剖析防洪項(xiàng)目的檔案管理

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人民治黃以來,特別是新中國成立以后,黃河的治理開發(fā)取得了巨大成就,基本形成了“上攔下排,兩岸分滯”的防洪工程體系。在防洪工程建設(shè)中積累并保存了大量的防洪工程檔案,已成為珍貴的治黃史料,發(fā)揮著顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。近年來,隨著治黃事業(yè)的發(fā)展,做好防洪工程檔案的管理愈顯重要。

1對防洪工程檔案的認(rèn)識(shí)

防洪工程項(xiàng)目檔案是防洪工程的記憶和縮影,它的產(chǎn)生、形成和積累貫穿于整個(gè)工程的全過程,防洪工程投資大涉及的單位人員多,檔案形成的時(shí)間和空間跨度大,檔案內(nèi)容復(fù)雜。它不僅在工程建設(shè)過程中起著重要作用,而且在工程項(xiàng)目完成后的竣工以及未來該工程管理、改造等方面起著不可替代的重要作用。

2防洪工程檔案管理存在的問題

2.1檔案材料不齊全、不準(zhǔn)確

我們在整理有的工程檔案資料時(shí),發(fā)現(xiàn)材料中有的沒有計(jì)劃任務(wù)書,或缺少施工合同;有的沒有竣工圖,有的有竣工圖但不規(guī)范;繪制了竣工圖但沒有竣工圖章,有的有竣工圖章,但竣工圖章內(nèi)所設(shè)內(nèi)容填寫不完備;有的是圖標(biāo)框中項(xiàng)目填寫的不完整,有批復(fù)無請示或有請示無批復(fù)、有正件無附件等。

2.2文字材料復(fù)印件多,后補(bǔ)的多,有的施工記錄簽字蓋章手續(xù)不全

在審核中發(fā)現(xiàn),有的施工單位送審的文字材料大部分不但是復(fù)印件,而且有的復(fù)印件字跡模糊,更有甚者,復(fù)印件根本看不清字跡,且后補(bǔ)的多,原件少并且記錄的不認(rèn)真。這樣就失去了檔案原始性記錄的意義。還有如隱蔽工程簽字手續(xù)不齊全,檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄主要看有沒有設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、建設(shè)方、施工方簽字蓋章,若有一方空缺,就不予驗(yàn)收。因?yàn)殡[蔽工程大多掩埋或隱藏在其它部位內(nèi),不能被重視,最容易被一些素質(zhì)不高的施工單位偷工減料和鉆空子。

2.3竣工資料書寫潦草,零亂

在歸檔中發(fā)現(xiàn),送交的竣工檔案資料有涂改及書寫潦草的現(xiàn)象。表現(xiàn)為:一是不用碳素墨水和符合規(guī)定的墨筆書寫;二是在圖紙上隨意劃圈修改;三是文字書寫潦草,一些字體難以辨認(rèn)。不僅如此,有些施工單位送交的檔案資料零亂不整潔,如圖紙磨損破爛、用紙規(guī)格不統(tǒng)一、材料順序排列混亂。

3存在問題的原因

3.1施工管理不到位

中標(biāo)單位本身,無健全的規(guī)章制度,對檔案資料工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí),在工程建設(shè)中往往重建設(shè)、輕資料。

3.2施工技術(shù)人員的檔案意識(shí)差

對檔案資料在治黃活動(dòng)及社會(huì)生活中的作用了解不深。在施工檔案形成過程中,不重視原件的收集保管,造成檔案資料殘缺不全;特別是項(xiàng)目經(jīng)理,未把檔案資料工作納入議事日程,人員經(jīng)費(fèi)和設(shè)備缺乏,客觀上影響了檔案資料工作的開展,有的施工人員將資料據(jù)為已有,不歸檔。有的是“知識(shí)私有”觀念作怪,怕他人利用成果,不愿歸檔。

3.3檔案人員工作業(yè)務(wù)不熟練和責(zé)任心不強(qiáng)

有些施工單位配備的檔案管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練,對檔案工作的有關(guān)內(nèi)容、規(guī)定知之甚少。有些檔案資料管理人員責(zé)任心差,不能主動(dòng)對技術(shù)人員進(jìn)行資料歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.4施工隊(duì)伍素質(zhì)不高是發(fā)生工程檔案質(zhì)量常見病的主要原因

一些工程項(xiàng)目由于層層轉(zhuǎn)包,往往讓一些不具備施工條件的工程隊(duì)承擔(dān)了施工任務(wù),致使一些工程隱患累累,象這樣的企業(yè)根本沒有什么歸檔意識(shí),能有幾張竣工圖就不錯(cuò)了。

3.5在檔案形成過程中,不按規(guī)定辦理.只求驗(yàn)收時(shí)一時(shí)過關(guān),不考慮以后的利用。

4檔案的管理與控制措施

做好防洪工程檔案管理是黃河安全度汛的需要,更是保障流域社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,確保歷史資料系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的收集、整理、開發(fā)、利用,是所有項(xiàng)目參與者和檔案管理者的共同心愿、共同責(zé)任和共同義務(wù),必須采取切實(shí)可行的措施,真抓實(shí)干,努力實(shí)踐。

4.1增強(qiáng)做好防洪工程檔案工作的自覺性

工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,各個(gè)參建單位應(yīng)主動(dòng)結(jié)合黃河防洪工程建設(shè)的實(shí)際,切實(shí)將防洪工程檔案工作作為防洪工程建設(shè)與管理的重要內(nèi)容。無論是項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、管理人員,還是檔案管理者,都要有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)和掌握檔案專業(yè)知識(shí),做到思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上統(tǒng)一要求,充分認(rèn)識(shí)防洪工程檔案管理的重要性,努力增強(qiáng)貫徹落實(shí)《黃河防洪工程驗(yàn)收規(guī)程》和《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》的自覺性,做到上下結(jié)合、步調(diào)一致、推進(jìn)工作。

4.2加強(qiáng)防洪工程檔案工作的監(jiān)管

要全面貫徹《關(guān)于加強(qiáng)黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目開工管理工作的通知》精神,按照“誰驗(yàn)收誰審批,誰審批誰管理”的原則開展檔案管理工作。各級檔案管理機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)依法管理檔案的信心,積極爭取建設(shè)主管部門、項(xiàng)目法人、施工單位、質(zhì)量監(jiān)督單位和監(jiān)理單位的理解和配合,以建立工程建設(shè)登記備案制為契機(jī),對防洪工程檔案的管理做到“早安排、早介入、早動(dòng)手”,有針對性地加大對防洪工程檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)力度,不斷提升防洪工程檔案管理水平,力爭盡早做到“完整,齊全成套,不殘缺;準(zhǔn)確,圖物相符,無差錯(cuò);系統(tǒng),有條不紊,整體一致;真實(shí),內(nèi)容可靠,原始記錄”的管理目標(biāo)。

4.3堅(jiān)持工程檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行

檔案工作貫穿于水利工程建設(shè)的各個(gè)階段,要完成工作目標(biāo),保證工作質(zhì)量,工程檔案工作就必須實(shí)行“四同步”管理,在工程實(shí)施過程中隨時(shí)隨地監(jiān)督檢查,隨時(shí)隨地提供服務(wù)。只有真正堅(jiān)持“四同步”管理,才能做到從工程建設(shè)前期就進(jìn)行文件材料的收集、整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),對工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),檢查工程檔案收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評審、鑒定和工程階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),同時(shí)審查工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量。

4.4提高檔案人員素質(zhì)和管理水平

要針對工程檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題,對檔案人員、工程建設(shè)參與單位的相關(guān)人員進(jìn)行分類培訓(xùn),使參加培訓(xùn)的人員熟悉政策、了解規(guī)定、知道規(guī)范、明白辦法、掌握要領(lǐng)。同時(shí),還要堅(jiān)持開展政治教育和思想教育,并建立健全工作制度,明確工作紀(jì)律,強(qiáng)化工作責(zé)任。通過政治、業(yè)務(wù)的教育和培養(yǎng),工作制度、紀(jì)律的貫徹實(shí)施,切實(shí)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè),以適應(yīng)工程檔案管理需要,不斷提高防洪工程檔案管理水平。