藝術類院校檔案管理實踐與思索

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藝術類院校檔案是藝術類院校在各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、電子信息等不同載體的文件材料的總和，它全方位地反映了學校在美術、音樂、戲劇、舞蹈等方面取得的成績和學校的整體實力。對其進行收集、整理、保存和利用等管理活動是學校整體教育教學及行政管理中的重要組成部分，是評估藝術類院校實力的重要因素。因此，只有提高學校檔案的規范化管理水平，才能充分發揮其對教學、行政的指導作用，才能更好地組織、協調和監督各種活動的舉行。

一、藝術類院校檔案管理的主要特點

1.專業性。藝術類院校的主體檔案是反映其藝術教學、藝術成果等方面的檔案，具有較強的專業性，通常是按照教學的科系來分門別類的，筆者所在的陽泉藝校就是分為美術、音樂、戲劇、舞蹈四大類以及文化和學校外來文件兩個補充類型。同時，由于藝術院校的學生參加比賽的機會較多，這也就需要在檔案的管理上要有一定的專業性。

2.真實性。真實性是所有檔案管理活動的必然屬性，即你所記錄的內容必須與實際情況相符相合，記載的獲獎人物、論文名字、取得的獎項都必須清楚，能給后人起到榜樣、參考的作用。

3.保密性。保密性主要表現在藝術成果檔案及外來文件或公文方面。反映學校藝術教學方法、內容入成果的檔案是學校的寶貴資源，學校對其擁有知識產權。由于一些公文是保密甚至絕密文件，在一定程度上有著法律效力。這就需要檔案管理人員認真保存這部分文件，單獨存檔保管，不能與其他普通文件相互混淆。而對文件的內容，則要嚴格的保密。

4.現實參考。藝術類院校檔案中蘊含了大量藝術創作勞動的成果，能夠有效地對教學等活動進行指導，產生巨大的使用價值，如開放老師、同學在文化方面獲獎的論文、演講稿等檔案材料，可以供后來的老師、同學方便調閱、學習，而這也就成為藝術類院校檔案管理工作中的一個最為明顯的特點。

二、管理現狀

筆者認為，目前藝術類院校檔案管理較混亂，主要體現在以下幾方面：一是對檔案工作重視不夠。長期以來，相當一部分人員對藝術類院校檔案管理工作認識不足，認為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為藝術類院校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實不到位。有的藝術類院校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。三是多數藝術類院校檔案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些學校的檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現信息化管理。而人工操作下的檔案沒有辦法完成對檔案信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導致很多檔案工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。

三、改進措施

1.增強檔案意識。加強宣傳，提高全校管理人員的檔案管理意識，讓檔案管理工作真正成為藝術類院校管理的一部分。根據《高等學校檔案管理辦法》第3條規定，藝術類院校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。藝術類院校也有義務做好檔案管理工作；第5條規定，藝術類院校檔案工作由高等學校校長領導，且明確了其領導職責。藝術類院校應按照法律規范加大檔案管理宣傳力度，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，讓所有人都認識到檔案管理是促進藝術類院校發展的重要工作，更是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是無法替代的資源，明確檔案管理方法，便于檔案的集中管理和利用，以形成檔案工作的良性循環。

2.實行信息化管理。學校檔案管理信息化是適應信息化時代的需要，以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立藝術類院校，特別是藝術類院校檔案信息庫，通過將傳統的紙質檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。全面加強藝術類院校檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫以及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，使廣大師生能夠方便迅速地查詢到所需的檔案信息資料，為學院的整體發展服務。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，還可以更快捷、更準確地為學校各項工作提供全方位的優質服務。

3.加強編研工作。藝術類院校檔案管理人員利用現有的藝術類院校資源，將原本零散的各種檔案系統化、條理化，以便為學校提供更準確的檔案資料。通過編研，可將整合后的檔案信息成果從不同方面反映學校、學生的情況，對于總結經驗、指導工作、業務查考具有現實作用，是系統的、高效的參考資料。同時，學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成學校的信息服務體系，因此，應形成資源聯合，促進資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，促進檔案信息的互補，減少在管理中出現的不必要浪費，更好地滿足藝術類院校多方面的需要。

4.提升業務素質。檔案管理是一項要求嚴格的技術型工作，要求檔案管理人員應具有較好的專業素質和技術能力，并保持認真工作、一絲不茍的嚴謹態度，能夠運用扎實的理論知識、科技知識和現代化管理手段來完成藝術類院校檔案管理，提高檔案管理的質量。因此，藝術類院校應積極加強檔案管理人員的素質培訓，使其不斷學習、優化自身知識結構，注重計算機技術、數字信息的學習掌握。促進其工作能力的提高，發揮主觀能動性，實現藝術類院校檔案管理工作的全面展開。根據檔案管理自身的特點，檔案管理者應對不同類型、不同層次、不同要求的檔案進行有針對性的管理，這樣才能有效提高檔案管理的業務水平，提升檔案的有效使用能力。