煤炭企業(yè)數(shù)據(jù)檔案管理分析論文

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編者按：本論文主要從要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)；要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件；建立保障檔案數(shù)字化的制度；要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作；檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作；建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)的安全；建立檔案網(wǎng)站等進(jìn)行講述，包括了檔案管理部門(mén)應(yīng)該定期組織召開(kāi)會(huì)議，向各部門(mén)人員宣傳和貫徹檔案法、煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理是重中之重、煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)等，具體資料請(qǐng)見(jiàn)：

摘要：為加快煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該從提高檔案意識(shí)、建立保障檔案數(shù)字化的制度、要進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作等幾方面做起，從而保證重要檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案意識(shí)；制度；網(wǎng)絡(luò)；數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著社會(huì)的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，辦公系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化正在逐步完善，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，加快數(shù)字化建設(shè)，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)

檔案管理部門(mén)應(yīng)該定期組織召開(kāi)會(huì)議，向各部門(mén)人員宣傳和貫徹檔案法，提高企業(yè)干部職工的檔案意識(shí)，使大家明白檔案工作的重要性，讓大家知道檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)取得長(zhǎng)足發(fā)展的必要條件之一，建立檔案報(bào)送、收集、管理的長(zhǎng)效機(jī)制，所有部門(mén)密切配合共同搞好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用。

2要加大經(jīng)費(fèi)投入，為做好檔案工作創(chuàng)造良好的條件

煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理是重中之重，提高經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的中心工作，檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。這就要求檔案工作人員要充分發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)，特別是數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，努力進(jìn)行檔案信息的研編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠、便捷的資料，努力向企管理人員、工程技術(shù)人員提供有價(jià)值的信息，吸引利用者，提高檔案工作的地位，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金上，政策上的支持。

3建立保障檔案數(shù)字化的制度

在煤炭企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要建立完善的保障體制。對(duì)于歸檔工作中出現(xiàn)的不歸檔現(xiàn)象，要制定完善的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括：由單位統(tǒng)一制定的歸檔日期，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的年終考核測(cè)評(píng)中加入由檔案部門(mén)針對(duì)各部門(mén)檔案工作開(kāi)展情況的測(cè)評(píng)等，這樣將會(huì)對(duì)檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動(dòng)作用；也可以要求各部門(mén)指定專門(mén)的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門(mén)工作質(zhì)量考核之中，提高其他部門(mén)人員做好檔案收集工作的積極性。另外，還需要制定文檔一體化工作制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、檔案原件借閱制度等，這些制度必須要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和系統(tǒng)化，確保檔案收集、保管的科學(xué)性。制度的建設(shè)必須要涉及檔案收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索、交換和傳播流通等各個(gè)方面，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無(wú)序、無(wú)組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，才能快速高效地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

4要積極推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

當(dāng)前，煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公為網(wǎng)絡(luò)化歸檔提供了良好的平臺(tái)，只要充分利用好自動(dòng)化辦公這一平臺(tái)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔就不難實(shí)現(xiàn)。各立卷部門(mén)的檔案管理者在檔案管理部門(mén)的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門(mén)產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件備注上處理意見(jiàn)，通過(guò)自動(dòng)化辦公平臺(tái)傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫(kù)，年終時(shí)只要向檔案館移交一份組立卷清單即可，從而減少了檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)輸入工作。檔案館只需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行一些深層次的處理開(kāi)發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問(wèn)題就可以得到很好地解決。

5檔案的數(shù)字化先要保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作

煤炭企業(yè)的檔案部門(mén)主要為企業(yè)的管理者和工程技術(shù)人員服務(wù)，但是將館藏檔案在短時(shí)期內(nèi)迅速全面地?cái)?shù)字化是不現(xiàn)實(shí)的，因此對(duì)保存檔案的數(shù)字化要保證重點(diǎn)、突出特色。煤炭企業(yè)檔案部門(mén)所保存的檔案反映了企業(yè)的發(fā)展歷程、包含了礦井在發(fā)展中克服的一些技術(shù)難題、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的記錄資料、一些重點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)策略等，應(yīng)該對(duì)那些對(duì)當(dāng)前礦井的各類決策、安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理有重要參考價(jià)值、使用頻率較高的檔案優(yōu)先完整進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要指導(dǎo)意義的檔案要特別注其數(shù)字化的方式，提高這些檔案的利用率。

6建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源要投入巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機(jī)密，檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住幾方面的重點(diǎn)。一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過(guò)著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建立基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，將各部門(mén)要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。

7建立檔案網(wǎng)站

檔案部門(mén)可以依托自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，積極開(kāi)發(fā)各種數(shù)據(jù)歸檔平臺(tái)，建設(shè)收藏基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、單位基層報(bào)表和單位動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)及各項(xiàng)專題數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢?nèi)肟冢瑢?shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸，方便用戶訪問(wèn)系統(tǒng)允許的公開(kāi)、非保密的檔案信息，從而提高檔案信息的處理、查詢、傳遞速度，縮短利用者的查閱時(shí)間，力爭(zhēng)用企業(yè)干部職工提供更多的信息，更便捷的服務(wù)。

總之，煤炭企業(yè)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等提供真實(shí)可靠的、可以借鑒的資料，積極推動(dòng)企業(yè)的又好又快發(fā)展。