檔案行政執法存在問題研究論文

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[摘要]《檔案法》頒布實施以來，檔案事業有法可依，檔案行政執法工作初步走上了正軌，并有力地促進了檔案事業的發展。但是，目前的檔案行政執法還處于起步階段，還存在著不少亟待解決的問題。真正做到有法必依、依法治檔還需要相當長的時間。檔案行政執法存在問題的原因，有客觀的，也有主觀的；有表面因素，也有內在根源。文章通過對檔案行政執法中存在的具體問題進行分析、歸納，并提出相關對策。

[關鍵詞]檔案；行政執法；問題

檔案行政執法是維護檔案事業健康發展的重要手段，是鞏固黨和國家各項工作發展的基礎，是保護人類活動真實歷史和社會發展客觀規律重要依據的舉措。開展檔案行政執法，是為了不斷提高人們的檔案意識，加強檔案法制建設，防止檔案違法行為。檔案事業建設功在當代，利在千秋。如何加強檔案行政執法，使檔案事業得以健康發展，這是廣大檔案工作者必須認真面對的課題。為此，筆者在這里就檔案行政執法談幾點值得思考的問題。

一、檔案行政執法主要存在的問題

1987年國家頒布實施《檔案法》，全國各地檔案行政部門開展各項執法檢查活動，對依法管理檔案和發展檔案事業發揮了重要的作用，總體上看，檔案行政執法方面取得了一定成效。但隨著社會改革的不斷深化發展，近年來在開展檔案行政執法工作中，還存在著一些必須解決的問題。以玉林市為例，從2002年至2006年，共開展三次全市性檔案行政執法檢查，其中，市人大辦公室和市檔案局聯合開展一次；市法制辦和市檔案局聯合開展一次；另一次是由市檔案局組織各縣(市)區檔案局交叉檢查。從檢查情況看，全市檔案工作還存在不少問題，主要表現在以下幾個方面：

(一)不按規定歸檔和移交檔案

按規定，各單位當年成形的文件資料應在次年6月份歸檔完畢；對國家規定的應立卷歸檔資料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理；按照國家規定各有關單位歸檔整理好的檔案在本單位保管滿10年后，定期向本地方行政區域內的國家檔案館移交，實行集中統一管理。從玉林市開展的三次檔案行政執法檢查中發現，少部分機關、團體、企事業單位違反《檔案法》的規定，應歸檔的檔案資料不能及時整理歸檔，有長期不建立檔案和不開展檔案工作的行為。市直機關有2％的單位文件資料長期不整理歸檔，檔案行政部門每次檢查都向這幾家單位發限制整改通知書，而這些單位總是應付了事；縣直機關有5％的單位檔案和檔案工作長期處于不整理歸檔和無人管理的狀態；不移交檔案、不按規定向檔案館移交檔案的市直機關單位占10％，縣機關單位占20％。

(二)檔案文件資料收集不齊全

在檢查中，不難看出，應歸檔文件資料收集不齊全，即立檔單位在自己開展職能職責范圍的工作中形成了的文件資料沒有按規定收集齊全整理歸檔。這種情況的存在是普遍的，如全市市縣兩級機關單位，應歸檔的文件資料能收集95％以上進行整理歸檔的單位占10％；能收集到90％以上進行歸檔整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相當部分單位存在著歷年積存下來應歸檔而零散的和領導手上掌握的文件資料收集不起來歸檔的現象。特別是專門檔案沒有收集整理歸檔，如聲像檔案、實物檔案、基建圖紙等。檔案文件資料收集不齊全，這樣發展下去，將造成地方檔案館館藏檔案資料欠缺的后果，將嚴重漏失應進館的檔案。

(三)檔案保管條件差。安全隱患多

一些單位、部門檔案保管無專室，保管條件與“三鐵八防”的要求相關很遠，嚴重威脅著檔案的安全；檔案亂堆亂放，檔案塵埃滿地。雖然大部分單位有檔案室，但多是與雜物混在一起，有的甚至屋頂漏雨。

(四)檔案工作得不到重視、管理混亂

一直以來，人們對檔案和檔案工作缺乏全面的認識，不了解檔案和檔案工作的功能、作用、性質、地位及內涵；有關領導和部門也對檔案工作認識不足，不夠重視。經檢查，發現還有一些單位沒有把檔案工作納入本單位年度工作計劃或目標管理責任制，也沒有建立檔案管理各項規章制度和明確分管檔案工作的領導，也沒有專職或兼職檔案員，誰都可以隨便直接利用檔案。

(五)檔案人員業務素質低

由于檔案人員變換頻繁，一些單位領導往往不考慮檔案工作是一項業務性很強的工作，隨便安排人員來應付工作，致使許多檔案工作人員沒有經過崗前培訓，沒有業務基礎知識，這就使得檔案工作人員素質與新時期檔案工作要求很不相適應。

(六)檔案事業經費投入少。不按規定列入財政預算

部分縣(市)區政府及少數機關、事業單位沒有加強對檔案工作的領導，也沒有把檔案事業建設列入國民經濟和社會發展計劃。如在檢查中，發現博白縣檔案館已經連續好幾年沒有列入縣財政的經費預算，辦公經費都由檔案館(局)自己解決，檔案館建設沒人關心、過問，這就嚴重影響了檔案事業的健康發展。

二、影響檔案行政執法的主要因素

從檢查得到的結果看，玉林市檔案工作所存在的問題反映了行政執法工作仍處于弱勢階段，與國家檔案事業發展要求不協調。檔案行政執法存在問題的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有內在的根源。筆者認為，長期影響著檔案行政執法的主要因素有以下幾方面。

(一)檔案和檔案工作意識淡薄、檔案法制觀念不強。是檔案工作得不到明確落實的關鍵因素

長期以來，人們對檔案和檔案工作缺乏全面的認識。盡管檔案部門積極、努力地通過媒體、板報、標語等各種形式向社會宣傳了《檔案法》，但大多數單位領導認為學習宣傳貫徹《檔案法》與本部門、本單位的職能工作無關，只是檔案行政部門的事。由于有這種因素的存在，導致了許多國家工作人員對檔案和檔案工作一知半解或全然不知。

(二)檔案人員業務水平不高。變換頻繁。是影響檔案工作正常開展的直接因素

在開展的檔案行政執法檢查中有這樣的情況，即多數機關、事業單位都是配備兼職檔案員。這些兼職檔案員在單位兼職事務太多，缺乏系統的業務知識培訓、檔案業務基礎知識差、檔案業務水平偏低，導致了歸檔不按時、所整理的檔案歸檔質量不符合要求，嚴重影響了檔案管理和工作正常開展。(三)檔案工作監督指導力度不夠，執法監督機制不夠完善，是影響檔案業務建設和執法不力的主要因素

從近年的幾次檔案行政執法檢查來看，如果檔案工作監督指導不力，那么檔案業務建設將很難開展。尤其是對于多數單位檔案業務建設中存在的問題，即使已在檢查中明確指出并下發整改通知書，但由于檔案行政部門人員過少，過后無人抓監督、抓落實，也就無法追究責任。這些現象的出現，反映了檔案部門監督力度不夠，有指導、無監督。檔案行政執法監督機制不夠完善，各項規章制度沒有很好實施，使得在檔案行政執法檢查中，執法人員只能是看在眼里，明白在心里，監督整改措施不了了之，最終仍然未能督促受檢單位如期整改，直接影響檔案法制建設的前進步伐。

(四)檔案工作得不到重視，檔案工作人員干勁不足，是影響檔案工作的消極因素

檔案工作是一項既要投入，而眼前經濟利益又不明顯的工作。這往往導致相關領導對檔案工作存在著偏見，即檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要。實際工作中，檔案人員工作做得不少，領導就是看不見，在檔案工作方面的投入，總是得不到相關領導的支持，這就大大打擊了檔案工作者的積極性，造成檔案工作人員有消極心理，干勁不足，成為影響檔案工作欠活力的因素。

三、解決檔案行政執法存在問題的辦法

在新形勢下，如何進一步加強檔案行政執法工作，切實解決當前檔案行政執法存在的問題，確保檔案事業步入法制軌道，使檔案事業健康發展。筆者認為應該采取以下相應的辦法。

(一)加強檔案行政執法監督指導作用

檔案行政執法是否得到落實，就看檔案執法監督指導起不起作用。要建立行政執法監督指導系統，充分發揮人大、權力執行機關和政府法制部門的主導作用，實行多層次、多方位、嚴而有序、相互制約的有效檔案行政執法監督指導體系，加強監督權；要定期或不定期地對各單位、各部門檔案工作情況進行檢查監督，發現問題應及時提出，限期整改。這樣，不但能保證各單位、各部門負責規范本單位的檔案管理，而且還能對所屬單位檔案工作進行監督指導。總之，只有充分發揮好監督指導作用，才能確保檔案工作的正常開展。

(二)檔案行政執法監督和檔案工作規范化、制度化

檔案行政執法監督是貫徹實施《檔案法》的必要措施和主要手段。各機關、各部門在檔案行政執法監督機制中必須明確相關的職責、范圍、權利、義務、方式，建立和完善檔案執法制度和執法程序，保障檔案執法活動科學化、規范化、制度化，還要建立法規執行情況的監督檢查制度；各有關機關和部門既要相互監督，又要相互支持配合，確保檔案工作有章可循、有序進行，促進檔案行政執法監督工作規范化和制度化。

(三)嚴肅檔案執法。依法依規查處各種違法違規行為

《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案工作條例》既然賦予了檔案行政管理部門行政執法權，就應該從法律法規的權威性、嚴肅性、統一性來維護和確保檔案工作應有的法律、法規地位，堅決貫徹實施《檔案法》《檔案工作條例》，做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違法必究，維護檔案法律法規的尊嚴。只有這樣，才能做到依法依規治理檔案工作中存在的問題，才能促進檔案事業法制化建設和健康發展。

(四)加強檔案工作領導。依法依規把檔案事業發展列入地方國民經濟和社會發展規劃

切實加強檔案工作的領導，把檔案工作納入國民經濟和社會發展計劃，納入目標管理，列入領導工作議事日程，還要從思想上、行動上重視依法依規治理檔案工作，切實解決檔案工作中所必需的人力、物力、財力等實際問題，確保檔案工作步入正常發展軌道。

(五)加強培訓。提高檔案執法人員素質

檔案行政執法人員素質是決定開展檔案行政執法的關鍵，也是影響檔案行政執法程序好與環、執法監督能力高與低、行使執法職能是否充分的主觀因素。因此，檔案行政執法隊伍的政治思想建設極為重要，這主要體現在以下方面：第一，加強執法人員的法制教育，抓好檔案執法隊伍的政治思想建設，謹慎選拔執法人員。第二，必須對檔案執法人員進行專門培訓，掌握檔案法制和檔案工作相關知識、辦案方法，促使其能力和業務提高。第三，檔案執法人員必須具有高尚的職業道德精神和開拓創新精神，并取得檔案執法人員資格征。第四，檔案部門要積極主動配合人大、執法部門經常性地組織檔案工作業務知識培訓，提高執法人員的檔案工作業務水平。第五，對檔案行政執法人員辦案過程中玩忽職守要嚴肅處理、追究責任，從而督促檔案執法人員恪盡職守、依法辦事、盡職盡責做好本職工作。

總而言之，檔案行政執法是實現依法治檔的一項耗資金、耗時間的艱巨的系統工程。為了保障檔案事業的健康發展，有效維護黨和國家的歷史真實記錄，需要我們廣大檔案工作者堅持將檔案行政執法檢查工作廣泛、深入、持久地開展下去，不斷地總結經驗，開拓創新，全力把依法治檔工作不斷推向前進。