檔案管理利用新局面開創論文

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論文摘要:新時期檔案的管理與利用工作出現了一些新的問題，主要表現在:國家檔案信息資源結構沒有體現時代和地方特征，需不斷加以優化，國家檔案信息資源相對分散保存，不能實現共享，檔案信息化建設任務艱巨，檔案信息資源的開發利用工作力度不夠等。針對這些問題，就要不斷改善國家檔案資源結構，對國家檔案資源進行有效整合，切實加強檔案信息化建設，努力實現檔案資源的社會共享。

論文關鍵詞:檔案管理信息資源信息化

檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。在全面建設小康社會，加快推進社會主義現代化建設的新的發展階段，檔案的管理與利用工作也要遵循新思路，尋求新突破，不斷開創新局面，以適應改革開放和現代化建設對檔案工作越來越高的要求。同時，也應該看到，在新的歷史時期，隨著中國政治、經濟形勢的變化，檔案工作面臨著全新的機遇和挑戰，檔案管理與利用工作是做好新時期檔案工作的關鍵。

一、新時期檔案工作中存在的主要問題

1.國家檔案信息資源結構沒有體現時代和地方特征，需不斷加以優化

目前，在國家綜合檔案館保存的檔案中，存在著結構不夠合理的問題。在檔案的來源上，一般僅有本行政區域一級機構的檔案，二、三級機構的檔案甚少，而且難以反映我國社會結構轉型、經濟體制轉軌以來公有制為主體、多種經濟成份并存的立檔單位性質多元化的狀況。漂河市5家國家綜合檔案館保管著610個全宗的檔案，其中一級機構全宗數為347個，二級機構全宗數為173個，89個二級機構全宗在市檔案館，縣區檔案館二級全宗數量少，有的縣檔案館甚至沒有保管二級機構的檔案。來源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時期社會政治經濟全貌。二是在檔案的內容上，記載國家機關、社會團體職能活動方面的檔案多，與人民群眾聯系密切的檔案內容少;反映宏觀管理方面的檔案居多，體現地方優勢的各類特色檔案少。漂河市國家綜合檔案館的檔案多來自于黨政機關，其內容也主要是反映國家機關、社會團體職能活動，近年來，雖然在地方特色檔案建設上下了功夫，但全市保存的地方特色檔案只有65種，還不能真實地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上，文書檔案居多，專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數量少。全市國家綜合檔案館文書檔案151099卷(件)，專門檔案45678卷(件)，科技檔案1565卷(張)，聲像檔案36687張(盤)，目前館藏檔案還以文書檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上，書寫或打印的紙質檔案居多，照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)，占全部館藏量的15%。

2.國家檔案信息資源相對分散保存，不能實現共享

隨著社會轉型、經濟轉制，形成國家檔案資源的主體呈現出利益的多元化格局，國家檔案資源的歸屬與流向，特別是國家綜合檔案館作為對國家和社會有保存價值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰。國家檔案資源分散保存趨勢越來越明顯，表現在以下幾個方面:一是實行垂直領導的部門按照規定不再向當地綜合檔案館移交檔案，如工商、稅務、商檢、銀行等部門的檔案已經國家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質的專業檔案不向綜合檔案館移交，如公安局、法院、檢察院的檔案，因具有一定的機密性，按照規定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對專業檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長期以來對專業檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅使，不愿意將重要的專業檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒有從嚴執法;四是國家綜合檔案館以外的檔案館數量呈現出增長之勢。除了專業檔案館外，企業、事業單位及村級檔案館的數量越來越多，這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例，市直80多個單位已有30多個單位按照不同的規定可以不向國家檔案館移交檔案，建行、中行等還投資建起檔案信息中心，這就使國家檔案信息資源呈現出分散保存的趨勢。國家檔案資源分散保存的結果必定使國家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色，而這樣勢必會影響到綜合檔案館功能的發揮。

3.檔案信息化建設任務艱巨，困難重重

由于種種原因，在國民經濟和社會信息化的宏觀背景下，檔案管理部門卻沒有及時順應信息時展的需要，很好地解決思想認識、人才、經費等方面存在的問題。在信息化建設上往往表現為思想上不夠重視，認識上不夠到位，方向上不夠明確，投人上不夠充足，檔案信息化建設舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項浩大的工程，對綜合檔案館而言，檔案信息化任務艱巨，如果沒有人才與經費的保證，檔案信息化會永遠是檔案部門一個遙不可及的夢想。漂河市檔案館較早開展了檔案目錄數據庫與全文數據庫的建立，取得了階段性的成果，但檔案信息化是個龐大的系統工作，還需要付出艱辛的勞動，市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問題。縣區綜合檔案館的信息化建設不容樂觀，在經費與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

4.檔案信息資源的開發利用工作力度不夠，還沒有真正實現檔案信息資源的社會共享

大力加強檔案信息資源的開發與利用，是黨和國家對檔案事業發展的基本要求，是檔案事業適應時展的必然選擇，是檔案事業在新時期實現健康持續發展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開發工作取得了一些成績，但隨著漂河各項事業對檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發展的新形勢，檔案信息資源的開發利用還存在一些問題，檔案信息資源的社會化服務水平不夠高，檔案信息開發利用的手段還比較落后，還沒有真正實現檔案信息資源的社會共享。檔案利用主要依靠手工查找，數字檔案信息還沒有在檔案利用中發揮出舉足輕重的作用。

二、做好新時期檔案管理與利用工作的對策

1.不斷改善國家檔案資源結構

檔案部門要結合新時期經濟社會發展的特點，注重對國家檔案資源中豐富的經濟、科技等檔案信息資源的開發利用，為領導決策、經濟發展和知識創新提供參考;不斷開發利用文化、教育等方面的檔案信息資源，促進先進文化建設;充分開發檔案信息資源中與人民群眾息息相關的檔案信息資源，維護最廣大人民群眾的根本利益。同時，徹底改變計劃經濟體制下形成的檔案工作模式，不斷開闊視野，拓展檔案工作領域，加強對新建領域建檔工作的監管力度。此外，國家檔案資源建設的重心要放在圍繞中心服務大局的需要上。比如，政府職能正在轉向經濟調節、市場監管、社會管理和公共事務上來，檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設工程檔案、重要科研項目檔案、企業信用檔案、社區建設檔案等增量檔案資源的建設。只有這樣，國家檔案資源結構才會得到不斷改善，才會充分體現地方特征和時代特征。只要以各級國家綜合檔案館、各級強類檔案室和其他檔案所有者為依托，充分利用法制、行政手段，發揮檔案館職能，堅持豐富檔案資源與促進檔案資源開發利用同步發展，我國的國家檔案資源建設必將大有作為。

2.對國家檔案資源進行有效整合

國家檔案資源的整合，不僅指一般意義上的檔案接收、征集，而且主要是指在我國檔案工作“統一領導，分級管理”的體制下，對國家和社會檔案資源的有效配置，以適應經濟全球化時代增強區域綜合競爭力需要的一項社會系統工程。對檔案資源進行整合就是要突破其來源的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優勢，最終實現區域范圍內檔案資源的高度系統性要求。綜合檔案館作為各級黨委和政府直屬的文化事業機構，要最大限度地集聚國家檔案信息資源，為綜合檔案館發揮全方位的輻射作用、拓展社會服務功能存儲充足的能量。首先接收時間要提前，對在三個文明建設中有較大現實利用價值的檔案，要提前接收進館;其次，接收范圍要擴大，要加強對與人民群眾聯系密切的檔案的收集，使館藏檔案更加貼近社會需要;三是開展檔案寄存服務工作。與新經濟組織興起和各類破產情況的出現及個人寄存檔案社會需求日益增長的形勢相適應，綜合檔案館可開展面向社會的檔案寄存服務，使其中對國家和社會有重要價值的檔案得以妥善保管;四是建立以綜合檔案館為基地的區域性檔案目錄中心。建立包括區縣級以上機關和各級各類檔案館在內的區域性檔案目錄中心，對區域性檔案資源實行集中的信息管理，既能緩解檔案實體分級分專業管理與社會利用之間的矛盾，又能為依法監控國家檔案資源的流向與有效整合檔案資源提供必要的條件;五是開展現行文件閱覽服務。將加人WTO后經清理依然有效的政策性、法規性現行文件接收進館，開展現行文件閱覽服務。

3.切實加強檔案信息化建設

檔案管理部門應該順應信息時展的需要，以檔案信息化建設為契機，積極應用現代信息技術進行檔案管理現代化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發的檔案工作理論與工作方法的突破與變革;應以檔案信息化建設積極推動檔案工作的變革，在不斷采用現代信息技術裝備檔案部門、不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，以自己獨特的利用服務方式，為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質量的檔案信息產品，使檔案工作更好地為社會發展服務，不斷滿足社會對檔案信息的需求。目前，電子政務建設是國家信息化建設的重點工作，從信息化建設的實際需要看，電子文件歸檔，信息庫建設，電子檔案的接收等，都應納人電子政務系統。信息化必將對檔案管理與利用工作產生深遠的影響。