聲像檔案信息化監管中困境以及決策

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聲像檔案是檔案實體的一個重要組成部分,是人類活動中形成的真實記錄,它以膠卷、磁帶、光盤等材料為載體,輔以文字敘述,記載了重大歷史事件和重要歷史、科技活動的實況以及有關人物的活動。聲像檔案與文書檔案相比,具有更具體、更生動、更形象、更直觀的特點,可謂是“聲形并貌”。因此保管好聲像檔案的完整性,最大限度地延長聲像檔案的壽命,實現其應有的價值,是擺在我們檔案工作人員面前一個重要的課題。

聲像檔案包含多種形式,如:照片、磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶膠片等,其保管形式也多種多樣,現就聲像檔案信息化管理的必要性、信息化管理中存在的問題以及解決問題的對策略談幾點看法。

一、聲像檔案進行信息化管理的必要性

1.聲像檔案的再現性所決定。聲像檔案能真實地再現歷史的原貌,通過圖像、聲音把活動的重要內容原聲、原貌地錄下來,不僅能記錄時間、地點、人物,而且還能如實地反映當時的環境和氣氛,使人身臨其境,如見其人,如聞其聲的感覺。這是賦予聲像檔案不可替代的自身價值,從而成為檔案資源中寶貴的財富。

2.聲像檔案的特殊性、存儲性所決定。聲像檔案是特殊材質制成的,很容易受陽光、溫度、濕度等外部因素的影響,它必須存放特殊材質筑成的庫房中,能防高強度的磁場和電場,庫房建筑應安有屏蔽措施,屏蔽后要有良好的接地,這樣才能保證各種有害磁場不侵害聲像檔案。庫房內要有防火設備,因聲像檔案的材質是由聚脂、氧化鐵和二氧化鉻和黏合劑組合的,都是易燃品。庫房內的溫度、濕度特別重要,一般要做到恒溫、恒濕,溫度一般在18℃~24℃,相對濕度為35℃~40℃,如果溫濕度不均勻,忽冷忽熱,忽干忽濕,會導致磁粉脫落,磁帶卷邊,聲像檔案在播放過程中就會有打火的現象,嚴重的無圖像。聲像檔案庫房應防光。光對聲像檔案有很大的破壞力,光線輻射破壞磁帶的穩定性,促使信號衰減和加速磁帶老化,因此庫房窗子要放置百葉窗簾避光,照明燈應用白熾燈為宜。庫房要保持清潔衛生,門窗要密封,防止灰塵進入,灰塵對聲像檔案有嚴重的腐蝕性,磁帶粘上灰塵后就會使磁帶磨損劃傷,損壞圖像,因此庫房要保持清潔衛生,有效地減少庫房灰塵。

3.聲像檔案對軟硬件的依賴性。聲像檔案是數字化時代的飛速發展的產物,對軟硬件有依賴性和不可分割性,如:數碼照片依賴于計算機硬件、操作系統和應用軟件而具有生命力。從制作、處理以至歸檔后的全部管理活動都必須借助計算機系統才能實現,離開了計算機系統,人工無法識讀,更無法對其施加任何影響,管理活動便無從談起。

二、阻礙聲像檔案信息化管理的主要原因

1.資金問題是制約聲像檔案信息化發展的主要原因。聲像檔案資料的信息化是一項復雜而龐大的系統工程,無論在人力、物力和財力上都有嚴格的要求。就物力來說進行錄像帶的光盤轉化就需要刻錄機、計算機等相應的設備,而這些設備又需要大筆開支,絕大部分單位由于經費不足,對檔案館室的投入可謂是捉襟見肘,少得不能再少。資金不足在相當大程度上限制了檔案信息化建設的進程,使聲像檔案資料不能得到有效的利用,制約其價值的發揮。

2.檔案隊伍素質是制約聲像檔案信息化進程的關鍵因素。要實現聲像檔案資料信息化需要具備專業技術人才,對從事聲像檔案管理工作的檔案管理人員而言,不僅要具備掌握熟悉的檔案專業管理知識,而且還要掌握計算機和網絡操作,只有這樣才能使聲像檔案資料信息化建設順利進行。然而,目前一些單位從事聲像檔案工作的管理人員絕大部分既不是計算機專業人士,也不是檔案專業人員,他們只是“半路出家”的非專業“兼職”人員,既沒有經過嚴格的信息化技術訓練,也沒有專業培訓,所以運用信息技術解決檔案管理工作的能力普遍較差,使聲像檔案的信息化管理無從下手。

3.聲像檔案數字化后本身所具有的易改性和可分離性以及存儲的高密度性是聲像檔案信息化管理的主要難題。所謂易改性,就是計算機對聲像檔案的增、刪、修改十分容易,而且一般情況下看不出什么痕跡;可分離性,例如:照片檔案不具備傳統的照片那種固定的物理位置,也不再對原載體從一而終。它可根據需要隨時擴展、縮小或改變儲存空間。也就是不再具有物理意義上的實體形態,并且與載體分離,如果原本照片不備份就很難識別其真偽;高密度性,就是聲像檔案的存儲密度大大高于以往任何可人工識讀的信息介質,例如:把一家報紙一年的照片等材料可存于一張光盤上,這就是聲像檔案的高密度性。這些問題如果在信息化建設中不把握好,將給聲像檔案的管理帶來極大的威脅。

三、加快聲像檔案信息化的應對策略

1.加強檔案干部隊伍建設。做好聲像檔案管理工作關鍵在于人,因此,檔案部門必須把培養和使用人才,加強隊伍素質建設作為檔案事業發展全局來抓,要采取有效措施,抓好檔案人員的培訓教育工作,以能力建設為核心,以培養復合型人才為目標,盡快提高學歷層次,更新知識結構,努力培養一支既懂得檔案管理規律,又懂得現代信息技術的檔案干部隊伍。

2.加強基礎業務建設。檔案基礎工作是檔案各部門工作的根本,是發揮檔案作用的前提。檔案工作特別是聲像檔案工作要上檔次、上水平產生質的飛躍,就必須搞好檔案信息化建設并實現管理現代化。為此,必須加大經費投入,夯實物質基礎,各檔案部門要多方籌措資金,投入專項資金進行檔案信息化建設。要積極引進新技術、新設備和先進的管理手段,加強數據庫建設、網絡建設和多媒體技術的應用。

3.對聲像檔案的保管、操作要規范化,并指定專人負責。1)聲像檔案除保存在數據庫外,大都拷貝在只讀光盤上。光盤也可能因破損而退化,導致信息丟失。作為聲像檔案管理人員在光盤整理時必須注意操作規范化。如:觸摸光盤時應帶無紡棉質手套;減少光盤從包裝物中取出的次數;光盤必須平放在堅硬的惰性塑料包裝盒內;光盤標簽就貼在光盤包裝盒上;光盤存放環境應清潔等等。2)對聲像檔案讀取設備進行維護。聲像檔案只能通過計算機處理和閱讀,聲像檔案讀取設備維持一個好的狀態很有必要,這就要求聲像檔案管理人員對該部門的計算機等設備和軟件使用情況、更新情況進行登記,如果讀取設備或軟件過時了光盤存儲的信息必須及時復制和遷移(原載體保留的時間不少于三年),只有定期進行檢查,必要時復制,聲像檔案信息才會無限期的延續。3)檔案部門要指定專人負責聲像檔案的積累、整理、分類。聲像檔案的分類范圍要以國家歸檔范圍為參照,還要及時登記讀取設備軟件環境和硬件設備環境的版本、數據類型、格式,以保證聲像檔案的實用性。

4.要規范聲像檔案圖像的標準格式。聲像檔案是檔案的一個重要組成部分。對檔案信息進行數字化,采取什么樣的格式和數據壓縮技術,是能否成功的一個關鍵問題。這就需要我們從文件格式的開放性、擴展性、適應性等來規范圖像處理的標準格式有多種,但必須從中選出一種處理圖像。選擇的標準必須符合以下標準格式,既可以運用于廣泛的應用程序,又可以處理各種圖像,還可允許使用者能針對一個掃描器和打印機的特性而進行自由調整。采用了這種檔案圖像處理的標準格式后,使用者就可以得心應手地處理各種圖像了。