法院檔案管理現狀與對策綜述

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論文關鍵詞：基層人民法院檔案管理利用

論文摘要：如何做好法院檔案管理工作，實現法院檔案工作規范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發揮其應有的作用，是當前基層人民法院亟待解決的問題。基層人民法院作為國家審判機關的前沿陣地，不僅承擔了大量的刑事、民商事、行政和執行等多項審判工作，也是構建和諧司法、展示國家司法權威和提高司法公信力的“第一道防線”。

隨著社會的不斷進步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅持高起點、高標準、高要求，不斷提高法院檔案質量和檔案的有效開發和利用，更好地服務審判服務社會。如何做好法院檔案管理工作，實現法院檔案工作規范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發揮其應有的作用，是當前基層人民法院亟待解決的問題。

人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分，真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，為實行審判監督提供了重要依據和必要條件，是做好法院各項工作不可缺少的重要環節和條件。

一、基層法院檔案管理利用面臨的形勢

（一）訴訟檔案數量急速遞增

隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權益的意識不斷增強，訴至法院的各類糾紛也不斷增長。如綦江縣人民法院，2006年全年受理案件2809件，到2009年全年受理案件攀升至6345件，預計今后案件數還將繼續遞增，隨之帶來的訴訟檔案數量也急速遞增，急需掃描、編號、歸納、整理的檔案數量極為龐大。

（二）人員配備相對不足

根據《人民法院檔案管理辦法》中的機構和職責的第五條規定，各基層法院相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據有關規定保存檔案一萬卷（件）應該設專職檔案干部一名為基數，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案量和工作量之間的矛盾，導致檔案人員每天只能疲于應付檔案的有關事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發利用、信息化管理等工作。

（三）檔案管理欠缺專業化

長期以來，法院檔案由于訴訟審判的專業性，鑒于安全和維護社會穩定的出發點，一般都由法院的正式干警專職或兼職從事法院檔案的管理工作，而這些法院干警在之前求學和工作經歷一般都與法律專業相關，往往對檔案管理的專業知識極為欠缺，加之國內高校檔案管理專業設置較晚，法院對檔案管理專業的高校畢業生吸收較少，導致法院檔案管理的專業化極為欠缺。由此造成法院檔案的管理利用的規范化、制度化、科學化、便捷化明顯不足，與國家地區的相關檔案管理標準有較大的差距，無法完全體現檔案管理利用的有效價值。

（四）法律規定滯后凸顯

最高人民法院于1991制定并實施《人民法院檔案管理辦法》（下稱《辦法》），時至今日，隨著社會生活日新月異的變化，世界經濟突飛猛進的迅速發展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規定“經濟合同糾紛案件訴訟標的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長期”，然而隨著經濟的迅猛發展，訴訟標的數十萬元甚至百萬元的案件大量涌進法院，若仍舊以十五萬元的標的作為永久保存的標準，必將導致檔案庫存量過大，可見《辦法》已遠遠不能適應當前我國經濟的發展，人民法院應當以對歷史負責、為現實服務、替未來著想的態度，根據新形勢新特點，重新確定相關管理辦法，發揮法院檔案利用的實際效益，更好地服務審判。

(五)法院信息化挑戰日益嚴峻

伴隨科學技術信息化的發展，社會生活各個方面生產力的進步都依托著信息化的深入對接和有效利用，人民法院的建設也不例外。重慶法院在實現跨越式發展規劃藍圖的指引下，在審執中心工作的各個環節都積極引入當今先進的科學技術保障法院建設的順利進行，在檔案管理利用方面也提出了全面數字信息化的要求，也對過去的檔案管理利用方式帶來極大的沖擊，提出了更高的要求。目前，法院檔案的數字信息化管理利用還處于起步階段，數字信息化要求的及時性、快捷性、便利性還未充分得到體現，還不能為當前高速發展的審執中心工作的數字信息化提供強有力的支撐，跨越式發展受到嚴峻挑戰。

二、基層法院加強檔案管理利用的對策

（一）必須狠抓領導建設，積極爭取支持

加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利進行的重要保證。確立院長直接領導、辦公室具體負責、各部門協同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進展情況，幫助協調工作中的矛盾，解決實際困難。在每年度的工作意見、目標管理考核辦法、全年工作總結，院領導都要突出強調檔案工作，真正做到檔案工作與審判工作同部署、同檢查、同考核。同時院領導還應重視提高干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。

（二）必須強化隊伍建設，提高人員素質

注重加強專職檔案人員培訓，參加上級法院、檔案局組織的檔案業務培訓，并邀請上級檔案局的有關領導具體指導，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。同時加強檔案管理網絡員的培訓，重視加強對各部門書記員、內勤、特別是檔案管理網絡聯絡員的業務指導，有計劃地開展培訓。對新到工作崗位的書記員，應進行手把手地業務指導，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂要求，確保歸檔質量。及時訂閱有關檔案管理書刊，督促其自覺學習，促使其掌握必要的檔案知識。

（三）必須牢固質量建設，嚴格把好“四關”

為確保以高質量的檔案管理工作促進司法公正，一要把好質量評查關，把“訴訟檔案是否規范”作為一項重要的指標認真評查；二要把好歸檔關，應對各部門上交的各類檔案堅持原則，嚴格把關，不符合歸檔要求的，及時指正，并督促整改；三要把好保管關，庫存檔案要經常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固；四要把好利用關，重視檔案利用工作，充分發掘檔案資源，提高利用率，為案件的申訴復查、專項檢查、質量評查及司法機關的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務。

（四）必須嚴格規范建設，實現長效管理

加強制度建設，規范檔案管理，是科學管理檔案工作的保證。一要規范工作規程，依據《檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴格制定歸檔、保管、鑒定、借閱等各項操作規范和工作規程；二要實行報結案審查制度，每月報結案的同時應將案卷材料整理裝訂后送審判監督庭審查；三要確定歸檔限期制度，嚴格辦理訴訟案卷移交手續，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規范；四是要實行借卷登記審批制度，制定一此借閱、查閱檔案規定，嚴格訴訟檔案的管理，對所借檔案由專人負責及時將借檔人姓名、單位、時間、件數等信息輸入數據庫；五要規范通報制度，不定期地對各部門歸檔數量、質量情況以及超期未還或未辦理相關手續等情況在局域網上通報。