企業(yè)微信在招標(biāo)采購管理的應(yīng)用

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［摘要］隨著《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》等一系列法律法規(guī)的頒布實(shí)施，各高校招標(biāo)采購管理工作正逐步邁入制度化和規(guī)范化的軌道，但在管理手段上大多依然沿用傳統(tǒng)的手工方式，在當(dāng)今信息化社會(huì)已無法滿足現(xiàn)實(shí)需要。文章在分析企業(yè)微信的優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，對企業(yè)微信應(yīng)用于高校招標(biāo)采購管理進(jìn)行探究，旨在促進(jìn)高校招標(biāo)采購管理工作高效健康地發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］招標(biāo)采購；企業(yè)微信；高校；管理；應(yīng)用探究

1引言

隨著《招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購法》及其實(shí)施條例等一系列法律法規(guī)的頒布實(shí)施，各高校在營造公平的市場競爭環(huán)境、規(guī)范采購實(shí)施流程和完善招標(biāo)采購管理制度等方面投入了大量的時(shí)間和精力，取得了不錯(cuò)的成效。高校招標(biāo)采購管理工作正逐步邁入制度化和規(guī)范化的軌道［1］。然而，目前在許多高校招標(biāo)采購管理依然沿用傳統(tǒng)的手工方式，在節(jié)約資源、管理效率等方面已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)需要。近年來隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和移動(dòng)智能設(shè)備的廣泛普及，隨時(shí)隨地獲取信息和進(jìn)行交流互動(dòng)已成為人們普遍的需求。本文正是在這樣的背景下將企業(yè)微信與高校招標(biāo)采購管理相結(jié)合，在分析企業(yè)微信的優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，針對其在高校招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用提出幾點(diǎn)建議，旨在促進(jìn)高校招標(biāo)采購管理工作高效健康地發(fā)展。

2企業(yè)微信概述

企業(yè)微信是原微信企業(yè)號的升級版本，是一款支持組織內(nèi)部管理的溝通和協(xié)同平臺(tái)。與微信個(gè)人號、微信訂閱號和微信服務(wù)號不同，企業(yè)微信更加注重于各類辦公場景，不僅提供了豐富的管理應(yīng)用，還支持接入自有應(yīng)用［2］。企業(yè)微信與微信個(gè)人號的用戶體驗(yàn)基本一致，兩者之間可一鍵快速轉(zhuǎn)發(fā)聊天記錄、訂閱文章等。企業(yè)微信提供的各種辦公應(yīng)用非常適合高校招標(biāo)采購管理中的各種場景。通訊錄管理功能可將采購用戶、職能部門和招標(biāo)采購部門各聯(lián)系人的微信號快速批量導(dǎo)入，對人員進(jìn)行統(tǒng)一管理；公費(fèi)電話與企業(yè)郵箱功能可實(shí)現(xiàn)多人免費(fèi)通話和實(shí)時(shí)收取郵件通知；視頻會(huì)議功能支持多人同時(shí)參與，可在線進(jìn)行采購文檔演示和項(xiàng)目論證；審批功能則支持招標(biāo)采購項(xiàng)目在線審批，避免了線下審批的麻煩，能夠大大提高審批效率，管理人員還可根據(jù)學(xué)校需要自定義審批模板，設(shè)置固定審批人和抄送人，實(shí)時(shí)查看審批記錄；通過設(shè)置標(biāo)簽、組織機(jī)構(gòu)等多種機(jī)制，可靈活實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)采購各部門人員權(quán)限的管理，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對不同特征群體的精準(zhǔn)分類與消息觸達(dá)［3］。此外，通過應(yīng)用程序編程接口可根據(jù)需要擴(kuò)展相關(guān)功能和接入學(xué)校原有應(yīng)用管理系統(tǒng)。

3基于企業(yè)微信進(jìn)行高校招標(biāo)采購管理的優(yōu)勢

3．1用戶黏度高且可持續(xù)性強(qiáng)。在各種社會(huì)化媒介中，微信屬于其中的佼佼者，用戶群體廣泛且功能最全面。根據(jù)《2017微信數(shù)據(jù)報(bào)告》，在9月日均登陸人數(shù)已達(dá)到9．02億人，日均發(fā)送消息已達(dá)到380億次，是國內(nèi)移動(dòng)終端用戶活躍數(shù)最多的平臺(tái)。在高校師生群體中，絕大多數(shù)人都注冊了微信號，各個(gè)學(xué)院系科、行政管理部門也都建立了自己的微信群用于推送通知。師生對于微信有著較高的使用意愿和使用頻率，從而保證了用戶的黏合度和使用的可持續(xù)性，這是企業(yè)微信在高校招標(biāo)采購管理中得以成功應(yīng)用必不可少的關(guān)鍵因素。3．2信息傳播及時(shí)且人性化。目前大多數(shù)高校在招標(biāo)采購管理過程中，采購用戶、職能部門和招標(biāo)采購管理部門之間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)大多基于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或郵件系統(tǒng)，這種異步交流的方式在效率方面和及時(shí)性方面難以保證，但在人性化方面值得借鑒，不會(huì)打擾到正在舉行會(huì)議或開展重要工作的對方人員。企業(yè)微信集成了多種通訊方式，在保證效率的基礎(chǔ)上提供了更人性化的選擇，通過即時(shí)信息、公費(fèi)電話和視頻會(huì)議能夠?qū)崿F(xiàn)采購流程各環(huán)節(jié)的快速流轉(zhuǎn)，而對于非重要非緊急信息可以通過企業(yè)郵箱功能進(jìn)行傳遞。3．3交互方式多樣且靈活性強(qiáng)。傳統(tǒng)的高校招標(biāo)采購管理系統(tǒng)往往缺少合適的在線即時(shí)交互渠道，用戶之間不得不借助電話、郵件等第三方工具進(jìn)行交互，如遇到項(xiàng)目論證、多部門之間協(xié)調(diào)的問題則不得不采用線下會(huì)議、郵件群發(fā)等方式，交互效率很難令人滿意。企業(yè)微信在交互方式方面提供了多樣化的選擇，用戶可根據(jù)不同場景靈活選擇。如在人機(jī)交互方面，企業(yè)微信采用了自動(dòng)回復(fù)響應(yīng)的服務(wù)方式，管理人員將招標(biāo)采購方面的常見問題進(jìn)行匯總和歸類后錄入系統(tǒng)，用戶在查詢時(shí)就能夠進(jìn)行分類響應(yīng)［4］，從而及時(shí)解決用戶在招標(biāo)采購過程中遇到的疑惑；在人人交互方面，企業(yè)微信提供了即時(shí)消息、公費(fèi)電話、視頻會(huì)議和郵件系統(tǒng)多種交互方式，能夠滿足不同場景下隨時(shí)隨地的交互要求。3．4開發(fā)成本低且周期短。企業(yè)微信目前已經(jīng)內(nèi)置了通訊錄管理、視頻會(huì)議、企業(yè)郵箱、消息推送、身份驗(yàn)證、工作匯報(bào)、打卡審批等多個(gè)管理應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上各高校還可以通過應(yīng)用程序編程接口輕松開發(fā)出適合自身管理需要的功能，并支持與學(xué)校現(xiàn)有的招標(biāo)采購管理系統(tǒng)進(jìn)行對接。與原生應(yīng)用程序相比，由于企業(yè)微信提供了一整套成熟的框架體系和易用的應(yīng)用程序編程接口，使其在開發(fā)成本和開發(fā)周期方面有著無可比擬的優(yōu)勢。

4企業(yè)微信在高校招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用建議

4．1加強(qiáng)制度和人員保障。要使企業(yè)微信在高校招標(biāo)采購管理中發(fā)揮出巨大的作用，必須在學(xué)校層面做好制度和人員保障工作。在制度保障方面，學(xué)校要根據(jù)自身情況從組織架構(gòu)、經(jīng)費(fèi)配置、人員配備、運(yùn)營方案等方面制定一整套完善可行、指導(dǎo)性強(qiáng)的管理制度，并嚴(yán)格按照制度開展建設(shè)、運(yùn)營和維護(hù)工作，切實(shí)保障高校招標(biāo)采購管理工作的規(guī)范性和效率性［5］。在人員保障方面，需要打造一支優(yōu)秀的管理運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，只有這樣才能提高整個(gè)企業(yè)微信管理平臺(tái)的運(yùn)營水平和專業(yè)化水平，才能保證良好的用戶體驗(yàn)。在運(yùn)營過程中需要文字編輯、平面設(shè)計(jì)、技術(shù)支撐、策劃、宣傳推廣等方方面面的人才，管理部門不可能具備這么多的專業(yè)人才，建議通過招聘各個(gè)學(xué)院相關(guān)專業(yè)的學(xué)生來解決，既為學(xué)生提供了勤工儉學(xué)的崗位，又可以鍛煉學(xué)生的實(shí)踐能力。4．2加強(qiáng)宣傳和推廣力度。在企業(yè)微信管理平臺(tái)上線后要加強(qiáng)宣傳和推廣的力度。學(xué)校相關(guān)部門要提升自身的意識(shí)，切實(shí)認(rèn)清宣傳和推廣工作的重要性和緊迫性，圍繞重點(diǎn)合理有效地開展宣傳推廣活動(dòng)。對企業(yè)微信管理平臺(tái)的推廣可采取線下和線上相結(jié)合的方式。線下首先可以通過發(fā)放宣傳冊的方式進(jìn)行推廣，通過印發(fā)宣傳冊對平臺(tái)的功能、優(yōu)點(diǎn)等進(jìn)行詳細(xì)介紹，讓各個(gè)使用部門對平臺(tái)有個(gè)初步的了解；其次可以通過召開培訓(xùn)會(huì)議的形式進(jìn)行推廣，對平臺(tái)的功能模塊、操作方式等進(jìn)行演示，讓使用人員加深對企業(yè)微信管理平臺(tái)的認(rèn)識(shí)，體會(huì)其便捷性和優(yōu)越性。線上可以利用社交媒體進(jìn)行宣傳和推廣，增加信息傳播的速度和宣傳的廣度，如在學(xué)校官方網(wǎng)站、官方微博、官方微信、QQ群等平臺(tái)上消息，讓師生進(jìn)行分享和轉(zhuǎn)發(fā)。4．3提高推送內(nèi)容的質(zhì)量。在前期進(jìn)行大力宣傳和推廣后，吸引了一大批使用者，接下來要考慮的問題就是如何保留住這些用戶，如何讓用戶逐漸成為平臺(tái)忠實(shí)的粉絲。在如今移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，用戶每天都接收到各種各樣的有用無用的信息，如果要讓用戶持續(xù)性地使用平臺(tái)最終還取決于內(nèi)容的質(zhì)量。招標(biāo)采購管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，涉及招標(biāo)投標(biāo)和政府采購兩個(gè)體系的法律法規(guī)，另外還有學(xué)校自身制定的一些規(guī)章制度，如何挑選合適的內(nèi)容呈現(xiàn)給用戶是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。管理部門可以從招標(biāo)采購工作實(shí)際出發(fā)，挑選與用戶部門相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行推送，如項(xiàng)目論證、需求調(diào)研、采購方案制定等，尤其是招標(biāo)采購過程中容易出現(xiàn)的一些共性問題。推送時(shí)要注重內(nèi)容的組織形式，既可以從正面解讀相關(guān)法律條文，也可從反面列舉相關(guān)違規(guī)案例。4．4提供完善的功能模塊。除了提供通知公告、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)指南等以推送信息為主的常規(guī)模塊外，重點(diǎn)要放在與招標(biāo)采購實(shí)施相關(guān)的一些功能模塊上。首先高校要將線下招標(biāo)采購工作流程移植到線上，并圍繞其打造一系列互動(dòng)性強(qiáng)的模塊；其次要根據(jù)學(xué)校自身需要對企業(yè)微信本身提供的功能模塊進(jìn)行取舍和整合；此外為了滿足不同用戶的個(gè)性化需求，可以在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上有針對性地提供一些創(chuàng)新性的特色服務(wù)。在整個(gè)開發(fā)過程中要盡量遵循“少即是多”的原則，不要追求大而全，應(yīng)追求少而精。

5結(jié)語

在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的今天，企業(yè)微信作為國內(nèi)一款優(yōu)秀的辦公場景應(yīng)用平臺(tái)，不僅具有便捷性和開放性等特點(diǎn)，同時(shí)還具有優(yōu)越的互動(dòng)性。高校相關(guān)管理部門應(yīng)將其更好地應(yīng)用于招標(biāo)采購管理工作中，滿足用戶隨時(shí)隨地獲取信息和互動(dòng)交流的需求，從而更好地為師生服務(wù)，不斷推動(dòng)高校招標(biāo)采購管理工作健康高效發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

［1］董啟標(biāo)．高校招標(biāo)采購履約驗(yàn)收存在的問題及對策探討［J］．中國招標(biāo)，2018（5）：21－23．

［2］企業(yè)微信［EB/OL］．https://work.weixin.qq.com/？from=qyh＿redirect.

［3］劉歡，鄭旭東，任友群．基于微信的高校移動(dòng)信息化建設(shè)研究與實(shí)踐［J］．現(xiàn)代教育技術(shù)，2017（10）：79－86．

［4］邱炳發(fā)，馬燕，李明勇．微信支持下的移動(dòng)學(xué)習(xí)資源設(shè)計(jì)研究［J］．現(xiàn)代教育技術(shù)，2016（3）：114－120．

［5］董啟標(biāo)．用戶視角下高校招標(biāo)采購滿意度提升策略探討［J］．當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2018（2）：151－152．

作者:董啟標(biāo) 單位:淮陰師范學(xué)院