醫院檔案管理建設思路3篇

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第一篇

一、目前醫院檔案管理中存在的主要問題

一是體制的難題。醫院檔案所需材料由人事科、科教科、護理部、醫務部分別收集，各自保管。每個科室按本科室的方法整理利用，但是這些材料都是相互獨立、不聯通的，條與條、條與塊之間的信息不能共享，變成了一個個信息“孤島”，收集材料時比較困難，也難以保證信息收集的完整性。二是標準化建設水平偏低，數據庫建設滯后。當前，我國醫院檔案管理工作還比較薄弱，尚處于逐步建立、完善和提高的階段，醫院檔案管理工作缺乏統一的標準和編碼。科室都是各自為政，不同科室使用不同的信息系統，從而使檔案編碼各不相同。由于各科室信息系統的數據標準不同，那么就將導致檔案數據無法通過網絡進行交換，各個科室之間信息資源不能共享難以滿足數據交換與深層次的應用需求“信息孤島”現象嚴重。三是主管領導及各業務主管部門對檔案管理工作認識不夠。醫院長期以來專注與醫療主業有關的各項工作，有意無意忽視了檔案管理工作，在實際工作中往往出現檔案管理放任自流的情況。領導和業務主管部門對檔案管理不夠重視，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。四是檔案管理人才問題。人才是檔案管理工作的動力，是推動工作的主導力量。經調查顯示，醫院檔案管理人員絕大多數是由醫院其他部門的工作人員轉過來的，他們的知識背景比較單一。隨著檔案管理建設的深入開展，現有的專業技術人才無論在數量還是質量上都不能滿足需要。目前，我國醫院檔案管理工作過程中，既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型高水平的專業人才十分缺乏。

二、強化醫院檔案管理的方法

（一）醫院檔案管理工作要打造成為“一把手工程”。只有領導高度重視，親自決策、親自推動，才能在人力、物力、財力上得到保障，保證工作順利進行。為切實加強檔案管理工作的組織領導，醫院應成立以院長為組長，主管院長為副組長，各相關部門負責人為成員的信息化建設工作領導小組。領導小組結合醫院的辦院思想和發展戰略，制定醫院檔案管理工作模式，指導檔案管理工作的發展和完善。

（二）管理標準要統一。檔案管理工作必須堅持“統一標準、統一規范、統一標示、統一接口”的原則，保證檔案信息的標準化、規范化和開放性、實用性及安全性。在此基礎上，加強各業務系統信息資源的整合和信息公開，促進信息資源共享和信息系統的互聯互通。只有統一和規范各業務系統檔案管理的標準，才能實現對全院檔案的標準化和集成化，從而提高檔案管理水平，充分發揮檔案的效益。

（三）在面對檔案管理專業技術人員問題上，醫院管理者要給予必要的重視。對于人才引進、工資福利問題，要提到醫院的日常事務上來，從而推動醫院的檔案管理工作穩定、快速發展。醫院檔案管理工作必須打造一支技術過硬的人才隊伍，可主要通過以下兩種方式來實現：一是引進衛生檔案學專業的學生。該專業學生既具有醫學基礎知識和衛生管理理論又具有良好的檔案專業理論知識，對醫院的檔案管理工作而言是基礎條件較好的人才，有利于后期培養；二是加強檔案管理人員的培訓。不論原來所學的是醫學專業還是檔案專業，都要強調一專多能的終身學習，以崗位培訓和繼續教育為重點，促進多學科綜合交叉全面增長業務管理知識、信息技術知識、數據分析知識、醫學科技知識。培育出一批精通檔案管理技術和衛生業務的復合型人才。在培養檔案管理人才的同時還要營造醫院文化氛圍，加強醫院全體職工的檔案管理意識，提高認識水平。

（四）加大資金投入，實現檔案管理現代化。目前，有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準；傳統的檔案管理，采用機械記錄和模擬記錄的方式記錄信息，這種方法已不適應現代社會的快節奏、大容量的要求，并且這種方法還存在費紙、費時、占地等問題；檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。一方面要及時配備檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐；另一方面要提高檔案保護設備的配備，檔案庫房管理需要有“七防”（即防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防霉）設施，以維護檔案安全。總之，將檔案管理工作納入醫院整體建設的規劃和方案，應加強領導、加大投入、提高配備，充分利用計算機進行檔案管理，從而進一步提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案管理的自動化、現代化，不斷滿足醫院長期發展的需要。

作者：王萍工作單位：石家莊市第一醫院

第二篇

一、醫院檔案管理現狀

1.醫院檔案門類多。隨著科學技術的進步,醫院發展速度加快,檔案管理作為醫院管理的重要組成部分,檔案管理的內涵和外延都在發生著較大的變化。檔案的范圍從當初的文書檔案、照片檔案、人事檔案、會計檔案、病歷檔案、實物檔案發展到現在的影像檔案、科研檔案、病理檔案、設備檔案、基建檔案等以圖文為載體的檔案,以及計算機磁盤檔案、計算機數據檔案,還有以開展專項活動形成的醫德教育行風建設的醫德醫風檔案等門類眾多,為檔案管理提出了新的要求。

2.醫院管理檔案的理念和模式滯后。在醫院管理中普遍認為檔案部門不是主要職能部門,不是臨床工作的一線,因此醫院檔案管理存在著管理格局的不規范,管理機構不健全,管理職能不明確的情況。由于傳統的管理理念和行業管理的要求,醫院設立的綜合檔案室主要是對文書檔案、會計檔案、部分影像檔案和部分實物檔案進行管理,而有關醫療工作中產生的臨床、醫技等部門形成的檔案分屬于病案室、影像室及科教科、信息科等部門自己管理。在醫院內形成了多科室、多部門管理不同類別檔案的格局,檔案管理人員一般為非檔案專業人員兼職,影響了檔案管理的作用發揮,不利于檔案資源的利用和共享。

3.檔案管理人員的結構和業務素質與醫院管理發展不相適應。醫院在管理和發展中,對醫療、護理、醫技專業人才培養重視的程度高于檔案專業人才的培養,較普遍的現象是一般比較重視醫療技術人員的業務能力的提高和繼續教育,一方面對檔案管理人員的業務提高、人才的培養沒有納人到醫院培養人才的總體規劃之中。另一方面一是非專業檔案管理人員知識結構不合理,普遍缺乏專業背景,二是專業檔案管理人員的知識結構存在著衰減和老化的趨勢,難以滿足用現代化管理手段進行檔案管理、收集整理、開發和利用的要求,難以適應新形勢下現代醫院快速發展和醫療業務發展的需求。

4.醫院檔案管理未全面納人信息化建設。隨著醫院實行數字化管理的要求,信息化建設使信息技術運用到醫院的管理和發展之中,已成為醫院實現現代化管理的重要手段。目前信息化建設已廣泛用于醫院的行政管理、營運管理、醫療管理等方面,但檔案管理的信息系統沒有在醫院的信息化建設中完全建立和完善,如文書檔案、人事檔案、人個技術檔案等,仍停留或部分停留在人工手動管理階段,這種檔案管理的現狀相對醫院信息化的建設而滯后,拉大了實現醫院數字化、信息化管理的差距。

二、加快醫院檔案管理信息化建設的主要路徑

為改變醫院檔案管理現狀,實現醫院檔案管理的數字化管理,是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求,也是全面提升檔案管理服務的必然選擇。加快檔案管理信息化建設,需要從更新管理念,提高管理人員業務素質,把計算機技術、信息網絡技術應用到醫院檔案管理當中,采用與檔案管理相關的信息技術及軟件系統,形成一個覆蓋醫院檔案管理全過程全方位的信息網絡平臺,實現檔案管理的資源共享。

1.更新管理理念,是加快醫院檔案管理信息化建設的關鍵。醫院的不斷發展,業務技術水平的不斷提高,根本上是要樹立醫院現代化管理的意識,實現醫院檔案管理現代化就必須更新管理理念,適應新形勢下的醫院管理的新要求。加快信息化建設,徹底改變傳統檔案管理以人工手動方式的模式;加快信息化建設,縮小不同專業間的差距,充分發揮檔案管理人員的作用;加快信息化建設功在當今,利在夯實醫院的發展后勁。檔案管理信息化可以徹底改變以前收集整理時間長,立卷歸檔繁瑣,查詢利用效率低的落后狀況。用現代化的管理理念和手段,使檔案管理的信息化工作與辦公室工作的制度化同步發展,以實現文檔一體化的管理,適應信息化時代的要求,增強醫院檔案管理的時效性,提高檔案查詢、利用、開發的用效性。

2.提高檔案管理人員的業務素質,是加快醫院檔案管理信息化建設的重要保證。檔案管理人員是醫院檔案工作的主體,檔案管理質量與水平與檔案管理人員業務水平和綜合能力密切相關,加快檔案管理人員業務水平的提高刻不容緩,只有將檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法、現代的管理手段,才能快速的推進醫院檔案管理的現代化,才能適應醫院檔案管理信息化的要求。把檔案管理專業知識與計算機技術、信息技術相結合,加快建設信息化建設,促進檔案信息資源庫和數據庫的完善,把分散的檔案信息和數據進行統一管理,提高檔案管理的服務效率。

3.采用現代化的信息技術是加快醫院檔案管理信息化建設的必要手段。醫院檔案管理現代化的標志就是信息化。醫院檔案管理的信息化就是將計算機技術、信息技術、通訊技術全面的運用到檔案管理之中的信息資源處置、保存、管理、利用等環節中,以獲得最好的管理結果和最佳的工作效率。從而改善了檔案管理的工作現狀,加快檔案管理信息化建設,沖破檔案利用的種種局限,從封閉走向開放,利用檔案信息的獨特優勢為領導決策和醫院管理提供支持,檔案管理信息化建設一次投人、多次產出,可以廣泛服務于臨床和科研,使檢索與查詢更加便捷,更加智能。

作者：尉紅工作單位：成都市婦女兒童中心醫院

第三篇

1人的要素

1.1檔案管理人員業務素質的現狀隨著醫院檔案管理由封閉型向開放型、服務型轉變,以往那種“倉庫保管員”式的檔案管理模式已很難適應新形勢、新情況的要求。醫院檔案工作者業務素質的現狀與信息時代要求的差距日益顯現。了解我市幾家市屬醫院從事醫院檔案工作的管理人員發現:一是人員知識結構老化、信息開發手段落后朋礙了醫院檔案工作的創新發展。二是既具有檔案學專業又懂計算機專業的復合型人才少,大部分檔案工作人員只受過在職培訓,且受訓時間不長。三是部分醫院的檔案工作人員還停留在文書檔案的錄入、電子檔案的接收、文件材料的查找等初級階段信息資源開發利用的能力較差,懂得深層次文獻信息資料開發及計算機應用等現代化技術的人員很少,對如何運用網絡更好地為醫院臨床醫護技服務是醫院檔案管理者函待解決的問題。

1.2信息時代醫院檔案管理人員必備的業務素質

為適應現代醫院建設發展的需要,醫院檔案管理首要的工作是加強對檔案工作人員的培養,從多年工作中筆者體會到一個稱職的檔案人必須具備如下條件:

1.2.1良好的職業道德。首先必須熱愛檔案事業,忠于職守。檔案是醫院的一筆寶貴財富,醫院檔案工作者要把歷史中形成的、具有保存價值的檔案收集全、整理好、保管好,為醫院臨床一線醫技護人員服務。第二必須具有嚴謹的工作作風。醫院檔案工作是一項專業性、科學性、技術性強的工作,檔案工作者要有嚴肅認真的工作態度和一絲不茍的工作作風。第三必須有無私奉獻的精神。醫院檔案工作是1項平凡清苦的工作檔案工作者應具有默默無聞、耐得住清貧和寂寞的無私奉獻精神。第四必須有熱l清服務的態度。醫院檔案工作具有管理和服務的雙重職能其服務職能又主要體現在醫院檔案信息資源的提供和利用上,醫院檔案工作者要積極主動地為臨床醫護技提供優質的服務。第五必須有較強的保密意識。必須嚴格遵守保密法的有關規定,在檔案交接和借閱上要嚴格履行審批程序,嚴禁私自外借檔案確保檔案材料在傳遞、交接和使用過程中的安全。

1.2.2深厚的專業理論知識。醫院檔案工作者必須系統學習檔案專業知識,以及計算機輔助檔案管理等應用學科的知識并堅持理論聯系實際在實踐中探索總結歸檔文件管理方法、檔案著錄方法、排卷方法和電子文件歸檔方法等,運用科學的理論和方法對檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用等各個環節實施科學化、規范化管理。

1.2.3較強的信息技術應用能力。隨著互聯網和現代化辦公設備在醫院檔案工作中的廣泛應用,要求檔案工作者須具備信息資源的收集、加工、傳播和網絡服務等方面的能力,這些能力的掌握對于推動醫院檔案工作服務于醫院工作至關重要。

1.2.4扎實的語言文字功底。醫院檔案管理的過程同時也是研究檔案利用價值的復雜勞動過程。因此,醫院檔案工作者應具有較強的語言文字能力。如醫院檔案的文件匯編、大事記、卷案介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等要求文字簡潔、表達確切、通俗易懂、敘述規范對此段有一定的語言文字基礎是很難勝任的。面對社會信息化進程加快檔案工作者要有緊迫感,對自己要高標準、嚴要求努力學習勇于實踐努力提升服務醫院的能力。

1.2.5營造良好的檔案工作環境。一方面檔案管理人員必須著眼于現實,具有開拓創新檔案管理的理念、深厚的專業理論知識、較強的信息技術應用能力、扎實的語言文字功底不斷提高自身素質和工作水平。自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作并且在資源優勢理念的作用下充分發揮檔案資源在管理、創新中的巨大潛能。另一方面漢要不斷培養廣大醫務工作者對醫院檔案管理的認識,尤其是信息科、醫教科、人事科、醫務處等職能科室的兼職檔案管理人員,使之具備一定的檔案管理意識和技能。加強部門之間的橫向溝通,營造良好的工作環境。

2物的要素

2.1加強硬件建設促進醫院檔案管理手段現代化傳統的檔案管理手段很難適應現代醫院建設發展的需要應投入必要的基礎設施和辦公設備實現電子化、自動化管理發揮現代科技的優勢,提高工作質量和效率。根據醫院檔案館(室)建設標準,配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房,購置工作必備的計算機、復印機、檔案密集架;解決保護檔案必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控器等設備裝置為目標管理工作創造物質條件。

2.2選擇專業的醫院檔案管理的軟件實現檔案管理網絡化醫院檔案科學化管理,是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、現代化的高標準系統工程是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代化形勢迫使檔案工作人員要采用系統工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法創造性地開展工作。醫院檔案部門要充分應用現代科技多渠道、多途徑地開發檔案信息資源建立檔案信息網絡開展網絡檔案信息服務。在檔案工作由傳統向現代的轉型時期傳統檔案服務方式與現代檔案服務方式之間并非是“脫胎換骨”,而是“相輔相依”,兩者之間呈現出強烈的互補性。因此,醫院檔案部門應根據社會檔案需求發展演變的客觀趨勢,在不斷優化傳統檔案服務方式的基礎上,與時俱進地促進檔案服務方式的創新。選擇適合醫院檔案管理的軟件,并在檔案工作人員中開展計算機操作和軟件使用培訓提高檔案現代化管理水平。為醫院檔案管理努力營造良好的管理環境積極構建規范的管理體系,充分利用現代科技的優勢,用科學發展的眼光來對原有的體系進行改革與完善。

3創新要素

3.1引入1509000質量管理體系醫院檔案管理按照150“八項原則”〔‘〕,明確檔案管理目標引入全面質量管理體系。醫院檔案室作為醫院的一個部「〕要參與到1509000國際質量管理體系的建設中結合醫院檔案管理的有關文件、制度編寫質量體系文件融合標準,實現管理程序文件化,可將醫院檔案工作的“三納入’、“四同步”管理(即納入計劃規范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍;與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步)列入規章制度對諸實施。制訂和完善醫院檔案管理實施辦法等制度;制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度;明確檔案工作職責范圍及專兼職檔案人員崗位責任制;完善醫院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計、庫房管理、檔案的補充修改等項制度將檔案管理工作正式納入醫院工作議事日程全面系統地納入規范化、制度化管理的軌道。定期接受全院內審和外部評審,使檔案管理逐步走上規范化、科學化軌道。

3.2創新服務方式擴大服務范圍醫院檔案部「〕必須由被動服務轉變為主動服務拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式充分發揮醫院檔案的資源作用。發揮檔案價值作用,使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門要適應新形勢的要求適應日益增長的社會需要擺脫單純的業務觀點充分利用檔案資源,努力拓展服務領域,多角度、多層次地為醫務人員、患者及社會公眾服務。總之正確的現代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫院信息化具有重要的指導意義。醫院檔案事業面臨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多挑戰,函待檔案工作者不斷學習、不斷創新,努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變。

作者：孫希文工作單位：南京大學醫學院附屬口腔醫院