半現行文件科學處置研究論文

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文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，在這個生命運動過程中文件先后表現出三種明顯不同的價值形態，因而文件的整個生命運動過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個階段，分別稱之為文件的現行期、半現行期和非現行期。雖然文件運動本質上與文件的移交、何存地點變化和管理方式變化并無直接聯系，但劃分文件運動階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個生命運動過程的各運動階段內應分別采用何種存放地點和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。

現行文件應存放于文件的形成、使用部門，非現行文件應存放于檔案館，已形成共識，且世界各國普遍如此，而如何科學處置半現行文件卻存在著不同的構想、不同的做法。我國傳統檔案管理體制要求每一立檔單位都應建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實質上客觀地規定了由這種單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位半現行文件的管理，這一半現行文件的處置模式顯然充分體現了它既不同于現行文件的處置方式，也不同于非現行文件的處置方式。如何科學地處置半現行文件使成為我國當前檔案學理論和實踐中迫切需要解決的一個重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內處置半現行文件的各種模式。

一、文件中心

文件中心是國外許多國家處置半現行文件管理的一種組織形式，它的設置并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，其人員編制屬單獨列編的檔案管理事業編制。經費靠行政撥款。文件中心完全代替各機關管理半現行文件，中心內的半現行文件只為形成單位服務，不向社會開放，文件在中心內只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負責向相關檔案館移交。顯然文件中心充分體現了半現行文件管理的特色，既不同于現行文件的處置，也不同于非現行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務的半現行文件，完全按照文件運動規律辦事。

由于文件中心突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它往往具備良好的文件管理硬件設施，穩定而又業務素質較好的文件管理者隊伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現行文件能得到科學管理，另外它合理高效地解決了文悠揚管理所需的人、財、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用?？傊募行牡慕⒓瓤梢詼p輕各文件形成單位的負擔，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔起半現行文件的科學管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。

但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對一個地區的所有單位，它主要吸收一個地區內的各機關，那么對于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學地處置它們的半現行文件呢?

二、商業性文件中心

受文件中心的鼓舞和啟發，歐美許多國家在建立文件中心后不久又建立了商業性文件中心。商業性文件中心也是處置半現行文件管理的一種組織形式，它同文件中心一樣，其設置也并不隸屬于哪一個文件形成單位，而是按地區建立的社會化文件管理機構，并擁有人、財、物和管理自主權，同樣完全代替各有關單位管理半現行文件，中心內的文件只有形成單位服務，不向社會開放，形成單位需要利用自己的文件時，它們應及時、迅速、準確地提供，且允許帶回本單位使用，形成單位不會因文件脫離自身進入中心而感到利用不便。所不同的是，商業性文件中心代替各有關單位管理其半現行文件時并非無償，而是實行有償形式，要求各有關單位按規定付給商業性文件中心一定的管理費用。商業性文件中心的管理費用和保同薪水并不靠政府撥款解決，而且以此來籌集，甚至還要盈余，創造一定的經濟效益，因此商業性文件中心是一個經濟實體。不管如何，商業性文件中心顯然也充分體現了半現行文件管理的特色，完全按照文件運動規律辦事。

由于商業性文件中心同樣突出了對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，因此它同文件中心一樣，具備了能科學管理半現行文件所需的一切軟硬件條件，經濟合理地配置了文件管理所需的人、財、物，從而能整體上省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費用。總之，商業性文件中心具有同文件中心一樣顯著的成效。當然文件是否移交給商業性文件中心管理完全出于形成單位的自愿，同時商業性文件中心也應增強自身的信譽。商業性文件中心同樣沒有也不可能針對一個地區的所有單位，它主要吸收那些不同進入文件中心，而自身管理既不具備條件又不經濟的單位，商業化地承擔起這些單位半現行文件的管理。

三、基層檔案管理部門

文件中心和商業化文件中心并不是與生俱來的，在文件中心和商業性文件中心誕生之前，半現行文件管理首先是由本單位自身承擔的，而在我國至今幾乎仍實行這種單一的基層檔案管理部門模式，由這種在單位內部建立起來的基層檔案管理部門來承擔本單位增現行文件的管理，且明確規定文件在基層檔案管理部門只作過渡性保存，基層檔案管理部門不是文件的最終歸宿地，這些文件通常只為本單位服務，顯然這種半現行文件的處置模式同樣完全符合文件運動規律。

把半現行文件存放于形成單位內部建立起的基層檔案管理部門內，這使半現行文件與其用戶間的距離“最近”，從而使半現行文件的方便利用達到了最優化，因為半現行文件存放于形成者個人身邊通常是不允許的，因此這種由基層檔案管理部門來處置半現行文件管理的模式并非無優勢可言，筆者認為這正是半現行文件首先由基層檔案管理部門來處置的最根本原因。但這只是滿足了科學處置半現行文件的一個方面，至于基層檔案管理部門是否具備科學管理半現行文件的軟硬件條件，半現行文件由基層檔案管理部門處置是否經濟合理，這些問題仍值得探討。

當一個單位規模較在，半現行文件數量較多時，建立自己的基層檔案管理部門，配備幾名穩定而又業務素質較好的文件管理者，購買必需的檔案裝具，提供必要的用房，再輔以健全的制度等，顯然這就具備了科學管理半現行文件的軟硬件條件，雖然這種模式并非社會化，但此時同樣可做到文件管理所需人、財、物資源的合理配置，盡量降低文件管理費用。而當一個單位規模不大、甚至較小，半現行文件數量不多時，如仍采用這種模式來處置本單位的半現行文件，則問題顯而易見：文件管理者往往采用兼職保同，變動頻繁，隊伍不夠穩定，業務素質差，忙于其它工作，甚至基層檔案管理部門索性不設或長期虛設，文件管理硬件設施較差，庫房簡陋等，這就根本不具備科學管理半現行文件的軟硬件條件，如果硬是執行，再去滿足要求，那么這種模式必然極大地浪費人、財、物資源，大大提高了文件管理代價，這正是我國傳統檔案管理體制在實踐中所暴露出的弊端。

四、企事業檔案館和聯合檔案室

隨著檔案事業的不斷發展，中外都形成有許多企事業檔案館，這種檔案館

不同于一般檔案館，它是建立在規模較大單位內部的非社會化檔案管理機構，其職能既要承擔本單位非現行文文悠揚的管理，又要承擔本單位半現行文件的管理。不少單位今天是基層檔案管理部門，將來可能發展為企事業檔案館，因此由企事業檔案館來處置半現行文件的方式完全等同于基層檔案管理部門處置半現行文件的方式，顯然我們可以把這種方式納入基層檔案管理部門處置半現行文件方式的范疇。

聯合檔案室也是檔案事業發展中出現的一種處置半現行文件的模式，這一模式在某種程度上完全等同于文件中心，它同樣過渡性地處置各有關單位的半現行文件，只為形成單位服務，突出對半現行文件實行社會化、集約化和專業化管理的特點，但它又不同于文件中心，因為它不擁有人、財、物和管理自主權，因而它沒有文件中心那么優越，最終會被文件中心所代替，我國第一個文件中心的建設過程正好證實了這一點

通過以上分析我們發現，半現行文件的科學處置確實比較復雜，文件中心、商業性文件中心和基層檔案管理部門這三種處置模式都有其存在的價值，都是按照文件運動規律辦事的，但它們又都不可能獨自解決所有單位半現行文件的管理，它們相輔相成，互為補充。因此，針對我國傳統檔案管理體制所出現的諸多弊端，而變革我國半現行文件的處置方式時，我們既不能對某一模式簡單地加以全面否定，也不能對另一模式盲目地加以絕對肯定?？傊?，我們不能再實行單一的模式，而應實行多樣化模式，堅持以文件中心、商業性文件中心和基層檔案管理部門三者并存的處置模式。