大數據背景企業采購成本管理措施

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［摘要］采購成本的管理是企業經營活動中的關鍵環節之一，企業利用大數據技術可以優化采購成本管理的思維模式與方法，有效提高采購成本管理的效率，從而提高成本利用率，降低運營成本，提高企業在市場上的競爭力。文章以檢驗檢測行業企業為例，分析當前企業采購成本管理中存在的問題，并基于大數據對采購成本管理的影響提出相應的優化措施。

［關鍵詞］大數據；企業；采購成本管理

采購是企業經營活動中的重要環節，它處于企業生產經營活動的最前端，同時也是成本費用中占較大比重的環節。目前，中小企業對于采購管理的重視程度較低，采購方式落后，采購管理流程混亂，加上采購人員的專業能力不足，使得采購管理存在漏洞，采購成本與企業生產效率不匹配，從而嚴重限制企業的發展空間。在當前大數據背景下，企業應提高對采購成本管理的重視程度，利用大數據技術加大對成本利用效率的控制力度，從而盡可能保證低成本優勢，提升企業競爭力［1］。

1采購成本的識別

采購成本主要是指企業經營活動中用于采購產品及服務等交易活動所產生的一系列支出，包括物資的購買價格、稅費、運輸費等，也包括與采購活動相關的其他費用，如檢驗費用、倉儲費用等。檢驗檢測行業企業以提供檢測試驗服務為主營業務，其采購成本基本可以劃分為4類：儀器設備采購成本、試驗用品采購成本、低值易耗品采購成本、采購人員工資及其他管理費用。

2采購成本管理中存在的問題

在傳統的管理模式下，由于受到管理層重視程度以及采購人員專業能力的影響，企業的采購成本管理中存在以下問題。

2.1采購無計劃，緊急采購發生頻率高，缺乏數據支撐

完善的采購計劃不僅有利于采購部門做好采購前的詢價、議價等工作，盡可能節約成本，還有利于成本利用效率的核算。目前，檢驗檢測行業中的部分中小企業沒有制訂采購計劃與流程，導致緊急采購的發生頻率較高，在此情況下，采購人員沒有詢價、議價的空間，甚至出現采購行為耗費的成本高于物資原價格的情況。究其原因，采購無計劃源于兩個方面：第一，企業以提供試驗服務為主營業務，包括原材料等在內的試驗用品的消耗量由試驗的種類與數量決定，但由于缺乏數據的支持，試驗部門難以對計劃期間的試驗項目及試驗量進行準確預估，無法制訂較為完善的采購計劃，導致出現成本增加的情況；第二，試驗部門沒有對耗材用量進行精確的劃分與統計，用量由操作人員決定，造成在提出采購需求時的申請量高于實際需要量，這樣既不利于節約采購成本與倉儲成本，也不利于與試驗相關的其他成本的計算與統計。缺乏相關數據的收集、統計與分析，且缺乏關聯信息的傳遞，導致采購無計劃，采購成本未得到有效控制。

2.2采購渠道單一，供應商數量不足

豐富的采購渠道對企業采購成本的節約是非常有利的。多條采購渠道，企業就可以享受買方市場帶來的議價、比價的便利，有利于成本的節約。但是，在傳統經營模式下，信息來源缺乏導致企業沒有獲取更多供應商渠道，大部分物資的采購渠道單一，容易形成賣方市場，比較難采購到性價比高的商品。信息來源的單一性一方面造成設備的采購渠道較少，企業逐漸對單一供應商產生依賴性，不利于采購成本的控制；另一方面使得企業的采購部門缺乏對供應商的考核評價，造成采購工作內部控制失效。

2.3信息溝通渠道不暢通，無法對采購成本利用率進行考核

一般在采購前期，企業需要對物資進行市場調研與詢價，形成該物資的合理標準，采購人員以此標準為底線進行議價，企業內部的管理層也可以此標準對采購人員的工作進行量化考核。在實際工作中，由于調研等工作由采購人員完成后進行匯報，相關數據信息僅停留在采購部門內部，考核人員缺乏原始調研數據進行分析，無法形成有效的考核和對價格合理性的監控。

2.4管理者缺乏長遠眼光

部分企業在進行采購成本管理時注重眼前的利益，更關注如何節省采購成本，甚至通過長期不提高采購人員收入、降低服務標準的方式節省成本，這不利于企業長期發展進步。

3大數據環境下采購成本管理的優化措施

大數據，字面意義即規模龐大的數據集合［2］］。隨著信息技術的進步與普及，現在大數據的含義已經深化為利用專業的處理技術和工具對海量的信息數據進行收集、歸納、分析，完成傳統的數據庫軟件無法處理的更大規模的數據分析工作，得出有助于企業經營發展的信息。大數據可以給企業采購成本的管理帶來更多優化的可能，包括提高工作效率、精準預測、提高溝通效率等。

3.1優化企業內部控制

在大數據背景下，企業可以利用數據化技術和管理方式優化采購業務的內部控制，搭建基于大數據管理思想的采購業務內部控制體系，從而進一步完善采購成本的管理。結合COSO內部控制框架與風險管理框架，企業采購業務的內部控制可以從以下幾方面進行優化。首先，在控制環境方面，數據化管理的前提是企業管理思想及工作意識的轉變，需要強化采購人員在日常工作中的數據化意識，為利用大數據技術進行采購成本控制奠定基礎。其次，利用大數據平臺，重新梳理采購業務流程，使企業管理者強化對采購流程中風險的識別與控制。這需要企業的高層領導重視采購業務的風險把控，也需要管理層從長遠發展的角度考慮，在經濟上給予支持，促進采購業務管理的創新與轉型。再次，通過平臺的搭建，提高信息傳遞與溝通的效率和質量。從需求部門制訂采購計劃開始，到審批、實施采購、付款等每個環節，相關的管理者都有權利和渠道知曉相關的數據信息，一方面可以監督采購行為的合理性，把控風險；另一方面可以縮減信息傳遞的時間，減少人為進行數據分析、匯報的溝通成本，提高工作效率。最后，通過采購數據的處理和外部信息的收集完善采購業務的內部審計，對采購工作人員進行更全面的績效考核。企業要強化采購人員的數據化工作方式，將數據作為采購的理論依據加大采購成本節約力度［3］。同時，需要注重大數據管理人才的培養或引進，從而完善企業大數據管理模式，建立基于大數據的采購人員績效考核體系，依據外部市場信息對采購的成本節約率進行考核與監督。

3.2建立健全采購管理系統

通過大數據技術的匯總、分析能力，建立健全采購管理系統，為企業采購成本的管理提供數據支撐，同時幫助企業明確采購管理的方向和側重點。在大數據環境下，企業可以發揮大數據對信息的收集能力，收集制訂采購計劃所需的所有數據信息，以此為支撐制訂采購計劃，從而最大程度避免主觀因素對采購計劃的干擾，將采購成本用在企業最需要的地方［4］。同時，企業還應將采購執行的環節融入采購管理系統，如招標、詢價、議價、合同簽訂、付款等模塊，以及對采購行為和成本進行評估的模塊，以此保證基于大數據技術的采購管理系統有足夠的數據信息用來分析總結。此外，企業可以利用大數據對信息的挖掘能力，在傳統的采購信息化系統中加入創新模塊進行采購信息的二次挖掘，為采購成本的管理和控制提供更科學的量化標準，如將企業內部的采購信息進行縱向和橫向的對比分析、成本變動比較、采購價格和往期以及市場價的對比等。需要注意的是，分析總結得到的數據信息應根據采購業務職責不同設置不同的權限，并賦予企業管理者監督和授權的權力，這有利于規避采購信息泄露的風險。

3.3完善供應商管理模式，實現數據化管理

供應商的管理對于企業采購成本管理工作有效進行有十分重要的意義。供應商管理以供應商信息記錄、供應商評估、供應商評級為主，執行采購時在合格供應商庫中選擇。在傳統的供應商管理模式下，對供應商的評級通常為采購管理者從物資質量、交貨周期、賬期以及合作時間等方面打分，匯總后得到對供應商的評價［5］。這樣的形式不可避免地存在打分人員的主觀因素，會影響評價結果的客觀真實性。而利用大數據技術可以對供應商的管理模式進行優化與完善，在建立基于大數據技術的采購管理系統后，可將各采購數據處理模塊集成到系統中，篩選原始積累的數據以及后續錄入的信息中有效的部分進行細化，包括供應能力、供應商性質、合作時間、頻率、產品質量、供應模式等。以數據的形式定期對供應商進行客觀的評價，幫助采購人員更直觀地判斷符合成本控制要求的供應商。

3.4構建采購數據交流平臺

影響企業采購成本的重要因素之一是企業對市場供應信息的掌握程度。隨著大數據的發展與普及，未來企業的采購模式將從自主采購轉向數據化網絡平臺采購模式。有采購需求的企業可以在數據化網絡平臺上獲得更全面的供應渠道信息，獲得更多與供應商交流的機會，并從中選擇最符合企業要求的供應商，一方面提高采購工作效率，另一方面給企業帶來更穩定的供應渠道，便于采購成本的管理。因此，企業應抓住大數據發展帶來的機遇，籌劃構建采購數據交流平臺，在嚴格把控供應商管理的同時拓展信息獲取渠道，為企業尋找更優質的供應商，從而優化采購成本管理。

4結語

受制于技術和主觀因素，傳統的采購成本管理存在一些問題，隨著大數據技術的發展，企業應積極探索與利用大數據，以大數據技術和數據化思維優化采購成本管理模式，從而幫助企業提高采購成本利用效率，為企業進一步發展提供支撐。

主要參考文獻

［1］周文霞.大數據時代企業提高成本管理效率研究［J］.中國鄉鎮企業會計,2019(1):245-246.

［2］陳星宇.大數據背景下電商企業供應鏈成本管理研究：以蘇寧易購為例［D］.南昌:江西財經大學,2021:36.

［3］曹新朝,王磊,劉玲玲.企業采購成本控制方法及策略研究［J］.企業改革與管理,2020(1):140-141.

［4］石靈.大數據時代下白酒企業采購成本管理的轉型升級［J］.納稅,2020(27):183-184.

［5］陳玉玉,侯志才.基于大數據背景下企業成本控制的探討［J］.現代商貿工業,2019(5):97-98.

作者：曹思佳 單位：西安郵電大學