油田項目檔案管理問題及建議

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一、油田重大建設項目檔案中存在的問題

為了保證油田的持續穩產，每年都有新區開發和大量新井需要投產。許多參加重大建設項目單位只顧生產對工程檔案工作缺乏應有的重視。一是施工單位編制的工程竣工資料后補現象嚴重，施工單位的兼職檔案員大多是隨著項目的成立而臨時指定的，和現場工程技術人員缺乏溝通，二者因為工作脫節，也就造成了工程和資料的脫節；二是業務指導跟不上，項目多而散，檔案部門無法進行監督指導，無法從源頭上進行控制，直接影響檔案的完整性；三是電子檔案歸檔很難實現，現在雖說部分工作是在計算計上完成的，但由于施工條件限制，造成工程電子檔案項目填寫不完整。所以，在施工階段，許多具體的工作需要協調。因此，有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數不夠，常以復印件代替，特別是一些重要文件等，影響了檔案的真實性和法律效應，檔案質量也從中受到了影響，甚至不利于檔案未來的正常使用。油田每一個重大建設項目都是規模大、周期長、點多線長，并且施工隊伍流動性強，這給檔案管理工作帶來一定的困難。重大工程項目檔案管理有著復雜性和動態性的特點，也就意味著，整個工程項目由最開始的計劃設計，再到后來的具體施工、驗收，檔案管理一直貫徹其中并呈現活躍的狀態。但是，實際的情況是重大項目建設的參與者涉及各行業工作人員，他們當中絕大部分人員忽視具體的圖表、材料管理工作，使得重大建設項目檔案缺乏可以參照的依據，真實和準確性得不到有效保證。

二、強化油田建設項目檔案管理的措施

（一）提高檔案管理意識，建立檔案管理體系

檔案信息涉及到油田建設項目活動的過程和結果，如果發生特殊情況，例如甲方需要施工單位對工程項目進行擴建改造，檔案管理資料就成了唯一依據。因此，各級建設部門和相關人員樹立檔案意識，提高對檔案管理工作的認識，切實履行崗位職責，擺正檔案和建設項目的關系是極其重要的。要想改善目前狀況，必須要求各項目決策層建立起檔案科學管理的體系制度，督促檔案管理工作者本著認真負責的態度，保存有用的檔案資料。

（二）以質量為重點，重視檔案管理工作

培養質量管理意識是做好檔案管理工作的第一步，管理檔案的編制必須參照相應的合同制度條款及法律規定，這樣檔案管理的質量才是優質的。同時，領導也必須重視檔案的管理工作，在施工設計和監管單位在簽訂合同時，就將資料的收集管理制度寫進合同條款中。

（三）建立協作參與機制，確保檔案管理完整無誤

檔案管理部門通常被視作后勤服務部門，由于重大項目活動使得資料檔案管理日益復雜化，僅僅靠檔案管理部門單獨來管理是無法達到預期目標的。這時需要企業基礎建設部門參與進來協同管理，遵循事前參與、事中介入的原則，確保檔案管理部門在參與重大的檔案管理項目時能夠保證檔案資料的完整無誤。

（四）完善制度，改善重大建設項目檔案管理工作

對于檔案資料收集管理工作來說，重大項目工程建設有著持續時間長、工程量復雜、施工難度較大、對工程質量的要求較高等特點。因此，檔案部門在接收重點工程歸檔文件時應嚴格按照國家標準，建立檔案管理網絡，監理部門要確保文件材料的真實性。

三、結束語

總而言之，解決油田基本建設項目檔案管理存在的問題最重要的是要領導重視，檔案管理人員認真負責，建立檔案管理網絡。只有這樣，才能有效保障檔案齊全、完整、系統、準確，確保油田建設工程項目檔案在項目完成后為企業提供有效服務。

作者：李玉峰范青琚曉卉工作單位：河南省南陽油田局檔案館檔案管理科