小議國企人事檔案管理的改革和發(fā)展

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關(guān)鍵詞：國有企業(yè)人事檔案管理

內(nèi)容摘要：我國國有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進(jìn)一步發(fā)展與完善。本文對此進(jìn)行了探討。人事檔案管理作為國有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來越多的重視。

國有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強(qiáng)。國有企業(yè)普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、樹立企業(yè)形象上，而對檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認(rèn)為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導(dǎo)致了國有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性，利用率低，且仍有很多國有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題

國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應(yīng)新形勢的發(fā)展。檔案記載的個人歷史材料較多，現(xiàn)實(shí)材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職務(wù)評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績的材料卻沒有收集進(jìn)來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業(yè)的用人機(jī)制更加靈活，短期招聘、勞務(wù)用工的情況紛紛出現(xiàn)，國有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業(yè)人事檔案管理不適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應(yīng)現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性，導(dǎo)致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)成普通郵件寄送，不通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。

國有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展

（一）對國有企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)，提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率。將國有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫，利用計(jì)算機(jī)對人事檔案進(jìn)行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務(wù)人員等分別進(jìn)行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業(yè)人事檔案進(jìn)行動態(tài)管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；人事檔案的借閱應(yīng)注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、全面，尤其應(yīng)注意對人事檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補(bǔ)充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫，對于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫中，這樣使國有企業(yè)在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機(jī)遇。電子文件的運(yùn)用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進(jìn)程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

（四）加強(qiáng)對國有企業(yè)人事管理人員的培訓(xùn)

要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理者和者的角色轉(zhuǎn)換，要提供人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。

對檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)主要分為兩個方面：一是基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)，還應(yīng)懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律分類方法及有關(guān)技術(shù)。二是現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)重點(diǎn)應(yīng)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用等方面。