檔案管理工作重要性探討

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【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展背景下，檔案管理工作的重要性也不斷增強(qiáng)，但是由于種種因素的影響，各項(xiàng)檔案管理工作在具體落實(shí)過(guò)程中還存在諸多有待完善的部分，也在某種程度上制約著我國(guó)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，因此，必須要重視、加強(qiáng)檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理工作；重要性

一、前言

在信息時(shí)代背景下，人們對(duì)各種信息資源的挖掘與利用也給予了充分關(guān)注，而作為國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織等相關(guān)信息的重要載體，檔案記錄的信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性、完整性特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理利用，不論是對(duì)各行業(yè)，還是而各類人群都具有重要意義，必須要給予足夠重視。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）在管理意識(shí)上。就目前來(lái)看，很多檔案管理人員在落實(shí)各項(xiàng)工作時(shí)都比較注重相應(yīng)信息資料的保存，但卻很少會(huì)對(duì)其內(nèi)容做出合理分類與整理，從而經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作陷入較為混亂的局面，且在管理層與相關(guān)工作人員需要查閱、利用相關(guān)檔案資料時(shí)，難以做到準(zhǔn)確、及時(shí)地提供。同時(shí)，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)未真正重視起各項(xiàng)檔案管理工作的落實(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致相應(yīng)工作人員專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)也很少按時(shí)開展，無(wú)法及時(shí)更新自身專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，難以適應(yīng)檔案管理工作的實(shí)際需求。（二）在檔案收集與工作規(guī)范上。一些部門與工作人員為了給自身工作提供一定便捷，不及時(shí)上交或是不上交一些檔案信息，或者是未按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范去開展各項(xiàng)工作，頻頻出現(xiàn)歸檔格式不統(tǒng)一，以及分類不準(zhǔn)等問(wèn)題，且經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資源缺失等現(xiàn)象，導(dǎo)致相應(yīng)檔案難以發(fā)揮其原有價(jià)值。（三）在檔案鑒定上。由于管理層及其相關(guān)工作人員未給予足夠重視，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題一直都難以得到妥善解決，再加上對(duì)相關(guān)鑒定工作的不重視，或者是一些工作人員太過(guò)小心，經(jīng)常會(huì)保存大量沒(méi)有用處的檔案，不論是在存儲(chǔ)空間，還是管理工作上都會(huì)增加一定難度，也會(huì)對(duì)檔案的權(quán)威性等方面帶來(lái)一定影響。因此，為了進(jìn)一步提升檔案管理工作水平，必須要加強(qiáng)管理探究與創(chuàng)新。

三、檔案管理重要性及完善措施

（一）檔案管理重要性。檔案中對(duì)相關(guān)信息的記錄往往都是最全面的，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案的了解，相關(guān)管理者及其他工作人員可以對(duì)相關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)效益、管理狀況有更全面的了解。其中對(duì)單位發(fā)展出現(xiàn)的各類信息都做出了詳細(xì)記錄，其工作人員可以通過(guò)有效查閱來(lái)進(jìn)一步分析其單位的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃。而在時(shí)代高速發(fā)展背景下，檔案管理工作的開展針對(duì)的也不再是信息的搜集整理，而是要注重應(yīng)用研究。管理層人員要想進(jìn)一步提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理資源整理與規(guī)劃也能夠?yàn)槠涮峁┯辛χС?。另外，檔案在各項(xiàng)管理工作開展的時(shí)候也具有一定的考察價(jià)值，再加上其歷史信息的記錄有著顯著的真實(shí)性、客觀性，所以人們?cè)谡磉\(yùn)用時(shí)，也具有較大的信服力。同時(shí)，各項(xiàng)管理工作的有效落實(shí)，也能夠避免其相關(guān)信息被篡改。大多數(shù)地區(qū)、單位都會(huì)設(shè)立相應(yīng)的檔案室，所以記錄的內(nèi)容也較為豐富，其相關(guān)工作人員在遇到一系列問(wèn)題時(shí)，也可以通過(guò)查閱、利用檔案資料來(lái)尋找解決辦法，因此，其各項(xiàng)管理工作的開展具有不可忽視的作用。（二）完善檔案管理的措施。近年來(lái)隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)的檔案數(shù)量不斷上升，人們對(duì)于檔案的要求也越來(lái)越高，需要在現(xiàn)代化背景下將傳統(tǒng)的檔案管理方式積極地與現(xiàn)代化的管理措施相結(jié)合，從而促使檔案管理工作的有效性能得到提升。在當(dāng)前階段只有積極的走現(xiàn)代化道路，順應(yīng)時(shí)展的需求，才能促使檔案管理工作的效果得到提升，并最大限度上發(fā)揮其作用。因此，當(dāng)前階段我們一定要積極的對(duì)此進(jìn)行探索和研究，加快對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，從多個(gè)角度來(lái)提出可靠的措施，從而為我國(guó)的檔案管理工作開展提供可靠的保障。1.應(yīng)加強(qiáng)管理工作人員的培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，并在人力、物力方面給予一定支持，以此來(lái)提升其工作人員的重視程度。對(duì)此，應(yīng)積極組織其工作人員參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，組織其不斷加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，對(duì)自身專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)做出不斷優(yōu)化。同時(shí)，在培訓(xùn)后還應(yīng)開展與之相適應(yīng)的考核活動(dòng)，對(duì)于未通過(guò)考核的人員不允許其投入管理工作中，以此來(lái)為工作質(zhì)量提供有力保障。另外，還應(yīng)制定一些合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來(lái)全面調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，對(duì)檔案管理工作作出科學(xué)安排與調(diào)整。2.注重檔案收集與價(jià)值鑒定。一方面，檔案內(nèi)容的廣泛性、重要性的體現(xiàn)往往都離不開檔案收集工作的大力支持，對(duì)此，管理層應(yīng)做到各項(xiàng)收集工作的宣傳，督促相關(guān)部門及時(shí)上交相關(guān)檔案與技術(shù)資料，從而更高效、有序的歸檔相應(yīng)資料；另一方面，鑒定工作主要是要從較為龐雜的檔案中，將優(yōu)質(zhì)檔案內(nèi)容選出來(lái)，這就要求其管理人員要不斷提升自身鑒定檔案價(jià)值的能力，對(duì)檔案的歷史價(jià)值與全面性做出綜合分析，從而準(zhǔn)確判斷出檔案的保存價(jià)值。3.積極引用現(xiàn)代化技術(shù)。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展背景下，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，面對(duì)越來(lái)越繁重的工作量，僅通過(guò)傳統(tǒng)的人工方式不僅無(wú)法獲得理想的工作效率與質(zhì)量，也會(huì)制約檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，因此，為了更快速有效地開展檔案管理工作，將檔案價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)手段，通過(guò)積極采用信息化管理手段，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作效率的大幅度提升，對(duì)各工作環(huán)節(jié)做出進(jìn)一步優(yōu)化。但與此同時(shí)也應(yīng)當(dāng)在引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段的同時(shí)，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)手工操作中的優(yōu)勢(shì)所在，在必要的情況下需要將二者進(jìn)行充分的結(jié)合，促使檔案管理的效果能真正地得到提升，發(fā)揮出管理的真實(shí)水平。4.積極的加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。俗話說(shuō)“火車跑得快，全靠車頭帶”在現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中也是如此，領(lǐng)導(dǎo)者的重視對(duì)于管理的現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的意義。對(duì)此，必須要通過(guò)強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督來(lái)解決好檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題和麻煩，從而促使檔案管理工作能得到真正的落實(shí)。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上落實(shí)管理結(jié)構(gòu)的建設(shè)，切實(shí)的履行其綜合指導(dǎo)、全面協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查的職能，并綜合性的對(duì)管理目標(biāo)進(jìn)行落實(shí)，明確各項(xiàng)工作開展的任務(wù)，從而發(fā)揮出檔案管理部門的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為攻克這樣的共性問(wèn)題提供必要的保障和技術(shù)指導(dǎo)。5.進(jìn)一步明確檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)代社會(huì)中檔案管理對(duì)于社會(huì)發(fā)展和穩(wěn)定是具有一定積極影響的，利用現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理也得到了廣泛的應(yīng)用。但當(dāng)前階段對(duì)于我們來(lái)說(shuō)現(xiàn)代化管理手段仍然是一種比較新穎的手段和方式，要想更好地利用起來(lái)，就需要對(duì)檔案管理部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作進(jìn)行進(jìn)一步的研究。對(duì)此需要建立起統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促使每一個(gè)工作部分在開展的過(guò)程中都能有標(biāo)準(zhǔn)可依，以便于促使不同的檔案管理結(jié)構(gòu)和工作人員能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行工作開展，防止出現(xiàn)不同的單位、不同的管理人員在檔案管理中出現(xiàn)各種不同的管理方式。這種措施不僅能有利于規(guī)范檔案管理，同時(shí)也將有助于推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，促使我國(guó)的檔案管理工作更加先進(jìn)化，科學(xué)化。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展是具有重要的價(jià)值和意義的，其憑借自身顯著的真實(shí)性、豐富性等特點(diǎn)，檔案管理工作的開展越來(lái)越受到人們的重視。因此，為了給各行業(yè)、各類人群提供更好的幫助，相關(guān)部門及其工作人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，從收集、管理等方面對(duì)檔案管理做出進(jìn)一步規(guī)范，積極引用各種先進(jìn)技術(shù)，在大幅度提升其工作效率基礎(chǔ)上，將其檔案管理的重要價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)?，F(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是重大的機(jī)遇，對(duì)此我們只有不斷地在經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，才能真正地發(fā)揮出檔案的社會(huì)應(yīng)用價(jià)值。

作者:丁婷婷 單位:上海建工四建集團(tuán)有限公司

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