文件運動形式過程特點研討論文

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編者按：本文主要從文件生命周期理論作為文件運動階段性質變的微觀規律；文件運動螺旋式發展作為文件運動整體性變化的宏觀規律；文件運動規律給予我們的新啟示三個方面進行論述。其中，主要包括：文件從現行——半現行——非現行是一個相對獨立而完整的運動過程、它實際上是國際檔案界集體智慧的結晶、各國又結合本國社會經濟制度、歷史文化背景與文檔工作實際，作出了不同的理解、反映和表達、文件生命周期理論的重大貢獻、在一個相對獨立的文件運動周期內，“文件——檔案”的轉化呈線性運動狀態、辯證唯物主義認為，事物總是在矛盾的對立統一和普遍聯系中不斷向前發展的等，具體請詳見。

內容提要】文件運動始終在矛盾的對立統一和物質運動的普遍聯系之中，它階段性、螺旋式地向前發展，其過程與形式具有多樣性、不平衡性等特點。

【關鍵詞】文件運動規律/階段性/螺旋式……

文件（檔案）作為一種客觀存在物，它與所有的客觀事物一樣，總是在一定條件下按照一定規律階段性、螺旋式地向前發展變化的。其階段性表現為文件（檔案——下同）運動的周期性，其螺旋式表現為文件運動周期的連續性與循環性。在檔案學研究中，其階段性特點已為檔案學家發現并概括為文件生命周期理論，而螺旋式特點則為檔案學家們所忽略，近年來，國內檔案學者有所研究，但主張為“文件運動的回流形式”，其認識仍未超越文件生命周期理論。筆者認為，文件運動的階段性和螺旋式正是文件運動微觀與宏觀的兩個互補性規律，并就此略陳管見。

一、文件生命周期理論作為文件運動階段性質變的微觀規律，既是世界檔案實踐和理論的一般原理，也是各國檔案實踐和理論的個別結論

文件從現行——半現行——非現行是一個相對獨立而完整的運動過程，通常稱作文件生命周期，它是客觀世界物質運動階段性在文件運動中的一種表現形式。最早發現文件運動周期性特點的是美國檔案學家，最早形成理論成果的是英國檔案學者，該理論自20世紀50年代初誕生以來，經過半個多世紀的發展，現已相當成熟了。隨著經濟全球化和科技國際化的加速，各國文件、檔案工作實踐的發展，國際檔案界對該理論的認識和運用也顯現出求同存異的時代特性，即在不斷增強和擴大共識之時，也很重視與本國實際相結合，這一特征既符合事物發展的客觀規律，也順應了世界多元化發展潮流。

首先，從文件生命周期理論的形成過程和運用范圍來看，它實際上是國際檔案界集體智慧的結晶。現代世界檔案學史表明，文件生命周期理論的實踐和理論源頭來自：20世紀40年代美國的文件中心和文件生命周期論述，正式提出則是由英國檔案學者在1950年第一次國際檔案大會上完成的，其后又經加拿大、阿根廷等國檔案學家的豐富和發展，才不斷完善起來。作為新的檔案工作實踐的科學總結，文件生命周期理論不僅清晰地揭示了“文件”轉化為“檔案”的階段性質變的基本規律與特點，而且普遍適用和作用于各國檔案工作實踐。盡管各國國情不盡相同，對該理論認識和接受的程度也參差不齊，但是，只要建立了檔案工作的國家大多受到這一理論的影響，這是不爭的事實。

其次，從文件生命周期理論的具體運用情況來看，各國又結合本國社會經濟制度、歷史文化背景與文檔工作實際，作出了不同的理解、反映和表達，又表現出一定的實踐與理論的個性。我國檔案學者在這方面的研究成果就很有典型意義，如20世紀的60年代初曾三從我國文檔工作實踐中發現的“檔案自然形成規律”，80年代陳兆＠①提出的“文件運動周期理論”，90年代何嘉蓀提出的“文件運動規律”等。這些中國式的文件生命周期理論，不僅具有我國檔案實踐和理論的特色，而且豐富了世界檔案學理論寶庫，為文件生命周期理論更加國際化充實了新內容。

第三，文件生命周期理論的重大貢獻。文件生命周期理論雖然只是反映文件運動階段性質變規律的理論，但是，從半個多世紀檔案工作實踐和理論發展的實績來看，其貢獻是不可低估的。一是理論貢獻，它對于深入研究和把握文件運動的周期規律、正確認識和處理文件與檔案對立統一的辯證關系、科學地指導文檔工作實踐，具有十分重要的理論意義。二是實踐貢獻，它對于科學合理地組織文檔工作流程、切實有效地實行文檔一體化管理、促進文件向檔案健康有序的轉化，具有極其重大的實踐意義。三是創新性貢獻，除包括上述兩大貢獻外，它還對進一步探索文件運動的基本特征，拓寬研究視野和提高認識層次，為發現文件運動的其他規律，奠定了基礎、創造了文件和提供了可能性，因此，檔案學界稱它為20世紀檔案學史上“劃時代的里程碑”。

二、文件運動螺旋式發展作為文件運動整體性變化的宏觀規律，既是文件運動周期性質變的擴展和深化，也是文件運動周期之間質變的內在邏輯聯系

從系統論、信息論、控制論的角度來認識，文件運動作為社會大系統中的一個信息系統，它是根據利用者需要，通過人工干預使“文件”與“檔案”兩種不同的社會價值循環轉化的一個信息流。其特點有時間的無限性、空間的轉換性、內容的一致性、價值的互變性和動態的可控性等；其實質是客觀世界物質運動質量互變規律和否定之否定規律在文件運動中的具體表現，也真實地反映了社會主體對文件和檔案的需求愿望、利用目的及工作機制的發展變化。現作下述簡要分析。

（一）在一個相對獨立的文件運動周期內，“文件——檔案”的轉化呈線性運動狀態，文件生命周期理論的科學性就是揭示了這一規律，同時其局限性也正在于此，所以，它無法對“檔案——文件”的轉化過程及其關系作出合理的解釋。“檔案——文件”的轉化，作為檔案利用中不可回避的客觀事實，首先在理論上正視和研究它的是何嘉蓀、潘連根，他們稱之為“文件運動的回流形式”，并試圖用文件生命周期理論來作其“回流”觀的理論依據。然而，由于文件生命周期理論本身的局限性和研究者認識的局限性，何、潘兩人僅勉為其難地作了一些形而上學的論證，并沒有透視出該運動形式的實質。可見，就文件運動而言，文件生命周期理論只是揭示了其中一部分規律，并沒有窮盡它的全部規律。盡管如此，文件生命周期理論仍然啟發我們：文件與檔案之間在社會利用價值上存在著一定或明或暗的必然聯系。這就為我們提供了一把解開文件運動規律秘密的鑰匙。從文檔工作實踐和檔案學基本理論來看，筆者認為，“文件——檔案”轉化規律體現了兩者之間的顯性聯系（明），“檔案——文件”轉化規律則反映了兩者之間的隱性聯系（暗）。前者已獲得中外檔案界的普遍認同，并已形成文件生命周期理論；而后者則剛剛進入檔案學者的研究視野，正所謂“路慢慢其修遠兮，吾將上下而求索”。

（二）辯證唯物主義認為，事物總是在矛盾的對立統一和普遍聯系中不斷向前發展的，靜止不變是相對的，運動變化是絕對的。“文件——檔案——文件——檔案”螺旋式發展的運動過程充分證明了這一點。

1.文件運動的普遍聯系性表現在其價值定位的縱、橫兩個方面。

從橫向來看，文件運動中各種價值的定位，總是與利用者的價值取向、需求意愿和預設目標的定位密切相關的，即文件（檔案）一定的價值形態與利用者一定的需求期望值是基本一致、相輔相成的。從縱向來看，“文件——檔案”或“檔案——文件”的轉化，總是與其自身價值實現方式的定位緊密聯系的，即一定的文件運動形態與其一定的價值時態是基本一致、相輔相成的。因此，在一定的主、客觀條件下，文件就是文件，檔案就是檔案，其價值定位是十分明確的；當主、客觀條件發生變化的，“文件——檔案”或“檔案——文件”的價值轉化也就隨之發生了。

2.文件運動的對立統一性表現在其價值轉化的時、空兩個方面。

從時間上看，“文件——檔案”的轉化是信息的現行價值與歷史價值從對立到統一，“檔案——文件”的轉化則是信息的歷史價值和現行價值的再對立統一。從空間上看，“文件形成者——檔案管理者”的轉移是信息的文件價值與檔案價值由對立而統一，“檔案管理者——文件形成者”的轉移則是信息的檔案價值與文件價值的再對立統一。決定上述轉化的內因是文件和檔案之間具有信息來源一致性、信息內容等同性及其利用價值可互變性，其外因是文件和檔案的信息價值都具有社會需求性和可實現性，而且僅當內、外兩方面條件都充分具備時，“文件——檔案”或“檔案——文件”的價值轉化才由可能變成現實。

3.文件運動螺旋式發展的基本形式及其特點。

（1）文件運動螺旋式發展呈現出文件生命周期連環結構的運動狀態。如圖所示：

附圖

（2）分析上圖，我們可以發現文件運動螺旋式發展的以下特點：a.從信息內容來看，具有轉化關系的各期文件與檔案之間均保持著信息內容的同一性，即此信息即彼信息；從信息存在來看，具有轉化關系的各期文件與檔案之間又都保持著時、空的獨立性，即此文件（或檔案）非彼文件（或檔案）。這樣就形成了既相對獨立又相互聯系的不同的文件生命周期，為文件運動的持續進行提供了物質條件和實踐支撐。b.從信息利用價值的角度來看，“文件——檔案”的轉化是檔案對前文件利用價值的揚棄，“檔案——文件”的轉化則是后文件對前檔案利用價值的再揚棄。從社會職能的角度來看，“文件——檔案”的轉化是檔案對前文件社會職能的否定，“檔案——文件”的轉化則是后文件對前檔案社會職能的再否定。其中“檔案”身兼二用：一為鏈接前、后文件利用價值和社會職能的路徑；二作兩次揚棄和否定從低級向高級發展的階梯，“后文件”的作用亦然。這樣就使文件和檔案遵循著自然形成規律、一個周期套著一個周期連續不斷地螺旋式地向前發展，構成了文件運動的全部歷史過程。

4.文件運動的基本規律、定律、判斷和規則。

（1）基本規律：在一定條件下，文件能直接轉化為檔案，檔案也可直接或間接轉化為文件。

（2）定律：當文件的現實目的已經實現或基本實現且具有備以查考價值和歷史文化價值時，現行文件就直接轉化為檔案。當檔案能在現實社會活動中發揮現行文件作用時，檔案可以并能夠直接或間接轉化為現行文件。

（3）判斷：a.凡現實目的已經實現或基本實現了的現行文件都可以直接轉化為檔案，凡檔案都是現實目的已經實現或基本實現了的前現行文件。b.凡具有備以查考價值與歷史文化價值的現行文件都必然直接轉化為檔案，凡檔案都必是具有備以查考價值與歷史文化價值的前現行文件。c.凡能在現行社會活動中發揮現行文件作用的檔案都可以直接或間接轉化為有效現行文件，凡能轉化為有效現行文件的檔案都必須具有現行文件價值。

（4）規則：a.文件能直接轉化為檔案且只能通過檔案來作用于后文件，而檔案則不能逆轉為和反作用于前文件。b.檔案可以轉化為后文件且只能通過已轉化的文件來作用于后檔案，而文件則一般不宜反作用于前檔案。

三、文件運動規律給予我們的新啟示

（一）文件運動具有多樣性和不平衡性的特點。

文件運動作為一個物質運動系統，在一定主觀與客觀、內部與外部等因素的影響和制約下，通過文件與檔案、主體與客體的相互作用，總是在階段性質變規律的基礎上按照螺旋式發展規律不斷向前運動的。這一現象正是客觀世界物質運動多樣性和不平衡性在文件運動中的綜合反映。只有認識到這一點，建立在“文件——檔案”運動基礎上的現行理論中才會有“檔案——文件”運動的合法地位。

（二）文件運動是文件的周期運動和周期連續運動有機結合的歷史過程。

“文件——檔案”和“檔案——文件”作為文件運動兩種基本形式，充分反映了文件運動規律普遍性和特殊性的辯證統一。從普遍性來說，“文件——檔案”的轉化是文件運動中普遍存在的顯性運動方式，也是文件運動的主流。從特殊性來說，“檔案——文件”的轉化是文件運動中個別存在的隱性運動方式，也是文件運動的支流，并常常為主流所遮蔽而令人“不識廬山真面目”。“青山遮不住，畢竟東流去”，由于它們的客觀存在，并在其價值規律的作用下統一于一個共同的運動體內，因此才構成了一個完整的文件運動的歷史過程。這一事實告訴我們，文件運動規律不僅要揭示“文件——檔案”的微觀運動規律，而且也要揭示“文件——檔案——文件——檔案”的宏觀運動規律，只有這樣，它才是符合文件運動實際的科學理論。

（三）文件與檔案相互轉化是一定歷史條件下文件、檔案價值規律和社會需求規律相互作用的結果。

文件與檔案之所以能夠相互轉化，一方面是因為利用主體隨著社會實踐的發展對客體價值的認知不斷深化和需求不斷發展，另一方面是因為客體價值可互變規律為利用主體的認知和需求提供了客觀依據，兩者相互作用就推動了“文件——檔案——文件——檔案”的周期性、螺旋式的向前發展。

（四）文件運動規律為正確認識文件與檔案的性質及其關系提供了理論根據。

從表象上看，文件和檔案似乎為同一種事物，但文件運動規律清楚地說明：一是文、檔在物質形式上是一種繼承關系，在實質上是社會職能完全不同的兩種事物，有著不可混淆的界限。二是不同時期的文件、檔案是在不同時期的社會活動中根據利用主體的需要而形成的，它們在適用對象和具體作用上都有明確的分工，在時間和空間上是不可替代的。因此，把“檔案——文件”的轉化認為是“文件運動的回流形式”的觀點就值得商榷了：一是缺乏充分的理論和實踐根據；二是將會產生時間可以倒流、歷史可以篡改、檔案可以偽造的誤導。

綜上所述，深入探索文件運動規律，對于電子信息時代深入認識文件和檔案的本質屬性、科學構建文檔管理模式及其理論體系，都是重要的和必要的。

【參考文獻】

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