響到了國(guó)家安全和社會(huì)秩序，是否侵害了公民和社會(huì)組織的合法權(quán)益，根據(jù)影響的大小確定安全保護(hù)等級(jí)。三要做好等級(jí)保護(hù)、備案評(píng)審和報(bào)備工作，同時(shí)要對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、管理安全等方面進(jìn)行測(cè)評(píng)，對(duì)于檔案信息系統(tǒng)存在的安全問(wèn)題要及時(shí)解決。其次，制定更為嚴(yán)格的電子檔案管理制度。明確參與電子檔案管理的各個(gè)崗位的具體責(zé)任，認(rèn)真梳理電子檔案管理具體流程，要求電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度依據(jù)，同時(shí)要加大對(duì)電子檔案管理制度的落實(shí)力度，確保各項(xiàng)工作都符合檔案安全管理要求［3］。

3.3重視檔案應(yīng)急與演練

地勘單位只有制訂科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)組織開(kāi)展應(yīng)急預(yù)案演練，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足，才能提高地勘單位應(yīng)急處置能力。科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案能夠讓地勘單位在應(yīng)急事件處置過(guò)程中做到有章可循。在應(yīng)急預(yù)案編制過(guò)程中應(yīng)設(shè)定好科學(xué)框架，然后對(duì)預(yù)案的內(nèi)容進(jìn)行編輯，進(jìn)一步明確地勘單位各個(gè)崗位的具體職責(zé)，確保突發(fā)事件發(fā)生之后各個(gè)崗位能夠密切配合，有條不紊地應(yīng)對(duì)所有的突發(fā)事件。同時(shí)要聘請(qǐng)行業(yè)內(nèi)專家學(xué)者以及公安機(jī)關(guān)和機(jī)要保密部門(mén)專業(yè)人員對(duì)應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行討論，找到其中的問(wèn)題和不足，進(jìn)一步提升應(yīng)急處置預(yù)案的科學(xué)性、合理性和針對(duì)性。例如，當(dāng)外部黑客對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時(shí)如何處置，一旦遭受到自然洪澇災(zāi)害對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生威脅如何處置，都應(yīng)該有詳細(xì)的應(yīng)對(duì)措施。實(shí)踐證明，只有開(kāi)展形式多樣的應(yīng)急演練，才能夠提升應(yīng)急預(yù)案的可行性和可操作性。在應(yīng)急演練之前，要求相關(guān)參加人員對(duì)應(yīng)急演練預(yù)案全面了解，熟知演練各個(gè)環(huán)節(jié)事項(xiàng)，結(jié)合突發(fā)事件可能發(fā)生的最糟糕情況進(jìn)行應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力，同時(shí)能夠發(fā)現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案存在的漏洞和不足，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行完善。總之，新形勢(shì)下，地勘單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)對(duì)可能的突發(fā)事件進(jìn)行系統(tǒng)研究，并制訂詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，加大重視程度，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。科學(xué)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件對(duì)于電子檔案信息安全帶來(lái)的挑戰(zhàn)，為后續(xù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用提供保障。

參考文獻(xiàn)：

［1］王曉燕.論檔案館突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)［D］.山東大學(xué)，2009.

［2］王玥瑄.疫情防控下企業(yè)突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理［J］.中國(guó)檔案，2020（04）：37—38.

［3］任越，夏嘉寶.社會(huì)突發(fā)事件中檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)分析———以新冠肺炎疫情防控工作為例［J］.山西檔案，2020（03）：15—21.

作者：金麗雙