國外電子文件管理啟發論文

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【內容提要】本文在對國際電子文件管理代表性研究項目進行綜合分析的基礎上，從電子文件管理的頂層設計、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據價值的關鍵、電子文件管理問題的解決之道等方面，總結了國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示。希望借鑒國際同行的成功經驗，推進我國電子文件管理的進程。

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題，認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”；2005年美國的ERA項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發生了戰略轉型，開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說：“十一五是一個信息化發展的轉折點，我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略。”可見“電子文件管理國家戰略”的提出與我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力，從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構（地區）電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋。可見“集成管理”逐漸成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程，對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執行政策的設計者”②。同時，集成化管理還強調了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優勢結合起來，實現優勢互補，效用共享，最大限度地放大系統功能，提高電子文件管理系統的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質文件相似，也需要經過兩個階段：一是文件生成機構使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統研發的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯邦政府任何部門產生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產生全面的示范效應。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構生成到通過網絡接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯網的無縫連接數字檔案在線服務計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網絡的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮著核心和樞紐的作用。如何充分發揮我國集中制管理的優勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據價值的關鍵——管理系統的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統管理方法，軟件功能是否科學、完善，直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規范電子文件管理系統的功能需求，將成為保證電子文件證據價值的關鍵。為此很多國家和地區制定并大力推行電子文件管理系統的功能需求標準。

2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(ISO22310:2005)，是應用于開發文件管理需求的任何機構組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細規定了電子文件管理的需求及管理元數據，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統或政府機構的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規范指南》……這些管理系統功能需求規范在一定范圍內得到了有效的應用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統的功能需求規范，是解決電子文件證據作用的關鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統的性能和質量的有效舉措。為避免低水平重復研發現象，我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統功能需求規范，尤其是適用于國家機關的系統功能通用需求規范，并通過對電子文件管理系統的質量認證、推介示范產品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應商制定規則，為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

五、電子文件管理走向——國際化與標準化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發現早期研究項目主要是某一類機構從自身需求出發研究電子文件管理的相關問題，得出的結論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。

尤為值得關注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術委員會(ISOTC46/SC11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領域取得的共識，其關于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領域制定相關標準規范提供了基礎和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰略正是基于《信息與文獻——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經驗，吸納世界范圍內具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎和理論依托。

立足于國際標準和基礎研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統一標準實現文件信息的互聯互通，對于實現基于信息共享的公眾信息服務有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務系統》(GILS)框架與標準、澳大利亞基于國際元數據標準DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務》(AGLS)已經充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構電子文件管理是否采用國際先進經驗、管理是否高效、服務是否滿意的重要標志。公務員之家

六、電子文件管理問題的解決之道——聯合協作

隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業領域的人員所能獨立解決的問題。聯合協作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。ISO信息與文獻工作技術委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機構（如國際檔案理事會、國際圖聯、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯系，以協調相關標準、采納相關成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強與其他聯邦政府部門、社會機構以及公司企業的合作，其ERA項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統和信息技術管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關技術集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關各方結成合作伙伴關系成為可能，也成為必然。這種聯合協作不僅意味著其他機構會優先向我們提供研究技術和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構的研究進度和發展規劃，從而建立起更緊密的合作關系，推動電子文件管理研究的進展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國際研究項目.山西檔案，2002年第3期。

②FrankUpward:"StructuringtheRecord''''sContinuumPartOne:Post-custodianPrincipleandProperties",ArchivesandManustcripts24(2)

③"BuildingtheArchivesOftheFuture"，