探求民族地區高校檔案管理現狀及方案論文

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【摘要】在市場經濟體制日趨完善的今天，高校檔案管理必須現代化。通過對民族地區高校進行實地調查，文章闡述了檔案管理工作中存在的一些問題。

【關鍵詞】民族地區；高校；檔案管理

隨著中國高等教育的迅速發展，學生人數激增，并且由于網絡技術的普及，以及學生畢業后的彈性就業等一系列問題，這對高校檔案管理工作提出了更高的要求，對工作人員來說，也是一種新的挑戰。高校領導應該高度重視，努力提高檔案管理的水平，更好地發揮檔案信息服務的功能，不斷開創檔案管理工作新局面，以適應社會主義現代化建設的需要。

一、民族地區高校檔案管理工作存在的問題

（一）從業人員素質低

目前，民族地區高校檔案管理的工作人員普遍素質不高，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏，同外界交流也少，沒有見識，檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業的發展。[1]

（二）基礎設施有等完善，管理混亂

由于高校工作人員對檔案管理認識不同，看法片面，在實際管理工作中往往被冷談或忽視。開展工作的經費就是那一點死工資，調動不了一線工作人員的積極性。檔案部門的領導在高校權力也不大，申請一個最新檔案管理的軟件或組織工作人員外出學習的報告遞交上去往往是高層領導一托再托，一年半載沒有回音，久而久之，檔案管理工作地變成了沒有行政能力的行政辦公室。沒有配套的設備，電腦不是現代化的電腦，更有甚者，有的電腦是別的院系用過了的舊電腦，經過設備科維修了的。檔案工作平常也不是很緊張，忙的時候工作人員深夜都加班加點，導致檔案管理工作漏洞百出，經不起社會的檢驗。好的工作人員把這個崗位作為一個跳板，有比這好的工作就跳槽了或直接考研深造去了，使得一些檔案管理的經驗和技術白白流失?？傊褡宓貐^高校檔案工作技術和設備的落后，又缺乏外在壓力和內在的推力，檔案管理處于乏力狀態。[2]

（三）檔案材料收集欠全面，誠信度不高

目前民族地區的高校檔案無非是學生檔案，科研檔案等，而這些檔案主要是各院系上報而來，經過的環節多，流程雜，難免失真，而檔案管理工作人員也不可能去跟蹤調查，因此大多數檔案材料的內容都是按照當事人的意志而收集，“報喜不報憂”，有個別污點也能輕松抹去，供用人單位參考的價值不大，導致了當今用人單位只看能力，不看檔案的現象，既使檔案拿來了用人單位也只是走馬觀花隨使翻閱一遍，走走過場而已；畢業生自己棄檔的也比比皆是，有的甚至畢業幾年了，檔案還未提走，這給工作人員保存檔案帶來了一定的壓力。[3]

（四）缺乏檔案保護意識，沒有真正發揮檔案管理的作用

檔案保護是一項非常細致的工作，要定期檢查，隨時反省，防患于未然，要深深地知道自己的一個疏忽將會給社會帶來的危害及其無法換回的損失。而目前高校檔案管理工作人員的工作比較被動，沒有按規章制度辦事，缺乏檔案保護意識。也就是你自己不來理順，我不會太多管理，也沒有一個明確的檔案管理責任人，出問題了相互推托，界限不清。對于檔案的質量、數量，工作人員感到一片茫然。[4]由于檔案管理現代化，檔案管理多采用光盤，磁盤等現代化手段，而這些材料對紫外線、陽光都很敏感，應定期復制，延長電子文件的壽命，而真正做到這些實質性的工作的比較少。高校檔案管理應真正為教學、科研及社會服務，在實際中筆者發現檔案真正發揮的作用并不大。

二、搞好民族地區高校檔案管理工作的對象

（一）提高工作人員素質，加強檔案隊伍建設

對高?，F有的檔案管理工作人員，應定期培訓，不斷學習，加大對計算機方面的知識培訓力度，同時不可忽視思想政治方面的教育，提高綜合素質，了解檔案專業的最新發展動態等。今后對新進來的人員應嚴格考核制度，不是學本專業的堅決不予錄用，把住人才進口關。校領導應高度重視，不要象以前那樣把檔案室歸屬于某個部門的附屬機構，應直接在校領導的領導之下開展工作。對所有工作人員應實行一年一考核，對于不合格者下崗或待崗，引入競爭機制，打破原有的干與不干一個樣，干多干少一個樣的局面。檔案工作是一項長期實踐經驗的積累的過程，因此，對于優秀的員工或受崗敬業的員工，應大力表彰，并適當給予精神獎勱和物質獎勱，穩定檔案工作隊伍。公務員之家

（二）完善檔案管理工作制度，實行管理的規范化

高校檔案管理工作人員及其領導應經常學習《中華人民共和國檔案法》，用國家法律法規規范自己的行為，約束自己的一舉一動，并規定每周工作例會后集體學習一次《檔案法》，杜絕請假。針對高校檔案來源的渠道多的特點，工作人員應及時調查理順，各院系要劃分明確的責任人，檔案每到一個地方都要求經手人簽字劃押，嚴防作弊，保證檔案的真實可靠性。高校內部應制定一些制度措施，如《高校檔案管理工作制度》、《保管制度》、《移交制度》、《工作人員職責》等，用法律和制度規范每個人的工作，實行規范化的管理，確保檔案管理工作開展有序。[5]

（三）加強檔案部門的基礎設施建設

近幾年，民族地區高校受到黨中央、國務院的高度重視，對民族地區的教育投入的經費比重很大，校領導應借此時機，不斷提高檔案館的硬件建設，改善庫房保管條件，增添現代化的計算機設備，保障檔案館的資金投入，把檔案館的建設提高到一個新的水平，這必將使高校的檔案事業再上一個新的臺階。[6]

（四）檔案管理、專業技術人才應與時俱進

在當今市場經濟條件下，大學生就業呈多元化、彈性化態勢，社會上的各行各業都在走向正軌和完善，迫使高校檔案管理應適應時展的需要，建立符合當今時代特色的檔案信息服務新體系，其目的是充分利用檔案資料為高校的管理、教學、科研而服務，同時也為社會上的各個用人單位提供一個真實的依據。對于檔案管理工作人員來說，要作到這些，沒有良好的道德素質和一定的計算機功底是不能勝任此工作的。這就要求工作人員很輕松的掌握檔案材料的收集、分類、編排、歸檔、保護等多個環節的操作流程，同時又要不斷學習新的專業知識和理論，補充新的管理思想和方法，還要學習現代計算機知識，掌握辦公自動化、網絡化、計算機病毒防范等高科技技術，提高工作效率和服務水平。根據當今時代的特點，用戶的需求要求方便快捷等特征，檔案部門應充分利用現代化的網絡技術及數據庫和多媒體等手段，能為用戶提供最好、最快、最優質、最滿意的服務。高校也要根據自身改革的需要和社會各個階層的需要，檔案管理工作人員應把那些分散的或零星的信息盡可能最大限度的予以整合，把它變成系統的、集中的、處于動態的檔案信息，并拓寬信息交流渠道，擴大信息的交流量，更好地為學校科研服務，為社會經濟建設服務。[7]

三、結語

檔案資料是社會交流的重要渠道，在這瞬息萬變的信息時代，沒有先進的管理技術和科學的管理方法是行不通的。民族地區高校要提高自身的核心競爭力，不可忽略檔案資料的輔助作用。作為一名檔案管理工作人員，應本著對過去、現在和將來負責任的態度，做好自己的本職工作。但現實終究是殘酷的，面對犯罪分子、電腦黑客的病毒攻擊，檔案管理工作任重而道遠，我們應不斷探索，尋求解決問題的有效途徑。“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”。

參考文獻

[1]李金霞.高校檔案編研工作存在的問題與對策[J].云南檔案，2007，（3）．

[2]李紅.論新形勢下的檔案管理現代化[J].中國水運，2006，（2）.

[3]李敏玲.大學生人事檔案、誠信檔案問題與對策[J].蘭臺世界，2007，（4）．

[4]劉巧元.淺談職業學校檔案資料的保護與利用[J].科技咨詢導報，2007,（14）．

[5]謝開明，葉方蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學報，2005，（2）．

[6]王珊，李紅洗.河北省高校檔案管理瓶領及突破[J].蘭臺世界，2005，（1）．

[7]左玉亭.論高校檔案用戶需求與服務體系建設[J].蘭臺世界，2005，（4）．