目前流動性人事檔案現(xiàn)狀困惑論文

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摘要:人才的流動促進了社會的進步和發(fā)展,相伴而生的流動人員的人事檔案管理工作一定要引起高度重視,可通過提高對其重要性的認識、規(guī)范各環(huán)節(jié)的管理及實現(xiàn)其信息化管理等一系列措施來進一步完善。要通過科學(xué)的途徑,促進人才的合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍的素質(zhì),使之更有利于社會的發(fā)展。

關(guān)鍵詞:流動人員人事檔案規(guī)范管理

隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,我國人員的流動越來越頻繁。人才的流動促進了社會的進步和發(fā)展,與流動人員相伴而生的就是流動人員的人事檔案管理問題。人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的,記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn),以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。中共中央組織部、國家人事部在1996年就聯(lián)合了《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》,流動人員人事檔案管理工作一定要引起高度重視,要通過科學(xué)的途徑,使之更有利于社會的發(fā)展,保障人才合理的流動。

一、適應(yīng)改革發(fā)展新形勢,提高對流動人員人事檔案工作重要性的認識

流動人員人事檔案管理工作,是伴隨著改革開放以來人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來的。它關(guān)系到勞動者的切身利益,關(guān)系到人事檔案工作體系的完整,關(guān)系到我國人事制度改革進程的進一步深入,關(guān)系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。

1、流動人員人事檔案的有效管理,推動了人才資源的合理配置與使用,一方面促進了單位用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)的落實,另一方面有利于人才能進能出的渠道暢通,消除了人才流動中的體制性障礙,促使企事業(yè)特別是國有企業(yè)用人制度的改革,推動了政府人事部門的職能轉(zhuǎn)變與服務(wù)空間拓展,這是對傳統(tǒng)人事管理體制和制度的歷史性突破。

2、流動人員人事檔案為單位選人用人提供了依據(jù),具備重要的憑證價值。它是用人單位準確選擇、正確評價、科學(xué)管理與使用人才的可靠依托,是流動人員從學(xué)校到工作各階段諸多情況得到權(quán)威性證明的最有效保障。它不僅保證了用人單位與流動人員雙方的合法權(quán)益,而且使雙方構(gòu)成了合理而緊密的新型人事關(guān)系。

3、流動人員人事檔案管理為人才由“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕眲?chuàng)造了條件。傳統(tǒng)體制下的人事檔案對人才的流動有較大的制約作用,會產(chǎn)生“人走檔不走”的情況,這給流動人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來麻煩,但是流動人員在身份認定、工齡計算、求職就業(yè)、出具證明、職稱評審、計劃生育、辦理保險、退休審批等方面都需要人事檔案,這就要求進一步加強流動人員人事檔案的管理工作。

二、加強流動人員人事檔案在各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理

1、加強收集工作,完善檔案內(nèi)容。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實可行的措施:建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法;與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴格執(zhí)行,確保形成的材料及時歸檔;流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗收時,如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明,確保檔案材料齊全、完整,提高檔案的利用價值。

2、全面普查案卷,改進和完善檔案功能。對接收到的流動人員的人事檔案應(yīng)重新整理,剔除無用的案卷資料,對所保留的案卷資料重新組卷,使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。同時對檔案的功能應(yīng)進行重新定位,檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大,如涉及養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等內(nèi)容,側(cè)重對工作業(yè)績的評價,增加一些其他諸如勞動技能、學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等方面的材料,以便使所具有的功能更加適合用人單位對人才的需求,補充一些其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能,從而更好地為選拔人才服務(wù),減少“棄檔”現(xiàn)象。

3、加強自身學(xué)習(xí),提高檔案管理人員素質(zhì)。流動人員人事工作面臨許多新問題,同時也給流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,充分認識到流動人員人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性,不斷改進工作方式、工作方法,創(chuàng)新工作模式,提高工作效率,開發(fā)、管理和利用好流動人員人事檔案這一信息資源。

三、推動流動人員人事檔案的信息化管理

在信息化程度日益深化的現(xiàn)代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。利用計算機技術(shù)對流動人員人事檔案進行信息存儲、檢索等,進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)可從以下三個方面著手:

1、檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機操作。同時也保證了檔案的真實性與可靠性,減少人員流動導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)移過程中的修改、涂改、偽造等違法違紀行為的發(fā)生,從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。公務(wù)員之家

2、檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面,以適應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫,通過網(wǎng)絡(luò)鏈接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。

3、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺,建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,才能實現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。通過網(wǎng)絡(luò),可以實現(xiàn)不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

總之,只有人才服務(wù)機構(gòu)、用人單位以及流動人員個人共同努力,才能管理好、利用好流動人員的人事檔案,促進人才的合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質(zhì),為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障。