小議學校檔案的收集與管理

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檔案的建立是一個循序漸進的過程，檔案工作是非常瑣碎的。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點，沒有文件資料的收集工作，就沒有完整、科學、系統的檔案。而學校檔案館所管理的所有檔案，并不都是由檔案館自己形成的，它們是學校各個部門在日常工作中形成的有利用價值的文件，這些文件分散在各個管理和教學部門，不收集起來，時間一長就有可能散失。如何做好學校檔案收集工作，筆者認為抓好以下幾個環節很有必要：

一、健全檔案收集制度

學校要把檔案管理工和列入重要議事日程，認真組織好《檔案法》學習與宣傳活動，提高檔案管理工作人員素質，建立健全學校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現歸檔的規范性。做好學校的檔案工作的根本要求就是要強化檔案管理意識。促使全校教職工增強檔案意識，形成人人重視檔案，人人支持檔案收集工作的氛圍。

二、明確檔案收集范圍

凡是反映本校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字，聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進行復制。

三、進行科學分類

學校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。

以教學類檔案為例，可分為以下條目：一是教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、學校的教學工作計劃、總結、報告、規章制度和統計材料等）；二是教學改革方面的文件材料；三是有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理材料）；四是學科、專業設置和實驗室建設的文件材料；五是有關教研室活動的材料；六是優秀教案、課件；七是師生獎懲材料；八是各專業使用的教材目錄和自編教材；九是學生管理工作的文件材料。

確定了類目，按其中的每一條款準備一個卷盒（或卷夾），并做好標識，貼在準備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應的卷盒內，以備查找。

四、注重收集方式與方法

1.平時收集。根據文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后，應及時收集。如收文、發文；請示、批復；學校與有關單位及個人簽定的各種合同、協議；開學典禮、畢業典禮、運動會等各種會議材料。

2.定期收集。對于平時收集有困難的各種文件材料，應根據其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學期的計劃、總結、大事記，教研活動記錄、各類專題講座、黨代會、團學代會等。

3.年終收集。每年年終時，各處（室）領導和業務人員對應歸檔的文件材料進行一次大清查、清退，移交給負責立卷歸檔人員，以保證應歸檔文件材料齊全、完整。如：職稱評定材料、教職工名冊、黨員名冊、各類師生獎懲材料、修訂的規章制度、學校及各系、處（室）在各項工作、活動中形成的計劃、總結、報告和活動過程的資料等。

五、確保檔案收集效果

檔案收集工作要做到兩點：一是檔案材料收集要及時、齊全、完整；二是要確保收集的渠道暢通，信息靈敏。作為學校的檔案管理員，在檔案收集工作中，必須具有參與意識，能夠像“記者”一樣，隨時關注學校大事，在日常實際工作中，與學校領導、各處（室）加強溝通與交流，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每當校領導或各部門負責人外出開會回來，檔案管理人員要及時詢問他們有沒有帶回來要歸檔的文件，以便及時登記保存，防止遺失。二是手勤，校領導或上級領導在會議上的講話稿件要及時收集，必在時要做好講話記錄，會后認真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對學校重大活動形成的材料，待活動結束后，要主動收集歸檔，確保及時、齊全、完整地收集各類文獻資料。

檔案的價值在于利用，為教學第一線服務，為社會服務，在搞好學校檔案收集工作的同時，要進一步加強學校檔案信息資源的開發與利用，采取多種形式和方法，加強檔檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學校教學和管理工作發揮更大、更好的作用，通過主觀努力把檔案服務提高到一個新的水平，為學校的發展做出應有的貢獻。