疾控系統電子政務公文管理分析

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摘要：疾控公文管理系統主要通過單位各部門間建立標準、統一公文交換和共享機制，逐步實現相關應用功能有機連接，促進上下級部門間、平級部門間快捷、便利的公文流轉、交換和管理。實現辦公流程規范化和無紙化，節省時間，提高工作效率。本文對福建省疾病預防控制中心使用的疾控公文管理系統運轉情況及存在問題進行分析，并提出改進措施。

關鍵詞：疾控機構；政務公文；公文交換；工作效率

隨著信息化技術的迅猛發展，電子政務系統自動化作為現代辦公和計算機技術的有機融合，是當前疾控等企事業單位的新型辦公模式；公文管理系統是電子政務系統的重要組成部分，可提高公文的流轉與處理效率，實現省內疾控系統內部、各單位、各處所及各科室間的信息共享和協作辦公。本文對福建省疾病預防控制中心（疾控中心）使用的疾控公文管理系統運轉情況及存在問題進行分析，并提出改進措施。

1數據來源

福建省疾控中心2019年7～12月公文管理系統為EI數據，其中收文1075件、發文244件。系統分為收文和發文流程：①收文：登記、擬辦、批示、交辦、承辦和歸檔。收文全程平均3．9d，收文84．8％一周內辦結。②發文：擬稿、會稿、審核、簽發、編號、校、排版印制和蓋章歸檔。發文全程平均4．6d，發文一周內辦結為93．3％。

2系統實施中的存在問題

2．1建設認知偏差。電子政務系統建設主體不同，很大程度影響系統應用的全面性和準確性。建設者和需求者信息不對等、不完全了解建設需求，導致電子政務系統功能設計不完善，不能最大限度地保證信息傳遞的快速便捷；同時，需求者重硬件輕軟件，缺乏對軟件的投入。隨著文件流轉數的增多，電子文件存檔數據量大。系統與外網對接、系統內部信息交換，存在以下安全隱患：2．2收文流程。2．2．1批示、承辦收文流程對來文時效性有嚴格的要求，在批示環節中，對時效性強的文件需及時處理，但由于分管領導出差、培訓或開會等原因，沒有內網環境而不能及時處理文件，或在承辦環節中，專業性強的文件不能和其他日常工作一樣，臨時請他人代辦，如果相關人員外出，必然導致文件流轉過程滯后、直接影響公文處理的整體效率。2．2．2查詢、歸檔。中心每年各類來文平均約2000件，因數量多、來源廣以及需要查詢的次數多，但查詢系統不靈活，導出的界面固定死板，不能直觀統計，同時歸檔環節只是簡單保存，不能進行電子化分類和排序，更不能檢索、調用和傳輸，極大影響了文件查詢的效率。2．3發文流程。2．3．1文件模板、格式問題。發文的類型模板和格式都有嚴格規定，但在實際擬稿中，擬稿人或審核人對公文格式可能不夠了解，例如行文字體的大小、標點使用錯誤等，導致公文需退回擬稿，造成一定延誤、發文流程滯后。2．3．2發文用印問題。傳統電子簽章對用戶賬號進行設定，只需進入設定賬號就能用印，安全性低。電子簽章只有疾控中心電子用印項，沒有合同章、騎縫章等，也無法支持在手機上閱讀和編輯帶有印章的文檔，導致只能打印出紙質公文用印后再行掃描。2．4公文協同辦公。中心與基層單位間各種業務工作的上報和下達，均采用紙質發文形式通過傳統郵寄方式發送到各單位，耗時耗材，甚至有時導致發文執行出現延后。加強各級疾控機構間的聯系、提高公文交換質量和效率、信息及時上傳下達的需求，越來越強烈。

3升級公文管理系統的改進措施

為提升電子政務公文流轉效能，提高辦文效率，推進信息化辦公，結合上述問題，現提出系統升級方案與改進措施。3．1做好系統培訓、定期反饋溝通。電子政務系統自動化過程復雜，不可能一蹴而就、短時間內達到很好效果；系統建設者和使用者建設信息未必一致，需摸索和探究，就像開發一個軟件只占整個項目時間和金錢的30％，而軟件后期的運維卻占整個項目的70％，實現電子政務系統自動化只是最基礎的部分，而后的運維才是最關鍵［1］，因此，對運行過程中存在的問題要及時溝通反饋，同時根據疾控系統辦公需要選擇適當的開發方式，做好系統培訓，對收發文常見的問題（發文格式、電子印章使用和公文查詢等流程）應加強宣貫，避免同類問題多次發生。3．2實時跟進公文流轉進度、保障電子印章安全。系統存在流程監控不支持可視化，針對時效性強的公文，可設置公文催辦、自動短信提醒，同時，設置公文統計圖表，針對公文辦理時長統計，設置公文考核，督促公文辦理時限。實現電子化留痕、網上跟蹤，提高文件流轉效率。設置Office安全簽章組件，支持系統中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗證等功能，保證印章安全可信，防偽防盜。3．3公文協同辦公系統建設。為解決原公文流轉系統無法與省內其他疾控機構進行公文收發的問題，應按照國家統一標準，建立省疾控電子公文交換中心，實現省市縣疾控系統多級公文的傳輸、處理和交換環節的一體化管理。可采用B／S（瀏覽器／服務器）操作方式，使網絡辦公不受地域限制、不再需要紙質發文進行打印裝訂郵寄。同時，系統可采用CA認證登錄方式，加強單位用戶身份識別，對登錄用戶分配不同角色進行管理，以保障信息安全。3．4建立移動辦公系統。移動辦公是對傳統意義上辦公系統的補充，可保證各級出差人員只要有無線網絡覆蓋，就可利用手機、平板電腦等移動終端設備與單位內的辦公系統連接［2］。通過移動客戶端，實現公文信息手機提醒、公文信息檢索、公文簽閱處理等移動設備功能，以降低文件積壓頻率。

4新公文管理系統實施成效

4．1高效化工作環節。新公文管理系統實施半年，分析2019年7～12月（實施后）公文處理情況，其中收文1074份、發文243份，公文流轉數據與1～6月份（實施前）的數據比較，見表1。實施后7～12月收文平均總時長3．9d，發文平均總時長4．6d，公文處理總時長比原來減少32．0％，公文運轉更為高效快捷。4．2標準化處理流程。按照處所構架確定公文流程標準化結構，不同的部門和個人有不同的信息訪問權限，同時配置流程化與規范化節點操作，在自動化辦公系統下變得更為便利［3］，各環節的文件流轉更為規范化。4．3網絡化實時監控。優化公文管理模塊，實現監控可視化、支持多人并發等功能。全部環節都集中在電子政務公文管理系統平臺中進行數據跟蹤，能實時反饋本人該項工作的流程環節情況及結果，實時提醒并匯總至管理部門當前分類權限的總體情況。以網絡式結構多點查詢，歷史記錄可追溯，真實有效地做到透明可控［4］。4．4協同化公文交換。按照公文交換標準，實現省市縣疾控中心包括公文、郵件、公告在內的電子文件交換，實現全省疾控系統公文上傳下達，改變了公文需紙質打印、郵寄的歷史。福建CDC協同辦公系統經過半年運行，登入用戶105人，下發各類文件123份，從原先紙質文件裝訂郵寄全流程需要平均7個工作日，壓縮至平均5h可辦理完成。

綜上所述，福建省疾控中心電子政務系統以先進的計算機和通訊技術為主要手段，實現單位關鍵辦公應用為導向，搭建了覆蓋全單位的自動化公文管理系統。針對公文管理系統的存在問題進行改進，促進了高效協作、及時溝通及資源共享，極大提高了辦公效率，保證了任務完成的時效性［5］，為全省疾控系統的信息化建設提供了堅實保障。

參考文獻

［1］薛一琦．協同辦公系統自動化運維技術研究與應用探討［J］．電腦迷，2018，0（27）：218．

［2］李承欣．福建省農業農村廳辦公自動化系統升級改造的規劃和思考［J］．中國農業科技，2018，10：51－56．

［3］馬西軍．OA自動化辦公系統提升管理水平促進企業發展［J］．現代企業文化，2017，14（5）：110．

［4］王新，董一潁，王藩，等．基于OA協同辦公系統實現醫師權限的生命周期閉環管理［J］．武警醫學，2017，5（28）：440－442．

［5］崔娟．淺析OA協同辦公系統在企業中的應用［J］．信息通信，2018，183（3）：181－182．

作者:鄭茜 單位:福建省疾病預防控制中心