“雙內控”型企業文化的采購管理研究

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內容摘要：采購業務是企業生產經營的起點，既是企業實物流的重要組成部分，又與資金流密切相關，加強內部控制管理來提高采購管理水平是企業改革與發展的要求，然而在實際運行中出現了很多管控效果不理想的問題，本文引入雙內控企業文化管控理念，詳細分析采購內控存在的問題以及如何建立雙內控型企業文化法強化物資管理。

關鍵詞：雙內控;企業文化;流程控制;采購管理

一、雙內控的含義

雙內控就是控制+監控，但雙內控管理并不是機械地把監控和控制分離，而是注重分離后互動式運行，有效的監督是進行內控管理的必要保障，企業整體的規范發展，不僅需要經營與監督同步，還需要在監督層面做到監控與控制既良性互動又有效分工，控制的職能一般都體現在業務現場，使控制成為監督的基礎；監控的職能則由公司獨立的風險控制或合規部門在場外實施，前者側重只能這樣辦，后者側重不可以那么辦，兩者是相輔相成的關系，構成了業務上控制，業務外監控的兩道風險防線，實現提高風險管理的效果。在采購內控管理的實際操作上，不僅通過界定將監控和控制這兩個不同風險管理環節的職能明確劃分，而且要形成明確的互動情形，從而實現部門風險監控的獨立，以及與一線業務部門的風險控制的有效分工。這樣就不僅達到了經營與監督的雙線條制衡，而且監控與控制也是雙線條制衡的結果。一線現場控制環節，內控專人負責所在部門的風險，并同步監督本部門經營管理、業務運作，根據現場情況進行即時判斷，預測并把控、阻斷、處置可能出現的風險。在風險控制方面接受檢查、評價，并與風險控制部門之間形成報告和被報告的關系，這樣既可以對公司范圍內的風險點進行獨立的識別、評估、監控，又能對發現的問題及時通過預警、揭示、檢查等方式反饋給部門內控負責人，并保持持續的跟蹤監控，對其整改、處理的結果形成確認和跟進。對各環節的全面控制，必須由公司最底層通過相互連接的行動，以并行的方式來實現。在業務和管理上，部門內控負責人受內控部門的直接指導和專門的監督考核，這樣，才能保證各部門內控負責人緊緊依附于合規管理、風險控制的每一個環節。為保證以上內控管理職能的有效發揮，公司應通過嚴密的組織結構構建一個完善的制度體系，為內控管理提供堅實的保障。雙內控可以讓業務或職能管理上下各級更清楚自己的基本職能，實現決策與經營間的互動，當發生重大風險時迅速界定責任，并以此督促各部門在內控中盡職盡責，為公司建立科學的授權體系打下良好的基礎，從而實現內控管理的有效性。

二、內部控制與企業文化的關系

企業內部控制制度的建設和執行與企業文化建設密切相關，內部控制制度是企業正常運營的行為標準，而企業文化則是統一員工思想、價值觀念的黏合劑。通過二者的有效結合，能夠從根本上解決企業經營中不協調、不統一的問題。這里的關鍵是企業所制定的內部控制制度必須是科學合理的，企業文化必須是企業價值觀和經營理念的融合。企業的管理形式、方式及控制點的內部控制都各不相同，但萬源歸宗，都離不開企業文化。

三、雙內控企業文化建立

為有效地解決公司各種各樣和內控相關的問題，最好的辦法就是讓內控管理上升為一種企業文化，在企業中建立一種以內控管理、企業風險控制為理念的企業文化，那么如何建立呢，應從以下幾個方面來考慮：

1.塑造內控風險管理理念的核心價值觀

企業文化的核心層是企業的愿景、使命、價值觀等，也是制度及行為的基礎，要建立內控型的企業文化，塑造內控風險管理理念，就要把風險管控思想融入到企業的核心層，不斷強化這種管控思想，形成集體向善的力量，使制度約束演變為員工發自內心的自覺行為，真正實現企業文化在企業日常經營和員工實際行動中的引導作用。企業要建立員工普遍認可的價值體系，制定引導員工行為的準則規范，形成以管控風險為理念的經營思想，倡導有利于激發員工團結協作的企業風氣等方式。結合內控管理，科學系統的企業文化要具有導向功能，通過觀念來決定行為規范。要具有約束功能，使員工自我控制，自我規范，要具有激勵功能，通過內控文化的塑造，使每位員工從內心深處自覺產生風險管控意識，形成強烈的使命感和持久的驅動力，讓組織成員對群體意識產生認同感和歸屬感，并積極參與進來。將風險管控理念以文化的形式滲透到公司的每一個層面，通過內控文化的影響來提高廣大員工的內控管理理念。

2.建立具體內控制度

核心價值觀雖然是建立在內控企業文化基礎之上的，但不具備可操作性，企業對組織及員工文化理念的建立往往是通過制度來規定的。同時根據組織的管理特性，設立互相制衡的理念。合理確定崗位，嚴格崗位分工，對于一些不相容的崗位要分離，以達到互相制衡、預防風險的目的；明確職責，確定各崗位和員工在業務操作中責權利的劃分和應承擔的責任，使每一項業務都納入到控制過程；實現從形式到位到實質到位的轉變，在建立硬環境的基礎上加強軟環境的建設，確保機制到位，實現內控管理的實質性到位。

3.形成良好內控行為

只有真正落實到行為上的企業文化才能充分發揮其巨大的影響力，才能推動企業文化的建立、發展。只有使員工自覺遵守公司管理規定，落實到行動上，才能使每一位員工從制度轉移到具體日常行動中，進而成為自己的一種工作習慣。員工是企業經營文化的創造者、實踐者、受益者，企業只有形成尊重人，理解人，關愛人的文化氛圍，員工隊伍才能充滿凝聚力、創造力、競爭力。在內控風險管理過程中要尊重全體員工的首創精神，努力使全體員工在主動參與中了解企業文化建設的內容，認同企業的核心理念。

四、物資采購內控存在的問題及分析

1.企業控制環境不利于內控管理

企業控制環境是指國家對經濟建設出臺的方針政策，企業為加強管理配套的制度以及管理流程等各種因素產生的一種氛圍，企業控制環境的好壞影響采購內控管理的有效執行，隨著經濟的發展和企業整體運作環境的不斷變化，控制環境變得越來越不利于企業物資采購內控管理，并可能導致企業采購業務的控制方法失去效力，產生以下突出問題：采購人員法律意識淡薄。很多采購業務人員對相關法律知識極其欠缺，采取無所謂的態度，這就導致很多業務出現違規的現象，可能遭受外部處罰，經濟損失和信譽損失，或在業務執行過程中，一旦發生糾紛，沒能力用法律武器保護合法權益。管理組織體系設置不合理。根據采購業務的特點，內控要求企業要進行集中采購，而很多企業采購業務經由多個部門進行，多頭采購現象嚴重，必將導致采購流程及信息傳遞的失控，以及采購成本大幅增加。缺乏良好的責任追究制度和考核機制。缺乏對采購人員的責任追究制度，對物資采購的質量沒有進行一對一負責制的嚴格管理。對采購業務缺少必要的業務考核制度，導致干好干壞一個樣，一方面導致采購失控，另一方面采購人員缺乏優化采購成本的意識。

2.重控制輕監督

采購管理對企業發展尤為重要，直接決定公司的經營成本、經營效益，然而在實際管理中，很多公司在物資采購過程中的敏感問題很難控制，檢查內部管理制度非常健全，部門設置十分全面，人員配備相當到位，很多時侯卻不能阻止問題的發生。仔細思索采購管控流程，不難發現在制定采購內控流程過程中往往內控設計者對業務了解不深，業務部門不愿意被內控的繁瑣絆住手腳，內控部門由于信息不對稱失去對業務部門的監督管理，這就造成了只有控制，沒有監督或監督不到位的現象，久而久之就成了內控是內控，業務是業務的兩張皮，很難做到風險控制。經營管理和內控管理共生共存，既相輔相成又相互制約，才能實現科學發展，可持續經營。

3.信息溝通不順暢

信息和溝通是企業內部人員在執行、管理和控制企采購過程監督圖2采購過程階段的控制與監督過程采購方式選擇：大宗采購應用招標方式進行，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。包括公開招標、邀請招標、詢標競價的方式。事前監督：對招投標前期準備階段的工作進行監督；事中監督：對招標以及中標單位簽訂合同的全過程進行監督；事后監督：對中標單位合同履行的過程進行監督。供應商選擇：通過招標、市場詢價等方式與供應商取得聯系，對供應商的資質、商業經營等情況進行調查，建立供應商檔案。對合作的供應商資質、商業信譽、價格、交貨期等情況進行考核，確定最優。不定期抽查供應商的資料，信譽度，及時監督更新供應商數據庫，參加供應商評估以及比價擇優循環工作。價格確定：健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價等多種采購方式科學合理確定采購價格，采購部門定期研究重要物資的成本構成及變動趨勢，建立采購價格數據庫，定期更新。根據比價信息和比價表進行價格核定，在核定的價格內并經質量檢驗合格的，才能進行結算等手續，同時抽查和監督，是否經過詢比價，有無記錄，招標方式采購是否符合管理規定，應集中采購的是否有自行采購現象。協議或合同簽訂：根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬定采購合同，對于重要的合同，應組織法律、技術、財務等專業人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關工作。定期抽查合同簽訂過程合理性，條款是否符合法律及規定，執行是否按約定進行。檢查相關部門是否對合同進行審核，簽訂的合同是否送交財會、法律等監管部門。采購過程管理：跟蹤合同履行情況，檢查可能影響供貨的異常情況，建立重要物資的巡視、點檢和監造制度，選擇合理的運輸工具投保等事宜，實施全過程采購登記和信息化管理。監督檢查采購部門是否及時關注產品的供貨進度，滿足業務部門的需求，進行全過程監督檢查。業經營活動中的重要依據和管控手段，在實際經營過程中，信息系統不完整、溝通不順暢直接影響物資采購的內部控制效率和效果。信息溝通是管理層向業務層傳遞控制信息，使業務人員能及時明白自己在采購活動中所處的地位和作用。在很多時候由于管理層沒進行溝通或公司管理控制方法傳達不清導致業務人員理解公司管控制度不到位，影響實施效果。另一方面是業務人員處在具體的工作一線，在日常工作中會接觸到一些關鍵的經營信息，如市場、價格變動等，要及時、有效傳遞給管理層，以便做好決策。由于業務人員顧忌各方面因素不能把有價值的信息傳遞給管理層，或管理層不屑于聽取下面的意見導致關鍵機會不能有效把握。橫向部門之間信息不對稱，負責采購計劃審批的部門往往沒掌握足夠的物料供求信息，只能在采購部門提供的資料上進行選擇。企業雖然要求多家比價，擇優采購，但供應商的選擇及采購信息的控制權由物資部門控制，無法做到良好的內控，造成監督和實施者之間信息不對稱，很難保證采購公平、客觀。

五、雙內控法物資采購管控

1.物資采購雙內控控制模型

內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業務管控程序就是提高采購管理水平的重點。就事物的一般規律來看，企業某一經營行為的全部過程為“啟動、過程、結果、跟蹤反饋”不斷往復循環的過程。問題的解決程序也不外乎“發現問題-分析處理問題-解決問題-評價與反饋、跟蹤監督”。物資采購過程也同樣符合以上規律，同時依據雙內控理論設計出物資采購管理雙內控模式：這一模式出于有效阻止風險的目的，依據強制留痕的原則，在具體實施過程中，將每一項采購業務和職能對應到相應的監控對象，達到環環相扣的監控效果，在此過程中，要對每一環節進行界定，同時找到與之對應的監控內容和方法。在采購相關業務環節中，進行合規審查或風險評估，即開始監控。在業務、職能的進展和不斷深入的過程中，監控始終在檢查判斷，一旦發現問題，就可以迅速反應，快速處理，及時進行差錯糾正，達到防止風險隱患變為事實或風險進一步擴大的目的。

2.如何利用雙內控模式進行采購管控

(1)采購啟動階段采購業務最初是由業務需求部門發起的，所以采購的啟動階段就是物資的請購以及編制的采購計劃，采購需求應與生產經營計劃相適應，企業應當依據采購需求進行審批，并進行歸類匯總，統籌安排采購計劃，規避相同物資的多頭采購，配合采購啟動管理，企業應建立相應的控制制度，首先建立集中采購制度，能有效地提高采購業務效率，通過集中采購來降低成本，堵塞管理漏洞，同時要建立預算管理制度，需求部門應嚴格按照預算執行進度辦理求購手續，對于預算外的采購項目應重新辦理求購手續。內控管理部門要監控整個采購審批過程，采購依據是否充分，審批人是否依據采購需求實際情況在授權范圍內進行審批，經辦人按照審批人的意見進行采購計劃的擬定，對于超出授權范圍的審批或超出需求范圍的采購計劃要及時指出，問題嚴重的要向上級主管部門反映。對于重要和技術性較強的采購業務，應組織專家進行論證，實施集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。這一環節的管理控制重點是檢查采購方案是否經采購部門負責人審核，是否明確采購物資的具體數量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權限。(2)采購過程階段采購過程階段決定采購的直接成本，其與企業的經營效益密不可分，此階段可能出現的漏洞最多，控制也最復雜，是整個采購業務的重中之重，此過程主要包括采購方式選擇、供應商的選擇、采購價格的確定、框架協議或采購合同的簽訂，管理供應過程。為了便于說明，依據雙內控控制原理，以流程圖的方式解析此階段的控制與監督過程，如圖2所示。（3）采購結果階段此階段主要是到貨驗收以及付款環節，此階段要制定采購的驗收標準，驗收單位要依據質檢部門出具的質量檢查證明，倉儲部門依據檢驗合格的報告辦理入庫手續,編制入庫單,登記庫存明細賬。財會部門應依據采購合同、入庫單、發票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單、附齊相關單據，經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續,采購款支付應經相關領導審批后辦理。此階段的主要監控重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。這一環節的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據是否齊全,與合同約定是否相符，相關審批是否符合權限。（4）采購后評估階段此階段是物資采購回公司后的后續程序，將直接驗證采購的成果以及對前面不足的修正，業務部門應定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、價格、質量、成本、合同簽訂及執行等進行專項的評估和綜合分析，及時發現采購業務的薄弱環節，優化采購流程，同時把采購業務的關鍵指標納入考核體系。促進公司生產、銷售及采購環節的有效銜接。此階段內控部門要實時依據合同跟蹤流程，對照招標文件、比價單等采購依據文件核對貨物是否彼此相符，保證控制措施落實；依據定期對賬和貨款簽收制度監控財務部門、采購員與供應商的對賬情況，保證賬賬相符，并對照招標和比價采購結果進行跟蹤；同時建立審計監督和群眾監督相結合的制度。

六、結論

總之，內部控制實踐與企業文化相融合才是健全的和實事求是的，企業文化對降低內部控制成本、提高內控有效性至關重要。企業培育內控風險管控型企業文化是一項長期的過程，是不斷進取，開拓創新的過程，這個過程需要企業在業務運行中不斷的倡導內控文化，進一步提升內控層次，延伸工作內涵。在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執行就是關鍵。企業通過控制加監督管理的規范流程約束公司經營行為和員工的執業行為，這是靠他律來達到內控管理的目的，但再好的管理制度也會有它的缺陷，正所謂智者千慮，必有一失；所以最終要建立的是一種高級的內控管理，也稱“價值型內控”，即任何一家公司的管理都不能單純靠制度和方法，要真正做優、做強，必須依靠公司文化，團隊文化，要讓每一位員工都自覺成為內控的一員，企業管理就可以實現由“被動內控”向“主動內控”轉變，并逐漸形成一種以風險控制為導向的企業文化，建立了好的企業文化再配合上雙內控管理，那么企業內控管理將無往而不勝。

作者:劉海軍 劉曉冰 單位:大連理工大學管理與經濟學部

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