財務(wù)管理與采購管理資產(chǎn)管理協(xié)同研究

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摘要：近年來，中職院校發(fā)展不斷壯大，財政資金的投入力度加大，教育教學設(shè)備等資產(chǎn)采購量大幅增加。在這個過程中對職業(yè)院校的采購管理、資產(chǎn)管理進行全方位科學研究就非常有必要。本課題從財務(wù)管理的角度出發(fā)，協(xié)同研究采購管理與資產(chǎn)管理，系統(tǒng)推進優(yōu)化中職院校財務(wù)管理、采購管理、資產(chǎn)管理工作，從而更好地保障職業(yè)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職院校；財務(wù)管理；采購管理；資產(chǎn)管理；協(xié)同研究

一、財務(wù)管理、采購管理與資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

（一）財務(wù)管理的現(xiàn)狀。財務(wù)部門已經(jīng)成為學院的一個重要部門，財務(wù)管理發(fā)揮著越來越重要的作用。但由于在觀念上長期存在重核算輕管理，重部門項目預算和項目控制，輕經(jīng)濟效益，財務(wù)管理的彈性相當大，在很大程度上弱化了財務(wù)管理的功能。具體表現(xiàn)如下。1.重博弈輕規(guī)劃。在學校內(nèi)部資源分配時，有限的教育資源，是用于學校優(yōu)先發(fā)展的優(yōu)勢專業(yè)還是用于扶持弱小的專業(yè)，也就是“扶強”還是“扶弱”的問題，往往很難抉擇，不能同時滿足各部門的訴求。內(nèi)部資源配置主要是通過編制校內(nèi)預算來實現(xiàn)的，而預算又沒有明確的目標，因此校內(nèi)預算是部門間的“討價還價”，內(nèi)部資源配置成為各部門之間“博弈”的結(jié)果。2.重投入輕產(chǎn)出。職業(yè)院校作為全額撥款或差額撥款的事業(yè)單位，所有的資產(chǎn)歸國家所有。國家將資產(chǎn)交給學校經(jīng)營和管理，既不需要償還也不需要分享經(jīng)濟利益，資產(chǎn)缺乏有效的管理和監(jiān)督。長期以來的撥款體制，多撥多用、少撥少用的經(jīng)費管理習慣導致各個學校拼命爭取資金，重投入輕產(chǎn)出，只注重資金使用，忽視資金的使用效益。投資過程中，由于缺乏時間價值意識、資金成本意識、風險意識和社會效益意識，沒有進行充分的可行性論證，項目就匆忙上馬，導致投資效益低下，進而影響學校的可持續(xù)發(fā)展。3.重審批輕責任。近年來，不少院校已經(jīng)建立了一套比較完整的審批體系，出臺了各自相應(yīng)的《財務(wù)工作手冊》，使各項支出的審批規(guī)范化。這種審批制度，強調(diào)財權(quán)的運用，各個層級的領(lǐng)導履行了審批支出的權(quán)力，卻沒有落實承擔支出效果的義務(wù)，最后把開源節(jié)流的責任全部落到財務(wù)人員身上，不利于學校財務(wù)運行機制的建立。（二）采購管理的現(xiàn)狀。近年來，由于國家對職業(yè)教育的投入不斷增加，學校每年用于采購的資金也越來越多。年度采購預算少則幾千萬，多則上億元，大多數(shù)是財政性資金，因此學校采購也是政府采購的重要組成部分。為做好采購管理，各級財政部門出臺了一系列涉及采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制規(guī)范和制度，各學校也積極地推進采購內(nèi)部控制建設(shè)，取得了初步成效，但也還存在一些問題。具體表現(xiàn)如下。1.組織機構(gòu)不健全，難以相互制衡。很多學校建立了采購工作小組，由校長或副校長擔任組長，采購管理部門、財務(wù)部門、監(jiān)察部門負責人為成員，研究處理采購工作中的重大事項。但是決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、管理權(quán)、監(jiān)督權(quán)的界限不是很明晰。通常采購部門的人既是參與決策者，又是執(zhí)行者，監(jiān)察部門的人既是決策者，又是監(jiān)督者。雙重身份的重合會影響到相互制衡。2.采購系統(tǒng)不完善，造成重復購置。按照學校的內(nèi)控制度，在采購之前均須經(jīng)過前置審批。但是在實際審批過程中，由于現(xiàn)有的管理體制不完善，導致只要部門提出采購需求、經(jīng)費允許就可以申請購置；經(jīng)費申請渠道較多，形成多頭申報，使得審批沒有落到實處。3.采購需求不合規(guī)，采購不能順利完成。采購需求通常是“誰采購，誰提出”。制訂采購需求時要求合規(guī)、完整、明確，不得有歧視性條款或者傾向性的限制要求。部分高端的教學設(shè)備需要資產(chǎn)使用部門或人員進行采購。由于資產(chǎn)使用部門的人員不熟悉招投標的規(guī)則，再加上知識的局限性，在采購時往往讓供應(yīng)商來提供具體商品的需求文件，且缺乏專業(yè)論證。這樣的采購很容易引起傾向性質(zhì)疑，導致采購不能及時完成，影響到正常教學和工作。（三）資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀。資產(chǎn)管理是學校管理中的一個重要組成部分。資產(chǎn)管理逐步實現(xiàn)了信息化，部分學校自主研發(fā)或采購了資產(chǎn)管理系統(tǒng)，如國子軟件，財政部門也推廣了資產(chǎn)管理云平臺，大大減輕了資產(chǎn)管理的工作量。但是資產(chǎn)重復錄入、資產(chǎn)流失和資產(chǎn)重復購置的狀況依舊存在。主要表現(xiàn)如下。1.資產(chǎn)系統(tǒng)不完善。財政部門的資產(chǎn)管理云平臺上線時間不長，部分功能還沒法實現(xiàn)。國子資產(chǎn)管理軟件目前對資產(chǎn)管理來說還具有不可替代性。因此就造成了資產(chǎn)重復錄入的情況。資產(chǎn)管理員在國子管理軟件中錄入，財務(wù)人員又要在資產(chǎn)管理云平臺上錄入，一邊是為了資產(chǎn)管理，一邊是為了資產(chǎn)折舊，相當于同樣的工作要做兩次。工作量大且不說，很容易造成兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，如資產(chǎn)分類、單位等等，給財務(wù)工作造成很大的困擾。2.資產(chǎn)管理力量薄弱。雖然絕大部分學校都已經(jīng)設(shè)置了資產(chǎn)管理職能部門，但總體來說力量還是比較薄弱。因為不夠重視，有的學校把技能水平低或沒有地方安排的人員安排為資產(chǎn)管理人員，由于業(yè)務(wù)不熟悉，不能熟練操作電腦，不熟悉資產(chǎn)的分類，不熟悉各個環(huán)節(jié)的銜接等問題，給資產(chǎn)管理工作增加了難度。3.資產(chǎn)審核、調(diào)撥、租賃程序不到位。按照各個學校的做法，在采購前必須要經(jīng)過資產(chǎn)審核，才能進入采購環(huán)節(jié)。但是在設(shè)置審批流程的時候，存在著流程后置的問題，并將審批權(quán)限錯誤的賦予資產(chǎn)采購人。這樣就失去了資產(chǎn)采購審核的意義，容易造成重復采購。職工換崗和部門資產(chǎn)調(diào)劑都會帶來資產(chǎn)調(diào)撥的問題，由誰來做資產(chǎn)變更，程序上沒有明確規(guī)定，導致資產(chǎn)管理員對資產(chǎn)調(diào)撥過程不清楚，只能靠資產(chǎn)清查時來糾偏。學校資產(chǎn)租賃前要先經(jīng)過財政批準，批復后才允許出租。在實際工作中，經(jīng)常存在未經(jīng)批準就出租的情況，或者沒有提前報批，導致資產(chǎn)部分時間閑置。

二、財務(wù)管理、采購管理與資產(chǎn)管理三者關(guān)系與協(xié)同

財務(wù)預算是采購流程得以展開的依據(jù)，即財務(wù)管理為采購管理提供依據(jù)。采購過程中，財務(wù)管理又為采購管理提供資金保障。采購完成，資產(chǎn)入庫，是資產(chǎn)管理發(fā)生的前提。資產(chǎn)管理過程中又涉及資產(chǎn)處置和清查。沒有財務(wù)管理，采購流程就無法繼續(xù)，更不會產(chǎn)生資產(chǎn)管理的對象，三者的關(guān)系密不可分。資產(chǎn)管理管理的是資產(chǎn)的實物形態(tài)，財務(wù)管理管理的是資產(chǎn)的價值形態(tài)，如果雙方溝通不足，就無法真正體現(xiàn)管理的效果。那么如何妥善解決學院目前財務(wù)管理、采購管理與資產(chǎn)管理方面存在的問題？我們不光要“分而化之，還要合而謀之”，其實就是在解決各自問題的基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)好三者之間的關(guān)系。（一）預算編制環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過財務(wù)預算編制來控制采購預算。預算主要解決支出的科學分配問題，實質(zhì)就是解決“該不該買”和“買多少”的問題。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)下一年度的工作目標，提出本部門的采購需求，并提供預算編制的基礎(chǔ)資料。資產(chǎn)管理部門收到各業(yè)務(wù)部門的采購需求和相關(guān)資料后，結(jié)合資產(chǎn)的存量，進行必要性分析，將初步審核意見提交預算管理小組確定。專業(yè)性較強的重大采購項目，須委托校外專家或機構(gòu)對方案的可行性、計劃的科學性和金額的合理性進行綜合立項評審。財務(wù)部門根據(jù)資產(chǎn)管理部門最終確定的采購項目，對采購預算的資金來源進行落實論證，編制采購預算指標。在預算編制環(huán)節(jié)資產(chǎn)管理部門提前介入，能盡可能地減少重復購置，提高資金使用效率。（二）采購環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過財務(wù)編報確認書來協(xié)同采購管理。采購預算指標批復下達后，業(yè)務(wù)部門依據(jù)采購預算數(shù)和實際工作需要，進入采購環(huán)節(jié)。財務(wù)經(jīng)辦人需在政府采購管理系統(tǒng)中編報采購確認書，確定采購方式和預算金額。政府采購方式的選擇直接關(guān)系到采購工作能否正常進行。由于可選擇的采購方式很多，有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價、自行采購、競爭性磋商、電子賣場等等，不同的采購方式應(yīng)遵循不同的程序和要求，采購方式的選擇既具有法定性，也具有一定的靈活性。因此，財務(wù)經(jīng)辦人在編報采購確認書前，應(yīng)根據(jù)采購事項的具體要求，進行充分溝通，合理確定采購方式。一般學校通過采購付款的內(nèi)部控制程序來實現(xiàn)財務(wù)對采購的監(jiān)督管理，這能在一定程度上防范采購過程中的差錯和舞弊。但財務(wù)管理的這種監(jiān)督作用，多少顯得有些被動，與財務(wù)管理的地位不太相稱。因此，財務(wù)人員應(yīng)實際參與采購過程，參與招標文件的制訂，在采購付款條件、采購風險控制等方面提供更專業(yè)的意見；監(jiān)察人員應(yīng)全程參與采購過程，進行全面監(jiān)督。（三）驗收入庫環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過采購驗收協(xié)同財務(wù)管理、資產(chǎn)管理。（1）采購完成后，學院要組織采購項目驗收。采購與驗收是兩個不相容的崗位。因此采購經(jīng)辦人可以發(fā)起驗收申請，但不能同時作為驗收人員參與驗收。驗收成員由資產(chǎn)管理員、使用部門人員、監(jiān)察人員組成，重大、復雜及專業(yè)性較強的項目可聘請校外專家參加驗收。（2）驗收通過后，采購經(jīng)辦人負責到資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)，資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理軟件中辦理入庫登記，形成資產(chǎn)卡片。財務(wù)部門提取資產(chǎn)數(shù)據(jù)，對資產(chǎn)分類、資產(chǎn)入賬價值、計量單位等是否準確進行審核，提出修正意見，并據(jù)以計提折舊。目前固定資產(chǎn)分類的國家標準和財務(wù)規(guī)則規(guī)定存在不一致的地方，這是導致賬實不符的最主要原因。部分大型儀器的重要零件更換按照材料入庫，而不是資產(chǎn)，也導致了賬實不符。所以在資產(chǎn)入庫時，不僅需要考慮該件物品能否單獨使用，同時還要考慮到對該項物品的處理方法。因此，統(tǒng)一資產(chǎn)分類標準，是資產(chǎn)管理和財務(wù)管理相結(jié)合的關(guān)鍵。（四）資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過資產(chǎn)使用來協(xié)同反饋采購管理。資產(chǎn)使用部門或人員領(lǐng)用資產(chǎn)時，必須到資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)，資產(chǎn)管理員即在資產(chǎn)管理軟件中辦理出庫登記。資產(chǎn)的使用部門或人員發(fā)生變動時，雙方人員必須到資產(chǎn)管理部門辦理變更手續(xù)，資產(chǎn)管理部門要及時在軟件內(nèi)進行更新。教學專用設(shè)備必須設(shè)置設(shè)備使用臺賬，記錄使用時間、地點、人次、設(shè)備狀況，并由經(jīng)辦人簽名。設(shè)備使用臺賬每學期末交給資產(chǎn)管理人員匯總留存，并將結(jié)果作為設(shè)備采購績效評價和確定下一年度預算的重要依據(jù)。（五）資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過資產(chǎn)處置手續(xù)加強資產(chǎn)管理與財務(wù)管理的溝通。資產(chǎn)長期使用后不能繼續(xù)使用或其他原因需要對資產(chǎn)進行處置的，資產(chǎn)使用部門或人員先提出處置申請，資產(chǎn)管理部門審核后會簽財務(wù)部門，報學院領(lǐng)導批準，最后上報主管部門及財政部門。只有在資產(chǎn)處置最終批復后，才能根據(jù)批復要求，對資產(chǎn)進行實物處置，不得擅自在批復之前處置資產(chǎn)。資產(chǎn)處置后，資產(chǎn)管理部門要及時辦理資產(chǎn)注銷登記，并將資產(chǎn)處置批復、注銷登記、處置結(jié)果等資料及時送到財務(wù)部門辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)。（六）資產(chǎn)清查環(huán)節(jié)的協(xié)同。通過資產(chǎn)清查協(xié)同財務(wù)資產(chǎn)核算賬與資產(chǎn)管理臺賬。資產(chǎn)使用部門自領(lǐng)用資產(chǎn)后需定期進行資產(chǎn)自查，資產(chǎn)管理部門則每年必須進行一次全面清查，將資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫中的資產(chǎn)與財務(wù)部門登記的資產(chǎn)一一對應(yīng)，保證賬賬相符，賬實相符。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)協(xié)同財務(wù)處按照規(guī)定的流程及時進行調(diào)整處理。

三、結(jié)語

綜上所述，通過對財務(wù)、采購與資產(chǎn)管理的工作重點及相互之間的關(guān)系分析，我們發(fā)現(xiàn)財務(wù)、采購與資產(chǎn)管理三者相輔相成，是一個不可分割的整體。只有進一步加強各部門之間的有效溝通，提高財務(wù)人員、采購人員和資產(chǎn)管理人員的素質(zhì)，才能有效地協(xié)調(diào)好三者之間的關(guān)系，才能提高資金利用率，才能真正體現(xiàn)管理的效果，才能為學校的健康發(fā)展提供更強大的助力。

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作者:童成霜 王連英 章飛飛 陳子欣 單位:浙江交通技師學院