高校檔案館網絡化建設研究論文

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現代信息技術的飛速發展，把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，因特網Internet和中國教育科研網CERNET的異軍突起以及如火如荼的高校校園網建設，給高校檔案館網絡化建設帶來了難得的機遇。但由于起步較晚，經驗不足，管理水平不高，高校檔案館網絡化建設中還有許多問題有待解決。各館應抓住校園網建設這一機遇，努力解決和協調好檔案館網絡建設的各種問題，促進高校檔案館網絡化健康穩步地發展。

一、建設高校檔案館網絡化的條件已經成熟

1、通訊技術和計算機網絡迅速發展據統計，至1998年底，我國已建成的公用電話網的裝機總容量已達到了6134萬門，長話線路已發展到35萬條；中國公用數字網CHINADDN和中國公用分組交換網CHINAPAC已經相繼開通，我國目前已有全國性、地方性的專用電話網300多個，網絡的規模已排在世界電訊網的第六位，成為應用最廣的聯網工具。

90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（CERnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet）并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于“211工程”和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET，其余800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

2、高校檔案館自動化建設初見成效自動化是高校檔案館走向網絡化的必由之路。自八十年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

3、經費緊張狀況得到初步緩解經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對現代化檔案館地位和作用的認識程度。通過Internet、CERnet網可以看到，網絡化的優越性和作用是巨大的，作為學校信息服務中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。檔案館自身通過多種創收渠道增加收入，增強了造血功能。近年來，許多高校撥專款給檔案館購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。

二、高校檔案館網絡化建設中存在的問題

1、缺乏統一的網絡化協調機構由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自我發展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。大多數檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數據庫的建設，都處于各自為政的低水平重復狀態，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網絡化的進程。

2、標準化水平低由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3、數據庫建設滯后經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴重。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源可共享。

4、經費保障率低目前雖然硬件的質量在不斷提高而價格在不斷下跌，但檔案館網絡化的實現仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經費投入較少，用于檔案館網絡化建設的經費非常有限，無法購置好的硬軟件，建立高起點的檔案館網絡，更談不上對設備的及時更新。目前經費仍是影響高校檔案館網絡化發展的最大障礙。

5、人員整體素質低弱在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求--不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。

三、高校檔案館網絡化建設的構想

1、建立高校檔案館網絡化協調機構。建議由教育部牽頭組織高校檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃高校檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國高校檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想觀念，真正實現高校檔案信息資源共享。

2、加強標準化建設標準化是自動化網絡化的前提。高校檔案館網絡化協調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式、著錄規則的標準、文獻標引的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各高校在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3、開發館藏資源，加強數據庫建設數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4、增加經費投入檔案館網絡化建設和維護均需要大量資金，學校應加大投資。檔案館領導要利用檔案館自動化方面已取得的成果，積極向校領導反映網絡化建設的重要性、緊迫性，把網絡化建設作為一件大事來抓，把檔案館網絡建設納入到校園網建設的總體規劃和預算之中，從而加快檔案館網絡化建設的步伐。此外還應利用已建成的數據庫和網絡為社會服務，獲得一定的收益，并把它們投入到網絡化建設中，“以網養網”，以解決經費不足的問題。

5、培養網絡化人才檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把高校檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，高校檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與Internet接軌，全面實現資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。