現代檔案館功能建立及完善思索

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人們談到某種事物的“功能”時，總是會聯想到該事物的作用、價值、能力、內部結構及其與環境之間的和諧程度等等相關的概念。當事物的內部各個組成部分或要素之間匹配合理且與環境之間保持一種和諧的“能量”和“信息”交換狀態時，該事物的各項功能便會通過各種形式的積極作用和價值形態顯現出來；但是如果情況相反，則事物的功能就會受到壓抑，甚至消亡。檔案館的功能建設是一個需要給予足夠重視的研究課題。若想使檔案館的功能達到一種合理的狀態，就必須搞清楚以下幾個關鍵性問題。

一、檔案館的新功能建設的路徑問題

檔案館的新功能可否通過建設得到增加呢?這個問題，筆者認為是可以給出肯定回答的。從某種意義上說，任何一種人造物，人們都可以通過改變它的內部結構要素的方式來改變其功能。實踐表明，一個組織的新功能往往可以通過如下途徑來產生出來：途徑一，在組織中增加新的要素(包括新思想與新觀念、新資源、新機構、新的管理機制、新的制度、新工作流程等)；途徑二，組織已有要素重組；途徑三，與其他組織聯合。

檔案館如果想通過上述第一個途徑實現增加新功能的目標。可按照如下思路開展工作。首先，引入新思想或新觀念。進一步明確檔案館建設的新目標。從實踐角度來說，新思想、新觀念是實現檔案館新功能建設目標的必要因素，如果沒有它的引領，就不可能有良好的結果出現。例如。在建設和諧社會的時代，檔案館應具有為社會公眾提供能夠維護其合法權益的有效法律證據的能力，但如果我們的服務觀念落后，不能在利用服務實踐中堅持“檔案公開原則”，那么無論檔案館擁有多么豐富的現行文件和檔案資源，也是無濟于事的。其次，增加新資源。沒有資源支撐的功能建設目標，對于檔案館來說都會成為現實的“泡影”!例如，要使檔案館成為“公民利用政府現行文件信息的中心”，如若沒有相應的現行文件(特別是政府規范性文件)資源的保證，那么就很難說檔案館已經具備了為公民提供現行文件信息服務的功能。再次，新功能的建設必須與檔案館的機構建設、新制度建設、新管理機制建設協調一致，如果缺乏這些要素的保證，也會嚴重制約檔案館新功能建設目標的實現。例如，要想使檔案館具備“電子文件存儲中心”的功能。就應該在組織建設上給予必要的保障，成立相應的內部管理機構，同時還要配備相應的資源及管理制度、管理流程等要素。因此，通過增加檔案館的“新要素”的方式，可以實現檔案館功能建設的一些目標。

檔案館也可以通過對已有要素重組的方式，實現新功能建設的一些目標。所謂組織要素重組，就是根據新的組織工作或管理及服務目標的設計，采取改變組織內機構設置、資源分配、人員安排、制度內容等要素原來樣態的方式，來達到建設組織新功能的目的。例如，鑒定館藏檔案價值是檔案館業務功能的一個組成部分，每個檔案館都應具備鑒定館藏檔案保存價值的能力。但是，如果檔案館在開展此項工作時卻發現沒有相應的組織保證、制度保證、人員保證、資金保證、保管期限鑒定依據文件保證，那么結果就不言自明了。所以，要想實現鑒定館藏檔案的功能目標，就應該對現有的組織機構、人員配置、資金配置等要素進行必要的調整，以便為鑒定工作的開展提供保障條件。當然，這種組織要素重組也必須有非常明確的“功能目標”導向，才能實現檔案館功能建設的目的。

檔案館功能建設的一些新目標，有時通過上述兩種方式或途徑是難以實現的，這時就應該考慮可否與其他組織聯合的方式來達成功能目標的設計要求。在這個“聯合”的時代，檔案館不能閉門造車，應該以積極的心態和價值取向，同有關社會組織聯合。組織之間的合作與聯合，往往可以充分發揮各參與組織的優勢，彌補各自的劣勢，并能實現各組織功能的最大化。在目前情況下，檔案館應積極探索與兄弟檔案館、社會文化事業單位、政府部門、教學單位、科研單位、國內及國際的社團組織之間的“聯合”共贏的發展模式和路徑。例如，數字檔案館建設的許多功能目標，僅僅依靠自己的力量是難以實現的。如果在合理的制度安排下，積極與社會上的信息技術服務組織、研究機構等聯合“作戰”，就可以在規定的時間范圍內，達成有關的功能建設目標。再如“愛國主義教育基地”這一功能的實現，檔案館不能采取“守株待兔”的做法。被動地等待學校和學生來利用“基地”，而應該積極地與有關教育主管部門和有關學校聯系，制訂合作計劃并組織實施，才能使檔案館的這一功能得到較好實現。

二、檔案館已有功能的改善

每個檔案館都應當能清楚地知道自己目前已經具有的功能有哪些，預期需要達成的新功能有哪些，即做到“知己”。同時，檔案館還應當清楚地認識到目前已經具有的功能的實現情況，是充分實現了還是勉強實現了某種功能的一部分，未能充分實現某種功能的原因是什么。改善的途徑和方法是什么等。例如，我們在上個世紀80年代檔案館功能建設目標是“一個基地兩個中心”，后來陸續提出“一個基地三個中心”、“兩個基地四個中心”等新的功能建設目標。對照這些目標，每個檔案館的功能實現程度是相同的，甚至存在著較大的差距。所以，就目前檔案館的功能建設來說，不能只是簡單地認為就是“新功能”的建設問題，而應該看到問題的另一個重要方面，就是已有功能的改善問題。例如，作為國家永久保存檔案信息資源的基地，這一功能建設的實現，對一些檔案館來說依然有待改善的必要，其中包括指導思想、資源獲取渠道的選擇與優化、資源質量的控制、資源類型的選擇等諸多方面。就指導思想來說，如果依然堅持“單一資源”思想，缺乏資源建設的綜合性設計理念，就會使檔案館許多服務功能目標的實現成為“空中樓閣”。就資源獲取渠道的選擇和優化而言，如果僅僅是“接收”或簡單的征集，而缺乏多渠道獲得信息的辦法，缺乏主動進行檔案信息捕獲的做法，缺乏自主形成和積累社會歷史記錄的工作方式，那么“基地”建設的功能目標也很難有效實現。就資源的質量控制而言，如果只重視館藏數量的增加而缺乏必要的質量控制，勢必會造成資源整體品質的下降，嚴重影響“基地”功能的實現。就資源的類型來說，如果只有文字記錄資源而缺乏其他記錄方式的資源，或者非文字記錄的資源所占的館藏比例過低，也會影響檔案館“基地”建設功能的實現。

多數檔案館的實踐表明，我們一方面應注意對檔案館新的功能建設目標的選擇和培育，另一方面也要注意對已有功能的改善，只有學會了兩條腿走路，才能更有助于檔案館整體建設與發展目標的實現。

三、檔案館功能建設需要確立的指導思想

第一，公平、公開、公正的服務思想。檔案館的對外服務的各項功能建設，應該體現以人為本的時代精神訴求，依據國家的法律和有關政策，為社會公眾提供公開、公平、公正的信息服務。

第二，及時有效的服務思想。檔案館的功能建設應該注重及時性和有效性等方面的要求，即區分不同的功能建設需要，按照各項功能建設的輕重緩急情況，合理安排資源(人、財、物)的使用，使那些社會公眾急需、與政府服務職能密切相關的功能建設目標能夠盡早實現。

第三，集成管理的系統思想。對檔案館的功能建設，每個檔案館都應有總體構想和規劃，對每一項功能都應進行仔細分析，并在此基礎上，制訂能夠有助于各項功能實現的目標和保障措施。檔案館的功能建設一定要避免盲目性，“東一榔頭、西一棒”的做法。只有做到目標明確、措施得當、保障充分、分步實施，才能使各個檔案館都能夠根據自身的條件和所處的社會環境，集成使用有限的資源，實現檔案館功能建設的綜合目標。

第四，結果導向的目標控制思想。開展功能建設。管理者必須有比較明確的結果預期，不能采取“頭痛醫頭、腳痛醫腳”的做法。檔案館的管理者和領導者在組織開展檔案館功能建設的實踐中，應該明確告知參與功能建設的所有人員，通過系統的、整體的功能建設和完善。檔案館的社會地位和社會貢獻力會有什么樣的改變。

四、檔案館功能建設中應克服的主要障礙

第一，思想觀念層面的障礙。無論是新功能的構建還是已有功能的完善，均需要管理者在思想觀念方面擺脫以往的工作思維“慣性”，依據檔案館的存在和發展規律，確立新的觀念和成就事業的信心。有學者曾經感言：在檔案部門工作時間長了，有時會使人的思想產生一定的局限。這種認識雖然帶有一定的片面性，但也確實比較客觀地說出了一些檔案館管理者的思想現狀。因此，若想構建符合時展要求的檔案館功能目標。首先必須重視觀念的“突圍”，從傳統的舊框框中把自己解放出來。

第二，制度層面的障礙。檔案館新的社會服務功能的建設，必須建立在對目前已有制度的變革之基礎上。檔案館的許多制度和規定，都是在以往計劃經濟時代“出爐”的，而目前檔案館所面臨的社會環境已經發生了本質性的變化。所以不能依然抱殘守缺，死守舊的制度規范，否則就會逐漸被社會遺忘甚至“裁汰”。

第三，組織層面的障礙。缺乏合理的組織支持，任何新功能的建設目標都難以實現。如果以不變的組織結構來實現檔案館新功能建設的目標，實踐者只能品嘗到“苦果”。所以，必須按照檔案館功能建設的需要，及時對原來的組織機構進行必要的重組。

第四，人員構成層面的障礙。人員是實現任何新功能建設目標的決定性要素。如果沒有合格的人員，缺乏對現有人員的系統培訓和繼續教育，那么任何新功能的建設都無法從根本上實現。

第五，社會環境層面的障礙。對于檔案館來說，改變自身的要素結構與改變環境中不利因素是同等重要的。如果只有內在的驅動而缺乏環境的互動，則只能是“剃頭挑子一頭熱”。所以，必須通過有效溝通、積極宣傳、廣泛合作等方式，努力改變環境中的不利因素，才能有望達成檔案館功能建設的新目標。

第六，技術保障層面的障礙。技術是實現檔案館功能建設目標的必要支持條件。缺乏現代技術的有效保障，許多檔案館功能建設的新目標也是無法實現的。所以，我們一方面要認識到在檔案館功能建設方面“管理”所具有的主導作用，另一方面也要認識到現代信息技術的重要性，絕對不能希望通過傳統的技術手段來實現新的現代檔案館功能建設的目標。

五、實現檔案館功能建設新目標的策略和手段

第一，檔案館應按照時展的要求，確立檔案館功能建設的總體目標。現代檔案館的功能建設總體目標，可以概括為資源豐富、公眾滿意、保障有力、制度規范、組織合理、技術先進的服務型檔案館。資源是檔案館功能建設的必要因素。現代檔案館應當努力突破傳統的館藏積累思想，主動拓展資源獲取的渠道和路徑，下大力氣做好數字資源的建設工作，不斷豐富自身的資源儲備和資源擁有量，變“政府活動的歷史記憶庫”為“社會歷史活動的記憶倉庫”。只有擁有了資源，才能不斷增強檔案館的社會服務能力。公眾是檔案館的主要服務對象，公眾滿意是我們評價檔案館社會服務效果的重要尺度。為此，建設“無圍墻的檔案館”，不斷提升檔案館資源的易用性，理應成為現代檔案館功能建設的基本目標取向之一。令公眾滿意，還可以使檔案館的社會形象得到改善，也有助于形成良好的“口碑”。提升檔案館的社會影響力。“保障有力”就是要求檔案館努力承擔為政府工作獻計獻策的社會責任，不斷提高為政府咨詢服務的水平。實踐證明，檔案館只有不斷提高為政府各項工作提供信息服務的能力，才能得到政府有關領導和部門的理解和支持。所以，主動依據政府的工作規劃、計劃和重大活動安排，及時有效地提供檔案信息及相關信息的咨詢服務，才能讓政府各個職能部門感覺到、認識到檔案館存在的價值及檔案館的信息服務能力，才能為檔案館今后的發展營造良好的政府支持環境。“制度規范”就是按照所確定的檔案館功能建設目標，強化制度建設和制度治理意識，逐步建立健全檔案館的對內、對外的各項制度和行為規范。在市場經濟的環境中。只有那些懂得利用有利的環境條件及時建立健全“游戲規則”的社會組織，才能贏得越來越大的社會生存空間與發展資源。“組織合理”就是按照現代社會發展的需要，對現有的檔案館組織結構進行必要的調整，設計符合檔案館功能建設目標要求的組織架構，確立每個組織單位的職能與任務目標及達成目標的流程與保障措施。“扁平化”、“團隊化”、“項目化”的學習型、協作型組織建設的新理念，可以在一定程度上提高工作效率，提升工作效果。“技術先進”就是要充分利用現代信息技術，積極構建為廣大檔案信息用戶服務的平臺，使檔案館能夠實現各種服務目標。檔案館功能建設的終極目標就是建立現代意義的服務型檔案館，舍此而言它，都會使功能建設失去基本的前進方向。

第二，檔案館應按照構建和諧社會的要求，制訂符合科學發展觀要求的中長期發展規劃，努力明確不同社會歷史發展階段檔案館功能建設的基本任務、主要項目和保障措施。

第三，檔案館應明確改革的基本思路和指導思想，按照《政府信息公開條例》和“兩辦”的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》([2004]34號)的精神，積極組織館藏信息資源的開發利用工作，堅持“檔案以公開為原則，不公開為例外”的基本原則，樹立“資源閑置就是最大浪費”的新觀念。

第四，檔案館應確立現代人才觀念，努力吸收那些能力強、事業心強的優秀人才加入檔案人員隊伍，為現代檔案館的功能建設提供必要的人才保證。

第五，檔案館應重視自身的組織機構建設和制度建設，按照服務型檔案館的總體建設目標，調整傳統的組織管理模式和制度內容。

第六，檔案館應重視對現代信息技術的應用和推廣，不斷提升自身的數字化、網絡化和信息化水平，為社會公眾和政府各職能部門及有關社會組織提供現代化的檔案信息資源服務。