企業(yè)檔案歸檔難題與對(duì)策

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一、企業(yè)檔案歸檔難的緣由剖析

1、檔案管理認(rèn)識(shí)單薄，由于員工檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)檔案的不注重，所以形成歸檔的文件材料不能及時(shí)地歸檔立卷、以至喪失、損毀。企業(yè)指導(dǎo)者無視檔案管理工作，錯(cuò)誤地以為它關(guān)于公司的業(yè)績沒有奉獻(xiàn)，檔案管理人員的薪酬待遇程度銳減，少數(shù)人收入不升反降，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，這大大傷害了檔案管理人員的職業(yè)盲目性和工作積極性。另外由于各個(gè)部門搜集移交給檔案室的材料比擬滯后，不能及時(shí)完成材料的及時(shí)歸檔。這必然招致檔案管理工作持續(xù)滑坡，整體工作逐漸弱化以至惡化。再加上檔案管理部門由于特殊的位置經(jīng)常處于默默無聞的境地，歷來不與人爭名利，也不擅長宣傳本人，因而，對(duì)企業(yè)的奉獻(xiàn)就這樣被掩蓋起來了。其實(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)是企業(yè)效益鏈環(huán)上不可替代的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理產(chǎn)生的效益在潛移默化中必將表現(xiàn)出來。而無視檔案管理工作的重要性，必然對(duì)公司的開展形成障礙。

2、檔案管理紊亂，歸檔不標(biāo)準(zhǔn)。大局部企業(yè)的管理層或決策者由于對(duì)檔案工作不夠注重，這就招致大量檔案未停止審定、分類、歸檔、編目、組卷，沒有構(gòu)成整套的檔案管理流程。由于檔案歸檔的紊亂，招致檔案的查找率十分低，存在著查找費(fèi)事、應(yīng)用艱難的問題。實(shí)踐工作中，有些制度還不夠科學(xué)，可操作性不強(qiáng)，再加上有關(guān)的內(nèi)部職能部門不熟習(xí)或不恪守文書及檔案管理方面的操作規(guī)程和辦法，想入非非，只憑經(jīng)歷或想當(dāng)然辦事，文件的搜集遞送工作不及時(shí)、不標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果只能使許多重要的有存檔價(jià)值的文件失去歸案的時(shí)機(jī)。另外，文件歸檔前的管理方式不標(biāo)準(zhǔn)并且歸檔技術(shù)落后，使文件管理歸檔前的電子文件只能手工整理，對(duì)日后文件的多途徑應(yīng)用與數(shù)據(jù)長期保管形成很大艱難。總之，檔案搜集的不標(biāo)準(zhǔn)，立卷的不標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)用的不標(biāo)準(zhǔn)以及檔案整理的不標(biāo)準(zhǔn)是目前在檔案管理歸檔中存在的普遍問題。

3、紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)化不盡人意。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)文件為主要載體的一種檔案保管方式。但這一主要保管方式存在著保管、查閱效率低，歸檔工作量大等局限性。所以注重歷史檔案庫存的紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用是必要的。但是目前各個(gè)企業(yè)關(guān)于紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用仍不盡人意。在現(xiàn)往常數(shù)字化辦公的大環(huán)境下，產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)及相關(guān)電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包含了紙質(zhì)歸檔資料所對(duì)應(yīng)的目錄信息與全文信息，又應(yīng)該共享歸檔。但在紙質(zhì)歸檔資料的電子網(wǎng)絡(luò)化過程中，前端搜集、后期應(yīng)用各環(huán)節(jié)以及與各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接過程都存在問題，這使得歷史檔案庫存的歷史紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用達(dá)不到理想效果。

二、處理企業(yè)檔案歸檔難的詳細(xì)措施

1、增強(qiáng)企業(yè)檔案的隊(duì)伍建立。首先，增強(qiáng)組織檔案人員停止檔案專業(yè)學(xué)問和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，實(shí)在進(jìn)步企業(yè)工作人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)。培訓(xùn)對(duì)象應(yīng)包括各部門擔(dān)任文書工作的管理干部及普通的工作人員，要做到培訓(xùn)目的明白，培訓(xùn)辦法得當(dāng)，培訓(xùn)內(nèi)容詳細(xì)，并將理論與理論上分離起來停止指導(dǎo)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和提高，對(duì)檔案工作者的請(qǐng)求也越來越高。所以，除了請(qǐng)求工作人員控制純熟的專業(yè)學(xué)問之外，還要不時(shí)進(jìn)步現(xiàn)代化管理的技藝。

2、強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案歸檔建立的標(biāo)準(zhǔn)化。健全相關(guān)的規(guī)章制度,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案管理部門應(yīng)該以檔案法規(guī)為根據(jù),制定出與本企業(yè)相關(guān)可行的管理制度。增強(qiáng)文件的全程管理。企業(yè)在各職能部門的活動(dòng)中生成的電子文件類型繁多,有文本文件、圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件等，這使電子文件搜集、歸檔復(fù)雜艱難,這必需依托制度約束,激起歸檔工作者積極和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌w檔工作者應(yīng)分離相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件構(gòu)成開端，不連續(xù)的對(duì)有關(guān)處置操作停止管理，各個(gè)相關(guān)部門應(yīng)該裝備專人擔(dān)任每個(gè)部門的歸檔工作。

3、完善企業(yè)檔案工作的信息化建立。從抓好信息平臺(tái)的建立開端，盡快地處理檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)上的銜接問題，完成檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各職能部門的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接，為完成電子文件歸檔做出奉獻(xiàn)。而其中最重要的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)由專人管理，將契合歸檔請(qǐng)求的大量文件輸入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)作的文件中。同時(shí)，專職的管理人員在積聚紙質(zhì)文件的同時(shí)還要經(jīng)常性的對(duì)電子文件停止積聚，積聚過程中不只應(yīng)保證信息的完好性、真實(shí)性和有效性，也應(yīng)該避免信息載體的喪失、損壞。

總之，信息和經(jīng)濟(jì)的飛速開展，使企業(yè)檔案的歸檔管理面臨著史無前例應(yīng)戰(zhàn)。所以，各企業(yè)部門的指導(dǎo)者應(yīng)注重企業(yè)檔案管理部門重要作用，增強(qiáng)企業(yè)檔案的隊(duì)伍建立，進(jìn)步檔案管理工作者的積極性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為檔案工作精確無誤的歸檔做好充沛準(zhǔn)備。同時(shí)，增強(qiáng)企業(yè)檔案歸檔建立的標(biāo)準(zhǔn)化，健全相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為歸檔工作的順利停止做好鋪墊。但是在當(dāng)下這個(gè)信息時(shí)期，完善企業(yè)檔案工作的信息化建立更是燃眉之急，只要完善歸檔工作的信息化建立，才干進(jìn)步歸檔工作的效率和精確水平。