物業的成本化經營與控制詮釋

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物業管理從產生初期的感性、無序到迅速發展狂熱的中期,再到平衡和理性的后期,歷經了二十多年的發展歷史。現在,我國的物業管理市場已日漸成熟。那么,在市場經濟條件下,物業管理企業如何進行成本化經營與管理呢?筆者就這一問題進行了認真探究。

一、物業管理與服務系統框架

物業管理與服務系統主要由會計信息系統、成本分配系統、服務成本計劃等部分組成。

(一)會計信息系統。該系統主要包括:目標、相互關聯的組織部分、流程、產出等。會計信息系統有兩個子系統:一是財務信息系統;二是成本管理信息系統。物管企業的成本管理系統共分為六部分:業戶服務系統、小區綠化系統、設備維修系統、環境衛生系統、安全管理系統、后勤支持系統。

(二)成本分配系統。成本管理中的一個重要原則是“不同的成本服務于不同的目的”。在物業管理服務中,用于業戶服務的成本可以細分出用于滿足業戶一般需求的成本,其成本的用途是滿足于業戶對服務的基本需求,即滿意度成本。而另一方面的成本是企業致力于追求業戶與企業間忠誠關系的建立,即忠誠度成本。不同的成本用于不同的服務目的,從短期和長期來看,效益固然有所不同,成本發揮的作用也有較大差異。

(三)服務成本計劃。依照物業管理服務的流程,建立成本管理系統可以使企業管理者更好地對企業的經濟業績進行監控,一個生產流程既可以是有形產品,也可以是一項服務。這些產品或服務在性質上或許相似,或許是獨特的,生產流程的特點決定了建立一個成本管理系統的最佳方法。

服務與產品不同有四個方面是最顯著的,即無形性、不可分割性,異質性和易逝性。無形性是指服務沒有物質形態,看不見,摸不著。不可分割性是指對于服務來說產品與消費是不可分割。異質性是指服務的成果與產品的質量相比變化的可能性更大。易逝性是指服務無法保存,而必須在提供時被消費。這些區別影響著與服務成果相關的計劃、控制和決策所需信息的類型。

二、二線支持部門的成本分配

物管企業應該將部門劃為一線服務部門和二線管理支持部門。一線服務部門如各個“客戶服務中心”,是直接面向物業小區的業戶提供直接的服務。為了保證一線服務優質高效、及時、準確,物管企業還有相應的支持部門:人力資源部、財務部等。這些部門人員以提供培訓、資金管理、成本控制等二線的服務支持與管理性質的工作。因此,企業必須計算出二線服務部門的各項成本,并分配到公司的一線生產(服務)部門即各個“客戶服務中心”,再精確計算出整個企業的總成本。

物管企業成本的復雜性需要會計人員將二線支持部門的成本直接分配到各種成本對象,如分支機構,二線服務支持系統等。簡單地說,分配就是要劃分成本庫,并將這些成本分配到多個具體層級單位,成本分配不會對成本總額產生影響,認識到這一點很重要的。成本總金額可能受分配程序的影響。因為成本分配會影響報價、服務項目的盈利能力和管理人員的數量和行為等,所以,成本分配是一個重要的問題。

當兩種或兩種以上的服務或產品的產出使用相同的資源時,所發生的共同受益的成本,我們都可以視為共同成本。這些共同成本可能與服務期間,個人的責任,客戶階層等有關。如一個物業小區安防員的薪酬是該小區提供給業戶所有服務成本中的共同成本。因為,小區所有業戶都需要安全防范和服務。但是,將安全防范成本分配到每個業戶是一個主觀的想法。也就是說,服務需要公共資源,而且這些資源當分工配到這些成本對象上,這是很清楚的,但是常常不清楚如何著手最合理的成本分配。通常,共同成本的分配是通過一系列連續的分配程序來完成。

成本分配的第一步是確定成本對象是什么?成本對象是生產部門和輔助部門(后臺部門)。物管企業的生產部門是直接提供服務給小區的業戶,包括環境衛生、綠化、安全管理、設備維護等。我們通稱為一線服務部門。輔助部門是為生產部門或一線服務部門提供必要服務的部門。這些部門與企業的服務產品沒有直接聯系。如財務部門、人力資源管理部門、行政部門等。

一旦確認了生產部門和輔助部門,每個部門發生的間接費用就可以確定。但是,需要注意的是,這是將成本追溯到部門而不是成本分配,因為,這些成本是直接與單個部門相關的成本。

一旦企業被分為幾個部門并且所有的間接費用已經被追溯到各個部門后,輔助部門成本就又被分配到生產部門,并計算間接費用分配率,以用來計算服務成本,雖然輔助部門不直接做服務工作,但是,這些提供輔助服務的成本是服務成本總額的部分,必須被分配到服務成本。這些成本分配包括兩階段的分配:(1)輔助(二線)部門成本分配到生產部門(一線服務部門);(2)分配來的成本再分配到服務項目上去。

通常一個輔助部門的成本是通過使用費用率分配到另一個部門的。在這種情況下,應該關注一個部門的成本如何分配到其他部門。例如,物管企業的人力資源管理部門是為各個物管處(客戶服務中心)提供員工的培訓與績效考核服務的。因此,人力資源部門發生的費用成本應被分配到各個物管處。當然,這些費用率還涉及到兩個主要因素:選擇單一費用率還是雙重費用率,使用預算輔助部門成本還是實際輔助部門成本。

三、標準成本法

標準單位成本是編制彈性預算的基礎。物管企業應該通過單位標準成本,概算出各項服務成本,以利于兩個方案的決策:(1)每單位產出應投入多少資源(數量決策);(2)按投入的資源的成本是多少?(價格決策)。數量決策產生數量標準,而價格決策產生價格標準,某一特定投入的兩個標準相乘(標準價格×標準數量)就可得到單位標準成本。

(一)標準的建立。管理或服務經驗、研究成果以及來自實際工作人員的一線信息是數量標準的三個潛在來源。雖然經驗可以提供一些數據或指導方針,但應謹慎使用。如傳統的物管企業小區安防人員與物業小區實際面積之間的數量比率。在前幾年,可能是很低的標準成本。但是在現階段,這些標準肯定值得懷疑,原因很簡單,現在的小區安防服務開始引進很多高新技術加以管理和控制,這方面的服務成本自然下降,而且效率反而提高了。

如果以過去的投入與產出關系作為指導,就會永遠不能消除這種低效率。企業通過研究可以確定最有效的運轉方式。并能夠提供有力的指導。

價格標準的制訂是經營部門、采購部門、會計部門、人力資源部門的責任。經營部門確定所需投入的質量。采購部門、會計部門負責以最低價格購進所需的符合質量要求的投入。市場因素和其他因素的作用將可選擇的價格限定在一定的范圍內。會計部門則負責記錄價值標準并編制報告,對實際業績和標準業績進行比較。

(二)標準類型。一是理想標準,二是現行可達到標準。物管企業理想標準要求效率最高化,并且只有當每個方面都達到完全效益時才能達到。它要求物業小區的設備性能完好,公司員工技術熟練,管理到位,一點疏忽都不能發生。現行可達到標準在高效率的運轉環境下是可以達到的,它允許設備出現正常的故障,工作中斷,員工技術不是最完善或熟練等,這些標準要求很高,但是經過努力是可以達到的。

在這兩種類型的標準中,現行可達到標準提供了最大的行為效益。如果標準過高,則導致永遠達不到,員工就會灰心傷氣,業績水平就會下降。然而,通過挑戰且可以達到的標準,則能夠提高公司員工的業績水平,尤其是當對這些標準負責的個體參與標準的制訂中時。

在標準成本系統中,三類生產成本即直接材料、直接人工和間接費用都根據其數量和價值標準分配到產品。

標準產品(服務)成本與正常和實際成本相比,具有很多優點,而控制能力是它的顯著特點。標準成本制度可隨時提供有助于價格決策的單位成本信息。這對于那些需要投標取得物業小區經營服務權的物業管理公司和那些采用成本加成定價法的公司來說尤為重要。

總之,物業管理服務推行標準化成本管理具有很強的實用性和可操作性。物管企業全面推廣標準化成本管理是人心所向,大勢所趨。