黃河防洪工程檔案監管重要性

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水利工程建設資料檔案是以工程項目為單位，包括從項目的提出、立項審批、勘測設計、招投標、生產準備、施工、監理(移民、環保、水土保持)、竣工驗收等工程建設及管理過程中形成并應歸檔的文字、表格、圖紙、聲像、實物、電子等各種載體文件材料的總和。其中，黃河防洪工程檔案是水利工程建設資料檔案中的一類，它是在防洪工程建設管理過程中產生的具有保存價值的原始記錄，它歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設與管理的全過程。隨著黃河防洪工程建設項目招投標的實施．“三項制度”改革的不斷深化，黃河防洪工程建設項目檔案管理如何適應新的工程建設管理體制的發展變化，保證工程建設檔案資料的完整、準確、標準、規范，成為我們當前所要解決的問題。

1做好黃河防洪工程建設項目檔案管理的重要意義

黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設階段形成的具有保存價值的文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄，構成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態上反映該項工程面貌，而且從動態上反映著工程的變化與發展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發揮著技術、經濟和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設過程的日常管理和工程質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質量終身責任制以及對已交付使用工程的管理、維護、簽訂的記錄憑證。借助工程建設檔案，能夠更好地了解和認識過去，把握和服務現在。預見和指導未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設的同時，都高度重視工程建設檔案管理工作。

2當前黃河舫洪工程建設項目檔案管理的現狀

2．1黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生變化

1998年以后，黃河防洪工程建設管理模式由計劃經濟下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設項目檔案管理的主體由計劃經濟下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監理、設計、建設、質量監督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設項目檔案管理的主體發生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發了《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發了水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發了《黃河河務科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項目建設中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。

2．2確保黃河防洪工程建設項目檔案資料的真實性、正確性帶來難度

檔案資料的真實性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質量的技術靈魂。黃河防洪工程建設項目檔案資料的整理應該實事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監理單位的參與，有些工程資料為了“應付上級檢查、聯查”而脫離實際，導致了檔案資料的真實性、正確性降低。工程檔案資料必須真實，只有這樣才能準確地處理工程建設過程中出現的一些問題，才能保證工程建設的順利實施，也只有這樣，才能正確的指導工程建設后的運行和管理工作，確保工程效益的真正實現。

2．3黃河防洪工程建設項目檔案管理存在的問題

(1)合同條款對檔案管理的要求不明確

由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規定，造成業主在工程建設過程中對設計、監理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設計、監理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設項目檔案管理實踐中我們發現，某些監理、施工企業對工程建設檔案的管理不象對工程進度、施工質量的要求那樣嚴格，不注意平時工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時，才被迫組織人員進行“突擊”，由于不注意平時工程資料的收集、整理，結果一些該歸檔的原始依據因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設施工，忽視工程建設原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。

(2)工程建設項目檔案移交不夠及時

近幾年，黃河防洪工程建設戰線長、項目多，增加了工程建設過程中檔案管理的難度。據濱州河務局統計自2005~2010年防洪工程項目竣工驗收的就有25個，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監理單位工程資料的整理、歸檔不及時，加之工程建設項目竣工驗收滯后等原因，造成施工、監理單位在工程建設過程中形成的工程檔案向建設單位移交不及時，工程建設檔案資料損壞、丟失等現象時有發生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時建設單位接受工程建設檔案后也存在分類歸檔保管不及時，沒有將應由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時進行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務效能。

(3)施工企業檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低

像堤防幫寬、機淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設中的大型施工項目，跨年度施工，施工工期長，其建設過程中形成的檔案資料項目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設檔案的管理應配備具有一定實際工作經驗和技術水平的專職檔案人員。但在工程建設由計劃經濟向市場經濟過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規范、不健全等原因，造成實際工作中的監理、施工企業對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設項目的檔案管理人員技術水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結果使工程建設過程中形成的檔案資料質量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。

3強化黃河防洪工程建設檔案管理的措旌

3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認識

工程資料檔案是工程建設的重要組成部分，建設單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認識，使之嚴格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規定，采取行之有效的管理措施，及時收集整理工程建設項目各個環節的文件資料，確保工程資料系統、全面、完整、真實可信。并在工程竣工后，及時整理、立卷、移交檔案管理部門。

3．2加強領導．增強全員檔案意識

工程建設項目檔案涉及工程的各個方面遍布工程設計、管理、施工、監理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的系統工程。所以需要領導高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進行宣傳和培訓，提高檔案管理人員的業務能力和責任感。使全體人員從項目開始，就做到統籌規劃。要有專門的人員負責各部門之間的協調，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。

3．3建立符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度

目前黃河防洪工程建設項目的管理運行完全按照合同進行，合同中關于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設項目檔案的管理，在工程建設檔案管理中能制約監理、施工企業的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標投標工程建設中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進招標文件，在工程合同中明確業主和施工企業在工程檔案管理方面的責任和義務，建立起符合黃河防洪工程建設實際的檔案管理制度，彌補目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質量，這是當前黃河防洪工程建設的客觀需要。

3．4加強工程建設過程中對檔案管理工作的檢查、指導

針對目前黃河防洪工程建設中歸檔管理水平不高的現狀，建設單位加強對檔案管理工作的檢查、指導非常必要。通過建設單位有目的的檢查、指導，可以引起監理、施工企業對檔案管理工作的重視，及時發現檔案管理工作的薄弱環節，予以加強和糾正，預防檔案管理不規范等行為的發生。同時建設單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標題的編寫、裝訂要求對施工企業提出要求和指導，使他們知道在工程建設中應形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責到位。

3．5把好工程檔案的初步驗收關

由工程部門會同檔案管理部門對監理、施工企業初立卷的竣工檔案進行檢查驗收，檢查工程檔案有無缺、漏項，是否齊全完整，簽署手續是否完備，把好技術審核關，保證竣工檔案形成的真實性、可靠性、準確性，為工程的竣工驗收做好準備。

3．6保證工程竣工驗收與工程竣工檔案交接的同步

竣工驗收時，要全面檢查工程竣工檔案文件材料是否達到歸檔要求，是否符合竣工交付條件。對工程檔案不規范、達不到歸檔要求的工程項目，工程檔案不能交接，竣工驗收不能通過，必須限期改正。把好工程檔案竣工驗收交付關，做到工程竣工驗收與工程竣工檔案交接的同步，對促進工程建設檔案資料的及時歸檔是十分重要的。