獨(dú)家原創(chuàng):論新形勢下高職院校學(xué)生檔案的管理模式

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摘要：教育部、國家檔案局第27號(hào)令施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，并單獨(dú)設(shè)類。新形勢下，以學(xué)生為本，建立學(xué)生檔案資源體系和科學(xué)規(guī)范的管理模式，成為高職院校檔案部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負(fù)著為國家培養(yǎng)、生產(chǎn)、管理一線高技能人才的重任。近年來隨著高職教育的快速發(fā)展，特別是2008年教育部、國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定將學(xué)生檔案納入歸檔范圍，并單獨(dú)設(shè)類，愈發(fā)彰顯了學(xué)生檔案在高職院校檔案管理工作中的重要性、必要性和迫切性。高職院校的學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)十分繁雜的工作，而這項(xiàng)工作又關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益，隨著招生、就業(yè)制度的改革和人才市場的完善，高校學(xué)生檔案管理方式的不足也日益突出。重視和加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設(shè)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與不足

1.檔案管理意識(shí)淡薄

如學(xué)生檔案中存在要求一定要鋼筆填寫的卻用圓珠筆填寫，要求蓋學(xué)校公章的而只蓋院系公章，學(xué)生成績單上沒有蒸烤還是第幾次不靠的記載，以及不蓋公章等現(xiàn)象。另外，隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式的改變，許多中職學(xué)生直接進(jìn)入社會(huì)工作，出現(xiàn)了許多不要檔案的現(xiàn)象，造成人擋分離，無人問津的局面。

2.學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠全面，形式比較單一

由于高職院校學(xué)生檔案管理沒有明確學(xué)生檔案材料的歸檔范圍和要求，使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時(shí)的歸檔，歸檔材料只有大學(xué)生高考錄取、畢業(yè)成績材料，至于中學(xué)基本材料、評(píng)語以及誠信度，是否受過行政處分等則沒有進(jìn)檔案，不僅不利用人單位全面了解學(xué)生的誠信情況，也不利于學(xué)生的教育和管理。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)和學(xué)生數(shù)量不斷增加，檔案整理和在校期間學(xué)籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經(jīng)使用單純流水號(hào)的方法，已經(jīng)不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續(xù)不完備，如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、沒有學(xué)校公章；學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章或用復(fù)印件替代。二是書寫用筆不標(biāo)準(zhǔn)，填寫檔案材料時(shí)存在采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫的現(xiàn)象。三是紙質(zhì)材料頁面設(shè)置不標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)格不一的紙張開本和頁邊距設(shè)置在學(xué)生檔案里隨處可見，增大了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的難度[1]。

4.入學(xué)檔案轉(zhuǎn)遞途徑不規(guī)范，新生檔案內(nèi)容缺失嚴(yán)重

實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。檔案都由考生自行帶入學(xué)校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發(fā)生。高職院校中，中職升高職學(xué)生的檔案還經(jīng)常分地點(diǎn)存放。因中職生畢業(yè)后可直接就業(yè)，故部分中職院校將學(xué)生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學(xué)生帶入學(xué)校，造成檔案內(nèi)容不完整。

隨著高職院校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對高職院校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分。應(yīng)該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，畢業(yè)生的檔案通常經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，從學(xué)生本人轉(zhuǎn)到學(xué)校各院系，再到就業(yè)指導(dǎo)辦、地市級(jí)教育局（人事局），最終到就業(yè)單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視對高職院校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)多、人員雜，導(dǎo)致一些學(xué)生檔案錯(cuò)投、誤投，甚至丟失。且每年招生錄取完成時(shí)，一些省市中學(xué)并沒有及時(shí)將考生檔案寄往錄取學(xué)校，而是讓學(xué)生自帶檔案，嚴(yán)重違反了中組部關(guān)于本人不能自帶檔案的規(guī)定，極易導(dǎo)致檔案丟失或交接的嚴(yán)重脫節(jié)。

5.管理方式墨守成規(guī)，管理體制不暢

目前現(xiàn)行中職院校學(xué)生檔案管理部門歸口不一，各行其是。檔案館、組織或人事部門、學(xué)生工作處、招生就業(yè)處或者各個(gè)院系都有可能是學(xué)生檔案的管理部門。可以說除校檔案館之外，無論哪個(gè)部門管理，學(xué)生檔案工作都是附屬品，都無人負(fù)責(zé)。且目前多數(shù)中職院校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡單檢索查詢事務(wù)，未充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理效能，未能形成無紙化電子歸檔，落后的管理方式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的快速發(fā)展。

二新形勢下高職院校學(xué)生檔案的創(chuàng)新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會(huì)檔案意識(shí)

提高全社會(huì)的檔案意識(shí)并不單純是學(xué)生或?qū)W校的事情，想要提高全社會(huì)的檔案意識(shí)必須由社會(huì)、用人單位、高職院校和學(xué)生共同做出努力。第一，各級(jí)人事檔案管理部門應(yīng)通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實(shí)例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識(shí)到人事檔案的背后是人事管理關(guān)系，涉及每個(gè)人的合法權(quán)益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔(dān)保單位、職稱評(píng)定的申報(bào)單位、社會(huì)管理的依托單位。第二，現(xiàn)在全國大部分地區(qū)都實(shí)行高中畢業(yè)生自帶高中學(xué)籍檔案到錄取院校報(bào)到的做法，各院校可利用新生入學(xué)繳交檔案之機(jī)讓學(xué)生了解這一做法的作用和意義，讓學(xué)生樹立初步的檔案意識(shí)。通過加強(qiáng)宣傳教育，讓學(xué)生知曉在校期間哪些材料將進(jìn)入畢業(yè)生檔案；在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校則應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托校園網(wǎng)、就業(yè)網(wǎng)、校報(bào)、就業(yè)宣傳欄等平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識(shí)[2]。第三，加強(qiáng)對學(xué)生檔案的宣傳教育，把中職院校全面推行素質(zhì)教育和檔案管理結(jié)合起來，與學(xué)生教育管理工作者密切配合，提高學(xué)生對自身檔案的正確認(rèn)識(shí)，使他們做到準(zhǔn)確、完整、規(guī)范填寫個(gè)人檔案。

2.豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級(jí)證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入檔案。這樣一方面能真實(shí)、全面、動(dòng)態(tài)地反映學(xué)生的成長經(jīng)歷，同時(shí)也可對學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。學(xué)生參加社會(huì)有益組織的活動(dòng)情況，如青年志愿者等，以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過自學(xué)同時(shí)獲得本科學(xué)歷的證書等等，都?xì)w入學(xué)生檔案，從而豐富了學(xué)生檔案的內(nèi)容，立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3.建立真實(shí)性和完整性相統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網(wǎng)上招生方式有著密切關(guān)系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內(nèi)容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進(jìn)檔案填寫內(nèi)容的真實(shí)性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統(tǒng)一，填寫內(nèi)容要真實(shí)、完整，相關(guān)指標(biāo)項(xiàng)目的含義要清晰、準(zhǔn)確、有效。第二，考生紙質(zhì)檔案歸案項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范。

學(xué)生檔案信息的開發(fā)利用是提高學(xué)生檔案管理整體水平的重要任務(wù)。學(xué)生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點(diǎn)，轉(zhuǎn)變“無所作為”的思想認(rèn)識(shí)，把學(xué)生檔案信息開發(fā)利用作為學(xué)生檔案管理工作的重要內(nèi)容之一來看待，如：可充分利用學(xué)生檔案管理軟件，編制學(xué)生信息庫，通過跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，對畢業(yè)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行分析，為學(xué)校進(jìn)一步改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，加快課程改革，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)畢業(yè)生充分就業(yè)提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)和高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，認(rèn)為高職院校學(xué)生檔案管理必須實(shí)行“雙套制”管理方式，即實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔保存并進(jìn)行管理和利用的方式，實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫管理與紙質(zhì)檔案互補(bǔ)、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學(xué)生檔案與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來,更顯學(xué)生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；便于查閱；可同時(shí)滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學(xué)生檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循

以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的《學(xué)生檔案管理制度》及《畢業(yè)生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統(tǒng)一的入學(xué)登記表格和《檔案材料標(biāo)準(zhǔn)填寫方法》，確保歸檔內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和一致性。在嚴(yán)格遵守《畢業(yè)生檔案管理制度》的同時(shí)，建立全面的檔案郵寄登記及回執(zhí)手續(xù)，保證畢業(yè)生檔案不錯(cuò)發(fā)、不漏遞。根據(jù)高職院校某些專業(yè)需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格辦理登記手續(xù)后，方能將檔案密封借出[3]，確實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確、有效，保證檔案材料按時(shí)、完整的歸還。建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序，在保證檔案管理高質(zhì)量、高效率的同時(shí)，提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平。

6.嚴(yán)格檔案專遞途徑，確保檔案材料運(yùn)轉(zhuǎn)安全

學(xué)生檔案工作的傳遞時(shí)相對集中緊迫，流量大，涉及面廣，參與人員較多，設(shè)置合理的轉(zhuǎn)遞方式，履行嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)勢在必行。畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，學(xué)校要及時(shí)將檔案隨同檔案轉(zhuǎn)遞名冊轉(zhuǎn)到學(xué)生簽約單位或生源所所在地人事或教育部門。專遞之前，仔細(xì)核對畢業(yè)生的畢業(yè)去向，逐一對照后在轉(zhuǎn)到用人單位或當(dāng)?shù)亟M織人事部門，并辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。

綜上所述，做好高職院校學(xué)生檔案管理工作，創(chuàng)新學(xué)生檔案的管理模式，是學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)危機(jī)的情況下，不僅有利于畢業(yè)生就業(yè)，還有利于促進(jìn)高職院校的自身建設(shè)，提高社會(huì)信譽(yù)。檔案工作者在實(shí)際工作中仍需加強(qiáng)研究，不斷提高學(xué)生檔案管理工作水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)，為畢業(yè)生、用人單位選拔人才提供優(yōu)良的檔案憑證，進(jìn)而提高高職院校的整體管理水平，為社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)人才。

參考文獻(xiàn)：

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