社區檔案管理工作常見問題與對策

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摘要:社區檔案管理工作的作用不容忽視,它對社區建設發展、基層公共服務水平、社會經濟的推動都帶來了正能量,它體現了整個社區的發展水平,對政府依照黨的群眾路線開展工作提供了理論依據。該文闡述了社區檔案管理工作的重要性,并結合現狀分析了在檔案管理工作中存在的普遍問題,在文章的最后給出了提高檔案管理工作水平的對策。

關鍵詞:社區檔案;管理;問題;對策

1社區工作與社區檔案管理概述

隨著社會經濟的快速發展,社會改革不斷深化,社區工作面對的對象日益復雜且范圍越來越大,社區工作的職能也呈上升趨勢,社區檔案管理的重要性日益凸顯。社區工作服務人民、造福人民,是我黨全心全意為人民服務宗旨的體現,也是黨群眾路線的集中體現。社區,是政府與人民群眾連接的媒介,社區檔案反映著人民群眾的精神面貌和價值取向,它可以規范社會管理,也可以解決社會問題。社區作為社會管理的小型組織,能反映出基層民眾的意愿,凝聚著基層民眾對居住地社區的認同與歸屬感,社區具備了實現政治控制、促進經濟發展、提高精神文明建設、提供福利與服務等功能,可以實現民情上傳和政情下達的途徑,而通過社區檔案,可以將最真實可靠的民眾信息提供給政府相關部門作為參考,在一定程度上對推動社區規范化的管理乃至推動社會建設發展做出貢獻。從政治、社會、經濟3個方面來看,社區檔案的作用均不容忽視,幫助政府體察民情、為社會提供有效服務、傳承了歷史文化。社區檔案是反映基層生活的,但在社會的各個角落都有社區檔案的作用發揮,具有多樣化的特征;社區檔案隨著社會發展的變化而變化,時刻需要更新具有動態變化的特征;社區檔案記錄的內容有關各種人群、各類事項,具有龐大且復雜的特征。社區檔案的研究類文章出現過兩次峰潮:第一次在2004年,當時我國正大力主張建設社區,所以在這一時期以研究分析社區特點、介紹社區檔案概念的文章居多。第二次是在2007—2008年期間,這期間我國建設和諧社會,故對于社會結構的分析類文章又出現一次高峰。在這兩次峰值之后,趨于平淡但總體保持上升,關于社區和社區檔案管理的文章保持逐年增長的趨勢。在這些文章中,以健康檔案、衛生服務、體質檢查等為內容的文章居多,衛生服務類的文章則是其中比例最大的。據資料顯示,在政府大力支持下我國高校和一些行政部門在研究社區檔案中成為主力,而社區工作人員由于工作繁忙收入不高疲于應對等原因,對于本職工作的研究反而較少。

2社區檔案管理存在問題及原因

社區檔案按照檔案的內容,可以分為科技類、會計類、文書類3種;按照檔案的載體,可以劃分為實物、電子、聲像3類。由于社區在我國出現的時間較晚、發展的時間也較短,所以社區檔案工作還不完善,在檔案的建立和管理中,出現了一系列的問題。

2.1社區檔案管理設施不完善

我國實行社區“權隨責走、費隨事轉、事費配套”的原則,在現實中往往不能落實,社區檔案的建設資金款項到位很少,導致社區資料管理條件差,資料管理沒有專用的櫥柜更沒有相應的辦公室供工作人員辦公。這種沒有專門的社區檔案管理辦公室,也沒有專業的管理人員的情況并不罕見,很多社區都是只掛牌應付上級檢查。

2.2社區檔案管理不切實際

社區,包含許多鄉鎮村中的居委會,而居委會也是政府的延伸部門,但由于不能很好地行使職權造成形同虛設的現象嚴重。居委會由鄉鎮村的居民選舉,但社區的負責人不是選舉產生而是由政府直接指派,居委會公章居委會保管,而社區公章政府保管,導致與群眾分離且社區檔案迎合檢查的現象凸顯。

2.3社區檔案管理不夠規范

很對社區檔案管理人員身兼數職,不僅僅針對檔案管理開展工作,更有甚至只當檔案管理為額外的“副業”,做完主要工作后將需要整理的檔案帶回家,在有上級檢查的時候才將受檢膽敢帶回工作地。這種不規范的做法很常見,檔案管理部門逐級檢查督導的工作也很匱乏,社區檔案管理工作不僅缺乏檢查更重要的是缺乏指導。同時,檔案管理相應的規章制度也是因地而異,各有各的規定,規范性差。

2.4社區檔案管理人員不專業

社區工作多而繁,社區工作人員崗位存在缺編現象,所以每個人的工作量較大,在入職前沒有經過專業培訓的也不在少數,特別是檔案管理的培訓,更是重視程度不足。很多社區工作人員既是計劃生育工作人員、經濟管理統計人員,也是綜合治理人員、檔案管理人員,一人身兼數職的現象常見。檔案管理的工作在眾多工作中是最被忽視的,加之人員專業性差,導致檔案管理混亂。

2.5社區檔案內容分類不清

在有相應條件的、配備了檔案管理設施的社區中,有一定的信息化建設對應的檔案管理就能有序一些,但大多數的社區都僅僅依靠人力來管理檔案,工作人員將檔案分類時憑個人判斷放入大致的分類中,遇到不知道如何分類的情況時就暫時擱置,導致檔案不僅分類不清而且丟失遺忘的現象時有發生。不得不說,無論在什么地方,迎合檢查的情況比比皆是,在有上級檢查時,需要提供相應的檔案,于是將需要迎檢的檔案從各類檔案中分離出來供檢查所用,但在檢查完畢后的整理歸檔工作卻沒有得到足夠的重視。

2.6民眾對社區檔案的觀念有偏差

檔案的政治色彩一直比較濃,在單位中的人員檔案管理部門都是重點部門,保密性高不對群眾開放。現如今,檔案工作普及,民眾對檔案工作的認知也在逐漸回歸正軌,但認識有偏差的現象仍然存在。檔案所涉及的范圍非常廣,不僅僅有人員檔案,還有各類統計、各類數據,大到人口、土地,小到照片、文件,它具有法律效力,可為社會服務。

3提高社區檔案管理工作的對策

3.1加快建立社區檔案管理規范化的步伐

目前,我國社區檔案管理規范化的文件極少,在檔案管理這個問題上,各項規章制度還不健全、不完善、不統一。第一,將社區檔案管理依照《中國檔案法》做好頂層設計,科學統籌規劃,行動系統化,這樣才能保障社區檔案管理的規范性;第二,各地區因地制宜,指定的檔案管理規范必須可行并且可操作,才能進一步推動檔案管理規范化;第三,在一系列規章制度出臺后,必須加大落實力度,沒有落實一切都是空話。

3.2成立專業的社區檔案管理部門迫在眉睫

對社區檔案管理工作的重視程度普遍偏低,這與管理領導對社區檔案管理工作不重視有關,也與上級檔案管理部門缺乏定期檢查督導有關。針對沒有專門的社區檔案管理部門的現狀,應該在一定經濟條件的基礎上依靠政府補助,成立專門的部門或者辦公室,配備專業的經過培訓的檔案管理人員從事管理工作。同時,大力宣傳檔案管理工作的重要性,吸納民間投資,為社區檔案管理工作的信息化、智能化提供經濟支持,進一步推動地方社區建設信息化的發展。

3.3明確社區檔案詳細分類及歸檔范圍

為了使社區檔案能更好地發揮其服務作用,真正為社區民眾提供優質服務,對檔案的分類和歸檔范圍必須明確。第一,各社區所制定的歸檔范圍應當把所有的檔案范圍納入其中,避免遺漏和散失;第二,詳細劃分檔案的分類,并對檔案管理人員進行專業培訓,經由上級檔案管理部門進行專業指導;第三,建立健全檔案內容,對有變更的及時對檔案相應內容進行修改,以便更有效為民眾提供服務。

3.4確定社區檔案管理人員的分工和責任

明確社區檔案的總體管理目標,并依照總體目標制定小目標,實現層級管理。檔案管理人員必須明確檔案管理的整個流程和每個環節,做好檔案管理工作,有詳細記錄、有變更登記、有工作準則。健全社區檔案管理體系,公開承諾、公開服務熱線、公開舉報電話,提高檔案管理人員的工作水平同時接受民眾的監督。

作者:孫一鳴 單位:大慶市讓胡路區乘風社區工作站

參考文獻

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