檔案鑒定標準確立研究論文

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一、檔案鑒定標準簡介

總的說來，檔案鑒定標準可分為兩大類，即理論性標準和技術性標準。

（一）理論性標準

理論性標準是檔案價值鑒定的基本標準和理論依據，綜觀中外檔案學界長期以來形成的理論研究成果，檔案鑒定的理論性標準主要包括：

1、德國檔案學家邁斯奈爾提出的年齡鑒定標準和來源鑒定標準。

（1）年齡鑒定標準：即“高齡案卷應當受到尊重”。邁斯奈爾主張：每一個國家應設置一個禁銷檔案的“界限年份”，應對在此年份前形成的檔案加以高度重視、妥善保管，而不應擅自毀棄。

（2）來源鑒定標準：強調不能把案卷當作零碎的材料孤立地、分別地單獨評判，而應當以它們固有的行政關系為具體背景進行鑒定，即在鑒定時，應該考慮各行政單位在政府結構中所處的地位，其活動性質，以及這種活動與上下級行政單位活動的關系。

2、波蘭檔案學家卡林斯基提出的“職能鑒定論”。這是在研究繼承邁斯奈爾來源鑒定標準的基礎上提出的，主張按照形成檔案的機關在政府體系中的地位和職能的重要性來確定文件的價值及保管期限。

3、美國檔案學家謝倫伯格提出的文件雙重價值鑒定標準。指出文件價值中存在著第一價值和第二價值的區別，這是按利用文件的主體為參照進行劃分的。指出公共文件的價值首先體現為對原機關的原始價值，即第一價值，具體體現為行政管理、財務、法律和科研價值；而后再體現為對其它機關及非政府方面使用者的從屬價值，即第二價值，分為證據性價值和情報性價值兩種形式。對這兩種不同價值，在鑒定時應予以充分考慮。

4、宏觀職能鑒定標準。這是上世紀80年代以來電子文件大量涌現后的產物?！按藭r鑒定的注意力首先不是形成者來源，而是能夠反映社會需要的各種社會職能活動過程或其主題”①；“宏觀鑒定法所面對的不再是單份文件，而是某種職能的文件”②。

5、效益標準。這是歐美國家近些年來在鑒定中奉行的一條原則，主張在鑒定檔案保存價值時應考慮到檔案的保管費用。從其發展歷程看，效益標準已從出現伊始的飽受批判轉變為被各種鑒定體系廣泛采用，顯示出了其實用科學的一面。

6、相對價值標準。這是我國檔案學界提出的一種檔案價值鑒定標準，即在承認文件的價值取決于檔案客體屬性及其滿足利用者需要的程度之前提下，適當分析全宗和全宗群內檔案的完整程度，從全宗和全宗群范圍內來觀察檔案被保存的狀況。通常情況下，全宗和全宗群檔案的完整程度越高、絕對數量越多，每一份文件的價值就相對越低，反之則越高。即：在一定情況下某些文件的保存價值和保管期限可以相對地提升或降低。相對價值標準的提出，旨在使檔案鑒定工作做到具體問題具體分析，避免機械主義和教條主義。

（二）技術性標準

技術性標準是檔案鑒定實踐中用以參照的具體標準，主要有文件材料的歸檔和不歸檔范圍、檔案保管期限表、檔案鑒定工作制度等。

我國目前的檔案保管期限表可分通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、同系統機關檔案保管期限表、同類型檔案保管期限表和機關檔案保管期限表五種類型。它們是各機關、檔案館鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據和標準，以此作為參考，文書立卷人員能較容易地區分文件的不同保存價值，初步確定其保管期限，為以后檔案館鑒定檔案的價值打下基礎。至于檔案鑒定工作制度，則包括制發鑒定檔案的標準文件、檔案鑒定工作的組織領導和銷毀檔案的標準與監銷制度等幾方面內容。一種健全的檔案鑒定工作制度，可以有效保證檔案鑒定工作的質量和防止有意破壞檔案，使檔案的鑒定和銷毀工作有組織、有監督地進行。事實證明，這些技術性標準在文書檔案人員的具體鑒定工作中起到了有力作用。

二、我國檔案鑒定理論的發展及檔案鑒定標準的確立過程

（一）我國檔案鑒定理論的特征

我國的檔案鑒定理論在新中國成立以后，得到了一定程度的發展，主要是在學習原蘇聯檔案學理論的基礎上結合我國檔案工作實踐，并且吸收了民國時期檔案學有關檔案鑒定理論而逐步形成的。民國時期的檔案界提出的鑒定標準均重視檔案的歷史價值和行政價值，但它存在缺陷，即僅僅停留在機關范圍內的一般的行政價值和歷史價值的認識上，且當時沒有得到有效實行。而原蘇聯的檔案鑒定理論對我國的影響可說是最為深刻和久遠的。例如，原蘇聯檔案界提出：檔案的鑒定原則是歷史主義原則、黨性原則、全面性原則和系統性原則；在鑒定檔案的價值時，應考慮文件內容、文件來源、文件的形式特征、情報的重復性、檔案全宗文件的完整程度、文件的物理狀況及文字、語言、藝術及其它特點，等等。這些原則和標準被我國檔案工作者加以吸收和借鑒，再與我國的檔案鑒定工作實踐相結合，明確提出了鑒定檔

案價值時應考慮的相對價值標準、社會需要標準等新的標準，初步形成了較為系統的概念、原理體系。無可否認，這些鑒定理論在相當長的一段時間內，確實對我國的檔案工作起到了一定指導作用，在很大程度上保護了檔案的安全，防止了任意銷毀檔案文件的事件發生，有效地保證了我國檔案管理工作的有序性。

但是，建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實踐中證明了其價值，但同時也正是實踐——這一檢驗真理的唯一標準，宣告了這些理論自身存在著的不足。因為我國的鑒定理論一直以來都側重于對鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的一些基本理論和應用技術研究得不夠，這在實際工作中就顯得空泛，缺乏足夠的實用性，可操作性不強。“對基本理論研究的不足，造成‘檔案價值’概念模糊，鑒定的理論框架構建不起來；對應用技術研究的不足，造成具體的操作技術、標準、鑒定質量的檢查與控制的方法空白或殘缺”③。事實上，在科學研究中，定性分析法和定量分析法是兩種常用的分析方法。我國長期形成的鑒定理論往往側重于對檔案鑒定的原則及其工作性質等等進行描述、概括，而忽略了檔案價值中實際存在著的數量關系，缺乏足夠的定量分析的成分。這一現象與其它許多國家明確規定文件進館比例的做法相比，顯然存在著具體操作上的困難，鑒定質量無法得到保證。

（二）在此時期內確立的鑒定標準：檔案保管期限表

檔案保管期限表是檔案鑒定的技術性標準，是以表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的指導性文件，是鑒定檔案集中保存和確定檔案保存期限的依據，是開展檔案鑒定工作和保證其質量的有效工具，是國家管理和控制檔案信息資源的重要手段，對防止錯誤銷毀檔案，為子孫后代保存歷史文化財富提供了一定保證。但是，在充分認識檔案保管期限表積極作用的同時，也應看到它自身存在的不足：

一是條款太少。文書檔案保管期限表經過幾次修訂，條款日趨簡化，概括程度越來越高，難以涵蓋復雜的檔案類型、范圍，這與國際上文件處置標準日益細化的趨勢相悖。

二是檔案保管期限表“就具體的鑒定標準而言，基本上屬于‘職能鑒定論’的范疇”④，這與國外許多國家鑒定標準呈多元化的現象是相脫節的。我國檔案學界近幾年來雖也在理論上提出了類似的標準，但在具體操作時卻忽略了這些。因此，我們的檔案保管期限表中的鑒定標準表現單一化，在具體操作時“很難逐項鑒定檔案的證據價值、情報價值，進而也就無法保證永久保存的檔案是否具有永久性價值”⑤。

三是重宏觀檔案輕微觀檔案，側重于方針政策性、總結性、綜合性檔案，對微觀的、依據性、原始性的基本情況和數據方面的檔案，保管期限偏短，造成進館檔案“只有骨架沒有血肉”，難以滿足歷史研究與定量研究的需要。

四是可操作性差，條款理解隨意性較大。如“重要的”、“一般的”等類似的模糊語言大量存在，檔次則只給出“永久”、“長期”、“短期”三檔，缺少具體的保管年限，導致各單位長期、永久檔案劃分比例偏高，大大加重了各級檔案館的負擔。

正是我國現有檔案鑒定理論的不足，促使不少頭腦清醒的檔案學者有了學習、借鑒西方先進理論為“我”所用的迫切念頭。于是，合理借鑒西方檔案界長期以來形成的、在實踐中得到了完善與發展的鑒定理論，實現檔案鑒定標準的多元化并使之有效指導鑒定實踐活動，成為我國檔案學界努力的目標。近幾年來，我國檔案學者對檔案價值鑒定效益標準、宏觀職能鑒定標準等都已有所涉及，如何嘉蓀主編的《檔案管理理論與實踐》一書，就提到了鑒定檔案價值必須考慮效益因素；馮惠玲《電子文件的雙重鑒定》則提出要重視“宏觀職能鑒定標準”，等等。但是，雖然學術界提倡實行多種檔案鑒定標準，但在實踐操作中要真正實現，尚需時日。

三、我國檔案鑒定工作實踐：檔案鑒定標準的執行過程

（一）我國檔案鑒定工作實踐中存在的不足

鑒定理論的不完善，相應導致了實踐操作中的偏差。綜觀我國檔案鑒定工作實踐，大致存在著以下一些不足：

1、鑒定過程中，對鑒定標準的理解與貫徹各有不同，缺乏一致。如前所述，我國的檔案保管期限表存在顯而易見的缺陷，如條款內容過于簡練、可操作性差等等，導致具體實踐中出現對保管期限表較嚴重的曲解現象。筆者曾在某單位實習，期間發現：此單位檔案室保存的檔案中，永久、長期檔案所占的比例偏高，其中有不少是單位工會組織聯歡活動的記錄，還有一些文件記述了本單位召開的會議上人員報到的情況。試想一下，如果每個單位在對本單位形成的文件劃分保管期限時，都采取“就高不就低”原則，把有保存價值（不管其價值大?。┑奈募贾糜凇爸匾摹币粰诿?，這將浪費多少的保管空間和人力！

2、我國現階段的檔案價值鑒定體系由三個層次的鑒定程序構成。第一個層次是在文件立卷歸檔之時，由文書部門或業務部門進行的。此時既要為一部分已無繼續保存價值的文件“判處死刑”，又要為準備留存歸檔的文件鑒定區分價值并據此分別立卷?？梢哉f，這是整個文件生命歷程中最主要和最重要的一次鑒定關。第二個層次是檔案在檔案室保存期滿之時，尤其是行將移交檔案館之前，在機關（企業）檔案室內進行的。主要是對立卷歸檔時確定的保管期限進行檢查，適當調整部分檔案的保管期限并決定哪些應移交檔案館、哪些可以造冊登記并銷毀。第三個層次是在檔案館中進行的，一般屬定期審查性質，對保存期不當的檔案進行調整以至銷毀。市、縣級檔案館還需對長期檔案、一些接收了撤銷機關檔案的檔案館還需對這些檔案進行價值再鑒定。后兩個層次的鑒定實際上只是對第一個層次鑒定的修正和補充。

上述鑒定體系的優點是通過層層把關，在一定程度上保證了館藏的檔案的質量。但是，在每一個鑒定層次，都同時賦予鑒定第一價值和第二價值的兩種責任，并給予其決定文件取舍的生殺大權，這對文書、檔案人員鑒定檔案價值的能力是一個極大的挑戰，由此給檔案工作帶來的隱患也是無可避免的。就第一層次來說，機關單位的文書、業務人員在判定檔案價值時，往往是以本機關的職能活動為出發點來考慮問題，在確定文件有無保存價值時，是以文件是否能滿足本機關單位日后查考利用需要為前提的，對那些反映了本機關單位基本職能活動抑或是輔助職能的文件，只要其日后對本機關有使用價值，即確定其具有保管價值，送交本機關檔案室保存；對剩下的文件，則冠之以“無價值”而予以銷毀。在這里，文件的第一價值固然是被充分認識到了，但是，由于這些人員往往未受過歷史研究訓練，甚至可能毫無歷史眼光或者對歷史研究和文件是否有歷史價值毫無興趣，因此其不可能，也沒有時間和精力去考慮未來整個社會對這

些檔案文件的需要，甚至可能連文件還有第二價值也沒有聽說過。這一層次的文件鑒定，明顯地突出了“為我”性質，從長遠來看，是不利于檔案的歷史研究和社會利用的，因為在這種情況下，一些具有歷史價值的文件，極有可能被稀里糊涂地送進廢紙堆，其損失將是無可挽回的。

3、檔案館負荷過重而目前尚無有效措施可減輕其負擔。造成檔案館超負荷的原因之一，是建國后頒布的一些檔案價值鑒定政策。例如，建國初期國家有關部門曾經規定，對待歷史檔案的處理原則是“片紙只字，不得損毀”，這使得大量建國前的檔案未加辨別地積存在檔案館中。有的檔案館明知一些歷史檔案已失去保存價值，但礙于上述規定而始終不敢對其加以銷毀，既加重了檔案館的負擔，又降低了庫藏檔案的信息含量。又比如，1983年頒布的《檔案館工作通則》規定地（市）、縣級檔案館應同時接收本級各機關、團體及其所屬單位具有永久、長期保存價值的檔案，從而造成了全國上下進館范圍的不統一，為長期檔案大量涌入檔案館開了先例，加大了地（市）、縣級檔案館的鑒定難度。

四、改善檔案鑒定工作局面，推動我國檔案事業發展

如前所述，鑒定的時代局限性是必然存在的，對其不可能加以根本解決。因此只能采取一定的措施，增強鑒定過程的科學性，盡量避免因個人主觀性的局限而對檔案鑒定事業造成損害，盡量弱化因鑒定的時代局限性給后世檔案利用所造成的不良影響。具體措施有以下幾點：

（一）首先要對鑒定的意義與地位有正確的認識，將其作為檔案工作的核心加以對待。長期以來，我國對鑒定的意義與地位的認識相對不足，僅僅將鑒定工作作為檔案工作的一個業務環節，沒有在檔案工作中突出其特殊的作用。這種情況雖然從20世紀80年代末以來有所改變，但在實踐中一直沒有特別得力的措施，因此并沒有根本改變鑒定工作相對薄弱的現象。因此，鑒定工作的切實推行，尚有待于檔案界乃至全社會的重視。

（二）修訂與完善檔案保管期限表。原有的檔案保管期限表存在著條款簡練、操作性不強等特點，需要對其加以修訂。西方國家檔案保管期限表的條款至少不下百八十條，保管期限的檔次有十多個，其詳細的條款規定使檔案人員在具體操作時更易把握，操作性強。我國檔案保管期限表的修訂，也應朝著細化的方向發展。具體的做法可以是采取劃限與標時法相結合，標明檔案保管的具體期限，以使鑒定人員在操作時有明確的標準可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質量。

（三）進一步完善檔案鑒定理論，使其更具有實踐操作性，逐步實現鑒定標準的多元化，更有效地指導實踐。對西方相對成熟的鑒定理論體系，要加以正確的吸收與借鑒，同時要結合我國檔案工作實際情況加以發展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導鑒定實踐前行。

（四）逐步實現檔案鑒定工作的程序化、科學化、系統化，建立文件價值雙重鑒定機制，形成完整的檔案鑒定工作制度。在建立雙重鑒定機制方面，西班牙實行的設立文件中心暫時保管文件、對文件的第一和第二價值分別由文件中心和檔案館加以鑒定的做法，值得借鑒。我國也應采取有力措施，切實改進和完善鑒定機制，努力實現檔案鑒定工作的程序化、科學化、系統化，以促進檔案事業的繁榮發展。

（五）針對檔案鑒定標準實際執行過程中存在的一些問題，可以相應地采取措施以提高檔案人員素質，而這有賴于檔案教育事業的進一步開展。只有教育搞好了，檔案人員的知識結構、學術水平才能更上一個層次，綜合素質才能增強，也才能帶著更自信的態度和更科學的精神投身到檔案鑒定工作中去，推動檔案事業前行。

【摘要】本文簡要論述了檔案鑒定標準在我國的確立和執行過程，先從國內外形成的鑒定標準著手，分析其在我國檔案理論界與鑒定工作實踐中的貫徹情況，明確我國檔案鑒定理論、檔案鑒定的技術性標準（檔案保管期限表）以及鑒定工作中存在的不足；同時，指出檔案價值判斷過程中體現出的時代局限性；針對實際情況提出了一些改進措施，以期提高鑒定工作質量，進一步推動檔案事業發展。

【關鍵詞】檔案鑒定標準確立執行