檔案館數字化資源定位論文

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【摘要題】數字信息化

【英文摘要】ThePositionandPrincipleofSelectingSutbjectinResourceConstructionofArchivesDigitizationinourcountry(SONGShu-fang)

【關鍵詞】檔案數字化/定位/選題

archivesdigitization/position/selectingsubject

【正文】

文章編號：1005-9652(2003)04-0023-02中圖分類號：G271文獻標識碼：A

數字檔案館的建設要做好前期調研工作，包括對數字檔案館的硬件、軟件、存儲格式與檢索標準、工作路徑的選擇，還包括對數字化及數字化對象系統數字化加工與商品化的數字化產品的系統建設問題。后者就是一種數字檔案館的本身定位與數字化資源選題確定問題。這是本文所討論的重點所在。

一、定位明確

檔案館作為我國科學文化事業的重要組成部分，是廣大檔案用戶開發利用檔案信息資源的基地。檔案用戶廣泛分布在社會的方方面面，形成一個主體部分各自獨立、邊緣部分相互交叉的特定用戶群。這些不同的用戶群，構成需求多元化、多層次、多變量的用戶市場。面對這樣的市場，檔案館應該明確自己的定位。定位是一種限制，是一種特色的體現。特色來于限制，體現有所為有所不為的本質。為此，檔案館數字化資源建設定位的思路應包括：

第一，個性多元、交流便捷、平易包容、豐富而不同于別家的內容。獨特性與交互性是互聯網的最大特色之所在。我們提倡柔性溝通，講究品位與格調，形成獨立的風格。

第二，不張揚，不顯赫。因為它的建設成果主要是在于它的真實性，而不是藝術性與技巧性。

第三，受眾面廣還是受眾準確——分眾化，成為新世紀最值得注意的傳媒發展趨勢，我認為受眾面準確更易討好用戶。

第四，注重休閑文化，淡化學術性，注重地方檔案特色。

二、選題原則

以檔案用戶需求為原則，為檔案用戶服務，是檔案館工作的根本宗旨。為此，檔案館數字化資源建設應做到：

（一）以滿足用戶需求為原則

要認真了解、研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，以便有針對性、有目的地考慮選題和進行選題策劃，滿足用戶在學習、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。檔案用戶是復雜的社會群體，有年齡、職業和地域等方面的區別。年齡、職業、地域相同的用戶，因思想文化素質不同，又分為不同的層次。這些檔案用戶的工作需要、學術興趣是各不相同的，設計選題、進行選題策劃時，要根據具體的檔案用戶的實際情況，研究、決定所選檔案的內容、層次級別、載體形態、文獻類型、數字化成品的類型等。

現代檔案館館藏建設與傳統檔案館館藏建設的最大區別在于：傳統是“從頭做起”，是從浩瀚的檔案中擷取符合本館需要的檔案，經加工編寫給予檔案用戶參考利用；現代是“從尾做起”，掉過來操作，“整合”是其要義。換一種說法：前者是以計劃為特征；后者則是以市場需求和吸引利用者為特征，靠注意力經濟吸引檔案用戶。

（二）注重發揮檔案的特殊功能

與其他網站不同，檔案網站不僅要傳播檔案信息，還要積累檔案信息。各個民族、各個時代的檔案信息載入網絡后，便能成為人類共同的精神財富，可以超越時代、民族、地域的界限，長期流傳，造福后代，這是檔案的特殊功能。檔案數字化的選題，要注意發揮檔案的這種特殊功能，多安排一些具有重大文化、學術價值和長遠生命力的選題，即使這類檔案在經濟建設上暫時績效不明顯，也要從社會文化建設的長遠需要出發，在財力允許的條件下盡量保證。數字檔案館能及時、準確、系統提供科技知識，它比一般數據庫系統提供的檢索服務方式更方便自然，也就更貼近用戶。例如，數字檔案館的網上專題展覽可以使檔案館這類“愛國主義教育基地”在網上活躍起來。

（三）品牌原則

檔案館的品牌原則更多地體現在重要檔案主題的專藏上。重要特色檔案代表檔案館的館藏質量和工作成就，反映檔案館的館藏宗旨和風格特色，對于提高檔案館的聲譽和地位具有重要意義。因此，設計重點檔案的數字化選題是選題策劃工作的首要任務。對于小館而言，應把力量集中在強勢項目上，實施優勢定位，依據檔案館優勢資源，全力形成自身的優勢形象。一個好的品牌，除了固定用戶接受、認可外，經過長時間的推廣和延續，更易在市場上形成好的口碑，更能吸引廣大用戶，提高點擊率，達到事半功倍的效果。

（四）個性化、系列化原則

個性化就是選題的獨創性和開拓性。獨創性是指在數字化檔案的內容、形式、編撰體例等方面的創新。開拓性指開發新的選題領域或者在原有的選題領域中拾遺補闕。每一個選題都應該有新的構思，形成鮮明的個性特色，避免和已經成型的網站重復雷同。一個檔案館的數字化選題策劃也應該有自己的個性，有自己的編輯思路、數字化文獻的風格，不能一味模仿別人。系列化也是選題工作的重要要求。由許多單個選題構成的選題計劃應該向系列化的方向發展，使原來零散的選題逐步配套，構成一個統一的整體。

（五）市場原則

在社會主義市場經濟條件下，市場的競爭機制、供求規律、價值規律不以人們意志為轉移地起作用，檔案文獻數字化工作與網站建設必然受到市場的制約。因此，選題要充分重視市場作用。設計選題要考慮市場需要和檔案信息的供需情況，沒有市場需要，一般不宜采用，如果采用，就要使選題有比同類信息更高的質量和鮮明的特色，并要預先策劃推銷的策略和手段。所謂市場原則，就是讓網站建設駛入個性化服務的軌道。對于網絡，不僅要把它當作一種新媒體來看，要時刻周密考慮市場的需求，在每一個環節上謹小慎微，從小處著眼，從質量著眼。市場是復雜的，利用需求也是千差萬別的，不考慮數字化產品的利用定位，不對市場信息做具體的分析，盲目的追求市場潮流進行數字化，就可能被市場所“誤導”，導致產品背離利用者的需求。我們在認識與實踐中不能陷入一個誤區：把市場潮流等同于利用者需求，因而盲目隨大流，忽視了利用者的真正需求。

（六）穩定、可行性原則

選題策劃要有相對的穩定性和可行性。列人數字化計劃的選題要力爭能夠成功并上網，否則就會造成工作的被動局面和人力、物力的浪費。為了達到上述目的，需要注意兩個方面的問題：一是研究分析完成數字化工作應該具備的主觀條件，如網站編輯力量、數字化與元數據力量、數字化工作及上傳的設備條件和啟動及后續資金等，都是完成策劃方案應該具備的條件；二是充分估計客觀情況可能發生的變化，如利用者興趣轉移、市場供求關系發生變化，都會影響計劃的穩定性和可行性，在策劃時應該對未來情況的變化有充分的思想準備，在策劃指標、完成時間等方面注意留有余地，同時保留一部分機動力量，以便根據新的情況提出新的選題，完成新的任務。

任何戰略目標的制定，都要考慮它的可行性。就是必須維持最低生存線。如經濟學上所說的“短邊效應”所言。應以我們最薄弱的環節來制定我們的計劃，這就是為什么必須強調對大多數檔案館來說，講特色比講規模更重要。

成功的數字檔案館與網站建設需要有四個要素：(1)深厚的行業背景。基于檔案館有文化行政系列的有力支持與對各門類檔案、多信息與形式有序的行業技能為基礎，它一直都有對利用需求研究滿足的傳統，且已初步配備現代化、自動化的裝備。(2)充分的檔案背景。它不僅對檔案信息資源的系統性、現實性、獨特性提出了要求，而且還對進行數字化的人才能力提出了更高的要求，即對文獻信息的整序能力、數據庫尤其是全文數據庫的認知能力、計算機應用與外語能力以及對新的知識的學習與轉化能力等等。檔案館要想在未來有所作為，現在就必須在較少的館藏中“活化”出一些具有特色的東西，在原有的館藏上調整與充實出一些較為強勁的特色館藏，引進與留住對檔案與計算機都很在行的人才。(3)資金支持。能否保證檔案經費中有固定的比例來購買現成的數字化產品和將要被數字化的檔案信息；能否從ICP的角度從電信部門那里得到設備與技術方面的支持；能否通過承擔地方政府網站建設中獲得項目與資金支持，都是必須解決的問題。(4)協作與協調。CISCO公司總裁說過：你將會看到那些高科技公司，誰懂得如何協作，誰就會成為未來十年的領袖，因為今后沒有人能獨自獲得成功。數字檔案館的建設如果沒有協作的精神，沒有標準化與規范化的多方合作的話，那么這種數字檔案館具有的分布式的跨庫檢索方式就難以體現。

總之，檔案信息數字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰，也給檔案部門和社會帶來巨大的機遇，檔案信息化不能取代傳統的檔案管理方式。因為，檔案除了檔案信息外，檔案媒介也是人類和社會記憶的重要一部分，這些信息可以用來判斷檔案信息的真實性及其他方面的價值。此外，檔案信息要保存很長的歷史時期，紙質的檔案已經經歷了上千年的考驗，而目前數字化的檔案保存媒介還沒有經歷百年以上的考驗。數字化檔案的安全性問題還沒有經過時間的驗證。數字化的檔案只有和傳統的檔案信息保存方法相結合，才能使檔案事業更好地服務于社會。