高校財務(wù)報銷信息化探討

時間:2022-12-16 11:25:00

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高校財務(wù)報銷信息化探討

摘要:大智移云時代背景下,高校財務(wù)管理智能化、信息化成為一種必然趨勢。作為高校財務(wù)管理與服務(wù)中最基礎(chǔ)、最重要的工作的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的信息化研究就顯得尤為重要。本文闡述了高校財務(wù)報銷流程的現(xiàn)狀及當(dāng)前高校財務(wù)報銷存在的主要問題,在分析現(xiàn)行部分高校充分利用信息化創(chuàng)新財務(wù)報銷系統(tǒng)應(yīng)用及其智能化成果的基礎(chǔ)上,研究了新模式下高校財務(wù)報銷工作遇到的主要問題和財務(wù)信息化管理執(zhí)行的必要性,并結(jié)合實踐提出了如何在智能化、信息化條件下進一步優(yōu)化高校報銷流程和提高財務(wù)管理效率的若干建議。

關(guān)鍵詞:大智移云;財務(wù)報銷;財務(wù)信息化

隨著國家全面推行公務(wù)卡結(jié)算制度,財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)統(tǒng)一要求做到能刷卡盡量刷卡,加之電子發(fā)票報銷復(fù)核工作復(fù)雜,使得財務(wù)人員工作量明顯加大,財務(wù)報銷過程中的矛盾和問題也層出不窮。如報賬過程繁瑣、財務(wù)審批效率低下、信息延遲、溝通困難等諸多弊端。高校財務(wù)管理與服務(wù)中最能反映其管理與服務(wù)水平的是基礎(chǔ)的財務(wù)報銷工作,是衡量一所高校各項事業(yè)是否科學(xué)發(fā)展的重要標(biāo)志之一。

1高校財務(wù)報銷的現(xiàn)狀及存在的主要問題

1.1財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量大。近年來,隨著各高校辦學(xué)經(jīng)費增加,涉及財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)也大幅增加,財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程及票據(jù)審核過程復(fù)雜,每一筆報銷業(yè)務(wù)都會涉及公務(wù)卡刷卡與還款信息核對、普通發(fā)票或電子發(fā)票信息核查、資金往來單位信息以及無現(xiàn)金打卡信息核對等,每一筆報銷業(yè)務(wù)都需要財務(wù)工作人員逐筆核對,工作復(fù)雜繁重。1.2財務(wù)報銷過程繁瑣、效率低。傳統(tǒng)的財務(wù)報銷過程復(fù)雜切效率低下。首先是單據(jù)的審批流程繁瑣,報銷人員在備齊所有票據(jù)后,需要得到流程中多層級,不同人員的審核,若其中某一個環(huán)節(jié)對票據(jù)和報銷規(guī)范提出質(zhì)疑,不能得到相應(yīng)批準(zhǔn),報銷人員只能從頭開始,重新更正材料后返回流程起點,直接導(dǎo)致某一筆報銷業(yè)務(wù)會往返多次才能最終完成報銷流程,費時費力。其次,報銷人員非財務(wù)專業(yè)人員,對報銷業(yè)務(wù)、票據(jù)規(guī)范不夠熟悉,甚至在票據(jù)的粘貼過程中都會出現(xiàn)多次返工的現(xiàn)象。因此,傳統(tǒng)的財務(wù)報銷過程實在是太過繁瑣、效太低,必須想辦法予以破解。1.3各管理系統(tǒng)的信息不對稱。財務(wù)管理系統(tǒng)作為數(shù)字化校園中相對獨立且保密等級比較高的系統(tǒng),財務(wù)信息本身可共享的并不多,如果財務(wù)報銷過程中各部門所掌管的各種信息之間缺乏良好的協(xié)調(diào)性,就會造成報銷人員在各部門之間的來回奔波,重復(fù)核對有關(guān)信息,直接導(dǎo)致報銷業(yè)務(wù)辦事效率低下。現(xiàn)階段,很多高校各部門都有服務(wù)于本部門業(yè)務(wù)需要的信息管理系統(tǒng),但從全校來說,各系統(tǒng)由不同供應(yīng)商提供,它們之間是相對獨立,各自的信息是不兼容、不交換的,這種情況客觀上造成報銷人員到財務(wù)處辦理業(yè)務(wù)時,相應(yīng)的審核人員、審批人員以及分管領(lǐng)導(dǎo)無法及時了解該筆業(yè)務(wù)的來源、出處以及預(yù)算情況,會造成復(fù)核工作效率低下。1.4財務(wù)報銷相關(guān)制度宣傳不到位。當(dāng)前,國家出臺的與報銷相關(guān)的法規(guī)制度不斷增多,例如,財政部于關(guān)于印發(fā)《中央和國家機關(guān)差旅費管理辦法》的通知(財行[2013]531號);要求各地區(qū)各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行。但在實際執(zhí)行過程中,存在相關(guān)制度與規(guī)定不斷更新的問題,加上一般教職員工對財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程不熟悉,很多報銷人員在辦此業(yè)務(wù)時似無頭蒼蠅,而且他們提供的票據(jù)及信息很多都不規(guī)范,造成業(yè)務(wù)辦理不順利,導(dǎo)致報銷人員對財務(wù)工作不滿情緒,這都不符合數(shù)字化校園建設(shè)的要求。1.5財務(wù)人員信息化水平不高。信息化建設(shè)背景下,需要高校的財務(wù)人員除了需要掌握常規(guī)的財務(wù)管理知識與技能以外,還需要結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和最新的財務(wù)管理軟件操作技術(shù)。但目前,這種復(fù)合型的財務(wù)管理人員總體數(shù)量還是偏少,不能滿足日益增長的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)需要。

2高校財務(wù)報銷信息化的意義

2.1提升財務(wù)報銷效率。傳統(tǒng)報銷模式下,需要花費教師大量的時間和精力在財務(wù)報銷上,尤其在報銷高峰期的學(xué)期末或年底。高校財務(wù)報銷實現(xiàn)信息化后,能夠最大限度地實現(xiàn)學(xué)校各業(yè)務(wù)部門間的數(shù)據(jù)交換與共享,能夠很大程度上提升財務(wù)報銷效率,減少不必要的時間和精力的浪費。同時打破財務(wù)業(yè)務(wù)處理時間和空間上的障礙,讓財務(wù)信息處理即時化,能夠采取隨時隨地的網(wǎng)絡(luò)信息化方式進行報銷單據(jù)的填寫、審核和傳遞,能夠顯著地提升財務(wù)管理質(zhì)量。2.2規(guī)范財務(wù)報銷制度。傳統(tǒng)模式報銷體系中的票據(jù)的填制、審核,效率低下,失誤率居高,加之報銷單據(jù)種類繁多,大部分教師對于財務(wù)報銷流程不熟悉,單據(jù)填寫不規(guī)范不合格,導(dǎo)致報銷不合格的事件屢有發(fā)生。在采取信息化、智能化報銷模式后,能夠?qū)崿F(xiàn)對于原始單據(jù)的整理分析后,通過網(wǎng)絡(luò)報銷平臺完成一系列規(guī)范化流程,避免多種信息的重復(fù)輸入或者錯誤輸入的問題。一方面使財務(wù)報銷制度更加規(guī)范化,提升財務(wù)管理水平,另一方面節(jié)省也極大地節(jié)約了教職員工報銷的時間和精力,節(jié)省了財務(wù)部門的管理費用,緩解財務(wù)人員工作壓力,真正實現(xiàn)高校財務(wù)的信息化、智能化管理。

3優(yōu)化高校財務(wù)報銷系統(tǒng)信息化的建議

3.1樹立網(wǎng)絡(luò)報銷理念、普及報銷制度。高校財務(wù)報銷實踐中,無論是財務(wù)工作人員還是教職員工,首先都應(yīng)當(dāng)樹立全新的財務(wù)報銷理念、擁有智能化思維,并從思想上高度重視。高校財務(wù)部門應(yīng)該合理運用信息化、智能化手段,顛覆傳統(tǒng)報銷模式,將信息化報銷手段的應(yīng)用常態(tài)化。同時,財務(wù)部門應(yīng)充分利用智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺,通過各種途徑積極、廣泛宣傳與財務(wù)報銷有關(guān)的國家的法律法規(guī)和學(xué)校的具體規(guī)章制度。財務(wù)報銷信息化業(yè)務(wù)宣傳應(yīng)該做到通俗易懂,面向的是一般教職員工而非專業(yè)的財務(wù)人員,幫助他們理解和操作,適當(dāng)時可設(shè)置溝通、答疑窗口,以便于正確引導(dǎo)組織報銷。3.2構(gòu)建高校財務(wù)報銷。APP平臺,實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)信息化、智能化在大智移云的大背景下,構(gòu)建高校財務(wù)報銷APP平臺,可以實現(xiàn)財務(wù)報銷智能化,為廣大教職員工提供全方位、便捷的服務(wù)的目標(biāo)。具體操作流程可以借助財務(wù)報銷APP平臺來執(zhí)行,完成預(yù)約及無紙化簽批、無紙化電子發(fā)票認(rèn)證,銀校直連、最終完成無紙化網(wǎng)上報銷,實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)信息化、智能化。3.2.1建立預(yù)約叫號、預(yù)約報賬系統(tǒng)。高校財務(wù)部門排隊等候日常報賬和科研項目的教職工一直很多,作為高校財務(wù)報銷過程中的一套信息化、智能化系統(tǒng),預(yù)約叫號系統(tǒng)可以有效緩解教職員工報銷難、排隊等候時間較長等問題。預(yù)約叫號類似于醫(yī)院的預(yù)約掛號系統(tǒng),需要報銷的教職員工可以現(xiàn)在財務(wù)報銷APP上預(yù)約取號,填寫要求的部分信息,在指定的時間到財務(wù)大廳或在線辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。財務(wù)部門則可以根據(jù)財務(wù)報銷系統(tǒng)中獲取的報銷數(shù)據(jù)信息,在對原始單據(jù)進行認(rèn)證、審核,復(fù)核規(guī)范要求的報銷業(yè)務(wù)會自動生成記賬憑證,最后完成報銷業(yè)務(wù)流程。也提高了報銷業(yè)務(wù)的效率和服務(wù)質(zhì)量,同時還很大程度上這縮短了教職員工報銷等待的時間。3.2.2實行無紙化網(wǎng)上電子簽批。為了解決財務(wù)報銷中“找人難、簽字難”的問題,借助財務(wù)報銷APP平臺可以引入網(wǎng)上電子簽批流程,實現(xiàn)無紙化網(wǎng)絡(luò)自主簽批。經(jīng)辦人完成預(yù)約叫號、預(yù)約報銷程序后,提交網(wǎng)上預(yù)約單后,在財務(wù)報銷APP平臺發(fā)起簽批請求,此環(huán)節(jié)無需打印紙質(zhì)預(yù)約單,由各級部門領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人在平臺系統(tǒng)逐級報批,待該筆業(yè)務(wù)全部審批完成后,經(jīng)辦人打印已經(jīng)完成所有流程的審批單計入下一步操作環(huán)節(jié)。無紙化網(wǎng)上電子簽批方式既減少了教職員工在財務(wù)和其他相關(guān)部門之間來回奔波,審批時間和地點也不會受到限制,能以有效避免報銷過程中由于填寫正確、手續(xù)不完整等的情況發(fā)生,使得財務(wù)報銷流程更加順暢。3.2.3通過銀校直連實現(xiàn)無紙化網(wǎng)上報銷。完成網(wǎng)上電子簽批之后,可將票據(jù)識別、核對技術(shù)引入財務(wù)報銷APP平臺,通過平臺系統(tǒng)自動識別、核對發(fā)票的真?zhèn)魏托畔⒌耐暾浴8咝X攧?wù)人員審核完相關(guān)報銷單據(jù)和報銷單后,再次對自動報銷生成的財務(wù)信息進行確認(rèn),在審核無誤后會自動生成會計憑證,最后將款項劃轉(zhuǎn)至經(jīng)辦人的公務(wù)銀行卡賬戶上,最終完成報銷整個報銷業(yè)務(wù)。銀校直連業(yè)務(wù)能極大地提高了報銷支付效率。另外,核對后的發(fā)票信息將自動生成財務(wù)數(shù)據(jù),形成電子檔的財務(wù)資料,實現(xiàn)了無紙化會計檔案,不再需要大量的在報銷時紙質(zhì)發(fā)票和打印件,減少了財務(wù)人員核對信息和后期整理裝訂及保管等工作的工作量,同時更方便查詢各種電子單據(jù)和信息,最大限度地實現(xiàn)了高效節(jié)能的目的。3.3增加財務(wù)人員配置,加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。當(dāng)前大部分高校財務(wù)人員配置不足,而財務(wù)日常業(yè)務(wù)量不降反增的矛盾比較普遍,需要應(yīng)適當(dāng)優(yōu)化財務(wù)人員配置,加強財務(wù)信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn),緩解財務(wù)人員的工作壓力。針對信息化、智能化財務(wù)報銷平臺的應(yīng)用,高校財務(wù)應(yīng)加強對財務(wù)人員的宣傳和專業(yè)培訓(xùn),學(xué)習(xí)相關(guān)軟件平臺的應(yīng)用、熟悉相關(guān)政策、法律法規(guī)的要求,強化財務(wù)人員的專業(yè)技能。同時,應(yīng)增加財務(wù)人員之間的溝通和交流,促進知識的流動性。一方面,讓財務(wù)人員走出去參加專業(yè)培訓(xùn),提供更多學(xué)習(xí)借鑒與交流機會,積極參加財務(wù)信息化知識和技能培訓(xùn),以便適應(yīng)信息化時代高校快速發(fā)展的需要。

4結(jié)論及建議

大智移云背景下,高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)構(gòu)建高校財務(wù)報銷APP平臺,網(wǎng)絡(luò)預(yù)約、無紙化報銷程序的財務(wù)報銷新模式,實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷,將財務(wù)報銷信息化平臺建設(shè)便捷、高效的財務(wù)服務(wù)平臺,使高校財務(wù)報銷工作朝著信息化、智能化方向發(fā)展。總之,財務(wù)報銷是高校日常管理中很重要的一個環(huán)節(jié),高校通過不斷引進先進的信息化手段和技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)報銷工作,可以提高財務(wù)管理水平,加強內(nèi)部控制制度建設(shè),為更好地服務(wù)全校師生員工打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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作者:付曉蘭 陳繼林 倪銀珠 單位:合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院