文秘檔案管理工作關系分析

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一、檔案管理和文秘工作兩者之間相輔相成

檔案管理是一項比較復雜的系統工作，在開展的過程中要求工作人員具備一定的專業技能，同時還要具備一定的責任心，這樣才能夠最大限度的保障檔案管理工作的開展。檔案管理工作是文秘工作中的重要構成部分，對于文秘人員來講，在工作開展的過程中必須要具備良好的檔案管理技能，這樣才能夠促進自身工作的順利開展。在實踐的過程中，做好檔案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科學性，是文秘工作準確、科學開展的前提和重要保障。所以在新的歷史時期，健全檔案管理工作體制是文秘工作開展的重要任務和管理手段，同時也是新時期文秘工作的必然要求。

二、目前檔案管理和和文秘工作中存在的主要問題

在實際的工作過程中，一些單位的文秘和檔案實行的是分塊管理的機制，這種機制下實際上是拉大了檔案管理和文秘工作之間的距離，由此也會產生一些比較嚴重的問題，不利于檔案管理工作的順利開展，也對文秘工作的順利實施造成一定的影響。

1.一些文秘人員缺乏開展檔案管理工作的意識

在實踐的過程中，大部分的文秘人員沒有認識到開展檔案管理的重要性，缺乏開展檔案管理工作的意識。在日常的工作中經常會出現歸檔版面記錄不全，附件不規范，原始稿件不全、編號不規范的情況，這不僅僅為檔案的歸檔和查閱留下了后患，同時也使得文件的美觀性和檔案的完整性受到一定的影響，給企業和單位各項工作的順利開展造成一定的負面影響。

2.工作人員的素質有待進一步加強

從目前文秘和檔案管理人員的專業訓練的情況來分析，在文秘崗位上開展管理工作的人員，真正接受過專業培養的比較少，大多數的文秘人員都是半路出家，在業務的廣度和深度方面跟不上時展的要求。這種情況影響到了文秘工作和檔案工作的質量，不利于檔案管理和文秘工作的規范化管理。

三、檔案和文秘工作規范化管理的措施探討

1.強化檔案管理意識

檔案管理是一門專業性非常強的工作，在開展工作的過程中，要求文秘和檔案管理人員必須具備工作的責任心和良好的職業道德，同時還必須要具備扎實的檔案管理知識和科技知識。伴隨著科學技術的不斷發展，檔案的信息化和數字化成為了檔案管理的新方向，這給檔案文秘和檔案管理人員提出了新的要求。因此在開展檔案管理的過程中，工作人員要不斷的提升自身的綜合素質，使自己成為具備信息技術和網絡技術的綜合性專業人才。

2.明確不同部門的具體職責

文秘人員要依據有關的要求，對已經辦理完畢的文件材料進行統一的管理，開展檔案資料的集中保管，使得文件的立卷工作能夠科學化、制度化的管理。另外要在工作中建立起有效的工作程序和管理制度，依據規范程序辦理各種公文。同時檔案管理人員在工作的過程中要和各個部門的信息員之間保持必要的聯系，強化對于信息的收集和整理工作，最大限度的減少文件資料的流失。這樣做不僅僅可以很好地拓展檔案的收集范圍，同時還能夠促進檔案工作的順利開展。

3.引進現代化的管理技術

伴隨著社會的發展，科技技術得到了長足的發展，落后的檔案管理和文秘工作手段已經難以現代化發展的需求，通過應用網絡技術和計算機手段開展檔案、文件的整理和儲存工作可以很好的提升工作的效率，同時也能夠擴大檔案文件的傳播范圍。

四、小結

伴隨著社會信息建設步伐不斷的加快，文檔工作也要不斷的向前發展。文秘和檔案管理工作十分的重要，作為新時期的文秘和檔案工作者，要不斷的增強自身的專業技能，充分的利用各種現代化手段開展檔案的管理工作，努力提升自身的檔案管理技能，這樣才能夠滿足社會發展對于檔案管理工作的現實需求。

作者：章俊豪工作單位：麗水學院