醫療設備檔案管理應用研究論文

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摘要：隨著我國醫療衛生事業的飛速發展和醫療技術水平的不斷提高，醫療設備不斷更新，隨之而來的醫療設備檔案管理也就成為了醫院檔案管理中的一個重要組成部分。醫療設備檔案包括醫療設備的前期材料、隨機材料和在服務醫療、教學、科研過程中的全部歷史記錄材料。醫療設備檔案的科學管理能夠保障設備檔案真正地融入設備購進、臨床使用、故障維修的各個環節和全部過程。利用醫療設備檔案定期和不定期檢查設備的應用質量、運行狀況和檢測維修情況，最大限度地發揮醫療設備檔案在醫療服務中的積極作用，為醫院的發展建設提供服務。

一、醫療設備檔案的收集范圍及方法

1、醫療設備檔案以年為單位進行歸檔

醫療設備按照其用途可分為心電腦電、生理參數監測、超聲、生理機能替代及輔助裝置、核醫學、骨關節鏡等17大類。設備儀器做到一機一檔。同一大型醫療器械從購置設備立項開始，招標、采購、到貨、驗收過程中形成的文件以及大型醫療儀器的說明書、線路圖、監測記錄、維修記錄等都要歸人同一案卷中，并分為前期檔案和隨機檔案兩大類。前期檔案是大型醫療器械檔案的第一項，包括醫院的審議項、考察記錄、招標書、投標書、購買合同書等各項前期工作中形成的文字資料。隨機檔案包括大型醫療儀器的使用說明書、線路圖以及醫院根據實際情況設計的大型醫療儀器的場地圖、場地的水、電、暖線路圖等。當對大型醫療儀器進行監測、維修時，可查閱設備檔案，但也要做好查閱和維修記錄，才能為日后的維修工作提供有益借鑒。

2、設備檔案管理按照“四同步”的管理原則

設備立項的“同步”提出檔案文件材料的歸檔要求；檢查設備購置進度的“同步”檢查文件材料的形成情況；設備到貨開箱驗收的“同步”對隨機材料進行收集、登記；臨床醫學工程師安裝調試、維護檢測設備的“同步”收集完整、準確的檔案材料。

3、要求設備檔案管理人員把好驗收關

從設備立項采購到儀器安裝使用，保證每一階段檔案收集的齊全完整，同時保持文件收集與設備購置進度的一致，既便于指導工作，又保證歸檔材料的完整性和準確性。

二、醫療設備檔案的作用

1、便于把好醫療設備購置的第一關

醫療設備按照其功能可以概括為診斷設備、治療設備和輔助設備三大類。醫療服務的需求最先反映在設備檔案之中，它是醫療需求的第一信號，它能為臨床科室是否購置新設備提供可靠、有用的依據。在這三大類中，哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決停購，通過查閱設備檔案清清楚楚、一目了然。在三大類醫療設備檔案管理中，整理和建立診斷設備檔案非常重要，特別是對一所綜合性醫院尤為重要。正確選購診斷設備有利于患者病情的有效治療，盲目和重置設備必然給醫院帶來不必要的浪費。此時此刻，設備檔案需要發揮有效的引導作用，通過已建立的醫療設備檔案體系把好第一關，確定購置與否，避免重復購置，為醫院把關，降低成本、減少浪費。

2、方便醫療設備的保養與維修

通過醫療設備的使用記載，查閱設備的技術狀況、完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修科室及時進行醫療設備維修。堅持把設備運行狀況記錄納入設備管理系列，雖然有一些麻煩和難度，但做好了之后就能夠拓展和延伸醫療設備檔案管理服務的范圍，為醫院降低成本，增加可觀的經濟效益。正如我們工作中平時所見，有些科室為了獲得短期經濟效益，對使用率較高的醫療設備長期使用磨損，無記錄無記載、拼設備拼消耗，一旦出現故障，維修起來十分困難，有些因維修費用高昂而提前進入報廢行列，其結果是不僅給醫院造成經濟損失，而且會影響病人的繼續診斷治療。

3、提高醫療技術人員對設備檔案知識的認識

提高醫療技術人員對檔案知識的認識，通過對醫務人員宣傳檔案方面的知識，使醫療技術人員提高對檔案知識的認識過程，進一步了解設備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務的途徑，在設備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價值，注重原始資料的積累與保存，為今后儀器設備的良好運行提供更好的保障，進而發揮其應有的作用。公務員之家

三、加強醫療設備檔案的管理

1、強化歸檔意識，建立健全設備檔案管理制度

(1)制度化管理。制度建設是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設備檔案的收集制度，以確保檔案的完整移交。建立并完善設備檔案的保管制度，不斷提高保管水平，使設備檔案處于最佳保管狀態，便于隨時開展有效的服務。建立并完善設備檔案的借閱與使用權限制度，嚴格控制設備檔案的查閱，嚴禁非技術人員未經允許查閱設備檔案，加強設備檔案的安全性和保密性。

(2)標準化管理。設備檔案管理正在納入醫療質量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機，有一整套嚴格的管理程序，其內容分類、編號及案卷目錄、卷內目錄的書寫符合檔案局對設備檔案要求的規定及標準，做到條理清楚、目標明確、保存完整，為今后的提供利用打下良好的基礎。

(3)現代化管理。隨著現代信息技術及網絡技術的快速發展，檔案部門需要不斷更新技術和設備才能不斷滿足社會的需要，同時檔案人員也必須具備現代計算機的實際操作能力，可以通過多形式、多層次的培訓不斷更新知識結構，提高專業技能和專業素質，科學的管理和保存檔案，逐步提高醫療設備檔案的管理水平。通過互聯網建立統一的醫療設備檔案數據庫，實現資源整合和共享，便于醫療設備使用效益的分析，充分發揮檔案的潛在價值，為有效應對突發事件和緊急事件提供信息保障，為醫療工作提供高效、優質、快速的服務。

2、將設備檔案的管理納入醫療質量目標管理

(1)設備檔案應納入醫院的醫療質量目標管理，建立健全專兼職檔案人員目標管理體系。目前，醫院設有檔案管理委員會，由主管領導和有關科室負責人組成，綜合檔案室下設設備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學的、完整的檔案管理網絡。

(2)在實際工作中，專職檔案人員定期對設備檔案工作進行督查指導、業務培訓，從購置儀器立項到儀器運營，不同階段有不同的收集內容，明確分工，落實到人，發現問題及時糾正，要求相關人員積極配合檔案人員做好設備材料的收集、整理、分類等工作，掌握儀器購置進展過程中所形成的原始記錄及隨機材料，避免材料的缺失。