燃氣工程檔案監管工作

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隨著燃氣管網在城市中的不斷擴建延伸、各類用戶的不斷增加,形成的各類資料也越來越多,燃氣工程檔案管理工作顯得愈發重要。現代化的燃氣企業,對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業化、文件材料規范化、歸檔程序制度化、數據管理現代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用,實現檔案為現實服務的根本目的。長期以來,對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識,檔案管理部門和各業務部門各自為政、相互脫節,導致各類工程資料歸檔不及時或不完整,從而造成檔案殘缺不全,給檔案利用工作帶來了相當的困難。因此,公司必須要轉變觀念,認識到檔案管理工作的重要性,制定并采取相應的制度與措施,對燃氣工程檔案進行超前管理。

1建立完善的檔案管理網絡

1.1企業領導重視,并加強對檔案工作的集中統一管理,是做好工程檔案工作的重要保證。

1.2遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則,成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由總工程師主管檔案管理工作,成立檔案管理室,設立專職檔案員,在各相關業務部門指定專業技術人員擔任兼職檔案員,形成全公司的檔案管理網絡。

1.3完善制度建設,制定崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關,保證各類文件、材料、資料不疏漏、不缺失。

2采取措施,對燃氣工程檔案進行超前管理

2.1拓寬檔案收集渠道

燃氣工程建設內容是比較復雜的,尤其是市政管網、各類場站及大型住宅小區的燃氣工程建設周期長,從項目申報到工程竣工的程序比較多,這些工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜,涉及部門和人員多,經歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏;而商業用戶、工業福利用戶及小型住宅等工程大多建設周期短、形成的文件數量不多,不易引起檔案管理人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整,檔案管理人員應首先了解燃氣工程建設工作的具體工作程序和工作流程,對每一階段工作中會形成哪些檔案資料做到心中有數。在此基礎上,可采取以下收集方法:

2.1.1追蹤收集。適用于工程周期短,形成檔案材料快的工程。檔案管理人員可根據生產部門提供的工程通氣、點火信息,有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高。

2.1.2分階段收集。適用于建設周期長的工程(如市政管網、各類場站工程及某些跨年度工程),要及時掌握工程進展情況,并加強催收,盡力避免原始資料的遺失,這樣才能保證工程檔案的連續性、完整性。

2.1.3強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位,可采用收取檔案資料押金的做法。當一項燃氣工程報建后,施工單位先交納一定金額的資料押金,直到工程完工后施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。以保證檔案資料不因人為因素而流失。

2.2科學系統地分類,使燃氣企業工程檔案管理專業化

根據燃氣工程建設的實際情況,要制定相關的管理制度,使得檔案管理工作穩定有序的延續下去。按照分類大綱、歸檔范圍、保管期限等方法,可將燃氣工程檔案分為十類:①技術管理檔案;②場站檔案;③市政管網檔案;④工業用戶檔案;⑤商業及福利用戶檔案;⑥民用戶檔案;⑦工程設計檔案;⑧設備及儀器儀表檔案;⑨影像檔案;⑩科學研究檔案。并在每一類中確定基本歸檔范圍。在此基礎上,堅持以規范化的作業方式,把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理,立出預備案卷。對具備條件可以裝訂成正規卷的文件資料,應及時把它們裝訂成正規卷;對市政管網、庭院管網,應及時地補充完善到電子版資料中。使檔案管理工作逐步走向科學化、規范化、電子化。

2.3依據國標、行標,使歸檔燃氣工程文件材料規范化

結合《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328—2001)、《城鎮燃氣輸配工程施工及驗收規范》(CJJ33—2005)、《城鎮燃氣室內工程施工與質量驗收規范》(CJJ94—2009)的標準要求,結合公司內部實際情況制訂《燃氣工程文件歸檔規定》,對燃氣工程竣工資料中歸檔文件材料的內容進行調整、補充,確定燃氣工程文件的歸檔范圍,并對歸檔的文件質量做出明確要求。在工程竣工驗收、投入使用時,力求做到歸檔的燃氣建設工程文件內容真實、齊全、系統,并保證歸檔的文件質量符合要求。只有這樣,才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料。

2.4利用計算機為檔案工作服務,使燃氣工程檔案利用達到原文級水平

檔案利用服務的具體內涵是:對查找信息的求全和求準需求,對利用速度的求快需求,對利用途徑的求易需求,對檢索和咨詢的求助需求,因此相對應的檔案利用服務工作的重心應當確立為:建立完備的檔案檢索體系以及建立完善的咨詢服務體系。

目前檢索速度最快、儲存信息量較多的是計算機,比較快速而準確查詢檔案的理想模式為:檔案利用者可通過計算機查看到所查檔案案卷的卷內目錄及卷內包含文件的內容;如果想復印檔案,則由檔案工作人員到庫房調卷;如果不想復印,則不必調卷,也可從計算機直接輸出打印,這樣可節省調卷時間。這是最佳的檔案利用服務方式,要想達到這一要求要從以下幾點做起:

①配置計算機,應用檔案管理方面比較方便、快捷、安全的城建檔案系統管理軟件。②按照國家規范進行檔案的整理編目工作。③配備相應輔助設備(如掃描儀),盡可能對檔案文件進行掃描,儲存進電腦里。④檔案信息的輸入要完整、準確。⑤加強檔案工作人員的計算機知識的學習培訓工作。

3強化檔案管理人員的業務培訓、提高檔案管理水平

由于燃氣工程建設是一項專業性較強的建設項目,使得燃氣工程檔案管理具有其特殊性,客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事工程檔案管理工作的人員,專業知識和技能應比一般單位的檔案人員更全面,不僅要熟悉文書檔案,還要熟悉科技檔案;不僅需要掌握檔案專業的知識,還需要掌握計算機管理檔案的操作技能,而且還有必要了解燃氣專業方面的知識。可將檔案管理工作的培訓和工程建設技術培訓相結合,避免管工程不管資料或不懂資料,管資料不懂工程的現象。從而提高工程檔案管理水平,為確保燃氣工程檔案的歸檔質量奠定良好的基礎。

4積極提供服務,使檔案利用人性化,促進檔案管理工作

燃氣工程檔案的形成是全體燃氣工作者勞動智慧的結晶,做好燃氣工程檔案管理工作是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給燃氣工作者利用,為企業的經濟建設服務。而更好地開發利用檔案信息,反過來也會促進檔案管理工作。如果能將檔案信息及時提供給業務部門,當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時,會使他們體驗到檔案價值,了解檔案工作,會增強其檔案意識,從而主動及時移交檔案,積極配合檔案部門工作,在檔案管理部門與各業務部門之間形成一種良性互動,工作上形成良性循環,從而保證了工程檔案的完整性,促使檔案管理更上新臺階。