文檔一體化趨勢論文

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本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

二、文檔一體化與文件中心比較

文檔一體化與文件中心是有區別的對其分別進行研究是目前檔案工作改革的兩條思路同時二者又是有聯系的但這種聯系并不是將文件中心簡單地作為文檔一體化實現的一種方法模式。

一文檔一體化與文件中心比較

從文件生命周期理論角度來分析文檔一體化是將文件生命運動階段中相對分離的第二、三階段統一起來將以前分離的兩個工作環節作為一個整體系統有序地結合起來使文件在生命運動的各個階段都能得到連續的、統一的、標準化的管理。文檔一體化要求在一個統一的行政管理體制下、在一個統一的組織機構內有統一的制度、統一的互相銜接的工作程序和方法有統一的控制中心。把現行文件和半現行文件納入統一的管理體系將原本相對獨立的、具體環節互相雷同的兩種管理體系揉合在一起加強文件的超前控制走信息開發一體化的道路不僅適合于紙質等載體形式的實體檔案也適應電子時代信息化的需要。就現在而言機關檔案室的職能從收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、編研利用等8個環節來說都有其實際工作內容實行文檔一體化以后檔案工作獨立的職能將滲入到文件的第一、二階段形成一個不可分割的整體，加強了對文件整體宏觀的控制它的功能將更側重于信息的開發利用而非保管。

而文件中心的建立是堅持將文件生命運動的第三個階段作為獨立環節對多個單位處于暫時保存階段的文件進行集中管理從文件生命運動的整體性來說它使文書處理和檔案管理更加分散獨立。近年來我國在永靖等地進行了建立文件中心的具體實踐探索取得不少成績但有些作法也值得進一步研究和完善。其中有兩個很明顯的問題一是文件中心人員沒有深入各機關工作獨立于各機關之外在對各機關文件形成不太了解的基礎上進行整理分類組卷勢必影響案卷質量。本來由于一個機關文書與檔案成為兩個相對獨立分散的環節而致使文檔一體化迫在眉睫而今將一個機關內部的兩個相對獨立分散的環節擴大到更大范圍的機關外這勢必對文檔一體化提出更高的要求。這也要求研究工作者不能把文檔一體化和文件中心作為兩條平行的思路來研究在研究文件中心管理方式的時候要更多地考慮到應適應文檔一體化的要求。其次可能增加更多的賬外文件。一個機關內部就已出現很多檔案部門收集不到的賬外文件當檔案集中到文件中心后由于交通、距離、通訊等方面條件的限制機關歸檔時會將使用頻繁、價值較高的文件留待自用而拒不歸檔。由于文檔的分散文件中心又對各機關具體工作辦理不了解，因而會出現機關不交文件而中心又不知的情況會形成更多的賬外文件造成重要價值檔案的流失造成國家檔案財富的損失。

通過分析我們也可以看出目前一些文章中將建立文件中心作為文檔一體化實現的一種方式是不正確的。文檔一體化強調的是文件生命運動的第二、三階段文件管理和檔案管理實現統一有序強調文件在其生命運動各階段應保持連續統一將相對獨立的、環節雷同的兩種管理體系交融起來關注檔案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命運動第三階段即暫時保存階段文件的存放與管理方式二者是有區別的。只有當文檔一體化的研究涉及到文件保管與存放的時候文件中心才能作為除機關檔案室外的一種有益補充形式出現。文件中心的研究始終是研究文件生命運動的一個階段與強調研究文件整個生命運動過程整體統一協調的文檔一體化相比較文件中心只是文檔一體化總棋師手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文檔一體化思路進行改革時選擇半現行文件管理地點和管理方式時的一種選擇它不能取代文檔一體化也不是其一種模式簡單建立文件中心并不能解決文檔一體化問題文件中心只是文檔一體化模式中的一個環節。而文件中心的建立也應在文檔一體化的思路指導下進行不能簡單地在第三階段即暫時保存階段建立文件中心要注意聯系文件的第一、二階段研究文件中心如何與機關文書工作相結合避免一個機關內的文檔分離擴大到更大范圍的機關外。

二文檔一體化與文件中心的適用范圍

對文檔一體化與文件中心如何銜接文件中心如何成為文檔一體化的有益補充的問題筆者認為文檔一體化是總趨勢是全方位無范圍限制的是任何單位都應該推行的，而文件中心適合在檔案工作薄弱的基層和特定的范圍內實行具體為

現行大中型機關具有健全的檔案管理機構當務之急是進行文檔一體化。內部檔案機構健全規模較大人員和管理條件、管理設施等配備齊全檔案管理制度化、規范化的大中型企事業機關單位機關檔案室工作穩定成熟日趨完善沒有必要撤銷重建文件中心當務之急是在機關內推行文檔一體化以克服文檔分離的現狀。從法律法規、規章制度管理標準、行政管理體制、組織機構、工作環節原則程序和工作方式等方面加以改革同時研究使用成熟的文檔一體化軟件使檔案工作及時介入文件形成之始并且在網絡化電子文件方面深入研究文件檔案的連續性和一體化管理以迎接非傳統載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰。

中小型企事業機關單位可從經濟節約的角度出發建立文件中心。分為兩種情況:一是大中城市中一些新興的中小型企事業單位可采用文件中心的形式就近建立文件中心二是地縣級以下的一些規模小、檔案工作不健全的單位和工作性質大體相同或同一系統的機關集中起來建立文件中心。

值得注意的是在以上特定范圍建立文件中心的時候要始終貫徹文檔一體化思想。為避免簡單建立文件中心而造成文件生命運動中第二、三階段文件更大范圍的分離避免文件中心對檔案質量、檔案價值造成負面影響必須加強文件中心與各機關文件工作各環節的緊密聯系。必須強化文書部門立卷制度使之制度化、法規化，并可以考慮將現有檔案室的職能分解。各文件形成機關要負責原檔案的分類、組卷、整理、案卷排列、鑒定等職能工作以充分發揮各機關文書處理人員熟悉文件形成過程的優勢確保檔案案卷質量即將原機關檔案室的職能一分為二一部分由機關負責一部分由文件中心負責真正保證案卷質量保證形成案卷的環節仍在原機關而文件中心更多的是一個保管和日常利用的場所。因此這就要求參聯機關仍需保證至少有兼職的文件管理人員負責接受文件中心或檔案館的業務培訓和業務指導在文件的管理、平時歸卷、分類、排列等業務工作方面與文件中心及檔案部門協調將文檔一體化的思想貫徹到參聯機關和文件中心之中。建立文件中心并不意味著參聯機關不再有文件管理和檔案管理的職責而是對其提出了更高的要求和更嚴格、更規范、更標準的工作內容。